Curso de Técnicas de Auditoria 1 Referenciais: NP ISO 19011:2003 NP ISO 14001:2004.

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1 Curso de Técnicas de Auditoria 1 Referenciais: NP ISO 19011:2003 NP ISO 14001:2004

2 Curso de Técnicas de Auditoria 2 Técnicas de auditoria Conjunto de técnicas que permitem ao auditor obter evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião sobre as demonstrações contábeis auditadas ou sobre o trabalho realizado.

3 Curso de Técnicas de Auditoria 3 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS EXAME FÍSICO É a verificação que deverá fornecer ao auditor a formação de opinião quanto à existência física do objecto ou item examinado. O exame lhe dá o que pode ser chamado de testemunho ocular. É a identificação do produto que está sendo examinado. Deve conter as seguintes características:  Quantidade;  Existência física;  Identificação;  Autenticidade;  Qualidade.

4 Curso de Técnicas de Auditoria 4 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS CONFIRMAÇÃO Consiste em obter declaração escrita, de alguém fora da empresa, sobre um fato que essa pessoa esteja capacitada a confirmar. Para que o procedimento de confirmação seja efectivo é necessário que:  o pessoal de nível da companhia seja informado sobre o assunto a ser confirmado;  que o despacho e as respostas dos pedidos de confirmação sejam obtidos directamente pelo auditor.

5 Curso de Técnicas de Auditoria 5 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS EXAME DE DOCUMENTOS ORIGINAIS É o procedimento de auditoria voltado para a comprovação das transacções que por questões legais, comerciais ou de controle, são evidenciadas por documentos comprobatórios de efectividade destas transacções. Estão incluídas nessa prova documental: facturas de compras e vendas; cheques; avisos de remessa; apólices de seguros; contratos; cautelas de acções; certificados de garantia; requisições; pedidos de compras; etc. Quando o auditor realizar o exame dos documentos originais deve ter sempre em mente:

6 Curso de Técnicas de Auditoria 6 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS CONFERÊNCIA DOS CÁLCULOS É voltado para a constatação da adequação das operações aritméticas. É a única forma de constatação das várias operações que envolvam somas e cálculos. É a mais simples e a mais válida técnica de verificação. Exemplos: Cálculo da listagem de estoques; soma do razão auxiliar de clientes/fornecedores; soma do diário auxiliar de clientes/fornecedores; cálculo de equivalência patrimonial; cálculo de juros a receber/a pagar; etc.

7 Curso de Técnicas de Auditoria 7 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS autenticidade – verificar se a documentação examinada é fidedigna e merece fé; normalidade – verificar se a transacção realizada é adequada em função da actividade da empresa; aprovação – verificação de que a transacção e a documentação suporte foram efectivamente aprovadas por pessoas adequadas e responsáveis; registro – comprovação de que o Registro das operações é adequado em função da documentação examinada e está refletida contabilmente em contas apropriadas. Exemplos: Documentação de aquisição de matérias-primas; de aquisição de itens do imobilizado; de vendas realizadas; de serviços adquiridos ou vendidos; de requisição de matérias-primas à produção; etc.

8 Curso de Técnicas de Auditoria 8 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS EXAME DA ESCRITURAÇÃO É a técnica de auditoria utilizada para a constatação da veracidade das informações contábeis; É usada para o levantamento de análises, composições de saldos; conciliações; etc. Exemplos: Análise de outras contas a receber; composição do saldo de importações em trânsito; análise de despesas de viagens; conciliações bancárias; etc.

9 Curso de Técnicas de Auditoria 9 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS INVESTIGAÇÕES MINUCIOSA Significa examinar com profundidade a matéria auditada (documento, análise, informação obtida), ponto a ponto. Pergunta: O que se procura em uma investigação minuciosa? Resposta: Qualquer coisa absolutamente incomum, exigindo investigação adicional. Tem por objectivo certificar que o objecto auditado, no momento, realmente é fidedigno, devendo o auditor, para tanto, ter os conhecimentos contábeis e fiscais necessários para detectar a existência de quaisquer anomalias. - Exemplos: Exame minucioso de razoabilidade da provisão para devedores duvidosos; exame detalhado dos relatórios de despesas de viagens; exame detalhado da documentação de compras/vendas; exame minucioso da conta de manutenção e reparos; exame minucioso dos pagamentos realizados.

10 Curso de Técnicas de Auditoria 10 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS INQUÉRITO Consiste na formulação de perguntas e na obtenção de respostas satisfatórias. As respostas vão desde as declarações formais, por escrito, até aos comentários em conversações normais ou sem compromisso. - Exemplos: Inquérito acerca do aumento das vendas no período; sobre a posição de investimentos; sobre a existência de materiais absoletos;

11 Curso de Técnicas de Auditoria 11 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS EXAME DE REGISTROS AUXILIARES Constituem o suporte de autenticidade dos registros principais examinados. Deve sempre ser conjugado com o uso de outras que possam comprovar a fidedignidade do registro principal. - Exemplos: Exame do registro auxiliar de contas a receber/a pagar; exame do registro auxiliar de vendas; do registro auxiliar de recebimentos/pagamentos; do registro auxiliar de estoques.

12 Curso de Técnicas de Auditoria 12 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS CORRELAÇÃO DAS INFORMAÇÕES EXAMINADAS É o relacionamento harmônico do sistema contábil de partidas dobradas; A harmonia interna, ou a uniformidade das contas que se relacionam, constitui certamente alguma prova de que elas está livres de, pelo menos, erros mecânicos, senão outros.

13 Curso de Técnicas de Auditoria 13 PRINCIPAIS TÉCNICAS UTILIZADAS OBSERVAÇÃO É a técnica de auditoria mais intrínseca, pois esta envolve o poder de constatação visual do auditor. Pode revelar erros, problemas ou deficiências através de um exame visual, dependente da argúcia (sutileza de argumentação), dos conhecimentos e experiência do auditor. É o sendo crítico que o auditor procura desenvolver a partir do seu início na profissão e que lhe pode ser de grande valia em seu desenvolvimento profissional e o diferenciará das demais profissões ligadas à contabilidade. - Exemplos: Observação de despesas consideradas como disponível; observação de itens morosos ou obsoletos durante a contagem de estoques; observação da uniformidade dos princípios contábeis; observação dos passivos não registados.

14 Curso de Técnicas de Auditoria 14 CONCEITOS E PRINCÍPIOS CONSTATAÇÕES DA AUDITORIA: Resultados da avaliação das evidências de auditoria de acordo com os critérios de auditoria CONCLUSÕES DE AUDITORIA: Resultados finais de uma auditoria, decididos por uma equipa auditora após ter tido em consideração os objectivos da auditoria e todas as constatações da auditoria Critérios de auditoria Evidências de auditoria

15 Curso de Técnicas de Auditoria 15 CONCEITOS E PRINCÍPIOS PRINCÍPIOS DE AUDITORIA: Conduta ética (confidencialidade) Avaliação imparcial (rigor) Devido cuidado profissional (competência) Independência Abordagem baseada em evidências:

16 Curso de Técnicas de Auditoria 16 Características de um Auditor Ser ético, íntegro e imparcial Saber ouvir e comunicar Ser diplomata Ter espírito aberto e atitude positiva Ter sentido de observação Ser versátil auto-confiante Nunca chegar atrasado AUDITOR

17 Curso de Técnicas de Auditoria 17 Não deve interferir com o normal funcionamento da Empresa O auditor vai em busca da CONFORMIDADE! AUDITOR

18 Curso de Técnicas de Auditoria 18 Linguagem corporal Posturas, gestos Expressões faciais Comunicar grande quantidade de informação Mensagens não controladas podem perturbar o auditado Diferenças culturais ABORDAGEM DE AUDITORIA

19 Curso de Técnicas de Auditoria 19 Idioma Velocidade Tom de voz Suavidade Entoação Paragens vodafone ABORDAGEM DE AUDITORIA Para-linguagem

20 Curso de Técnicas de Auditoria 20 Factores Físicos: –Fome –Sede –Descanso –Dor –Temperatura do ar –Ventilação e AC –Luminosidade –Poeiras perigosas –Gases e vapores... ABORDAGEM DE AUDITORIA Barreiras à comunicação

21 Curso de Técnicas de Auditoria 21 Barreiras à comunicação Factores Emocionais:  Segurança  Confiança  Medo  Intimidação  Desconforto... ABORDAGEM DE AUDITORIA

22 Curso de Técnicas de Auditoria 22 Factores Intelectuais: –Conceitos –Terminologia –Linguagem... Barreiras à comunicação ABORDAGEM DE AUDITORIA

23 Curso de Técnicas de Auditoria 23 Criar o clima adequado... Colocar o auditado à vontade Remover os medos Explicar o objectivo da auditoria Explicar o porquê de retirar notas... ABORDAGEM DE AUDITORIA

24 Curso de Técnicas de Auditoria 24 (Maus) hábitos a evitar Fingir que presta atenção Reacção exagerada Preocupação Interromper quem está a falar Prestar atenção sem olhar Prestar atenção apenas ao que queremos ouvir Usar o tempo de ouvir para preparar-se para a próxima oportunidade de falar ABORDAGEM DE AUDITORIA

25 Curso de Técnicas de Auditoria 25 Perguntas fechadas e directas Perguntas fechadas: –Resposta: Sim / Não Perguntas directas: –Resposta: Poucas palavras –Quando se pretende informação específica ABORDAGEM DE AUDITORIA Desvantagem: –Não se consegue obter muita informação –Se usadas com frequência – parecer um interrogatório

26 Curso de Técnicas de Auditoria 26 Técnicas da entrevista As perguntas devem gerar informações relevantes As perguntas não devem –Sugerir respostas –Conter palavras ou implicações emotivas ABORDAGEM DE AUDITORIA

27 Curso de Técnicas de Auditoria 27 O quê? Porquê?Como? Quem? Quando? Onde? –Geradoras de resposta informativa –Limites! Pode levar ao desvio da conversa M ostre-me por favor. ABORDAGEM DE AUDITORIA Perguntas abertas

28 Curso de Técnicas de Auditoria 28 Efectuar perguntas abertas Evitar perguntas fechadas e directas Colocar perguntas esclarecedoras Evitar perguntas indutivas e/ou antagónicas Evitar interrogatório  Entrelace as perguntas dentro da conversação geral Usar linguagem corporal Usar para-linguagem Ser amigável e diplomático ABORDAGEM DE AUDITORIA Técnicas da entrevista

29 Curso de Técnicas de Auditoria 29 Não faça julgamentos Procure esclarecimentos Peça para repetir ou solicite explicação sobre determinado ponto Resuma o que foi dito para tirar dúvidas ou esclarecer mal entendidos... ABORDAGEM DE AUDITORIA

30 Curso de Técnicas de Auditoria 30 ABORDAGEM DE AUDITORIA O auditor deve fazer anotações: Abrangentes Exactas Precisas Legíveis Asdjafhsd jgh rgye8tyyf

31 Curso de Técnicas de Auditoria 31 O tempo é sempre pouco: Planeie bem a auditoria Não deixe que a auditoria se desvie do planeado. Gestão do tempo na auditoria:

32 Curso de Técnicas de Auditoria 32 A comunicação do programa de auditorias às partes relevantes A coordenação e a calendarização das auditorias e das outras actividades relevantes para o programa de auditorias O estabelecimento e a manutenção de um processo para a avaliação dos auditores e o seu desenvolvimento profissional contínuo A confirmação da selecção das equipas auditoras O provimento dos recursos necessários às equipas auditoras A confirmação da condução das auditorias de acordo com o programa de auditorias A confirmação do controlo dos registos das actividades das auditorias A confirmação da revisão e da aprovação dos relatórios das auditorias e da sua distribuição ao cliente e a outras partes especificadas A confirmação do seguimento das auditorias, se aplicável A implementação de um programa de auditorias envolve:

33 Curso de Técnicas de Auditoria 33 Exemplos: PROGRAMA DE AUDITORIAS (identificação da organização) PROGRAMA DE AUDITORIAS 2007 (Codificação do documento) Área/Actividade (requisitos a auditar) 1º Trimestre2º Trimestre3º Trimestre4º Trimestre Armazenagem (4.3.1, 4.3.3, 4.4.6, 4.4.7) X Áreas da Produção (4.3.1, 4.3.3, 4.4.6, 4.4.7) X Áreas de Apoio (4.3.1, 4.3.3, 4.4.6, 4.4.7) X Gestão de Topo (4.2, 4.3.3, 4.6) X Dep. Ambiente e Segurança (4.3.1, 4.3.2, 4.3.3, 4.4.7, 4.5.1, 4.5.2, 4.5.4, 4.5.5) XX Dep. Recursos Humanos (4.4.1, 4.4.2, 4.4.3) XX Dep. Informática e Documentação (4.4.4, 4.4.5, 4.5.3) X Aprovado:Data:

34 Curso de Técnicas de Auditoria 34 A. Registos relacionados com as auditorias individuais: Planos das auditorias Relatórios das auditorias Relatórios das não conformidades Relatórios das acções correctivas e preventivas Relatórios dos seguimentos das auditorias, se aplicável B. Resultados da revisão do programa de auditorias C. Registos relacionados com o pessoal auditor: Competência do auditor e avaliação do desempenho Selecção da equipa auditora Manutenção e melhoria da competência Os registos devem ser conservados e devidamente salvaguardados! Registos do programa de auditorias:

35 Curso de Técnicas de Auditoria 35 Actividades de Auditoria Seguimento da auditoria Início da auditoria Condução da revisão de documentos Preparação para as actividades de auditoria no local Programa de Auditorias Preparação da auditoria Preparação, aprovação e distribuição do relatório da auditoria Fecho da auditoria Relatório e fecho da auditoria Execução da auditoria

36 Curso de Técnicas de Auditoria 36 Adaptado de Ruth HILLARY (1993) Compreensão do sistema de gestão (discussão com o pessoal da instalação) Selecção das actividade(s) para auditoria Obtenção do compromisso da administração Selecção das actividade(s) para auditoria Obtenção do compromisso da administração Preparação do relatório de auditoria para a administração da empresa ACTIVIDADES PRÉ-AUDITORIA ACTIVIDADES NA INSTALAÇÃO ACTIVIDADES PÓS-AUDITORIA Definição dos objectivos da auditoria Definição do âmbito da auditoria Definição dos objectivos da auditoria Definição do âmbito da auditoria Avaliação dos pontos fortes e fracos do sistema de gestão Conformidade com normas ambientais Avaliação dos pontos fortes e fracos do sistema de gestão Conformidade com normas ambientais Preparação de um plano de acções correctivas Definição dos mecanismos que assegurem esse plano Preparação de um plano de acções correctivas Definição dos mecanismos que assegurem esse plano Definição da equipa de auditoria Recolha de dados relevantes Inspecção das condições de operação Análise de documentos-empresa Recolha de dados relevantes Inspecção das condições de operação Análise de documentos-empresa Avaliação dos resultados da auditoria e determinação do desempenho ambiental Apresentação das conclusões à direcção da empresa Definição de papeis e respon- sabilidades Compreensão das actividades e dos sistemas de gestão Apreciação da auditoria anterior ou do levantamento ambiental Compreensão das actividades e dos sistemas de gestão Apreciação da auditoria anterior ou do levantamento ambiental Sequência da auditoria Actividades de Auditoria

37 Curso de Técnicas de Auditoria 37 A auditoria é... Uma avaliação objectiva Uma iniciativa positiva Uma forma construtiva de observar os trabalhadores Um meio para avaliar a eficácia do sistema de gestão Algo que a todos diz respeito Fecho da Auditoria

38 Curso de Técnicas de Auditoria 38