Universidad Autónoma de Yucatán 2008: 2ª Reunión para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la alta dirección 24 de Julio de 2008.

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1 Universidad Autónoma de Yucatán 2008: 2ª Reunión para la revisión del Sistema de Gestión de la Calidad por parte de la alta dirección 24 de Julio de 2008

2 AGENDA Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad Resultados de auditorías Estado de las acciones correctivas y preventivas Seguimiento de las reuniones previas de revisión del equipo directivo. Aspectos que impactan negativamente al Sistema de Gestión de la Calidad Recomendaciones para la mejora

3 Clientes/ Proveedor Revisión: 24 julio 2008 Entradas / Insumos A P V H Administración de recursos financieros, materiales y humanos Administración del Sistema de Gestión de la Calidad Tecnologías de la información Clientes o Usuarios MAPA DE PROCESO Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad Salidas / Productos Selección de aspirantes Permanencia Servicios bibliotecarios Ingreso Selección de aspirantes Egreso y titulación Revalidación externa de estudios Servicio Social Servicios de salud (consulta externa de primer contacto de medicina general y pediatría) Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad

4 RESULTADOS DE AUDITORÍAS

5 AuditoríaFechaAlcanceNo conformidades Interna 03 Total de no conformidades= 5 10 al 14 de marzo Selección de aspirantesRecomendaciones Ingreso4 Permanencia4 Servicios bibliotecarios4 Soporte de tecnologías de informaciónRecomendaciones Administración de recursos financieros, materiales y humanosRecomendaciones Egreso y titulación1 Interna 04 Total de no conformidades= 9 2 al 7 de julio Selección de aspirantesRecomendaciones IngresoRecomendaciones PermanenciaRecomendaciones Servicios bibliotecarios9 Revalidación externa de estudios- Servicios de salud2 Servicio social1 Administración de recursos financieros, materiales y humanos3 Auditorías internas de calidad: 2008

6 ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

7 Estado de las acciones correctivas – preventivas- de mejora Proceso Acciones preventivasAcciones correctivasAcciones de Mejora ACTACTACT Selección 31453819 Ingreso -44-44-11 Permanencia ----11-11 Egreso y titulación 22-55-22 Servicios bibliotecarios 3-37613325 Tecnologías de información -44-77-22 Administración de recursos financieros, materiales y humanos -11-77178 Servicios de salud 1-111-44 Servicio social 1-1111-1 Revalidación externa de estudios 123-112-2 Administración del SGC 1-1-11-22 Total SGC9142312374974047

8 ÁREAS DE OPORTUNIDAD

9 Áreas de oportunidadProcesoÁrea Falta de evidencia de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo SelecciónCoordinación General de Educación Superior Falta de señalización de rutas de evacuación Falta de evidencia de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo Ingreso Permanencia Coordinación General de Servicios Escolares Archivo con documentación original de usuarios 1975 al 1987 Revalidación externa de estudios Incumplimiento a la fecha de entrega de las acciones correctivas documentadas relacionadas al reporte de auditoría Administración de recursos financieros, materiales y humanos Coordinación General de Desarrollo Financiero Áreas de oportunidad

10 ProcesoÁrea Incumplimiento a la fecha de entrega de las acciones correctivas documentadas relacionadas al reporte de auditoría. Falta de evidencia de mantenimiento preventivo. Seguimiento y monitoreo del inventario del acervo bibliográfico ( biblioteca de la facultad de psicología) Mantenimiento a arco magnético (bibliotecas de las facultades de psicología y derecho. Libros en mal estado (facultad de derecho) Servicios bibliotecariosCoordinación del Sistema Bibliotecario Falta de documentación de acciones preventivas y de mejora. Soporte de Tecnologías de Información Coordinación administrativa de tecnologías de la información Falta de revisión y actualización del archivo de expedientes físicos. Adquisición de equipo médico (propio del Departamento de Salud). Falta la verificación y calibración del equipo médico. Comunicación interna. Servicios de salud Departamento de Salud Áreas de oportunidad TODOS LOS PROCESOS FALTA DE EVIDENCIA OBJETIVA DE LA INTERPRETACIÓN DE LOS DATOS FALTA ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES LABORALES FALTA MANTENIMIENTO Y MONITOREO A LAS INSTALACIONES

11 SEGUIMIENTO REUNIONES PREVIAS DE REVISIÓN DEL EQUIPO DIRECTIVO

12 Acuerdos GeneralesReuniónEstado Elaborar el programa y establecer la política de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo en las áreas de la coordinación del sistema bibliotecario, coordinación general de educación superior, coordinación general de servicios escolares. PrimeraCumplimiento parcial Se evaluará la posibilidad de aumentar la vigilancia en el edificio central de la UADY. (personal de vigilancia- cámaras IP) SegundaSin realizar Actualizar el directorio general de la UADY que se encuentra en la entrada principal SegundaSin realizar Seguimiento a la instalación de señalización en las áreas de la biblioteca de CIR-Sociales y la Coordinación General de Servicios Escolares. TerceraSin realizar Seguimiento a los acuerdos

13 FechaActividadÁreaAuditor 1 septiembreReunión de apertura Administración centralAimee Avila 1 septiembreAuditoría en sitio Administración centralAimee Avila 2 septiembreAuditoría en sitio Departamento de saludAimee avila Experto técnico: por confirmar 3 septiembreAuditoría en sitio Coordinación de bibliotecas Aimee Avila 4 septiembreAuditoría en sitio Bibliotecas de las Facultades de contaduría y administración, derecho y campus ciencias sociales Aimee Avila 5 septiembreReunión de cierre Administración centralAimee Avila AUDITORIA EXTERNA POR ABS QUALITY EVALUATIONS DEL 1 AL 5 DE SEPTIEMBRE DEL 2008

14 Aspectos que impactan negativamente al Sistema de Gestión de la Calidad 1.Incumplimiento a los acuerdos de las reuniones de revisión al sistema. 2.Falta de periodicidad de las reuniones de revisión al sistema. 3.Entrega de las acciones correctivas de auditoría interna en periodo posterior al establecido. 4.Falta de monitoreo al desempeño de los procesos. 5.Infraestructura: 1.Mantenimiento preventivo a equipos de cómputo 2.Seguimiento y monitoreo al mantenimiento de las instalaciones 3.Difundir los planes de contingencia existentes en la institución