Curso de Microsoft® Access® 2010

Presentación del tema: "Curso de Microsoft® Access® 2010"— Transcripción de la presentación:

1 Curso de Microsoft® Access® 2010
[Notas para el instructor: Los alumnos deben estar familiarizados con los conceptos básicos de las bases de datos, como por ejemplo campos y claves principales. Para obtener ayuda detallada sobre la personalización de esta plantilla, vea la última diapositiva. Además, busque texto adicional de la lección en el panel de notas de algunas diapositivas]. Crear tablas para una base de datos nueva

2 Crear tablas para una base de datos nueva
Contenido del curso Información general: El componente esencial Lección: incluye siete secciones con instrucciones Tareas sugeridas para la práctica Prueba Tarjeta de referencia rápida Crear tablas para una base de datos nueva

3 Información general: El componente esencial
Las tablas son el componente esencial de cualquier base de datos. Sin ellas, no tendrá una base de datos. En este curso, aprenderá a crear las tablas para una base de datos nueva. Si se siente intimidado, relájese. Suponemos que es un principiante y le mostraremos cómo crear tablas paso a paso. Simplemente asegúrese de que está familiarizado con los conceptos básicos de las bases de datos, como, por ejemplo, campos y claves principales. Crear tablas para una base de datos nueva

4 Crear tablas para una base de datos nueva
Objetivos del curso Crear una tabla en la vista Hoja de datos. Establecer tipos de datos para los campos de la tabla. Crear una tabla en la vista Diseño y establecer la clave principal y los tipos de datos para la tabla. Crear un campo de búsqueda: un campo que proporcione una lista de opciones. Usar la vista Diseño para cambiar los valores en un campo de búsqueda existente. Crear tablas para una base de datos nueva

5 Crear tablas para una base de datos nueva
Debe crear una base de datos para el seguimiento de activos y apartarse de las hojas de cálculo que son demasiado grandes para usarlas. Quizás sepa cómo diseñar las tablas para la nueva base de datos: los campos, los tipos de datos, las claves principales y las claves externas. Ha llegado el momento de crear las tablas. Formas de crear tablas. Crear tablas para una base de datos nueva

6 Crear tablas para una base de datos nueva
Sin embargo, a modo de recordatorio, en una base de datos relacional, las tablas almacenan los datos. Los datos no “residen” en ningún otro lugar y eso hace que las tablas sean el componente central de la base de datos. Si no tiene tablas, no tiene una base de datos. Este curso muestra cómo usar las herramientas más comunes para crear tablas: las vistas Hoja de datos y Diseño. Formas de crear tablas. Crear tablas para una base de datos nueva

7 Crear tablas para una base de datos nueva
El proceso es el siguiente: Para crear una tabla en la vista Hoja de datos, se hace clic en el encabezado de un campo en blanco, se selecciona un tipo de datos y, a continuación, se escribe un nombre de campo. Todo lo que debe hacer es hacer clic y escribir; le mostraremos cómo hacerlo. En algunas tablas, puede ahorrar tiempo mediante el uso de campos de inicio rápido, conjuntos de campos predefinidos que satisfacen varias necesidades empresariales comunes, por ejemplo capturar direcciones o fechas de comienzo y finalización. Basta con que seleccione un conjunto de campos de un menú. Formas de crear tablas. Crear tablas para una base de datos nueva

8 Crear tablas para una base de datos nueva
El proceso es el siguiente: A diferencia de la vista Hoja de datos, la vista Diseño permite controlar cada campo y cada propiedad de una tabla. En este curso, la usará para crear una tabla y para cambiar los valores en un campo de búsqueda: un campo que contiene una lista de opciones. Por último, mientras avanza, recuerde que, si desea publicar la base de datos en SharePoint, debe usar la vista Hoja de datos para crear las tablas. Formas de crear tablas. Crear tablas para una base de datos nueva

9 Crear una tabla en la vista Hoja de datos
La vista Hoja de datos ofrece un método visual para crear una tabla. Para comenzar, cree una base de datos nueva en blanco, o bien agregue una nueva tabla a una base de datos existente. Cualquiera de los métodos abre una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Observe que la nueva tabla contiene un campo llamado Id. Esa es la clave principal, de modo que no necesita crear una. El proceso, en la vista Hoja de datos. Crear tablas para una base de datos nueva

10 Crear una tabla en la vista Hoja de datos
La vista Hoja de datos ofrece un método visual para crear una tabla. Para agregar los campos, haga clic en el primer encabezado de campo en blanco, en las palabras Haga clic para agregar. De esta manera, se inicia un menú de tipos de datos, donde se selecciona un tipo de datos para el campo. Después, el encabezado del campo estará disponible para escribir, por lo tanto... El proceso, en la vista Hoja de datos. Crear tablas para una base de datos nueva

11 Crear una tabla en la vista Hoja de datos
La vista Hoja de datos ofrece un método visual para crear una tabla. Basta con que escriba el nombre del campo y presione ENTRAR. Cuando lo hace, cambia el foco al campo siguiente, donde se repite el proceso. Mientras trabaja, recuerde que, si los nombres de campo contienen más de una palabra, no debe usar espacios entre las palabras. ¿Por qué no deben usarse espacios? Los espacios hacen que sea más difícil escribir código de Visual Basic® para Aplicaciones y un tipo de fórmula llamada expresión. Generalmente, se eliminan los espacios por completo o se separa cada palabra con un subrayado. Además, en esta etapa, no agregue ningún campo de clave externo ni de búsqueda. Agregará un tipo de campo de búsqueda más adelante en este curso. El proceso, en la vista Hoja de datos. Crear tablas para una base de datos nueva

12 Crear una tabla en la vista Hoja de datos
La vista Hoja de datos ofrece un método visual para crear una tabla. Cuando haya terminado, presione CTRL+G o vaya a la Barra de herramientas de acceso rápido y haga clic en Guardar. Como consecuencia, se inicia el cuadro de diálogo Guardar como, donde escribe un nombre para la tabla y a continuación la guarda. El proceso, en la vista Hoja de datos. Crear tablas para una base de datos nueva

13 Avanzar más rápido con los campos de inicio rápido
Los campos de inicio rápido son un método más rápido para crear partes de una nueva tabla. Los campos capturan datos para necesidades empresariales comunes y todos los nombres y tipos de datos de campos son establecidos por la aplicación. Agregar campos de inicio rápido a la tabla Crear tablas para una base de datos nueva

14 Avanzar más rápido con los campos de inicio rápido
Con una tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga clic en la pestaña Campos y, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en Más campos. Aparece una lista. Desplácese por la lista hasta que vea la sección Inicio rápido, haga clic en el tipo de campo que desea usar, por ejemplo Dirección o Nombre, y... Access agrega los campos con los nombres y tipos de datos de los campos ya establecidos. Agregar campos de inicio rápido a la tabla Crear tablas para una base de datos nueva

15 Avanzar más rápido con los campos de inicio rápido
Puede usar los campos nuevos inmediatamente, simplemente comience a escribir los datos, o bien puede cambiarles el nombre o eliminarlos si no los necesita. Además, probablemente haya notado lo que aparentemente sean espacios en los nombres de campos. No se preocupe, no está viendo los verdaderos nombres de los campos, sino los títulos, texto fácil de usar relacionado con cada nombre de campo. Agregar campos de inicio rápido a la tabla Crear tablas para una base de datos nueva

16 Crear una tabla en la vista Diseño
La vista Diseño permite crear una tabla desde el principio y establecer o cambiar todas las propiedades disponibles para cada campo. También puede abrir las tablas existentes en la vista Diseño y agregar, quitar o cambiar los campos. Usar la vista Diseño. Crear tablas para una base de datos nueva

17 Crear una tabla en la vista Diseño
En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla. En la columna Nombre del campo del diseñador, escriba los nombres de los campos de tabla. Como regla, el primer campo que se cree debe ser el campo de clave principal. Recuerde que no debe agregar ningún campo de clave externa por ahora. Puede hacerlo al crear las relaciones. Usar la vista Diseño. Crear tablas para una base de datos nueva

18 Crear una tabla en la vista Diseño
En la columna Tipo de datos, use la lista situada junto a un nombre de campo para elegir un tipo de datos para ese campo. Como opción, use el panel Propiedades del campo para establecer propiedades para campos individuales. Como siempre, guarde los cambios y asigne un nombre a la nueva tabla que describa los datos que ésta contiene. Usar la vista Diseño. Crear tablas para una base de datos nueva

19 Agregar y guardar datos
Cuando termine con las tablas, probablemente agregue algunos registros. Esa es una buena manera de probar las tablas y de asegurarse de estar capturando los datos correctos. En el transcurso del ejercicio, recuerde un par de reglas. El proceso de guardar datos. Crear tablas para una base de datos nueva

20 Agregar y guardar datos
Cuando escribe o cambia datos, nunca debe hacer clic en Guardar para confirmar la nueva información en la base de datos. Todo lo que debe hacer es mover el foco a otro registro. Para hacerlo en una hoja de datos o en un tipo de formulario llamado formulario con varios elementos, puede hacer clic en una fila diferente. También puede usar las teclas TAB o de dirección para cambiar el foco a un nuevo registro. Cualquiera de esas acciones confirmará los datos nuevos. El proceso de guardar datos. Crear tablas para una base de datos nueva

21 Agregar y guardar datos
Lo mismo ocurre con los formularios. Escribe datos en el formulario y cuando se desplaza a un registro diferente, confirma los datos. Aquí no vamos a entrar en muchos más detalles sobre formularios. Por ahora, recuerde que guarda los datos cuando cambia el foco a un registro diferente. El proceso de guardar datos. Crear tablas para una base de datos nueva

22 Usar los botones de navegación de registros
Después de crear las tablas, deberá saber cómo usar los botones de navegación de registros. Los encontrará en la esquina inferior izquierda de las tablas, así como en los resultados de la consulta y en la mayoría de los formularios. Botones de navegación de registros de Access. Crear tablas para una base de datos nueva

23 Usar los botones de navegación de registros
Use los botones para ubicar datos. Use el botón Primer registro para ir al primer registro en una tabla o en un resultado de consulta. Use el botón Registro anterior para ir al registro anterior. El cuadro Registro actual enumera los registros en orden secuencial y muestra el registro que se ha seleccionado. Use el botón Registro siguiente para ir al registro siguiente. Más información acerca del cuadro Registro actual: Si conoce el número del registro que desea ver, puede escribir ese número, presionar ENTRAR e ir directamente a ese registro. Por ejemplo, si desea ver el registro número 110, escriba ese número, presione ENTRAR y así llegará a él Botones de navegación de registros de Access. Crear tablas para una base de datos nueva

24 Usar los botones de navegación de registros
Use los botones para ubicar datos. Use el botón Último registro para ir al último registro y... Si debe agregar datos, haga clic en el botón Nuevo registro (vacío). La Tarjeta de referencia rápida que cuyo vínculo aparece al final de este curso ofrece más información acerca de los botones. Botones de navegación de registros de Access. Crear tablas para una base de datos nueva

25 Agregar un campo de búsqueda a una tabla
También puede usar un campo de búsqueda en lugar de una tabla. Por ejemplo, digamos que necesita registrar las ubicaciones de los activos de su compañía. Si tiene un gran número de ubicaciones, por ejemplo oficinas en varias plantas, almacenaría esos datos en una tabla porque de esa manera son más fáciles de administrar. Pero si solo tiene pocas, tiene sentido almacenar esas opciones en un campo de búsqueda. Uso del Asistente para búsquedas. Crear tablas para una base de datos nueva

26 Agregar un campo de búsqueda a una tabla
Un campo de búsqueda puede almacenar una lista de opciones de forma interna, o bien puede buscar datos de un campo en otra tabla. Estos pasos explican cómo crear un campo de búsqueda que almacene opciones internamente en lo que Access denomina una lista de valores. Uso del Asistente para búsquedas. Crear tablas para una base de datos nueva

27 Agregar un campo de búsqueda a una tabla
Con una tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga clic en la pestaña Campos y, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en Más campos. En el menú, haga clic en Búsqueda y relación. Esto inicia el Asistente para búsquedas. En la primera página del asistente, haga clic en Escribiré los valores que desea y, a continuación, haga clic en Siguiente. Uso del Asistente para búsquedas. Crear tablas para una base de datos nueva

28 Agregar un campo de búsqueda a una tabla
En la siguiente página del asistente, asegúrese de que el cuadro Número de columnas contenga un 1 y, a continuación, escriba sus opciones en la cuadrícula, una opción por fila. En la tercera página del asistente, escriba un nombre para el nuevo campo y, a continuación, haga clic en Finalizar. Así de fácil es crear un campo de búsqueda que use una lista de valores pero, ¿qué sucede si necesita cambiar los elementos en la lista? La tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se ofrece al final del curso, le muestra cómo hacerlo. Uso del Asistente para búsquedas. Crear tablas para una base de datos nueva

29 Sugerencias para la práctica
Crear una tabla Proveedores en la vista Hoja de datos. Crear una tabla Soporte en la vista Diseño. Crear una tabla Activos. Crear campos de búsqueda en la vista Hoja de datos. Crear campos de búsqueda en la vista Diseño. [Nota para el instructor: con Access 2010 instalado en el equipo, puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para ir a una práctica en línea. En la práctica, puede trabajar con cada una de estas tareas en Access 2010, con instrucciones que le guían. Importante: si no dispone de Access 2010, no podrá obtener acceso a las instrucciones para la práctica]. Práctica en línea (requiere Access 2010) Crear tablas para una base de datos nueva

30 Crear tablas para una base de datos nueva
Pregunta de prueba 1 Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, debe definir un campo de clave principal. (Seleccione una respuesta). Verdadero. Falso. Crear tablas para una base de datos nueva

31 Crear tablas para una base de datos nueva
Pregunta de prueba 1 Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, debe definir un campo de clave principal. Respuesta: Falso. El campo “Id.” en la nueva tabla actúa como la clave principal. Puede cambiar el nombre del campo o reemplazar el campo con otra clave principal, pero una hoja de datos nueva siempre contiene una clave principal. Crear tablas para una base de datos nueva

32 Crear tablas para una base de datos nueva
Pregunta de prueba 2 No se puede usar el Asistente para búsquedas para modificar una lista de valores existente. (Seleccione una respuesta). Verdadero. Falso. Crear tablas para una base de datos nueva

33 Crear tablas para una base de datos nueva
Pregunta de prueba 2 No se puede usar el Asistente para búsquedas para modificar una lista de valores existente. Respuesta: Verdadero. La vista Diseño se usa para modificar una lista de valores. Crear tablas para una base de datos nueva

34 Crear tablas para una base de datos nueva
Pregunta de prueba 3 Cuando usa los campos de inicio rápido para ayudar a crear una tabla, debe establecer tipos de datos para esos campos. (Seleccione una respuesta). Verdadero. Falso. Crear tablas para una base de datos nueva

35 Crear tablas para una base de datos nueva
Pregunta de prueba 3 Cuando usa los campos de inicio rápido para ayudar a crear una tabla, debe establecer tipos de datos para esos campos. Respuesta: Falso. Puede cambiar los tipos de datos si necesita hacerlo, pero estos ya están establecidos. Crear tablas para una base de datos nueva

36 Crear tablas para una base de datos nueva
Pregunta de prueba 4 ¿Cuál de las opciones siguientes es la sintaxis correcta para una lista de valores? (Seleccione una respuesta). ’Opción 1’,’Opción 2’,’Opción 3’ “Opción 1”;”Opción 2”;”Opción 3” “Opción 1”:”Opción 2”:”Opción 3” Crear tablas para una base de datos nueva

37 Crear tablas para una base de datos nueva
Pregunta de prueba 4 ¿Cuál de las opciones siguientes es la sintaxis correcta para una lista de valores? Respuesta: “Opción 1”; “Opción 2”; “Opción 3” Coloque cada opción entre comillas dobles y separe cada opción con punto y coma. Crear tablas para una base de datos nueva

38 Tarjeta de referencia rápida
Para obtener un resumen de las tareas tratadas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida. Crear tablas para una base de datos nueva

39 Usar esta plantilla Usar esta plantilla Esta plantilla de Microsoft PowerPoint® incluye contenido del curso sobre el aprendizaje de cómo crear las tablas en una base de datos Microsoft Access® 2010 nueva. Su contenido es una adaptación del curso de aprendizaje de Office.com denominado “Crear tablas para una base de datos nueva”. Diseños de diapositivas: cada dispositiva tiene un diseño personalizado. Para aplicar el diseño personalizado a una dispositiva nueva, haga clic con el botón secundario en la vista en miniatura de la diapositiva, elija Diseño y haga clic en el diseño en la galería Diseño. Para modificar los diseños, abra la vista patrón y modifique el diseño específico del patrón en dicha vista. Para ver el título del diseño, elija su vista en miniatura. Animaciones: se aplican efectos de animación personalizados a lo largo de la presentación. Entre estos se incluyen Flotar hacia adentro (opción Hacia arriba o Hacia abajo), Desvanecer, y Zoom. Para modificar efectos de animación, haga clic en la pestaña Animaciones y use las opciones de la galería Agregar animación y de Intervalos. Opciones de efecto ofrece opciones del efecto; haga clic en Panel de animación de la pestaña Animaciones para trabajar con varias animaciones. Transiciones: una transición, Puertas, se usa para destacar secciones de la presentación. Se aplica en las diapositivas Contenido del curso y Lección, así como en la primera diapositiva de prueba. Hipervínculos al curso en línea: la plantilla contiene vínculos a la versión en línea de este curso de aprendizaje. Los vínculos le llevan a la sesión de práctica para cada lección y a la Tarjeta de referencia rápida que se publica para este curso. Recuerde: debe tener Access 2010 instalado para poder ver las sesiones de práctica. si no dispone de Access 2010, no podrá obtener acceso a las instrucciones para la práctica]. Encabezados y pies de página: la plantilla contiene un pie de página que incluye el título del curso. Para agregar pies de página, como la fecha o los números de diapositiva, haga clic en la pestaña Insertar y en Encabezado y pie de página. Consulte el panel de notas o vea la página de notas completa (pestaña Vista, Página de notas) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla.