Elabora hojas de cálculo Bloque II. Definiciones Hoja de cálculo: Programa que proporciona las herramientas necesarias para hacer cálculos básicamente.

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1 Elabora hojas de cálculo Bloque II

2 Definiciones Hoja de cálculo: Programa que proporciona las herramientas necesarias para hacer cálculos básicamente de tipo aritméticos. Microsoft Excel: Considerada como la primer aplicación que no solo proporciona una hoja de cálculo, sino que maneja el término libros. Ventajas: Cálculos exactos Reutilización de datos Los resultados matemáticos, estadísticos y financieros se realizan con mayor rapidez La información se ingresa una sola vez Recalcula de manera automática e inmediata Ayuda a la toma de decisiones. Grafica los resultados.

3 Marcas de uso común

4 Modo de operación 1 BOTON INICIO: Clic botón Inicio Selecciona la opción Todos los programas Clic en la opción Microsoft Office Clic en la opción Microsoft Excel 2 EN EL ESCRITORIO: Selecciona el ícono de Microsoft Excel Doble clic en el ícono

5 Elementos de la ventana

6 Menú Archivo: Integra comandos que se utilizan para crear, guardar, abrir e imprimir la hoja de cálculo.

7 Barra de herramientas de acceso rápido En esta barra se pueden integrar los comandos de uso frecuente como guardar, abrir, nuevo, hacer, deshacer y otros más. Personalizar barra de herramientas de acceso rápido

8 Cinta de opciones Está compuesta por fichas o pestañas, las cuales contienen botones, comandos, galerías y cuadros de diálogo. La ficha o pestaña integra los elementos de una forma más funcional. BotonesAcceso o cuadro de diálogo Comando

9 Hoja de trabajo: Conjunto de celdas distribuidas en filas y columnas, las hojas se utilizan para introducir, mostrar y analizar datos. Las filas se disponen de forma horizontal y se identifican con números (1 hasta 1 048 576) Las columnas se disponen verticalmente y se identifican por una letra: A,B,C… XFD, la hoja se encuentra dividida en 16,384 columnas (AA, AB...; BA….) Se hace un total de 17,179,869,184 celdas en cada hoja.

10 Celda: Es la intersección de una columna y una fila en una hoja de cálculo, formando una cuadrícula. Se identifican utilizando la letra de la columna y el número de la fila (Ej. B3).

11 Celda activa: Es la celda seleccionada en la que se introducen los datos cuando se empieza a escribir. Sólo puede haber una celda activa a la vez. La celda activa está rodeada por un borde grueso.

12 Libro de trabajo: Es un conjunto de hojas diferentes que normalmente están relacionados entre sí, Excel nombra por defecto las hojas del mismo libro como puede llegar a tener hasta 255 hojas. Al dar clic sobre cualquier pestaña, se cambia a esa hoja para trabajar con la misma. Se utilizan combinaciones de teclas para desplazarse entre las hojas: Ctrl + Av Pág. o Ctrl + Re Pág. Para insertar una hoja se hace clic en el ultimo icono o combinación de tecla Shift + F11.

13 Rango: Es un conjunto de 2 o más celdas en una hoja. Normalmente las celdas de un rango suelen ser adyacentes formando una o varias filas o unas o varias columnas. Pero de modo general, un rango no tiene porque estar formado por celdas adyacentes. Nota: Los rangos solamente se pueden utilizar dentro de funciones nunca en una fórmula.

14 Área de trabajo: Se compone de un libro de hojas de cálculo, que inicialmente dispone de 1 hoja. El ambiente se puede personalizar activando o desactivando la banda de opciones.

15 Barra de fórmula: Muestra los datos introducidos en cada celda, ya sea de tipo textual, fórmulas, funciones, fecha y hora, etc. Para modificar algún dato, se presiona la tecla de función F2 y se compone: Cuadro de nombres Cancelar Introducir Insertar función Cuado de contenido Expandir barra de fórmulas

16 Operaciones básicas Abrir Guardar Guardar como… Crear libro de trabajo nuevo Cerrar Salir Vista preliminar y configurar página

17 Abrir Es posible abrir un archivo existente para continuar trabajando en él. 1. Clic Menú Archivo y seleccionar la opción Abrir. 2. Presionar las teclas Ctrl + A y seleccionar la unidad de almacenamiento. 3. Activarlo en la Barra de Herramientas de acceso rápido.

18 Crear libro de trabajo nuevo Al entrar a Excel 2013, aparece un libro de trabajo con una hoja de cálculo, lista para trabajar. Si se desea abrir otro libro de trabajo, se hace lo siguiente: Nuevo 1. Clic Menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo y del cuadro de dialogo Nuevo libro / Libro en blanco. Barra de Herramientas de acceso rápido 2. Activarlo en la Barra de Herramientas de acceso rápido y al hacer clic aparece automáticamente un libro de trabajo.

19 Guardar como… Se guarda el libro y se puede modificar el nombre, la ruta de almacenamiento, o la versión de la hoja de cálculo. Se tendrán dos libros iguales, pero con diferente ubicación, tipo o nombre.

20 Guardar automáticamente Cuando el libro ya ha sido guardado con anterioridad y tiene nombre, solo es necesario guardar. El programa sólo guarda los cambios efectuados en el libro. Si es la primera vez a guardar el libro, aparece el cuadro de diálogo Guardar como y se captura el nombre.

21 Cerrar y salir Cerrar.- Cuando se deja de trabajar en un libro para iniciar con uno nuevo, pero no se cierra de manera definitiva el programa. Salir.- Para salir definitivamente del programa, sin olvidarse de guardar el (los) libro(s) de trabajo. Desplegar el Botón de Office y elegir la opción Cerrar o Salir de Excel respectivamente. Al cerrar el programa y no se han guardado cambios, el programa pregunta si se desea guardar el (los) libro(s) de trabajo, con la finalidad de no perder la información.

22 Vista preliminar e impresión Permite visualizar la hoja antes de imprimirla, permitiendo ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, así como formato completo de la hoja.

23 Elaboración de hojas de cálculo Microsoft Excel se basa principalmente en el manejo de datos que son utilizados para hacer cálculos. Para introducir cualquier dato se selecciona o activa la celda correspondiente y se introducen los datos con el teclado.

24 Rótulo Cadena de caracteres que identifican a una fila, una columna, una gráfica, etc. Puede ocupar letras o números que no se utilizan en cálculos y quedan alineados a la izquierda.

25 Valores Son los números, fórmulas o funciones que se introducen a las celdas y que se utilizan en los cálculos y se alinean a la derecha.

26 Tipos de datos Texto: Conformado por cualquier cadena de caracteres alfanuméricos hasta un máximo de 32,000 caracteres. Aparecen alineados a la izquierda de la celda. Números: Dígitos del 0 al 9; signos + o – para valores positivos o negativos ( ); barra / para definir una fracción mixta; la (,) que separa millares; el (.) que es el separador de decimales; % y $ para porcentaje y moneda.

27 Tipos de datos Fórmulas: Se componen de números, operaciones, direcciones de celda, y en ocasiones, de funciones. Se deben ingresar iniciando con un signo igual (=). Función: Fórmulas predefinidas, en las cuales se puede hacer referencia a un rango de celdas.

28 Tipos de datos Fecha y hora: Se inserta con cierto formado, como HH:MM (15:25), por la fecha D/M/AA (1/3/2010). También se inserta la fecha y hora en la misma celda, separándolas por un espacio en blanco. Series: Secuencia de datos que tienen una secuencia lógica. Ej. 1,2,3…, o lunes, martes,…, o enero, febrero,…

29 Editar datos Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o después de la introducción inicial.

30 Selección de datos y rangos Para manipular o realizar cambios de formato a los datos se indicará la parte a afectar seleccionando la celda con ayuda del mouse y produciendo a realizar los cambios. Otra es, seleccionar varias celdas a la vez ubicando el puntero en la primera celda del rango a seleccionar y arrastrándolo hasta la última.

31 Selección de datos y rangos no adyacentes Seleccionar celdas no adyacentes se realiza la primera selección y luego pulsando la tecla CTRL se realiza la siguiente selección, permitiendo hacer varias selecciones en diferentes partes de la hoja.

32 Selección de datos y rangos Para seleccionar toda la hoja de cálculo. Dar clic en el botón Seleccionar todo. Toda la columna. Hacer clic en el encabezado de la columna. Ej. Seleccionada columna B. Encabezado de la Columna B

33 Selección de datos y rangos Toda la fila. Hacer clic en el encabezado de la fila. Ej. Seleccionada la fila 3. Encabezado de la fila B

34 Copiar y Pegar celdas El comando Copiar duplica el contenido y el formato de las celdas seleccionadas en otra área de la hoja, ya sea de una celda o rango de celdas. Al copiar una fórmula se modifican los rangos de celdas al que se hace referencia. El comando Pegar “pega” el contenido, formato y comentarios de las celdas copiadas. Para realizar una copia rápida en varias celdas adyacentes, ya sea arriba, abajo, hacia la derecha o izquierda, de la celda o rango de celdas, se utiliza el cuadro de relleno automático.

35 Cuadro de relleno automático o autorrelleno. El controlador es un cuadrito que aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa y sirve para copiar el contenido de la celda a las demás celdas adyacentes. Para poder utilizarlo sólo se ubica el puntero sobre el mismo y se arrastra hacia las celdas deseadas.

36 Autorrelleno Copia del mismo dato: Copia del mismo dato: Cuando el dato es un simple texto o un número. Copia de fórmulas: Copia de fórmulas: Cuando el dato es una fórmula, Excel cambia los datos que utiliza la fórmula de acuerdo a la posición en que se copie. Series de datos: Series de datos: Si se va a introducir un conjunto de series como los meses del año a los días de la semana, se puede escribir el primer elemento de la serie y luego complementar el resto arrastrado el controlador hasta completar el número de elementos deseados. También se puede realizar para una numeración con incrementos de una o varias unidades, colocando los dos primeros datos en cada celda, seleccionándolos y arrastrando el controlador.

37 Copiar rangos Para copiar un rango de celdas numéricas arrastrando el puntero, es necesario mantener presionada la tecla Ctrl, para obtener una copia fiel de la información numérica.

38 Mover celdas Cortar: Permite mover los datos de una posición a otra en la hoja de cálculo, ésta se envía al portapapeles de office y con la opción Pegar, se coloca la información en donde se encuentre ubicado el cursor. Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja utilizando el ratón: Se coloca el puntero en el borde de la selección, clic y arrastre sin soltarlo hasta la nueva posición y se suelta.

39 Mover celdas a otra hoja Para mover algún rango de celdas a otra hoja: 1. Seleccionar las celdas a mover. 2. Colocar el puntero sobre el borde de la selección. 3. Clic botón primario y presionar la tecla ALT, sin soltar arrastrar a la nueva hoja a mover el rango. 4. Suelta la tecla ALT 5. Después, suelta puntero una vez que se haya colocado en el lugar donde se van a dejar las celdas.

40 Borrar celdas Si se introduce información en alguna celda y no era la correcta, se tienen dos opciones: 1. Clic botón secundario y del menú contextual seleccionar el comando Borrar contenido. 2. Seleccionar la celda y oprimir la tecla SUPR.

41 Borrar celdas Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila. Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas, pero no borra su contenido y sus comentarios. Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato. Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.

42 Pegado especial Pega, vincula o inserta el contenido del Portapapeles en el archivo actual con un formato especificado. Las opciones detallan en las secciones “Pegar” y “Operación”, además de contar con las alternativas Saltar blancos y Transponer. El botón Pegar vínculos permiten vincular hojas de trabajo del mismo libro o de diferentes libros.

43 Pegado especial Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda. Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta. Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato. Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido. Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso). Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes. Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna. Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas. Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

44 Deshacer y rehacer Si se comete un error de eliminar una gran cantidad de datos o se mueve información de manera errónea y para no volver a escribir todo lo ya avanzado, están los botones: Deshacer: Deshacer: deshace la ultima acción. Barra de herramientas de acceso rápido o Ctrol + Z. Rehacer: Rehacer: rehace una acción deshecha. Barra de herramientas de acceso rápido O Ctrl + Y.

45 Buscar y reemplazar Buscar Para encontrar un dato especifico en un mar de datos, se utiliza la opción Buscar ubicada en la pestaña Inicio grupo Buscar y seleccionar, o de manera directa CTRL + B. Puede incluir texto o números, ya sea para revisarlos o modificarlos. Reemplazar Para Reemplazar, en el cuadro de texto Reemplazar con el texto, se colocará en el lugar del dato buscado. CTRL + L

46 Ordenación de los datos Al manejarse grandes cantidades de datos es conveniente ordenarlos para poder hacer una búsqueda mas eficiente de la información. Dos métodos de ordenamiento: 1. Ascendente: 1. Ascendente: organiza alfabéticamente de la A a la Z, o alfanuméricamente del 1 al mayor. 2. Descendente: 2. Descendente: de la Z a la A ó del mayor al menor valor.

47 Manejo de Fórmulas y Funciones. Se pueden realizar cálculos en una celda con los datos introducidos en otras celdas, utilizando fórmulas.

48 Fórmula Es la representación de una operación aritmética en una hoja de cálculo, es decir, son expresiones alfanuméricas que a través de operandos y operadores permiten realizar cálculos numéricos como sumar, restar, dividir, multiplicar, promediar, etc. para obtener un resultado. Pueden estar formadas por los siguientes componentes:

49 Fórmula formada por componentes: 1. DATOS: a) Números a) Números –que intervienen en la fórmula-; b) Direcciones de Celdas b) Direcciones de Celdas (referencias de celda) – indican la ubicación de los valores que van a ser parte de la formula-; o c) Funciones c) Funciones fórmula predefinida- que se utilizan para realizar una operación. 2. OPERADORES: Los operadores son símbolos que se utilizan en las fórmulas y que indican una operación. Existen cuatro tipos básicos de operadores:

50 Operadores aritméticos Producen resultados numéricos. OperadorSignificado +Suma -Resta * Multiplicaci ó n / Divisi ó n %Porcentaje ^Exponente

51 Operadores Relacionales o de comparación Compara valores y proporciona un valor lógico, verdadero o falso. OperadorSignificado =Igual a >Mayor que <Menor que >=Mayor o igual que <=Menor o igual que <>Diferente de

52 Operador de tipo texto Para concatenar celdas que contengan texto ( & ) Ej. Cuando se desean unir en la celda A4 el nombre de una persona que se encuentra separado en tres celdas: A1 = Pedro, A2= García, A3 = Madrid, al utilizar el símbolo &, la fórmula quedará =A1 & A2 & A3

53 Operadores de referencia: Indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. Operador de Rango: indicado por dos puntos ( : ), para indicar un rango de celdas como D2:G5 Operador de Unión: indicado por una coma (, ) o punto y coma ( ; ) que une los valores de dos o más celdas como A3,T5.

54 Introducción de fórmulas Para introducir una fórmula, debe comenzar la entrada con el operador relacional signo igual ( = ) para después proceder al desarrollo de la misma sin perder de vista que las operaciones se escriben linealmente (en una sola línea). =C19 + D20 * C20

55 Reglas de prioridad 1.Las operaciones encerradas entre paréntesis ( ) se evalúan primero. 2.Si existen paréntesis anidados (interiores unos a otros), las expresiones más internas se evalúan primero. 3.Las operaciones aritméticas suelen seguir el siguiente orden de prioridad: a)Porcentaje, exponente b)Multiplicación, división. c)Suma, resta. 4.En caso de coincidir varios operadores de igual prioridad se evalúan de izquierda a derecha. 5.Cuando una fórmula se compone de varias fórmulas es conveniente utilizar paréntesis para agrupar las operaciones, ya que los operandos tienen un orden de precedencia. Actividad individual - Operadores.doc

56 Errores en los datos Al introducir una fórmula en la celda, se puede producir un error: Aparece un cuadro de diálogo que dice: “Error en la fórmula introducida. ¿Desea aceptar la corrección propuesta? Si No

57 ##### Cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. # ¡ NUM! Cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. # ¡ DIV/0!Cuando se divide un n ú mero por cero. # ¿ NOMBRE?Cuando Excel no reconoce el texto de la f ó rmula #N/ACuando un valor no est á disponible para una funci ó n o f ó rmula # ¡ REF!Se produce cuando una referencia de celda no es v á lida # ¡ NULO! Cuando se especifica una intersecci ó n de dos á reas que no se interceptan Al introducir la fórmula aparece como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.

58 Copiado de fórmulas Al utilizar una misma fórmula en una columna o una fila, se puede copiar ésta, arrastrando el puntero y automáticamente Excel ajustará los datos de cada fórmula con respecto a las demás celdas, a este ajuste de la fórmula se le denomina referencia de celdas relativa.

59 Referencias Relativas y Absolutas de celdas. Referencia La Referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de calculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desean utilizar en un fórmula o para la generación de un gráfico estadístico. Se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También se puede hacer referencia a otras celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas.

60 Referencias Relativas y Absolutas de celdas Para referir aUtiliza Celda en la columna A y la fila 10A10 Rango de celdas en la columna A en las filas de la 10 a la 20.A1:A10 Rango de celdas en la fila 15 de la columna B a la EB5:E5 Todas las celdas en la fila 55:5 Todas las celdas en las filas 5 a la 10.5:10 Todas las celdas en la columna HH:H Todas las celdas en la columna H a la JH:J Rango de celdas de la columna A a la E y de la fila 10 a la 20A1:E10

61 Referencias Relativas Una vez copiado y pegado la fórmula, la referencia relativa de la nueva formula cambiará para hacer referencia a otra celda, que esté a la misma distancia a la formula que estaba la referencia de celda relativa original de la formula. Ej. Si la celda A3 contiene la formula A1+A2 y se copia la celda A3 a la celda B3, la formula de la celda B3 pasará a hacer =B1+B2.

62 Referencias Absolutas Las referencias absolutas mantienen las mismas celdas al copiar fórmulas, no importando la posición de la misma. Se debe de anteponer el signo $ a cada uno de los elementos que conforman el nombre de la celda. Ej. Una referencia absoluta de celda tiene la forma $A$1, $E$5, etc. Las referencias absolutas no se ajustan automáticamente cuando se copian fórmulas en varias filas o columnas.

63 Referencias Mixtas Combinan dentro de una misma fórmula, referencias de celda relativas y absolutas.  Columna absoluta y fila absoluta: ($C$1).  Columna relativa y fila absoluta: (C$1).  Columna absoluta y fila relativa: ($C1).  Columna relativa y fila relativa: (C1). NOTA: Para cambiar el tipo de referencia de una fórmula se presiona [ F4 ], así sucesivamente hasta encontrar la referencia a utilizar.

64 Función Es una fórmula predefinida que realiza cálculos utilizando valores específicos, llamados argumentos [1], en un orden particular o estructura, que ejecuta una operación y devuelve uno o varios valores. [1] Las funciones se utilizan para simplificar y reducir las fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente las que ejecutan cálculos prolongados o complejos. º [1] Cada argumento se separa por comas. [1]

65 Función Sintaxis: es la forma correcta de escribir una función. Funciones.xls nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

66 Reglas para una Función: Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis, sin dejar espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ( ; ). =SUMA(A1:C8)

67 Reglas para una Función: Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) = ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA (G1:G5))

68 Insertar funciones con el asistente: Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas. Elegir la opción Insertar función. Clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

69 Insertar funciones con el asistente: Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

70 Insertar funciones con el asistente: En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

71 Hacer clic sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y ver toda la hoja de cálculo, luego seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que será una celda o rango de celdas tipo A1:B4.

72 Insertar funciones con el asistente: En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida. Funciones: Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo). Accesar al cudro de diálogo de funciones a través de Más Funciones...

73 Gráficos Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Crear gráficos como: Gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

74 Crear gráficos: Sección Gráficos en la pestaña Insertar. Tener seleccionado el rango de celdas para crear el gráfico, y se haga de manera automática. En caso contrario, el gráfico se mostrará en blanco o no se creará debido a un tipo de error en los datos que solicita.

75 Crear gráficos: