C IERRE DE A ÑO Plataforma VB6 y.NET I NSTRUCCIONES PARA C IERRE Y A PERTURA CONTABLE.

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1 C IERRE DE A ÑO Plataforma VB6 y.NET I NSTRUCCIONES PARA C IERRE Y A PERTURA CONTABLE

2 P ASOS P REVIOS A NTES DE COMENZAR EL PROCESO, ES RECOMENDABLE SOLICITAR AL ENCARGADO DE INFORMÁTICA GENERAR RESPALDO DE LAS BASES DE DATOS : COMUN TESORERÍA GUBERNA

3 ¿C ÓMO GENERAR UN N UEVO AÑO CONTABLE ?

4 P ASO 1: R EVISIÓN DEL P LAN DE C UENTAS D EBE REVISAR QUE LA CONFIGURACIÓN DE CUENTAS CORRESPONDA A LO DEFINIDO POR LA C ONTRALORÍA G ENERAL. P ARA ESTO DEBE IR A LA OPCIÓN DEL MENÚ C ONFIGURADOR DE C UENTAS.

5 S I LA CONFIGURACIÓN NO ESTA DE ACUERDO CON LA ESTRUCTURA DADA POR LA C ONTRALORÍA, EL SISTEMA DESTACARÁ CON COLOR AMARILLO LAS CELDAS INCORRECTAS QUE SE DEBEN CORREGIR. P ASO 1.1: R EVISIÓN DEL P LAN DE C UENTAS

6 P ASO 2: G ENERACIÓN DEL N UEVO A ÑO C ONTABLE U NA VEZ CORREGIDO EL PLAN DE CUENTAS, ESTAMOS EN CONDICIONES DE GENERAR EL NUEVO AÑO CONTABLE EN LA OPCIÓN DEL MENÚ “G ENERAR N UEVO A ÑO C ONTABLE ”.

7 P ASO 2.2: G ENERACIÓN DEL N UEVO A ÑO C ONTABLE E N EL CASO DE QUERER MANTENER EL MISMO PLAN DE CUENTA ACTUAL PARA EL NUEVO AÑO, SE DEBE PRESIONAR EL BOTÓN “C OPIA IDÉNTICA ”, LUEGO PRESIONAR BOTÓN “G RABAR ” Y PARA FINALIZAR EL BOTÓN “P ROCESAR 201…”.

8 C ONSIDERACIONES I MPORTANTES A NTES DE R EALIZAR EL C IERRE Y A PERTURA C ONTABLE

9 P ASO 1: V ALIDAR LOS C OMPROBANTES C ONTABLES E L OBJETIVO ES VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN ENTRE OBLIGACIONES Y DEVENGADOS, DEVENGADOS Y DECRETOS SEA CONSISTENTE, PARA HACER EL TRASPASO DE INFORMACIÓN PENDIENTE DE AÑO A OTRO, ESTE PROCESO SE REALIZA EN EL MENÚ PROCESO “V ALIDA COMPROBANTES ”.

10 E N ESTA VENTANA DEBERÁ SELECCIONAR TODAS LAS OPCIONES DE PROCESO Y TODOS LOS MESES DEL AÑO, CON EL FIN DE QUE EL SISTEMA REALICE UNA VALIDACIÓN COMPLETA. L UEGO SE PRESIONA EL BOTÓN “P ROCESAR ”, ( TENER PRESENTE QUE ESTE PROCESO PUEDE TARDAR VARIOS MINUTOS ). E N ESTA VENTANA DEBERÁ SELECCIONAR TODAS LAS OPCIONES DE PROCESO Y TODOS LOS MESES DEL AÑO, CON EL FIN DE QUE EL SISTEMA REALICE UNA VALIDACIÓN COMPLETA. L UEGO SE PRESIONA EL BOTÓN “P ROCESAR ”, ( TENER PRESENTE QUE ESTE PROCESO PUEDE TARDAR VARIOS MINUTOS ). P ASO 1: V ALIDAR LOS C OMPROBANTES C ONTABLES

11 E STE PROCESO ENTREGARÁ UN INFORME SIMILAR AL QUE SE MUESTRA, EN DONDE INDICARÁ TODO TODOS LOS COMPROBANTES QUE PRESENTEN PROBLEMAS, DE NO REALIZAR LA CORRECCIÓN DE ESTOS, LA INFORMACIÓN QUE SE TRASPASARÁ AL PRÓXIMO AÑO NO SERÁ LA CORRECTA. P ASO 1.2: V ALIDAR LOS C OMPROBANTES C ONTABLES

12 P ASO 2: G ENERAR NUEVAMENTE SALDO OBLIGADO MENOS DEVENGADO E STE PROCESO ACTUALIZA EL SALDO PENDIENTE POR DEVENGAR DE LAS OBLIGACIONES, EN EL CASO DE HABER REALIZADO OBLIGACIONES DEVENGADAS EN FORMA PARCIAL. (E STE PROCESO PUEDE TARDAR VARIOS MINUTOS ). E STE PROCESO ACTUALIZA EL SALDO PENDIENTE POR DEVENGAR DE LAS OBLIGACIONES, EN EL CASO DE HABER REALIZADO OBLIGACIONES DEVENGADAS EN FORMA PARCIAL. (E STE PROCESO PUEDE TARDAR VARIOS MINUTOS ).

13 P ASO 3: L ISTAR O BLIGACIONES NO DEVENGADAS S E DEBEN REVISAR TODAS LAS OBLIGACIONES QUE NO FUERON DEVENGADAS ( PARCIAL O TOTAL ), YA QUE EN EL PROCESO DE CIERRE LAS TRASPASARÁ AL NUEVO AÑO. E STO LO PODRÁ REALIZAR A TRAVÉS DE LA CONSULTA “L ISTADO DE O BLIGACIONES NO DEVENGADAS ”.

14 P ASO 4: R EVISIÓN DE E GRESOS DEVENGADOS NO PAGADOS P ARA REALIZAR ESTA REVISIÓN DEBE EMITIR LOS SIGUIENTES INFORMES :  “S ALDO DEVENGADOS SIN PAGOS ”.  “D EVENGADOS SIN EGRESO PAGADO CON FECHA TOPE ”. P ARA REALIZAR ESTA REVISIÓN DEBE EMITIR LOS SIGUIENTES INFORMES :  “S ALDO DEVENGADOS SIN PAGOS ”.  “D EVENGADOS SIN EGRESO PAGADO CON FECHA TOPE ”.

15 “ S ALDO DEVENGADOS SIN PAGOS ” EL SALDO DE ESTE INFORME DEBE COINCIDIR CON EL LISTADO “D EVENGADOS SIN EGRESO PAGADO CON FECHA TOPE ”.

16 P ASO 5: D ECRETOS SIN EGRESO PAGADO

17 P ASO 6: L ISTADO DE V ALIDACIÓN DE Á REA DE G ESTIÓN S E DEBE EMITIR ESTE INFORME EN EL CASO DE TRABAJAR CON ÁREAS DE GESTIÓN, YA QUE DE EXISTIR ALGÚN PROBLEMA Y TRASPASAR OBLIGACIONES NO DEVENGADAS AL PRÓXIMO AÑO ; ESTAS INCONSISTENCIAS SERÁN TRASPASADAS EN EL PROCESO DE CIERRE.

18 P ASO 6.1: L ISTADO DE V ALIDACIÓN DE Á REA DE GESTIÓN S E DEBEN SELECCIONAR TODAS LAS OPCIONES PRESENTES EN ESTA VENTANA. E N EL CASO DE ENCONTRAR INCONSISTENCIAS, ESTAS DEBEN CORREGIDAS ANTES DEL PROCESO DE CIERRE. S E DEBEN SELECCIONAR TODAS LAS OPCIONES PRESENTES EN ESTA VENTANA. E N EL CASO DE ENCONTRAR INCONSISTENCIAS, ESTAS DEBEN CORREGIDAS ANTES DEL PROCESO DE CIERRE.

19 P ASO 7: R ELACIÓN DE C TAS. DE I NGRESO Y GASTO PARA A PERTURA DEL N UEVO A ÑO S E DEBE CONFECCIONAR LA RELACIÓN DE LAS CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS PARA REALIZAR EL PROCESO DE TRASPASO DE OBLIGACIONES, DEVENGADOS Y DECRETOS PENDIENTES DE UN AÑO A OTRO. P ARA ESTO DEBE UTILIZAR LA OPCIÓN “R ELACIÓN DE CTAS. D E INGRESOS Y GASTOS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO ”.

20 P ASO 7.1: R ELACIÓN DE C TAS. DE I NGRESOS Y G ASTOS PARA A PERTURA DEL N UEVO A ÑO P ARA PODER BUSCAR LA CUENTA DEL PRÓXIMO AÑO PUEDE PRESIONAR F6 SOBRE LA CELDA DESEADA. E N LA COLUMNA “T RASPASAR ESTA CUENTA ” SE DEBEN INGRESAR LAS CUENTAS CORRESPONDIENTES A : E N EL CASO DE LOS INGRESOS DEL AÑO EN CURSO SERÁN TRASPASADOS A LA CUENTA 115.12.10… DEL PRÓXIMO. P ARA LOS GASTOS DEL AÑO SERÁN TRASPASADOS A LA CUENTA 215.34.07.. DEL PRÓXIMO AÑO. A L NO ESPECIFICAR NINGUNA CUENTA SERÁN TRASPASADAS A LA MISMA CUENTA DE ORIGEN. E N LA COLUMNA “T RASPASAR ESTA CUENTA ” SE DEBEN INGRESAR LAS CUENTAS CORRESPONDIENTES A : E N EL CASO DE LOS INGRESOS DEL AÑO EN CURSO SERÁN TRASPASADOS A LA CUENTA 115.12.10… DEL PRÓXIMO. P ARA LOS GASTOS DEL AÑO SERÁN TRASPASADOS A LA CUENTA 215.34.07.. DEL PRÓXIMO AÑO. A L NO ESPECIFICAR NINGUNA CUENTA SERÁN TRASPASADAS A LA MISMA CUENTA DE ORIGEN.

21 P ASO 8: P ROCESO DE C IERRE Y A PERTURA DE C UENTAS DE I NGRESO Y G ASTOS U NA VEZ CORREGIDAS TODAS LAS INCONSISTENCIAS, ESTAMOS EN CONDICIONES DEL REALIZAR EL PROCESO DE CIERRE. E N ESTA OPCIÓN EL SISTEMA PERMITIRÁ REALIZAR EN FORMA AUTOMÁTICA EL CIERRE Y APERTURA DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTO S E DEBE TENER PRESENTE QUE TODOS LOS AJUSTES CONTABLES NECESARIOS SE DEBEN REALIZAR ANTES DE GENERAR ESTE PROCESO. U NA VEZ CORREGIDAS TODAS LAS INCONSISTENCIAS, ESTAMOS EN CONDICIONES DEL REALIZAR EL PROCESO DE CIERRE. E N ESTA OPCIÓN EL SISTEMA PERMITIRÁ REALIZAR EN FORMA AUTOMÁTICA EL CIERRE Y APERTURA DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTO S E DEBE TENER PRESENTE QUE TODOS LOS AJUSTES CONTABLES NECESARIOS SE DEBEN REALIZAR ANTES DE GENERAR ESTE PROCESO.

22 P ASO 8.1: G ENERAR COMPROBANTE DE CIERRE ( TRASPASO ) DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTOS PARA ESTE AÑO. E STE PROCESO GENERARÁ EL CIERRE DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTO. C REANDO PARA EL CASO DE LOS INGRESOS UN COMPROBANTE DE TRASPASO DE CIERRE DE LAS CUENTAS 115 CON SALDO NEGATIVO AL DEBE, CONTRA LA CUENTA 121-92. Y PARA LOS GASTOS OTRO COMPROBANTE DE TRASPASO CON LAS CUENTAS 215 AL HABER CON SALDO NEGATIVO, CONTRA LA CUENTA 221-92. E STE PROCESO GENERARÁ EL CIERRE DE LAS CUENTAS DE INGRESO Y GASTO. C REANDO PARA EL CASO DE LOS INGRESOS UN COMPROBANTE DE TRASPASO DE CIERRE DE LAS CUENTAS 115 CON SALDO NEGATIVO AL DEBE, CONTRA LA CUENTA 121-92. Y PARA LOS GASTOS OTRO COMPROBANTE DE TRASPASO CON LAS CUENTAS 215 AL HABER CON SALDO NEGATIVO, CONTRA LA CUENTA 221-92.

23 P ASO 8.1.1: C OMPLETAR COMPROBANTE DE CIERRE ( TRASPASO ) DE LAS CUENTAS GASTOS PARA ESTE AÑO T ENER PRESENTE QUE EN EL CASO DE TRABAJAR CON ÁREAS DE GESTIÓN SE DEBE EMITIR EL INFORME “L ISTADO DE SALDOS POR ÁREA DE GESTIÓN PARA CIERRE ”, EL CUAL NOS ENTREGARÁ UN DETALLE DE CADA UNA DE LAS CUENTAS DE GASTOS INCLUIDAS EN EL CIERRE CON SU CORRESPONDIENTE SALDO Y ÁREAS DE GESTIÓN. E STE LISTADO DEBE SER UTILIZADO PARA COMPLETAR EL COMPROBANTE DE TRASPASO DE CIERRE DE LAS CUENTAS DE GASTO. T ENER PRESENTE QUE EN EL CASO DE TRABAJAR CON ÁREAS DE GESTIÓN SE DEBE EMITIR EL INFORME “L ISTADO DE SALDOS POR ÁREA DE GESTIÓN PARA CIERRE ”, EL CUAL NOS ENTREGARÁ UN DETALLE DE CADA UNA DE LAS CUENTAS DE GASTOS INCLUIDAS EN EL CIERRE CON SU CORRESPONDIENTE SALDO Y ÁREAS DE GESTIÓN. E STE LISTADO DEBE SER UTILIZADO PARA COMPLETAR EL COMPROBANTE DE TRASPASO DE CIERRE DE LAS CUENTAS DE GASTO.

24 P ASO 8.1.2 : C OMPLETAR COMPROBANTE DE CIERRE ( TRASPASO ) DE LAS CUENTAS GASTOS PARA ESTE AÑO.

25 P ASO 8.2: G ENERAR COMPROBANTE DE APERTURA ( TRASPASO ) DE LAS CUENTAS DE INGRESO PARA EL NUEVO AÑO. E STE PROCESO GENERARÁ UN COMPROBANTE DE TRASPASO DE APERTURA DE LAS CUENTAS DE INGRESO CONTRA LA CUENTA 121-92 EN EL NUEVO AÑO.

26 P ASO 8.3: G ENERAR COMPROBANTE DE APERTURA ( TRASPASO ) DE LAS CUENTAS DE GASTOS PARA EL NUEVO AÑO. E N EL CASO DE TRABAJAR CON ÁREA DE GESTIÓN ESTA OPCIÓN SE DESHABILITA EN FORMA AUTOMÁTICA, YA QUE LA INFORMACIÓN GENERADA DEBE SER COMPROBANTE A COMPROBANTE.

27 P ASO 8.4: G ENERAR CIERRE DE LAS CUENTAS DE INGRESOS DE GESTIÓN, GASTOS DE GESTIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE BIENES. E STA OPCIÓN GENERAR UN COMPROBANTE DE CIERRE DE LAS CUENTAS DE GESTIÓN ECONÓMICA DENTRO DEL AÑO ACTUAL.

28 P ASO 8.5: T RASPASO DE OBLIGACIONES, DEVENGADOS Y DECRETOS PENDIENTES AL NUEVO AÑO. E STE PROCESO PERMITIRÁ, TRASPASAR UNA A UNA LAS OBLIGACIONES NO DEVENGADAS, DEVENGADOS NO DECRETADOS Y DECRETOS NO PAGADOS. E S RECOMENDABLE GENERAR ESTE PROCESO UNO POR UNO, YA QUE DEPENDIENDO DE LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN A PROCESAR PUEDE TARDAR MUCHO TIEMPO. E STE PROCESO PERMITIRÁ, TRASPASAR UNA A UNA LAS OBLIGACIONES NO DEVENGADAS, DEVENGADOS NO DECRETADOS Y DECRETOS NO PAGADOS. E S RECOMENDABLE GENERAR ESTE PROCESO UNO POR UNO, YA QUE DEPENDIENDO DE LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN A PROCESAR PUEDE TARDAR MUCHO TIEMPO.

29 P ASO 9: R ELACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO. S E DEBE PREPARAR LA CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA LUEGO GENERAR LA APERTURA AL NUEVO AÑO. E STO SE REALIZA EN EL MENÚ “R ELACIÓN DE CTAS. C OMPLEMENTARIAS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO ”. S E DEBE PREPARAR LA CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA LUEGO GENERAR LA APERTURA AL NUEVO AÑO. E STO SE REALIZA EN EL MENÚ “R ELACIÓN DE CTAS. C OMPLEMENTARIAS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO ”.

30 P ASO 9.1: R ELACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA APERTURA DEL NUEVO AÑO B OTÓN “C OPIA IDÉNTICA ”, ESTE BOTÓN REALIZARÁ UNA COPIA IDÉNTICA DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS DEL AÑO ACTUAL, QUE SERÁN TRASPASADAS COMO COMPROBANTE DE APERTURA AL AÑO NUEVO. E N EL CASO DE NO CORRESPONDER REALIZAR UNA COPIA IDÉNTICA DE LAS CUENTAS, POR HABER CREADO UNA PLAN DE CUENTAS DISTINTO PARA EL PRÓXIMO AÑO, PUEDE IR DIGITANDO EN LA COLUMNA DE CUENTAS DE APERTURA O PRESIONAR F6 PARA OBTENER AYUDA DE LAS CUENTAS DISPONIBLES. P RESIONE BOTÓN “G RABAR ” ANTES DE SALIR DE ESTA VENTA.

31 P ASO 10: G ENERAR APERTURA AL NUEVO AÑO U NA VEZ LISTA LA CONFIGURACIÓN DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS PARA LA APERTURA DEL NUEVO AÑO, ESTAMOS EN CONDICIONES DE GENERAR ESTE PROCESO “G ENERAR APERTURA AL NUEVO AÑO ”.

32 P ASO 10.1: G ENERAR A PERTURA AL N UEVO A ÑO E STE PROCESO GENERA UN COMPROBANTE DE APERTURA EN EL NUEVO AÑO CON LOS SALDOS DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS. E STE COMPROBANTE PUEDE SER MODIFICADO, ELIMINADO Y GENERANDO CUANTAS VECES SEA NECESARIO. T ENER PRESENTE QUE SOLO DEBE EXISTIR UN COMPROBANTE DE APERTURA POR AÑO. E STE PROCESO GENERA UN COMPROBANTE DE APERTURA EN EL NUEVO AÑO CON LOS SALDOS DE LAS CUENTAS COMPLEMENTARIAS. E STE COMPROBANTE PUEDE SER MODIFICADO, ELIMINADO Y GENERANDO CUANTAS VECES SEA NECESARIO. T ENER PRESENTE QUE SOLO DEBE EXISTIR UN COMPROBANTE DE APERTURA POR AÑO.

33 P ASO 11: R EPROCESO DE LA CONTABILIDAD U NA VEZ FINALIZADOS TODOS LOS PROCESOS ANTES DESCRITOS, SE DEBE REALIZAR UN REPROCESO CONTABLE TANTO EN EL AÑO ACTUAL COMO EN EL AÑO NUEVO Y CON ESTO, SE DA COMO TERMINADO UN PROCESO DE CIERRE.

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