Elaborado por: Dr. Edgar Hernán Gallo Montoya. Consultor Metodología de Gestión Productiva de Servicios de Salud. Coordinado por: Dr. Reynaldo Holder.

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2 Elaborado por: Dr. Edgar Hernán Gallo Montoya. Consultor Metodología de Gestión Productiva de Servicios de Salud. Coordinado por: Dr. Reynaldo Holder Asesor Regional - Servicios de Salud Regional Advisor - Health Services Proyecto: Servicios Integrados de Salud Área de Sistemas y Servicios de Salud basados en APS OPS/OMS - PAHO/WHO Noviembre de 2011. Washington, DC La Organización Panamericana de la Salud dará consideración muy favorable a las solicitudes para reproducir o traducir, íntegramente o en parte, alguna de sus publicaciones. Las solicitudes y las peticiones de información deberán dirigirse a Servicios Editoriales, Área de Gestión del Conocimiento y Comunicación (KMC), organización Panamericana de la Salud, Washington, D.C., Estados Unidos de América, que tendrá sumo gusto en proporcionar la información más reciente sobre cambios introducidos en la obra, planes de reedición, y reimpresión y traducciones ya disponibles. © Organización Panamericana de la Salud, 2011 Las publicaciones de la Organización Panamericana de la Salud están acogidas a la protección prevista por las disposiciones sobre reproducción de originales del Protocolo 2 de la Convención Universal sobre Derecho de Autor. Reservados todos los derechos. Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implica, por parte de la secretaría de la Organización Panamericana de la Salud, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto al trazado de sus fronteras o límites. La mención de determinadas sociedades mercantiles o de nombres comerciales de ciertos productos no implica que la Organización Panamericana de la Salud los apruebe o recomiende con preferencia a otros análogos. Salvo error u omisión, las denominaciones de productos presentados llevan en las publicaciones de la OPS letra inicial mayúscula.

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4 Ahora usaremos la herramienta PERC para generar informes gerenciales que permitan la toma de las decisiones. PERC puede generar cinco informes denominados así: - INFORME 1: Producción, eficiencia, recursos y costos. - INFORME 2: Producción. - INFORME 3: Producción vs mano de obra. - INFORME 4: Costos de operación. - INFORME 5: Indicadores. Cada uno de ellos tiene información específica del comportamiento de la institución en la prestación del servicio. Analizaremos cada uno de ellos desde su generación hasta su estructura y finalmente los indicadores ofrecidos. Es importante entender la organización de cada informe para explotar la capacidad de generación de información y su análisis; entendiendo la estructura y aprovechando la posibilidad de descargar a Excel cada uno de ellos, se pueden construir análisis adicionales para lograr informes gerenciales de alta calidad.

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6 La ruta para obtener el informe 1 es ingresar como usuario, en el listado de opciones seleccionar calcular cuadros gerenciales por mes o cuadros gerenciales, seleccionar el período a evaluar. Pedir el reporte 1 y seleccionar calcular. El informe 1 tiene la presentación que se observa en la gráfica. Para evaluar los servicios solo se seleccionan los desplegables. La primera imagen obtenida es el consolidado general y panorama macro de la institución.

7 El informe 1 contiene una visión global de la producción, algunos indicadores de eficiencia, los recursos y costos de los servicios. SERVICIOS UNIDAD DE PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN COSTOS TOTALES COSTOS DIRECTOS % COSTOS INDIRECTOS %COSTO UNITARIO TOTAL SERVICIOS FINALES SERVICIOS FINALES TOTAL SERVCIOS DE APOYO SERVICIOS DE APOYO TOTAL SERVICIOS ADMINSITRTIVOS SERVCIOS ADMINISTRATIVOS La estructura básica de este informe parte de la organización en las filas con los servicios (centros de producción) distribuidos en finales, apoyo y apoyo administrativo. En las columnas encontramos la unidad de producción primaria y secundaria, el total de la producción, y los costos, su distribución en directos e indirectos y su composición porcentual.

8 SERVICIOS UNIDAD DE PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN COSTOS TOTALES COSTOS DIRECTOS % COSTOS INDIRECTOS %COSTO UNITARIO Consulta médica general Consulta238940.906.95429.973.97173.27%10.3932.98326.73%17.123 Cuando analizamos un servicio en el informe 1 encontramos una visión general de la producción y su costos. En este ejemplo estamos analizando el servicio de consulta médica general. El primer elemento es la producción del período analizado y la unidad de producción considerada. El segundo punto es el costo total de ese período para el servicio. Ese costo total incluye tanto el costo directo como el indirecto. A continuación se analizan estos dos elementos. En el costo directo estamos considerando la mano de obra, los insumos y los gastos generales asociados directamente al servicio de consulta externa y los costos indirectos consideran los servicios de apoyo y administrativos distribuidos a este servicio de acuerdo a los consumos de estos. El último elemento evaluado es el costo unitario como resultado de la relación del total de las actividades con el total del costo asociado al servicio. Cuando presentamos este costo, por ejemplo de 17.123 unidades monetarias, estamos considerando todos los elementos constitutivos del mismo, desde los costos indirectos e indirectos.

9 SERVICIOS UNIDAD DE PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN COSTOS TOTALES COSTOS DIRECTOS % COSTOS INDIRECTOS %COSTO UNITARIO Consulta médica general Consulta238940.906.95429.973.97173.27%10.3932.98326.73%17.123 En el panorama del costo del servicio observamos que su composición es de un 73,2% de costo directo y de un 26.7% de costo indirecto. Esta relación de peso porcentual esta enmarcada en la consideración que los costos de mano de obra, insumos y gastos generales directos son mucho mayores al consumo de los servicios de apoyo, en una relación de 1 a 3. Al considerar el costo unitario y su composición tenemos una aproximación al costo real de la actividad ya que no solo estamos valorando la mano de obra y los insumos usados en la atención de un paciente, si no además, todos los gastos adicionales como las depreciaciones, los gastos administrativos, el mantenimiento, los servicios públicos, etc. En otras palabras, los elementos reales se producción del servicio. Si queremos saber cuál puede ser el precio de venta de este servicio, partimos del costo y sumamos una ganancia estimada que puede ser del 15%, en este caso, podríamos vender nuestro servicio de consulta externa a un precio de 19.691 unidades monetarias. Tenemos entonces un indicador para valorar nuestros costos frente a los precios de venta.

10 SERVICIOS UNIDAD DE PRODUCCIÓN PRODUCCIÓN COSTOS TOTALES COSTOS DIRECTOS % COSTOS INDIRECTOS %COSTO UNITARIO Hospitalización EGRESO79991.568.10271.013.14077.55%20.554.96122.45%114.603 DCO178451.327 Para el caso de los servicios de hospitalización y con egresos, el informe uno ofrece beneficios adicionales. En primer lugar, considera los datos para los dos productos, egresos y DCO. El costo unitario esta entonces para un egreso o para un DCO. SERVICIOS PORCENTAJE OCUPACIONAL DÍA PACIENTE PROMEDIO GIRO CAMA INTERVALO DE SUSTITUCIÓN NÚMERO DE CAMAS Hospitalización 59,442,896,171,976 Además, se consideran los siguientes indicadores: porcentaje ocupacional, día paciente promedio, giro cama, intervalo de sustitución y número de camas. De esta manera se complementa el panorama del servicio. No solo estamos considerando el costo de los servicios, estamos analizando el comportamiento del servicio y valorándolo desde elementos de eficiencia. El costo de este servicio esta asociado a un bajo nivel de eficiencia.

11 SERVICIOS PORCENTAJE OCUPACIONAL DÍA PACIENTE PROMEDIO GIRO CAMA INTERVALO DE SUSTITUCIÓN NÚMERO DE CAMAS Hospitalización 59,442,896,171,976 Cuando analizamos este servicio tenemos un costo asociado a un porcentaje ocupacional bajo y con promedio días estancia por debajo de tres. Podríamos decir entonces que este servicio tiene niveles de bajos de eficiencia o que producir su actual número de egresos es muy costoso. El tener estos indicadores se convierte en un instrumento de control del servicio. Es una asociación de indicadores de producción, costos y eficiencia en un panorama global de un servicio. Un instrumento de control donde podemos controlar la producción del servicio frente a su capacidad real, evaluado con indicadores básicos.

12 SERVICIOSProducciónCOSTOS TOTALES COSTOS DIRECTOS %Indirecto% Total Servicios Finales9.883 393.597.688 270.566.23668,74123.031.45231,26 Total Servicios Apoyo asistencial 9.80369.569.62658.091.24083,511.478.38616,5 Total Servicios Apoyo administrativo 10464.940.211 10000 Continuemos con el informe 1 y miremos algunos detalles importantes. Cuando analizamos los valores generales tendremos entonces los siguientes indicadores: - Costo total de la institución: equivale al valor en costo total de total de servicios finales 393.597.688, este valor es la sumatoria de los costo directos e indirectos. Por tanto en este valor, los servicios finales reciben su costo directo de producción y la distribución de los costos indirectos. Tenemos la distribución porcentual del costo donde el 68.7% es costo directo y 31.26% es costo indirecto. Para corroborar el valor del costo indirecto realizamos la sumatoria de los servicios de apoyo y administrativos. No podemos sumar los costos totales de los servicios de apoyo, ya que los servicios de apoyo asistencial reciben distribución de los servicios de apoyo administrativos y estaríamos sumando dos veces valores de costos. Observe que en lo servicios de apoyo asistencial se cuenta con costos directos e indirectos, pero en los administrativos solo se cuenta con costos directos.

13 SERVICIOSProducciónCOSTOS TOTALES COSTOS DIRECTOS %Indirecto% Total Servicios Finales9.883 393.597.688 270.566.23668,74123.031.45231,26 Total Servicios Apoyo asistencial 9.80369.569.62658.091.24083,511.478.38616,5 Total Servicios Apoyo administrativo 10464.940.211 10000 Con relación a la producción de los servicios es una sumatoria general que no tiene mucho valor ya que suma absolutamente todas las actividades realizadas por todos los servicios. Por tal motivo no puede ser usado para obtener valores de costos por actividad u otro indicador similar. Este es el panorama general de la institución y el primer enfoque para considerar. La distribución porcentual del costo y el costo total de la institución en el período evaluado.

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15 El informe 2 esta construido con la producción de todos los centros de producción y la relación directa de consumos entre si. No solo muestra la producción por cada uno de ellos, si no también, el consumos de otros productos de los servicios de apoyo. El reporte esta construido con los centros de producción en las columnas y los servicios de apoyo distribuidos en las filas. Además no solo considera la cantidad del producto consumido por el servicio, si no que adiciona la relación como índice de uso. Los índices de uso se construyen tanto para la unidad de producción primaria como para la secundaria, creando indicadores útiles para la auditoría y control de los servicios desde el consumo de servicios de apoyo.

16 SERVICIOS Unidad Producción HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN MORGUE Producción Primaria3779917842389118477815 Producción Secundaria107000000 LABORATORIO CLÍNICOExamen492883.067,000185990 LABORATORIO CLÍNICO Examen x UP1 1,3240,361,71900,1530,1250 LABORATORIO CLÍNICO Examen x UP2 0,458000000 IMAGENOLOGÍAExamen410240152000 IMAGENOLOGÍA Examen x UP1 0,1080,1280,0220,064000 IMAGENOLOGÍA Examen x UP2 0,037000000 Miremos un ejemplo del informe 2 y sus indicadores. Lo primero es que tenemos todos los centros de producción en las columnas. Las filas contienen los servicios de apoyo y la distribución para cada servicio final en su consumo. Además de los índices de uso por servicio final. Estos indicadores nos permiten valorar a los servicios en su capacidad de producción y consumos de otros servicios. Es un punto básico de auditoría.

17 SERVICIOS Unidad Producción HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN MORGUE Producción Primaria3779917842389118477815 Producción Secundaria107000000 LABORATORIO CLÍNICOExamen492883.067,000185990 LABORATORIO CLÍNICO Examen x UP1 1,3240,361,71900,1530,1250 LABORATORIO CLÍNICO Examen x UP2 0,458000000 IMAGENOLOGÍAExamen410240152000 IMAGENOLOGÍA Examen x UP1 0,1080,1280,0220,064000 IMAGENOLOGÍA Examen x UP2 0,037000000 Analicemos el servicio de hospitalización que presentó una producción primaria de 37 egresos con una producción secundaria de 107 DCO; Con un consumo de 49 pruebas de laboratorio para un índice de uso de 1,3 por egreso y de 0,4 por DCO. Con un uso de 4 pruebas de rayos x para un índice de uso de 0,1 por egreso y de 0,037 por DCO.

18 SERVICIOS Unidad Producción HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN MORGUE Producción Primaria3779917842389118477815 Producción Secundaria107000000 LABORATORIO CLÍNICOExamen492883.0670185990 LABORATORIO CLÍNICO Examen x UP1 1,3240,361,71900,1530,1250 LABORATORIO CLÍNICO Examen x UP2 0,458000000 IMAGENOLOGÍAExamen410240152000 IMAGENOLOGÍA Examen x UP1 0,1080,1280,0220,064000 IMAGENOLOGÍA Examen x UP2 0,037000000 Un servicio más; para urgencias tenemos 799 atenciones con un uso de 288 pruebas de laboratorio para un índice de uso de 0,36 y un índice de uso de 0,128 de rayos x. Consulta externa tiene 1784 actividades con un uso de laboratorio de 3067 pruebas para un índice de 1,7 y un índice de uso de rayos x de 0,022. El informe 2 es un análisis de la producción de cada servicio con índices de uso de servicios de apoyo. Es el ideal de valoración para la auditoría y control asistencial.

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20 El informe 3 es una relación directa de la producción y la mano de obra para cada servicio tanto principal como secundario. Considera el recurso humano por grupos y por profesiones de acuerdo a la parametrización construida para la institución. El recurso humano esta valorado por horas laboradas para el servicio; se construye a partir de la información de recurso humano construida.

21 Total personal de enfermería Horas enfermera profesional Horas auxiliar enfermería Total profesional en salud Horas profesional en salud especializado Horas profesional en salud Total técnico en salud Horas técnico en salud Horas higienista oral Total auxiliar en salud Horas auxiliar en salud Horas promotor de salud Total tecnólogo en salud Horas tecnólogo en salud Total personal administrativo Horas personal administrativo Total personal apoyo logístico Horas personal apoyo logístico Total profesional en salud Horas profesional de apoyo en salud Total personal administrativo Horas profesional administrativo Horas técnico administrativo Horas auxiliar administrativo Horas personal directivo Total profesional en salud Horas psicólogo Horas odontólogo Horas practicante aéreas médicas Analicemos los componentes de agrupación del recurso humano considerado en el análisis. Esta es una de las estructuras básicas de configuración de una institución en salud, donde todo el personas queda catalogado en un componente del costo de asociación por procesos o por centros de producción. La información es construida con la parametrización realizada del recurso humano en la herramienta PERC de acuerdo a los requerimientos de información del hospital. Observe como cada grupo de colaboradores esta constituidos por subgrupos, algunos un poco más amplios que otros, pero todos consideran la totalidad de los empleados de la institución; tenga en cuenta que no se considera el tipo de contratación, solo las horas laboradas asignadas a cada centro de producción.

22 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓ N GENERAL URGENCIAS CONSULTA MEDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN UnidadesEgreso - DCOAtenciónConsultaAtenciónActividad Producción Primaria37799178423891184778 Producción Secundaria10700000 Total Personal de Enfermería282635887081415 Horas Enfermera Profesional190551887081215 Horas Auxiliar Enfermería9284000200 Total PROFESIONAL EN SALUD6519850220176602 Horas Profesional en salud Especializado65198500176602 Horas Profesional en salud00022000 Los primeros datos que obtenemos de este informe son las horas totales de cada empleado de la institución para cada centro de producción. Analicemos un servicio: para hospitalización general, en el período evaluado, se laboraron 283 horas de personal de enfermería y 651 de profesionales en salud. Para urgencias se laboraron 635 horas de enfermería y 985 horas de profesionales en salud.

23 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍAPUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN UnidadesEgreso - DCOAtenciónConsultaAtenciónActividad Producción Primaria37799178423891184778 Producción Secundaria10700000 Recurso Nuclear44422847 Total Personal de Enfermería282635887081415 Horas Enfermera Profesional190551887081215 Horas x Unidad Primaria05:0800:4100:3000:0000:4100:02 Horas x Unidad secundaria01:4600:00 Horas Auxiliar de Enfermería9284000200 Horas x Unidad Primaria02:2900:0600:00 00:02 Horas x Unidad secundaria00:5100:00 Cuando se observa el detalle del informe tenemos que se brinda el índice de uso de recurso humano por producto y centro de producción. En este caso, para el servicio de hospitalización tenemos 190 horas de enfermería para un índice de 05:80 horas para cada egreso o 01:46 horas por cada DCO. Este índice es el tiempo promedio destinado por cada empleado a cada producto de cada centro de producción.

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25 Este es el reporte básico para el análisis de la información generada por el PERC. El informe 4 es el más extenso y con más potencial de construcción de indicadores desde su contenido, ya que analiza todos los centros de producción en sus costos de manera detallada. Es un punto de partida para dibujar el panorama de la institución y a partir de sus resultados se priorizan los servicios para ser evaluados con los demás informes. El informe 4 esta divido en dos grandes consolidados: el primero es el análisis de los centros de producción y el segundo el análisis por servicios. En el análisis por centros de producción consideramos solo los costos directos con sus tres elementos básicos, mano de obra, insumos y gastos generales. En el análisis por servicios solo tomamos los centros de producción que corresponden a los servicios finales y analizamos sus costos directos e indirectos. Los costos indirectos corresponden a las distribución de los servicios de apoyo a los servicios finales.

26 Este informe se debe analizar en dos momentos diferentes: el primero es para analizar el comportamiento del costo general y los centros de producción. El segundo será para analizar el costo de los servicios finales de la institución. En las columnas del informe encontraremos todos los centros de producción, servicios finales y servicios de apoyo; en las filas encontraremos las secciones de costos directos, costos indirectos y costos totales. Para las filas de costos directos encontraremos los componentes del costo en mano de obra, insumos y gastos generales. Para las filas de costos indirectos encontraremos los servicios de apoyo distribuido a los finales.

27 ANÁLISIS DE COSTOS GENERALES Y CENTROS DE PRODUCCIÓN Para la primera parte, solo debemos tomar el informe 4 en sus componente de costos directos. Utilizaremos todas las columnas con los centros de producción completos. Las filas que usaremos serán la mano de obra, los gastos generales y los insumos. Los componentes del costo tienen desplegables que pueden ser usados para ampliar el análisis de la información. Cuando analizamos un centro de producción estamos determinando la asignación de costos directos en mano de obra, gastos generales e insumos. Cada uno de ellos puede descomponerse en sus componentes asociados. La sumatoria del total del costo directo, mano de obra, insumos y gastos generales de cada centro de producción, nos da como resultado el total del costo de la institución para el período evaluado y puede observarse al final del informe 4. Miremos los componentes de cada uno de los elementos básicos del costo.

28 Sueldos y salarios Todas las asignaciones salarias asociadas directamente a la nómina de la institución Honorarios Todas las asignaciones de pagos por cualquier modalidad contractual y que no se encuentren en nómina de la institución Horas extras y recargos Todos los pagos de acuerdo a ley y normas que rigen a cada institución Prestaciones sociales Todos los pagos de prestaciones sociales como salud, pensiones, riesgos profesionales y otros considerados de acuerdo a la ley y la normatividad vigente de cada institución Viáticos y gastos de viajes Todos los pagos asociados a conceptos de desplazamientos de los empleados de acuerdo a la normatividad de la institución

29 Seguro multi riesgo Seguro de accidentes de tránsito Transporte de valores Mantenimiento planta física Mantenimiento equipos biomédicos Mantenimiento de software Mantenimiento de vehículo Arrendamientos Cursos de capacitación y bienestar social Seguro de vehículo Impresos y publicaciones Seguro de responsabilidad civil Acueducto y alcantarillado Teléfono Internet Elementos de aseo Impuesto sobre vehículos Impuestos y tasas Seguro hospitalario Energía Elementos de papelería Gastos financieros Depreciación edificio Depreciación equipo de comedor Depreciación equipo de transporte Comunicaciones y transporte Combustibles y lubricantes Depreciación de maquinaria y equipo Depreciación equipo medico científico Depreciación muebles. Enseres y equipos de oficina Depreciación equipo de comunicación y computo Amortización de intangibles Servicio de vigilancia y seguridad Residuos hospitalarios Servicio de imagenologia externo Servicio lectura de dosímetros Servicio de mensajería y/o correo Celular Gastos legales Servicio de laboratorio externo Honorarios junta directiva Servicio de fotocopiadora Gastos de asociación Servicio de alimentación Servicios prestados a otras ips Habíamos considerado los detalles de cada grupo en la construcción de los costos. Lo más importante es identificar cada gastos en cada centro de producción.

30 Medicamentos Textiles, Vestuario y calzado Material medico quirúrgico Material y reactivos de laboratorio Material de odontología Material de imagenología Gases medicinales Repuestos y maquinaria Todas las agrupaciones de conceptos del costos tienen como objetivo fundamental facilitar el análisis de la información y la construcción de los indicadores sensibles y que sean trazadores en el tiempo para establecer comportamientos del costo.

31 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL CONSULTA MEDICINA ESPECIALIZADA ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGÍA TERAPIA FÍSICA SERVICIO FARMACEUTICO CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN SUBTOTAL MANO DE OBRA 18.203.400 52.772.414 28.158.608 - 23.497.895 5.464.868 39.909.387 6.381.056 2.095.006 7.492.853 7.981.583 1.322.693 1.623.629 48.266.727 GASTOS GENERALES 14.794.429 13.166.927 4.489.636 1.027.973 4.126.812 964.547 15.689.071 7.159.845 4.792.256 813.882 1.940.369 710.107 2.169.977 12.778.380 SUBTOTAL INSUMOS 3.412.918 5.073.800 35.639.861 - 2.349.264 399.968 853.735 8.103.001 1.147.365 5.460.586 2.690.640 - 101.500 - TOTAL COSTO DIRECTO 36.410.747 71.013.141 68.288.106 1.027.973 29.973.971 6.829.383 56.452.192 21.643.903 8.034.626 13.767.321 12.612.591 2.032.800 3.895.106 61.045.106 Aquí tenemos un ejemplo del informe 4 en lo que corresponde al análisis de costos y de centros de producción para una institución de baja complejidad. Observe en las columnas todos los centros de producción, los de color azul corresponde a los servicios finales y los de color naranja corresponde a los servicios de apoyo asistencial y administrativos. En las filas tenemos los componentes del costo: - Subtotal de la mano de obra - Subtotal de gastos generales - Subtotal de insumos - Total de los costos directos El total del costo directo es la sumatoria de la mano de obra, insumos y gastos generales y la sumatoria de todos los costos denominados directos es el total del costo de la institución. Tenemos entonces un panorama general de la institución y a su vez de cada uno de los centros de producción. Podemos obtener de este informe: -Total de costos - Distribución porcentual de costos - Costo total de mano de obra - Costo total de insumos - Costo total de gastos generales - Peso porcentual de costos por centro de producción - Comparativo de costos por centro de producción - Comparativo por servicios finales y servicios de apoyo.

32 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGIÍA TERAPIA FISICA SERVICIO FARMACEUTICO CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN SUBTOTAL MANO DE OBRA 18.203.40052.772.41428.158.60823.497.8955.464.86839.909.3876.381.0562.095.0067.492.8537.981.5831.322.6931.623.62948.266.727 SUELDOS Y SALARIOS 4.839.01910.518.83711.190.2896.952.4931.915.2734.068.1352.181.1191.095.68880.6583.528.437713.073681.38920.399.060 HONORARIOS 7.037.71614.834.71213.499.88414.303.6172.860.10834.260.9522.773.699481.2307.382.3522.724.963315.972697.15421.168.556 HORAS EXTRAS Y RECARGOS 4.389.05623.207.960000172.095682.405115.7870309.90800344.599 PRESTACIONES SOCIALES 1.937.6094.210.9053.468.4352.241.785689.4871.408.204743.833402.30129.8431.418.275293.648245.0866.354.512 VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJES 0000000000000 Cuando desplegamos los componentes de la mano de obra tendremos entonces: -Total de la mano de obra -Total de sueldos - Total de Honorarios - Total de prestaciones sociales - Total de Viáticos y gastos de viaje - Componente porcentual del costo de la mano de obra - Peso porcentual del costo por centro de producción. - Componente porcentual del costo de mano de obra para cada servicio. - Análisis por servicios finales y servicios de apoyo. Tenemos el panorama del comportamiento de la mano de obra en su detalle.

33 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGIÍA TERAPIA FISICA SERVICIO FARMACEUTICO CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN GASTOS GENERALES 14.794.429 13.166.927 4.489.636 4.126.812 964.547 15.689.071 7.159.845 4.792.256 813.882 1.940.369 710.107 2.169.977 12.778.380 SEGURO MULTIRRIESGO 419.419 196.716 141.350 74.030 - 57.791 32.342 8.976 18.930 29.999 12.874 1.957 62.640 SOAT - - - - - - - - - - - - 56.210 TRANSPORTE DE VALORES - - - - - - - - - - - - 87.000 MANTENIMIENTO PLANTA FISICA 2.820.000 765.600 250.000 232.000 180.000 4.673.500 40.000 218.000 - 368.000 520.000 1.883.420 1.961.000 MANTENIMIENTO EQUIPOS BIOMEDICOS 1.413.815 1.413.814 - 78.880 - - 1.548.374 - - - - - - MANTENIMIENTO DE SOFTWARE 172.260 344.520 516.780 86.130 689.040 - 172.260 86.130 344.520 - 86.130 1.980.990 MANTENIMIENTO DE VEHICULO - - - - - - - - - - - - 270.000 ARRENDAMIENTOS 246.278 246.280 - - - - - - - - - - Los gastos generales son muy amplios en sus conceptos, pero son una valiosa información cuando los gastos generales están por encima del 25% del costo total o si presentan variaciones considerables. Es ahí donde se obtienen buenos resultados de tener todos los conceptos posibles del costo. Además están asignados para cada centro de producción, determinando las posibles variaciones de los mismos. Mostraremos todos los conceptos existentes en los gastos generales para su conocimiento.

34 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGIÍA TERAPIA FISICA SERVICIO FARMACEUTICO CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN CURSOS DE CAPACITACION Y BIENESTAR SOCIAL 68.000 170.000 100.000 - - 719.700 - - - - - - 263.400 SEGURO DE VEHICULO - - - - - - - - - - - - 914.439 IMPRESOS Y PUBLICACIONES - - - - - 4.454.883 - - - - - - - SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL 270.124 337.655 405.186 135.062 202.593 135.062 67.531 - - - - - ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 72.027 98.251 67.016 649.936 - 62.586 109.073 14.649 15.936 153.310 - 1.229 766 TELEFONO 49.988 149.965 199.954 99.977 49.988 349.919 49.988 99.977 - 49.988 599.861 INTERNET 7.695 15.389 23.084 3.847 30.779 - 7.695 3.847 15.389 - 3.847 88.489 ELEMENTOS DE ASEO 30.000 - 19.523 - - 20.000 12.000 8.000 - 20.000 - IMPUESTO SOBRE VEHICULOS - - - - - - - - - - - - 34.562 IMPUESTOS Y TASAS 38.850 18.221 13.093 6.857 - 5.353 2.996 831 1.753 2.779 1.192 181 5.802 SEGURO PREVIHOSPITAL 1.095.277 513.707 369.124 193.322 - 150.915 84.458 23.439 49.434 78.340 33.619 5.111 163.579 ENERGIA 961.160 711.971 249.190 284.788 150.177 278.781 75.649 175.767 71.197 106.796 - 35.599 451.768 ELEMENTOS DE PAPELERIA 289.614 356.236 568.235 95.236 25.321 85.653 120.326 58.691 42.000 102.698 - - 565.287 GASTOS FINANCIEROS - - - - - - - - - - - - 250.356

35 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGIÍA TERAPIA FISICA SERVICIO FARMACEUTICO CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN DEPRECIACION EDIFICIO 336.468 157.811 113.395 59.388 - 46.361 25.946 7.201 15.186 24.066 10.328 1.570 50.251 DEPRECIACION EQUIPO DE COMEDOR - - - - - - - - - - - - - DEPRECIACION EQUIPO DE TRANSPORTE 405.707 405.708 - - - - - - - - - - 320.000 COMUNICACIONES Y TRANSPORTE - - - - - - - - - - - - 92.000 COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES - 85.979 - - - - 85.978 - - - - - 257.934 DEPRECIACION DE MAQUINARIA Y EQUIPO - - - - - - - - - - - - 66.893 DEPRECIACION EQUIPO MEDICO CIENTIFICO 964.257 719.107 441.270 261.493 245.150 457.614 261.493 81.717 179.777 - 32.687 - - DEPRECIACION MUEBLES. ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 457.761 214.699 154.272 80.797 - 63.074 35.299 9.796 20.690 32.741 14.051 2.136 68.366 DEPRECIACION EQUIPO DE COMUNICACION Y COMPUTO 144.182 288.363 432.545 72.091 576.726 - 144.182 72.091 288.363 - 72.091 1.658.087 AMORTIZACION DE INTANGIBLES 33.562 67.123 100.685 16.781 134.247 - 33.562 16.781 67.123 - 16.781 385.960 SERVICIO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD 2.129.280 998.676 717.599 375.828 - 293.387 164.192 45.568 96.241 152.296 65.357 9.936 318.007

36 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGIÍA TERAPIA FISICA SERVICIO FARMACEUTICO CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN RESIDUOS HOSPITALARIOS 186.693 220.446 - 111.684 - 33.090 66.180 - 25.680 13.972 - - - SERVICIO DE IMAGENOLOGIA EXTERNO - 3.463.673 - - - - - 3.620.089 - - - - - SERVICIO LECTURA DE DOSIMETROS - - - 44.315 - - - - - - - - SERVICIO DE MENSAJERIA Y/O CORREO - - - - - - - - - - - - 35.260 CELULAR - - 32.564 - - - - - 40.219 - - - 221.368 GASTOS LEGALES - - - - - - - - - - - - 326.598 SERVICIO DE LABORATORIO EXTERNO - - - - - 704.000 4.310.489 - - - - - - HONORARIOS JUNTA DIRECTIVA - - - - - - - - - - - - 180.000 SERVICIO DE FOTOCOPIADORA - - - - - 200.000 - - - - - - 132.700 GASTOS DE ASOCIACION - - - - - - - - - - - - 519.807 SERVICIO DE ALIMENTACION 1.824.000 426.800 - - - 383.000 - - - - - - 180.000 SERVICIOS PRESTADOS A OTRAS IPS 358.011 780.214 - - - 769.800 - - - 60.000 - - 189.000

37 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGIÍA TERAPIA FISICA SERVICIO FARMACEUTICO CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN Subtotal insumos3.412.9185.073.80035.639.8612.349.264399.968853.7358.103.0011.147.3655.460.5862.690.6400101.5000 Medicamentos1.135.577030.404.7024.358398.5181.2264.7663.3134.2342.651.440000 Textiles, Vestuario y calzado 0000080.0000000000 Material medico quirúrgico 1.321.5814.533.0201.378.59887.6751.450291.103155.840010.0920000 Material y reactivos de laboratorio 00017.392007.942.395000000 Material de odontología 0001.439.839000000000 Material de imagenología 00000001.144.05200000 Gases medicinales890.760411.7803.856.560000005.446.26039.200000 Repuestos y maquinaria 65.000129.000000481.40600000101.5000 Los insumos y suministros están distribuidos en las categorías básicas de: -Medicamentos. - Dotación. - Material médico quirúrgico. - Material y reactivos de laboratorio. -Material de odontología. - Material de imagenología. - gases medicinales. - Repuestos y maquinaria. El objetivo fundamental es organización de la información y de los datos. Es fundamental tener estos grupos básicos ya que permitan comparar los datos con otras instituciones. Tenemos la distribución de estos elementos para cada centro de producción.

38 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN LABORATORIO CLÍNICO IMAGENOLOGIÍA TERAPIA FISICA SERVICIO FARMACEUTICO CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN MANTENIMIENTO ADMINISTRACIÓN Subtotal insumos3.412.9185.073.80035.639.8612.349.264399.968853.7358.103.0011.147.3655.460.5862.690.6400101.5000 Medicamentos1.135.577030.404.7024.358398.5181.2264.7663.3134.2342.651.440000 Textiles, Vestuario y calzado 0000080.0000000000 Material medico quirúrgico 1.321.5814.533.0201.378.59887.6751.450291.103155.840010.0920000 Material y reactivos de laboratorio 00017.392007.942.395000000 Material de odontología 0001.439.839000000000 Material de imagenología 00000001.144.05200000 Gases medicinales890.760411.7803.856.560000005.446.26039.200000 Repuestos y maquinaria 65.000129.000000481.40600000101.5000 Tenemos el consumo de insumos y materiales de los servicios finales y servicios de apoyo. Igualmente el comportamiento y distribución de cada uno de los suministros en la institución. Podemos identificar los centros de producción con mayor consumos de suministros e insumos. Los medicamentos, que son uno de los principales elementos del costo en la prestación del servicio se puede monitorear. La auditoría médica adquiere indicadores permanentes de información con relación al consumo por servicios de los suministros y medicamentos.

39 Ahora miraremos la segunda parte de análisis del informe 4 donde tomamos no los centros de producción si no los servicios. En otras palabras, analizaremos los centros de producción que corresponden a los servicios finales, analizando sus costos directos que son la mano de obra, los insumos y los gastos generales; los costos indirectos que corresponden a los centros de producción de servicios de apoyo asistencial y administrativo distribuidos a los servicios finales. Utilizaremos la columna del servicio final en toda su extensión, considerando los costos directos e indirectos, los costos totales, la producción y los indicadores de peso porcentual de los costos. El análisis del servicio es una radiografía completa de cada servicio principal en sus costos y producción. Los indicadores que se obtienen son: -Costo total del servicio - Costos directos e indirectos - Peso porcentual de costos - Peso de costos por componentes individuales. - Comportamiento de rubros mayores y menores de costos del servicio - Costo por actividad estimado - Comparativo del peso porcentual de costos por servicio y por rubro de costo. - Análisis de rubros de costos individuales y su comportamiento en los servicios. Para este análisis solo se toman las columnas de los servicios finales.

40 SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL URGENCIAS CONSULTA MÉDICA GENERAL ODONTOLOGÍA PUESTO DE SALUD PROMOCIÓN Y PREVENCIÓN SUBTOTAL MANO DE OBRA 18.203.40052.772.41428.158.60823.497.8955.464.86839.909.387 GASTOS GENERALES 14.794.429 13.166.927 4.489.636 4.126.812 964.547 15.689.071 SUBTOTAL INSUMOS 3.412.9185.073.80035.639.8612.349.264399.968853.735 TOTAL COSTO DIRECTO 36.410.74671.013.14068.288.10529.973.9716.829.38356.452.192 Porcentaje-C.D>Total 81,13%77,55%50,93%73,27%78,34%78,93% Porcentaje x servicio 9,25%18,04%17,35%7,62%1,74%14,34% COSTOS INDIRECTOS TOTAL COSTO INDIRECTO 8.471.24520.554.96165.798.90510.932.9831.888.06015.069.406 LABORATORIO CLÍNICO 315.8681.856.53419.770.8020116.0333.861.333 IMAGENOLOGÍA 129.1573.293.5071.291.5714.907.97100 TERAPIA FÍSICA 0016.487.638000 SERVICIO FARMACEUTICO 149.17365.02414.641.9230195.07253.549 CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN 682.5601.308.240113.760102.384227.5200 MANTENIMIENTO 431.524841.616809.320355.23880.938669.046 ADMINISTRACIÓN 6.762.96113.190.03812.683.8885.567.3891.268.49510.485.476 Porcentaje(C.I>Total) 18,87%22,45%49,07%26,73%21,66%21,07% COSTOS TOTALES 44.881.99291.568.102134.087.01040.906.954,718.717.443,4271.521.598,46 Producción unidad 377991.7842.389,001184.778,00

41 Analicemos los conceptos generales del informe para un servicio: - El costo total del servicio es de 44.881.992 unidades monetarias. SERVICIOS HOSPITALIZACIÓN GENERAL SUBTOTAL MANO DE OBRA 18.203.400 GASTOS GENERALES 14.794.429 SUBTOTAL INSUMOS 3.412.918 TOTAL COSTO DIRECTO 36.410.746 Porcentaje-C.D>Total 81,13% Porcentaje x servicio 9,25% COSTOS INDIRECTOS TOTAL COSTO INDIRECTO 8.471.245 LABORATORIO CLÍNICO 315.868 IMAGENOLOGÍA 129.157 TERAPIA FÍSICA 0 SERVICIO FARMACEUTICO 149.173 CENTRAL DE ESTERILIZACIÓN 682.560 MANTENIMIENTO 431.524 ADMINISTRACIÓN 6.762.961 Porcentaje(C.I>Total) 18,87% COSTOS TOTALES 44.881.992 Producción unidad 37 - El costo directo es de 36.410.746. - El peso porcentual del costo directo es de 81.13% - El peso porcentual del costo del servicio de hospitalización sobre el costo total es de 9.25% - El costo indirecto es de 8.471.245 - El peso porcentual del costo indirecto es de 18.87% - El uso de los servicios de apoyo por parte de hospitalización esta presentada en unidades monetarias. Tenemos el panorama general del servicio de hospitalización, conociendo sus costos directos de mano de obra, insumos y gastos generales. El consumo de los servicios de apoyo asistencial en unidades monetarias o costo distribuido por ponderación por consumo de unidades y finalmente su estructura del costo en rubros generales.

42 Comportamiento de los servicios Comportamiento de la mano de obra Comportamiento de gastos generales Comportamiento de insumos Total del costo directo COSTO DIRECTO COSTO INDIRECTO Consumo del laboratorio Consumo de imagenología Consumo de terapia física Consumo de servicio farmacia Consumo de esterilización Distribución de mantenimiento Distribución de administración Costos totales Producción de servicios ∑ de costos totales = Costo total de la institución. En este análisis la ∑ de los costos directos no es el total de los costos directos ya que solo están analizados los servicios finales y los costos directos de los servicios de apoyo asistencial y administrativo se convirtieron en costos indirectos. Cada servicio se compone de costos directos e indirectos: los directos son la mano de obra, gastos generales e insumos. Los costos indirectos son la distribución de los servicios de apoyo y la administración. Para obtener el costo por actividad se divide el costo total del servicio por la producción total. Para obtener el costo total del servicio solo se debe usar el costo total de los servicios finales.

43 Ahora estamos listo para iniciar los análisis de información y estructuración de un informe gerencial que permita la toma de decisiones en la institución.