Proyecto de Digitalización del Archivo Histórico de las Compañias VII REUNIÓN DE RESPONSABLES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN San Pedro Sula, Honduras, del 6 al 8 de Julio 2005 SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS DEL ECUADOR

Agenda: Antecedentes Introducción Objetivos Contenido del Archivo Proceso de depuración del Archivo Proceso de digitalización del Archivo Implementación del Proyecto Sistemas desarrollados Conclusiones

Antecedentes La Superintendencia de Compañías del Ecuador es una institución autónoma, cuyas funciones principales son apoyar y supervisar a los sectores empresarial y de Mercado de Valores. Con el fin de contar con un mecanismo más eficiente para el manejo del Archivo Físico, se decidió iniciar el Proyecto de Digitalización. Para ello, mediante Resolución No.04.001 se expidieron los lineamientos a seguir con el fin de lograr en primer término, la depuración de los documentos contenidos en el Archivo.

Introducción Pasos a realizar en el proceso de digitalización: DEPURACION DEL ARCHIVO FISICO . DIGITALIZACION . ACCESO ELECTRONICO . En primer lugar era necesario depurar el Archivo, ordenando el expediente fisico, para luego verificar la existencia de todos los documentos frente a los indices generados de la base de datos de las compañías. Posteriormente se debía iniciar el proceso de digitalización de todos los documentos previamente verificados. Finalmente, los documentos digitalizados se ponen a disposición de los funcionarios para su consulta.

Objetivos: FACIL ACCESO Y CONSULTA DEL DOCUMENTO RESGUARDO Y PROTECCION DEL DOCUMENTO ORIGINAL OPTIMIZACION DEL ESPACIO FISICO SIMULTANEIDAD EN LA CONSULTA Facilitar la consulta del documento guardado en el Archivo físico mediante la implementación de un Archivo digital. La consulta puede hacerse desde el escritorio, sin tener que trasladarse al Archivo físico. Proteger los documentos originales del uso continuo. Una vez digitalizados, los documentos originales se almacenan en otro lugar y quedan protegidos. Aprovechar de mejor forma el espacio físico. Debido a que existen más de 1.500.000 documentos, MAS O MENOS 6 MILLONES DE HOJAS estos ocupan un área física bastante grande que puede ser mejor aprovechada. Permitir la simultaneidad en la consulta de los documentos, ya que un mismo documento puede ser visto por varias personas al mismo tiempo y con las limitaciones que se pueden imponer dependiendo de la persona que consulta.

Contenido del Archivo El Archivo de Cias Activas a Nivel Nacional es de 48.000 que contiene más de 1.500.000 documentos y 6.000.000 de páginas. El expediente físico de cada compañía esta dividido en tres secciones: general, jurídica y económica. General oficios de nombramientos de administradores y representantes legales, transferencias de acciones, cesiones de participaciones, etc., Jurídica escrituras, resoluciones, extractos, publicaciones, de los actos jurídicos realizados por la compañía. Económica Estados financieros, las nominas de accionistas, los informes de auditoría externa, El expediente de cada compañía esta dividido en tres secciones: general, jurídica y económica. La sección general contiene oficios de nombramientos de administradores y representantes legales, transferencias de acciones, cesiones de participaciones, etc., reportados por la compañía. La sección jurídica contiene escrituras, resoluciones, extractos, publicaciones, informes de inspección; todos estos relacionados con cada uno de los actos jurídicos realizados por la compañía. La sección económica contiene los estados financieros, las nominas de accionistas, los informes de auditoría externa, etc., reportados por la compañía.

Proceso de depuración Este proceso consiste en contrastar los documentos que conforman el expediente físico de cada compañía, con el listado de documentos que de acuerdo a nuestra Base de Datos, deberían estar en dicho expediente. Esto nos permite asegurar que únicamente los documentos previamente verificados llegarán a la etapa de digitalización. Además nos permite comparar la información contenida en los documentos físicos con la que está almacenada en nuestra Base de Datos. Con esto logramos depurar también la información de la Base de Datos.

LISTADO DE DOCUMENTOS A DEPURAR Proceso de depuración Para hacer esta depuración, realizamos un análisis de la información contenida en nuestra Base de Datos y a partir de ella, generamos un listado de todos los documentos que según esta, deberían conformar el archivo físico, y los separamos en las tres secciones: general, jurídica y económica. LISTADO DE DOCUMENTOS A DEPURAR BASE DE DATOS

Proceso de depuración Para realizar esta depuración, desarrollamos una Aplicación Web que permite a un grupo de funcionarios realizar efectivamente la comparación del expediente físico de cada una de las compañías, contra el listado previamente generado.

Proceso de digitalización Una vez depurado, cada uno de los expedientes de las compañías pasa al proceso de digitalización. Para esto, era necesario contar con una aplicación que permita digitalizar los documentos y almacenarlos de forma segura, de tal manera que fuera sencillo poder consultarlos posteriormente. Se evaluaron distintas alternativas con el fin de seleccionar la mejor opción para la Superintendencia de Compañías. Teníamos que decidir entre adquirir un software comercial, y desarrollar una aplicación que se adapte a nuestras necesidades y que esté hecha a la medida. Cada alternativa tiene ventajas y desventajas.

Proceso de digitalización Ventajas de un software comercial: Presta muchas funcionalidades a la hora de digitalizar los documentos, aunque algunas son innecesarias. Está probado en el mercado. Desventajas de un software comercial: La integración con los recursos tecnológicos de la Superintendencia (Bases de Datos, Sistemas, etc.) requiere de mucho esfuerzo. No se dispone del código fuente y cualquier cambio implica solicitar al propietario del producto que realice dichos cambios, lo cual genera dependencia. Es costoso puesto que implica licenciamiento.

Proceso de digitalización Ventajas de un software a la medida: Es menos costoso debido a que no se requiere realizar ningún licenciamiento. Fácilmente integrable con los recursos tecnológicos de la institución. Se dispone del código fuente, lo que facilita realizar futuros cambios. Desventajas de un software a la medida: No tendría todas las funcionalidades (muchas de ellas innecesarias) que tiene el software comercial. Podría presentar errores al no estar previamente probado.

Proceso de digitalización Después del proceso de evaluación, se decidió desarrollar un software a la medida. Se desarrolló un primer prototipo y se lo fue mejorando con el fin de que ofrezca mejores prestaciones a la hora de digitalizar los documentos. Con este software, el funcionario encargado de digitalizar, ingresa el número del expediente de cada compañía y tiene en su pantalla el listado de todos los documentos previamente verificados en el proceso de depuración y que deben ser digitalizados. Luego hace doble clic sobre cada documento y se presenta una interfaz que le permite digitalizarlo. Luego mejora la imagen para que refleje de manera fiel los detalles del original y finalmente lo graba en nuestra Base de Datos Sybase.

Proceso de digitalización Listado de documentos a digitalizar Documentos digitalizados BASE DE DATOS Interfaz de digitalización

Implementación del Proyecto Una vez que se desarrollaron al interior de la Institución, los programas tanto para la depuración cuanto para la digitalización del Archivo, tenía que implantarse el proyecto a nivel nacional. La Superintendencia de Compañías del Ecuador tiene siete oficinas en las siguientes ciudades: Quito (Matriz), Guayaquil, Cuenca, Portoviejo, Ambato, Machala y Loja. En cada una de estas oficinas se tiene un Archivo conformado por los expedientes de las compañías que están sujetas a su control. La suma de todos estos Archivos dan como resultado el Archivo Total de la Superintendencia de Compañías.

Implementación del Proyecto Para el proceso de depuración del Archivo, los funcionarios de todas las oficinas utilizaron la Aplicación Web desarrollada por la División de Informática de la Superintendencia y alojada en un servidor central en Quito. Para el proceso de digitalización, se instaló un Servidor de Base de Datos en cada una de estas oficinas. De esta manera, los documentos digitalizados en cada oficina se almacenan en la Base de Datos de esa oficina, esto mejora el tiempo de respuesta del Sistema, toda vez que si se hubiera pretendido almacenar directamente en el Servidor Central en Quito, el Sistema se hubiera vuelto extremadamente lento e ineficiente, esto en función del tamaño de los documentos digitalizados.

Implementación del Proyecto El Sistema de Digitalización fue instalado en cada una de las oficinas de la Superintendencia a nivel nacional. Todas las oficinas de la Superintendencia están conectadas a través de enlaces dedicados, estos permiten que desde cualquiera de ellas se pueda conectar con el Servidor Central ubicado en Quito. Para aprovechar esta infraestructura, se desarrolló otro programa que transmite durante las noches (tiempo en que se usan menos los enlaces de comunicación), al servidor central en Quito, todos los documentos digitalizados durante el día en cada una de las oficinas. Así tenemos una Base de Datos que consolida todos los documentos digitalizados a nivel nacional y que es respaldada diariamente, asegurando la integridad de la información.

Implementación del Proyecto Generalmente, los funcionarios de una oficina consultan los documentos digitalizados correspondientes al Archivo de esa oficina. Por lo tanto, para realizar estas consultas el Sistema accede únicamente a la Base de Datos local, lo cual es óptimo en función del tiempo de respuesta. Sin embargo, si algún funcionario desea consultar un documento digitalizado que está almacenado en otra oficina, el Sistema se conecta a la Base de Datos de esa oficina y extrae el documento correspondiente.

Implementación del Proyecto GUAYAQUIL QUITO Listado de documentos a digitalizar Digitalizar Digitalizar Guardar Guardar BASE DE DATOS En las noches los documentos se transmiten al servidor central de Quito BASE DE DATOS Consultar Consultar Consultar

Implementación del Proyecto Una vez que los documentos han sido digitalizados, los funcionarios autorizados pueden consultarlos. Para ello, utilizan una Aplicación Web que permite ubicarlos, extraerlos de la base de datos y presentarlos en el visor Adobe Reader, esto debido a que los documentos están almacenados en formato pdf. Utilizamos el formato pdf porque es un estándar de la industria y porque ya existe un visor que presta todas las funcionalidades para la exploración de los documentos digitalizados.

Sistemas desarrollados Sistema de depuración del Archivo.

Sistemas desarrollados Sistema de digitalización del Archivo.

Sistemas desarrollados Sistema de consulta del Archivo.

Sistemas desarrollados Sistema de consulta del Archivo.

Conclusiones La conversión de los archivos físicos en archivos digitales es muy beneficioso para las instituciones. La tecnología actual nos brinda todos los recursos necesarios para realizar esta conversión. Los archivos digitales brindan varias ventajas a las Instituciones, entre ellas, facilidad y simultaneidad de consulta, protección de los documentos originales, rapidez, etc. Antes de iniciar un proyecto de digitalización se debe hacer un análisis completo de los problemas que se deberán afrontar en su implementación. Los proyectos de digitalización implican un gran esfuerzo de coordinación y planificación. Además involucran varios recursos: humanos, hardware, software, comunicaciones, etc.