Gestión administrativa 13 Gestión administrativa La gestión administrativa en la empresa El proceso de compraventa en la empresa Documentos relacionados con el proceso de compraventa Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro En Resumen Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris, nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita Imagen del inicio de unidad (3 bloques de imagen) Cuadro de texto con epígrafes primer nivel, calibri 16, negrita Índice del libro

Requisitos de una eficaz gestión administrativa: 13 Gestión administrativa 1. La gestión administrativa en la empresa Toda empresa necesita en su funcionamiento diario, ya sea por exigencias legales o bien por propia organización interna, llevar a cabo una serie de procesos que se reflejan en la documentación administrativa. a conseguir un beneficio económico. Requisitos de una eficaz gestión administrativa: El proceso ha de ser oportuno Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro El proceso ha de minimizar los costes El proceso ha de ser riguroso y seguro

13 Gestión administrativa 2. El proceso de compraventa en la empresa El proceso administrativo seguirá en general el siguiente flujo: Se detecta la necesidad por parte del cliente que realiza el correspondiente pedido que envía al vendedor. El vendedor entrega la mercancía solicitada por el cliente en el lugar acordado junto con el albarán de entrega. Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro El vendedor presenta la factura de la entrega realizada y el comprador abona su importe en el plazo estipulado y mediante el medio de pago convenido. El vendedor, una vez recibido el importe de la venta, emite un recibo justificante del pago

13 Gestión administrativa 3. Documentos relacionados con el proceso de compraventa El proceso de compraventa en una empresa, ya sea en relación con los proveedores o con sus clientes, genera los siguientes documentos: Factura Pedido Albarán El pedido El pedido es una petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le suministre los bienes o servicios solicitados. Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro El pedido en firme se produce una vez que el vendedor acepta la propuesta de pedido por parte del comprador.

13 Gestión administrativa 3. Documentos relacionados con el proceso de compraventa ELEMENTOS Número del pedido, lugar y fecha en que se efectúa. Identificación de la empresa que efectúa el pedido. Identificación de la empresa a la que se formula el pedido. Condiciones del pedido (dirección de envío, fecha y forma de pago, gastos de envío, etc.). Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro Descripción de los artículos solicitados en el pedido (número de referencia, cantidad, importe unitario e importe total). Firma de la persona que formula el pedido.

13 Gestión administrativa 3. Documentos relacionados con el proceso de compraventa El albarán El albarán es un documento que detalla y justifica la entrega de mercancías que se efectúa al cliente. En él se relacionen la mercancías correspondientes a un determinado pedido y lo acompañan con la finalidad de acreditar su entrega. ELEMENTOS: Identificación de la empresa vendedora y la compradora. Datos del documento. Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro Identificación de la mercancía. Condiciones de entrega: pago, lugar y fecha de entrega. Fecha y firma de la persona que recibe la mercancía.

13 Gestión administrativa 3. Documentos relacionados con el proceso de compraventa Se emitirán el original y tres copias del albarán: • El original para el comprador. • Una copia para el almacén como justificante de salida de la mercancía. • Una copia para el departamento comercial. • Una copia que el comprador debe firmar dando su conformidad y que entrega al transportista que lleva la mercancía. Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro

13 Gestión administrativa 3. Documentos relacionados con el proceso de compraventa La factura La factura es el documento legal expedido por el vendedor, a cargo del comprador, que acredita jurídicamente la compraventa de bienes o la prestación de servicios. Está regulada por el Código de Comercio, la Ley del IVA y el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. ELEMENTOS Número de factura. Identificación del emisor y del destinatario. Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro Descripción de los bienes o servicios objeto de la factura. Cuantía de la operación y datos para el cálculo de la base imponible: tipo de IVA y cuota. Lugar y fecha de emisión. En caso de que el emisor o el destinatario sean una sociedad deberán hacer constar en la factura los datos identificativos de su inscripción en el R. Mercantil.

13 Gestión administrativa 3. Documentos relacionados con el proceso de compraventa Para calcular el importe total de la factura, debemos considerar los siguientes elementos: Importe bruto Resultado de multiplicar la cantidad de cada artículo solicitado por el precio. Descuentos en factura Bonificaciones o rebajas que los proveedores aplican sobre el valor de los productos. Gastos en factura Portes, seguros… Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro Una vez aplicados al importe bruto los descuentos en factura y los gastos, se aplicará el tipo de IVA correspondiente, con lo que obtendremos la cuota de IVA. Impuestos Esta cuota se sumará a la base imponible y se obtendrá el importe total de la factura.

Tipos de instrumentos de pago 13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro El pago de la cantidad estipulada en la factura se puede realizar de dos formas: Se paga el precio en el momento en que se recibe la mercancía. Pago al contado Pago aplazado o a crédito Se paga el precio en un momento posterior a la recepción de la mercancía. Tipos de instrumentos de pago Pago en efectivo y en cheque Transferencia y domiciliación bancaria Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro Tarjeta de débito o de crédito Letra de cambio Pagaré

El documento, que suele utilizarse en talonarios, 13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro El recibo El recibo es un documento que expide la persona que recibe una determinada cantidad (el vendedor) para que sirva al que paga (el comprador) como justificante de que realiza la entrega de dinero y que detalla todos los elementos básicos relativos al pago efectuado. El documento, que suele utilizarse en talonarios, consta de dos partes: Es la parte que está sujeta al talonario y que queda en poder de quien expide el recibo como elemento de control. Matriz Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro Es el resguardo que entrega firmado como justificante de pago. Recibo propiamente dicho

Domiciliación bancaria 13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro Instrumentos de pago Pago en efectivo Domiciliación bancaria Tarjeta de crédito Transferencia Tarjeta de débito Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro

13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro . El cheque es un documento mercantil por el que un banco o entidad de crédito se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria. TIPOS DE CHEQUES Cheque conformado Cheque cruzado Cheque nominativo Cheque al portador Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro

13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro

13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro

Flujo de la vida de una letra de cambio: 13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro La letra de cambio es un documento mercantil por el que una persona (el librador) ordena a otra (el librado) el pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha determinada o con un vencimiento concreto. El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero, llamado beneficiario, tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido o endosado la letra de cambio. Flujo de la vida de una letra de cambio: Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro

13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro Acto en virtud del cual el librado se compromete al pago de la letra a su vencimiento. Aceptación Es un compromiso que adquiere una tercera persona de pagar en caso de no hacerlo el librado. El avalista garantiza que la letra se pagará a su tenedor legítimo. Aval Cláusula por la que el tomador puede ceder la propiedad de la letra de cambio a otra persona transmitiendo así todos los derechos resultantes de la misma. Endoso Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro Mecanismo legal para exigir el pago de una letra si esta no es aceptada o pagada por el librado. El protesto tendrá un plazo de cinco días hábiles después del vencimiento. Protesto

13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro El pagaré El pagaré es un título que contiene la promesa de pagar una determinada cantidad de dinero, por parte de la persona que lo emite (el firmante) a otra que se denomina beneficiario o tenedor. El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, supone una promesa incondicional de pagar una suma de dinero en moneda nacional o su equivalente internacional, no una orden de pago. El pagaré puede ser endosado de forma similar a la letra de cambio y avalado por parte de un tercero diferente al firmante o persona que promete realizar el pago de la cantidad determinada. Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro

13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro El IBAN El IBAN ( International Bank Account Number) o código internacional de cuenta bancaria es un código alfanumérico que identifica una cuenta bancaria determinada en una entidad financiera en cualquier lugar del mundo. El objetivo del IBAN es facilitar el tratamiento automático de pagos y cobros transfronterizos, con lo que contribuye a evitar los costes y las demoras asociadas a la transmisión incorrecta o insuficientes de los gastos relativos a las cuentas bancarias. En el caso español el IBAN esta formado , en primer lugar, por dos primeros dígitos que son de carácter alfabético e identifican el país. Los dos siguientes números son dígitos de control y constituyen el elemento de validación de la totalidad del IBAN, y a continuación se completa con los 20 caracteres numéricos actuales del código cuenta cliente ( es decir, consta de un total de 24 caracteres). Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro Código cuenta cliente : 2077 0024 00 3102575766 Código IBAN formato papel : ES76 2077 0024 0031 0257 5766 Código IBAN formato electrónico: ES7620770024003102575766

13 Gestión administrativa 4. Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro Ahora es el momento de: diseñar un adecuado flujo administrativo para el funcionamiento diario de tu empresa cumplimentar todos los documentos del proceso de compra-venta y cobro-pago dentro de tu empresa Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro

13 Gestión administrativa En Resumen Banda Superior Número de unidad en el color principal de la familia, cuerpo 48, centrado En franja gris nombre de la unidad, calibri cuerpo 24, negrita epígrafes primer de nivel , calibri cuerpo 20, negrita Imagen izquierda del inicio de unidad (2 bloques de imagen) Cuadro de texto: Nivel 1 - calibri 20 Nivel 2 - calibri 18 Nivel 3 - calibri 16 Nivel 4 - calibri 14 Otros elementos Cajas, Organigramas… Primer Nivel Cajas de texto color principal, texto calado por blanco Segundo nivel Cajas de texto fondo blanco, línea color principal texto en negro