Pontificia Universidad Javeriana Centro de Consultoría y Educación Continua INFORME FINANCIERO CENTRO DE CONSULTORIA Y EDUCACIÓN CONTINUA Corte a 31 de Mayo de 2012

Informe Financiero Enero a Mayo de 2012 ÍtemBarranquillaBucaramangaPastoCali EduconCali ConsultoriaOficina CaliTotal Ingresos$ $ $ $ $ $ $ Costos variables (Programas Ed. Continua)$ $ $ $ $ $ Costos Fijos (Oficina)$ $ $ $ $ Inversiones $ $ $ $ Excedente / Deficit$ ($ )$ $ $ ($ )$

Proyecciones Ingresos 2012 Educación Continua Contabilizado a 30 de mayo$ Educación Continua pendiente antes de 30 mayo$ Educación Continua facturado junio$ Educación Continua aprobado$ $ Consultoria Contabilizado$ Consultoria pendiente$ $ $

Estado Presupuesto 2012 (a mayo 31 de 2012) Tener en cuenta gastos presupuestados q afectan el margenPresupuestadoEjecutadoDisponible Gastos presupuestados of barranquilla $ $ $ Gastos presupuestados of Bucaramanga $ $ $ Gastos presupuestados of Pasto $ $ $ Ed Continua año iniciados 2011 y finalizados 2012 $ $ - $ $ $ Tener en cuenta gastos presupuestados q afectan el margenPresupuestadoEjecutado Ingresos años anteriores (anulación de facturas) $ ( ) $ ( ) Gastos años anteriores (anulación de facturas $ $ $ $ Sin margen (gastos reembolsables) $ AsignadosPresupuestadosDisponibleEjecutado (contabilidad) Ingresos $ $ $ $ Gastos variables (incluye adición para anulación de facturas) $ $ $ $ Proporción de gastos variables sobre ingresos 56%62%

Proyectos Aprobados pendientes por presupuestar Educación Continua y Consultoría CerradoInversión Suramericana $ Concentrados de Buga $ Buenaventura Fitac $ Gases de Occidente Gerencia de Proyectos $ Banco Agrario $ Camacol $ AAA Barranquilla $ Asocaña $ Pichichi RS $ San Isidro $ $ Proyecciones Ingresos 2012

Adición presupuestal a solicitar estimada Costos Diplomados $ Adición a solicitar para ejecutar los ingresos disponibles con un 40% de margen $ Ingreso disponible en presupuesto $ Devolución de ingreso de eventos cancelados $ Ingreso disponible total $ % de los ingresos disponibles $ Gastos disponibles $ Adición estimada a solicitar

CAUSAS IDENTIFICADASAcción a llevar a caboResponsable No se tiene soporte del pago en las oficinas del CCEC para generar factura el mismo día o cercano a la fecha de pago. La persona realiza el pago, sin embargo; no envia soporte a la oficina de Educación Continua, por lo cual no se tiene conocimiento de que se debe facturar. Implementación de la generación del pre-recibo. Mientras se implementa ese proceso: Realizar revisión de pagacuentas para identificar partidas pendientes; para lograr facturar en el mismo mes y evitar problemas de conciliaciones y estampillas. Tesoreria dará acceso a secretarias de las oficinas al pagacuentas. Generar factura con base en pago identificado en el paga cuentas, verificando previamente con el participante información. Enviar factura a Tesoreria Nota: si no se tienen datos de la persona que aparece en el paga cuentas, no se puede inscribir y por tanto no se puede generar factura Secretarias - CCEC Las secretarias de las oficinas tienen a cargo muchos procesos (logísticos y administrativos), que en algunas ocasiones no les permiten cumplir con la facturación el mismo día en que se llega el soporte de pago. Especialmente día viernes y sábado, en que se ejecutan los programas. Para cursos que inician viernes en la noche (que son la gran mayoría) y el participante entrega soporte de pago ese mismo día, se factura sábado o lunes siguiente en lo posible (3 días después) Establecer como prioridad el proceso de facturación para cumplir con compromisos establecidos con la vicerrectoria y evitar incovenientes en la conciliación bancaria. Excepciones: Los pagos recibidos los días viernes y sábados se facturarán el lunes siguiente, si no se logra facturar el mismo día (por atención de participantes) Fin de mes. Pagos recibidos a final de mes que no se identifiquen, se facturan el 1 día habil del mes siguiente, una vez el sistema este abierto. Secretarias - CCEC Se recibe soporte de abono, para dejar ingresar a la persona al programa y se espera a que realice el pago del saldo que generalmente no pasa de 30 días, para generar una sola factura. Generar Plan de Pago para todos los casos en que no se realice pago total del programa. Los abonos a cuotas de plan de pagos, son aplicados por Tesoreria; por lo cual el voucher entregarse el mismo día a Clara Vargas (para el caso de las otras oficinas debe remitirse escaneado) Revisar y socializar con subdirección comercial del Centro este procedimiento, para tener claridad sobre lo que se puede ofrecer al participante. CCEC - Secretarias CCEC - Catalina Vanegas (socialización) Implementar la generación de planes de pago para las oficinas de B/quilla, B/manga y Pasto. Solo faltan permisos en el sistema y capacitación Financiación y Cartera El participante realiza pago por menor valor al que corresponde tanto del programa, como de la cuota inicial establecida mínima (31%) y se espera a que realice el pago del saldo para generar factura Generar plan de pagosSecretarias - CCEC Facturación - Acuerdos

CAUSAS IDENTIFICADASAcción a llevar a caboResponsable Item no creado en SF o Billig Una vez se solicite la apertura presupuestal, revisar que los programas enviados por el CCEC esten activos tanto en SF como en BI Financiación y Cartera Problemas técnicos con el sistema que no permiten generar las facturas a tiempo: Claves contables Bancos (para aplicar pagos) - Caso Pasto Problemas con SICEC para inscribir a personas y por ende para generar factura Problemas de dirección. No se puede generar la factura por que no hay dirección permanente en people, aún teniendo dirección registrada en SICEC. Se debe anular la factura e ingresar en people la dirección permanante para poder realizar el proceso. Solucionar los problemas de parametrización de los sistemas de información CSI Vicerrectoria Administrativa CAUSAS IDENTIFICADASAcción a llevar a caboResponsable Tesoreria aplica pagos para facturas CGEN o abonos de planes de pago; cuando llegan los soportes físicos. El acuerdo establecido es que las oficinas de las otras ciudades hacen un envio semanal a la Sede Pance con documentos generados (voucher de pago - facturas), los cuales toman generalmente 2 días en llegar a Cali. Sede Norte realiza envios cada día de por medio con mensajero de la Universidad Relizar entrega de soportes de abono a Tesoreria diariamente, para el caso de Pance. Para el caso de las otras oficinas, se debe remitir escaneado el soporte de pago del abono, indicando número de factura y nombre del participante a Clara Vargas. Tener en cuenta que los cierres se hacen al otro día a primera hora. Pueden presentarse pagos hasta las 7:00 p.m. Los soportes físicos para la aplicación de pagos, se deben realizar más seguidos Secretarias CCEC (en caso de ser requerido) Errores de aplicación de pagos Dar refuerzo a la secretaria de Pasto en el proceso de facturación, pues pasaron 6 meses desde que se realizó la inducción para ejecutar el proceso Financiación y cartera Facturación - Acuerdos