Solución de telefonía IP y Comunicaciones Unificadas

Agenda Introducción Comunicaciones Unificadas Telefonía: Descripción de los botones e iconos del teléfono Realizar llamadas Contestar llamadas Transferir llamadas Capturar llamadas Retener llamadas Realizar conferencias Desvió de llamadas Remarcación del ultimo numero Manejo de cobertura de llamadas Buzón de voz

¡Bienvenidos! El objetivo de esta guía es dar a conocer una de las herramientas con las que cuenta la compañía: Su teléfono. Con esta herramienta se logrará alcanzar un óptimo aprovechamiento de las comunicaciones, identificar los beneficios y las múltiples opciones que tiene para comunicarse con el resto del mundo.

Comunicaciones Unificadas Las comunicaciones unificadas integran voz, video y datos, y ofrecen a los usuarios de Proexport una amplia variedad de funciones y herramientas de comunicación como lo son la telefonía IP, la mensajería por correo electrónico, mensajes de voz, chat; video, presencia, las cuales apuestan a una era de colaboración tecnológica fundamentada en accesibilidad, movilidad, productividad, presencia, interacción y disponibilidad.

Comunicaciones Unificadas Las comunicaciones Unificadas que conforman la compañía tienen alcance global, es decir, en todas las sedes donde Proexport tiene presencia, impactando a más de 540 usuarios Impactamos con este proyecto: 7 oficinas en Colombia y Bogotá (sede principal y Museo) 38 oficinas comerciales en el exterior

La solución en Proexport y sus componentes

Abr-01-13 Abr-13-13 Abr-27-13 May-31-13 Road Map de Salida Telefonía Bogotá instalada y en Servicio Despliegue de la solución en Regionales Telefonía Miami instalada y en Servicio Despliegue de la solución en resto del mundo Abr-01-13 Abr-13-13 Abr-27-13 May-31-13

Teléfono Modelo 9608

Teléfono Modelo 9608 Botones Lámpara indicadora de mensaje Botones de línea o servicio Despliegue de funciones de pantalla Botones de acceso a las funciones de pantalla

Teléfono Modelo 9608 Botones Control para moverse entre las funciones de pantalla Tecla de salida rápida al menú principal Historial de llamadas Control de volumen Silencio

Teléfono Modelo 9608 Botones Acceso a mensajes Acceso a contactos Acceso al menú de Avaya Diadema ON/OFF Altavoz ON/OFF

Teléfono Modelo 9608 Íconos Llamada perdida: No se respondió una llamada o se remitió al correo de voz. La llamada entrante está dando una alerta La llamada está activa La llamada está retenida La conferencia está activa La conferencia está retenida

Teléfono Modelo 9608 Íconos Usar la flecha de navegación derecha o izquierda para ver páginas, pantallas u opciones adicionales. Desplazarse a la izquierda para ver otras opciones Desplazarse a la derecha para ver otras opciones Desplazarse hacia arriba o hacia abajo cuando hay más información de la que puede mostrarse en el área de aplicación.

Atención de llamadas Cuando usted recibe una llamada entrante, parpadea el LED verde asociado con la llamada. Conteste una llamada entrante de las siguientes maneras: • Levantando el auricular o presione el botón de línea cuyo LED verde está parpadeando por la llamada entrante. Para contestar por altavoz presione el botón Speaker. Si se encuentra en otra llamada, presione el botón de HOLD y luego la línea que indica la nueva llamada Cada teléfono está habilitado para atender tres llamadas simultaneas.

Realizar llamadas Llamar a una extensión: Levante el auricular. Marque el número de la extensión Espere que le conteste Realizar una llamada externa: Marque 0 para tomar línea Digite el número telefónico y espere un tono Hable. Alternativas para descolgar el teléfono: Levantando el auricular Presionando el botón Speaker Presionando el botón Headset Presionando un botón de línea disponible

Retención de llamadas 1. Presione el botón Hold para poner en retención su llamada activa. (Nota: El LED verde con parpadeo rápido al lado del botón de línea indica que la llamada está en retención) 2. Para reanudar la llamada, presione el botón de línea donde está retenida la llamada.

Tranferencia de llamadas 1. Presione el botón Transfer. 2. Marque el número de extensión y anuncie la llamada, y cuelgue. 3. Para transferir la llamada, presione el botón Terminar nuevamente.

Captura de llamadas Esta facilidad presenta dos variables: Captura de grupo: Permite capturar las llamadas de mis compañeros de área. Se levanta el auricular y presiona la tecla captura que aparece en la pantalla de su teléfono (Nota: las extensiones previamente han sido configuradas por el administrador dentro del grupo de captura).

Remarcación del último número marcado Pulsar botón Redial.

Desvío de llamadas Esta función permite direccionar las llamadas de una extensión a otra cuando el usuario no se encuentre en su puesto y desee que sus llamadas sean recibidas por otro colaborador o compañero de área. Para activar este servicio, levante el auricular marcar *71, ESPERAR EL TONO de confirmación, y digitar la extensión donde desea direccionar las llamadas. Para desactivar la función levante el auricular, marcar #71, ESPERAR EL TONO DE CONFIRMACION. Este servicio también puede ser realizado dese el botón asignado con esta facilidad.

Conferencia 1. En la pantalla Teléfono, seleccione la llamada activa. 2. Pulse Conf. 3. Marque el número de teléfono o llame a la persona de la lista Contactos o llame a la persona digitando el numero telefónico. 4. Cuando la persona responda, pulse Unir u OK para agregar a esa persona a la llamada ya existente. 5. Pulse Agregar y repita estos pasos para agregar otra persona a la llamada en conferencia.

Conferencia Pulse Descon. en cualquier momento para desconectar la última persona agregada a la llamada en conferencia. Colocación de una llamada en conferencia en retención: 1. Presione el botón Hold durante una llamada en conferencia. 2. Si solamente hay una llamada en conferencia retenida, presione la tecla programable Reinicio o el botón Hold para reanudar la llamada en conferencia. (Nota: Cuando usted pone en retención una llamada en conferencia, las otras partes pueden seguir hablando entre sí)

Líneas de apariencia Tomar línea Desvío de llamadas Captura de llamada Retro Llamado Directorio Next Realizar llamada LED: Verde fijo: La aparición de llamada/línea está activa. Verde con parpadeo lento: La aparición de llamada/línea está sonando. Verde con parpadeo rápido: La aparición de llamada/línea está en retención. Verde con parpadeo muy rápido: Hay una conferencia o transferencia pendiente.

Registro de llamadas El registro de llamadas permite ver una lista de sus llamadas recientes o para ver listas separadas de sus llamadas salientes, contestadas o perdidas. Presione el botón History (Nota: puede ir al principio de la lista presionando el botón History de nuevo) 2. Desplácese a la derecha o izquierda para ver listas separadas de todas las llamadas y de las llamadas perdidas, contestadas o salientes.

ADICION DE UNA ENTRADA DEL REGISTRO DE LLAMADAS A SU LISTA DE CONTACTOS 1. Presione el botón History 2. Seleccione el número que desea agregar a su lista de contactos. 3. Presione la tecla programable Detalles 4. Presione la tecla programable +Contact 5. Para editar el nombre o el número, desplace hacia arriba o hacia abajo y edite según sea apropiado. 6. Presionar la tecla programable Guard o el botón OK

BORRAR UNA ENTRADA DEL REGISTRO DE LLAMADAS 1. Presione el botón History 2. Seleccione el número que desea eliminar. 3. Presione Más > Borrar. 4. Presione de nuevo la tecla programable Borrar para confirmar.

ACERCA DEL MENU AVAYA Puede usar el Menú Avaya para ajustar y personalizar su teléfono, configurar el registro de llamadas, seleccionar el idioma en pantalla, ver los ajustes de la red y desconectarse: MENU: • Opc. pant. y sonid. • Opciones avanzadas • Información de red • Configuración VPN su ausencia.

ACERCA DEL MENU AVAYA Puede usar el Menú Avaya para ajustar y personalizar su teléfono, configurar el registro de llamadas, seleccionar el idioma en pantalla, ver los ajustes de la red y desconectarse: MENU: • Opc. pant. y sonid. • Opciones avanzadas • Información de red • Configuración VPN su ausencia.

ACERCA DEL MENU AVAYA •Configuracion de llamadas MENU PRINCIPAL •Configuracion de llamadas • Asignacion de Abreviados • Asignacion de Favoritos • Configuracion de Aplicaciones • Opciones de Pantalla y sonido • Idioma y regiones • Opciones Avanzadas

OPCIONES Y CONFIGURAR Config. llamada: le permite activar o desactivar la visualización del cronometro de llamada, las alertas visuales, y la visualización de las llamadas entrantes; configurar la opción de remarcación; y configurar el trayecto de audio al altavoz o a la diadema. Config. Aplicaciones: le permite activar o desactivar el registro de llamadas. Opciones avanzadas: le permite seleccionar el idioma en pantalla; ajustar el control automático de ganancia en el auricular, diadema y altavoz. Pantalla/Sonido: le permite ajustar el brillo y el contraste de la pantalla, seleccionar su patrón de timbre, activar o desactivar los sonidos del clic de los botones, y activar o desactivar los tonos de error. Información de red: muestra un resumen de los parámetros relacionados con la red para su teléfono, como parámetros IP y calidad de servicio. Desconectar: le permite desconectar su teléfono para evitar el uso no autorizado durante su ausencia.

Buzón de voz Consultar mensajes La consulta de mensajes se puede hacer digitando el numero de la extensión del correo de voz o pulsando el botón de mensajes. El sistema lo guiara paso a paso para personalizar y consultar sus mensajes de voz. La clave inicial es XXXX Nota :Los usuarios que tengan permisos por el administrador, podrán escuchar sus mensajes desde su el Outlook (el mensaje es enviado como un archivo adjunto)

Buzón de voz Grabar nombre y clave La consulta de mensajes se puede hacer digitando el numero de la extensión del correo de voz o pulsando el botón de mensajes El sistema lo guiara paso a paso para personalizar y consultar sus mensajes de voz. Nota: una vez digite su extensión y numeral , clave y numeral. Elija la opción 5 la cual está oculta: Escuche con atención Cambie su clave Grabe su nombre Nota :Los usuarios que tengan permisos por el administrador, podrán escuchar sus mensajes desde su el Outlook (el mensaje es enviado como un archivo adjunto)

Todas sus inquietudes las puede publicar en la extensión 89900 estaremos atentos

Gracias