Natalia Cantillano Mora LA valoración y selección de Documentos y el buen uso de la información Natalia Cantillano Mora III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Temas a tratar Costa Rica: Contexto Ley 7202 y la valoración de documentos Diagnóstico sobre el Desarrollo Archivístico Costarricense Nuevas estrategias en materia de valoración de documentos Retos por asumir III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Costa rica, Breve contexto Área: 51,100 km2 321 instituciones públicas Población: 4,872 millones (2013) III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Costa rica, Breve contexto 1990 Ley 7202 del SNA 1995 Reglamento a la Ley 7202 del SNA III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Costa rica, Breve contexto Formación 1978 Diplomado en Archivo Administrativo 1995 Bachillerato en Archivística 2005 Licenciatura en Archivística Actualemente existen 200 bachilleres y 32 licenciados en archivo III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

valoración documental Explosión documental: Sociedad más compleja y burocrática Nuevas tecnologías Aumento de población y de servicios Mentalidad consumista. (consumo de información) Falta de confianza (rasgo de nuestro tiempo). Palabra ha perdido valor probatorio. III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Ley 7202 divide el proceso de valoración en 2 fases Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Funciones Integrantes CISED Art. 33 Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos Consultar a la CNSED cuando debe eliminar documentos Integrantes Encargado del Archivo Asesor Legal Superior Administrativo REGLAMENTO CISED Artículo 138: establecen que los miembros del CISED pueden delegar su función en este órgano, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Además, de nombrar un presidente o secretario de acuerdo con la LGAP, que permanecerán en su cargo un año, pudiendo ser reelectos. Artículo 139: Los CISED pueden integrar miembros adicionales, según los objetivos y funciones específicas de cada entidad, en calidad de observadores. III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

CNSED Art. 31 y 32 Integrado por Funciones Presidente de la JAAN quien preside Jefe Departamento Documental, Vicepresidente Técnico nombrado por la DG Un reconocido historiador Jefe o encargado del AC de la entidad productora de los docs. Integrado por Dictar normas sobre selección y eliminación de documentos de acuerdo con su vcc Resolver las consultas sobre eliminación de documentos de los entes productores. Funciones No olvidar el artículo 35 que indica: Todas las instituciones a que se refiere el artículo 2o. de la presente ley, incluida la Dirección General del Archivo Nacional, estarán obligadas a solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, cada vez que necesiten eliminar algún tipo documental. También deberán considerar las resoluciones que al respecto emita la Comisión, las que serán comunicadas por escrito, por medio del director general del Archivo Nacional. REGLAMENTO CNSED Artículo 117:Establece como Director Ejecutivo de la CNSED al Director General del AN Artículo 119: indica que tanto el técnico nombrado por la DG como el historiador permanecerán en su puesto por dos años, pudiendo ser reelectos. III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Reglamento a la Ley 7202 Art. 131 Instrumentos Tablas de plazos Constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en la oficina o institución, con sus características y se fija el valor administrativo legal Valoraciones parciales Se utilizan para eliminar uno o varias series documentales que han perdido su vigencia administrativa y legal. Fondos cerrados Art. 131 Instrumentos III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Aplicación de la Ley 7202 Inspecciones, asesorías y capacitaciones Archivos organizados con necesidad de determinar los plazos de conservación de los documentos 1990 2010 III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

PAPEL de la CNSED durante el período 1990-2010 Emisión de directrices Tres directrices relacionadas con series documentales y casos específicos Normalización de formularios y metodología de valoración III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

En 2011…. XXIII Congreso Archivístico Nacional. «Estado de la situación archivística en Costa Rica: una mirada al desempeño nacional» En el marco del 130 Aniversario de la creación del Archivo Nacional y a 21 años de haberse promulgado la Ley 7202 se efectuó este diagnóstico que analizó cinco áreas a saber: Organización de los archivos y sus fondos. Conservación, infraestructura, mobiliario y equipo Rectoría del Sistema Nacional de Archivos Valoración y Selección Documental Grupo interdisciplinario, entre funcionarios del AN y archivistas del SNA, de instituciones como el ICE; UNA; PANI; Municipalidad de Curridabat, MEP; FONABE, Museo Nacional, entre otros. III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Recomendaciones en materia de valoración Incrementar la elaboración y divulgación de normas técnicas archivísticas en los diferentes procesos, entre ellos valoración documental (papel y electrónico) para estandarizar el quehacer archivístico nacional Mejorar el servicio que presta el AN y la CNSED en el trámite de selección y valoración documental: mejorar la metodología y tiempo de respuesta, normas e instrucciones claras, normalización de instrumentos, listados de documentos con valor científico cultural, etc. Recomendaciones a mediano y largo plazo a los diferentes actores del SNA; entre ellos el ente rector, a los archivos administrativos parte del Sistema Nacional de Archivos y los archivistas a cargo, la CNSED, centros de educación superior que ofrecen la carrera de Archivística, a la CNSED, a los jerarcas del las instituciones del SNA III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Analizar los aciertos y desaciertos en la gestión de 20 años de la CNSED en el campo con el fin de replantear la metodología de trabajo utilizada y la consolidación de los criterios aplicados. Formular criterios de valoración que sirvan de guía para la CNSED y los archivos del SNA que incluyan medidas para la producción y conservación de éstos, de manera que se convine un trabajo de valoración más proactivo Actualizar la lista de tipología documental con valor científico cultural y darla a conocer a los archivistas del SNA como un documento de orientación y referencia.   III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Evaluar la formación profesional que se imparte e implementar las medidas de mejora que correspondan por cuanto llama la atención de los bajos porcentajes de aplicación de los procesos archivísticos . III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Resultados a partir del 2011 Se conformó una comisión de personal del Archivo Nacional integrada por representantes de la Asesoría Legal, profesionales del DSAE encargados de valoración documental. Planificación institucional.   Los integrantes de dicha Comisión analizaron la información, tanto del marco jurídico como técnico, según el ámbito de formación y competencia respectivo. El análisis técnico se fundamentó en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, así como en lo señalado en los instructivos para la elaboración de tablas de plazos de conservación de documentos y solicitudes de valoración parcial, publicados en el diario oficial La Gaceta N° 195 de 10 de octubre de 2002 y el criterio técnico de los profesionales en valoración. Se tomaron en cuenta las regulaciones establecidas en la Ley Nº 8220 de protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, y sus reformas, así como el Reglamento respectivo. También, se consideraron los criterios legales expuestos en los oficios AL-163-2011 y AL-164-2011, ambos de 22 de setiembre de 2011, remitidos por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos mediante oficio CNSED-155-2011 de 25 de octubre de 2011. Dichos criterios se refieren a los plazos de actualización de las Tablas de Plazos y sobre la permanencia y participación de asesores externos de las instituciones en las sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Además, se tomaron en cuenta las inquietudes planteadas por el sector bancario nacional a esta Comisión a través del oficio CAI-01-2011 de 06 de abril de 2011 y las consultas planteadas ante la CNSED por instituciones como la CCSS (oficio CISED-001-2012 de 14 de marzo de 2012 y el ICE (oficio 226-44-2012 de 27 de febrero de 2012) sobre la posibilidad de elaborar Tablas de Plazos homólogas para varias unidades administrativas. Así, se impulsó una nueva estrategia metodológica institucional, en aras de cumplir de manera más eficiente y eficaz, con lo establecido en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento, en materia de valoración documental. Con esta propuesta se pretendía un cambio en la tramitación de las solicitudes de valoración, aprovechando las buenas prácticas que en el pasado han dado resultados positivos y combinándolas con nuevas estrategias, a fin de afianzar la condición de órgano rector del Sistema Nacional de Archivos, que la Ley 7202 le asigna al Archivo Nacional. Pero antes….. CNSED 01-2011 y 01-2012 III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

CNSED: 7 resoluciones que regulan Metodología Normalización de instrumentos Declaratorias generales de documentos con valor secundario Órganos colegiados o superiores Áreas de Planificación Institucional Áreas de Auditoria Interna Áreas de Asesorías Legales o Jurídicas Institucionales Áreas de Recursos Humanos Áreas Financiero Contables Proveedurías Institucionales III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Eficiencia en la labor de la CNSED Descripción de las solicitudes recibidas 2012 2013 2014 Cantidad de trámites recibidos 107 123 122 Cantidad de tablas recibidas 577 634 582 Cantidad de series recibidas 8.152 11.193 10.436 Año % de cumplimiento 2012 76% 2013 87% 2014 94% III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Universidad de costa Rica Cambio del plan de estudios de la Carrera de Archivística, implementación a partir de 2014 Se toman recomendaciones del FIED (PCOM) 2016 se impartirá nuevo plan sobre evaluación de documentos III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Identificación documental Órgano Productor Competencia Funciones Órganos Administrativos Actividades Tipos documentales Series documentales Identificación documental Proceso básico antes de iniciar la evaluación de documentos. Series documentales: unión de tipos documentales similares, con una función y un productor similar Para la identificación del organismo productor es necesario que se acuda a diferentes fuentes de información, que varían dependiendo de las características de la propia documentación, es decir si se trabaja sobre documentación reciente ó documentación histórica, o si la identificación es para un fondo público o privado. COMPETENCIA la competencia es la medida de potestad que corresponde a cada órgano, siendo siempre una determinación de normatividad, la competencia se constituye por razón de la materia Por lo tanto hay dos puntos de partida, así: Identificar el sujeto productor, es decir el que produce la documentación. Identificar su actividad administrativa. A la hora de situar en el proceso de definición de los órganos productores, se deben contemplar los siguientes instrumentos, para efectuar su análisis: Boletines Oficiales Repertorio Legislativo Índice de Organismos Repertorio de Organigramas Fichas Fuente: La Torre Merino, José Luis y Mercedes Martín-Palomino y Benito (2000) “Metodología para la Identificación y Valoración de Fondos Documentales” III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Organismo productor (fondo y subfondo) Fechas de creación Estatuto jurídico Historia (antecedente y sucesor, cuando aplique) Dependencia jerárquica (de quién depende/quiénes dependen de él) Normativa Funciones Análisis Funcional (Macroprocesos, Procesos, Operación/ Subproceso, Series documentales) Estructura interna Observaciones III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Serie documental Serie documental Definición de la serie Contenido Original Copia ¿Cuáles otras oficinas tienen original? ¿Cuáles otras oficinas tienen copia? Soporte Fechas extremas Clase documental/Soporte Cantidad en metros lineales Clasificación Ordenación Instrumentos descriptivos Acceso Series documentales relacionadas (duplicadas o subordinadas) Función Diagrama de Flujo (Trazabilidad) Marco jurídico: (Normativa relacionada) Vigencia administrativa-legal/ Archivos de gestión Archivo Central Observaciones III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Facilitar el acceso Ahorrar espacio Reducir costos Objetivos de la materia de valoración: Reducir costos Ahorrar espacio Facilitar el acceso III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Retos de la CNSED para el futuro III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

Trabajo en macrovaloración documental Valoración del documento electrónico Por mencionar algunos….. III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015

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natalia.cantillanomora@ucr.ac.cr III Jornada Internacional de Archivos. Tacna Perú 21-23 de octubre 2015