PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ACTIVIDAD N° 2 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL   GRUPO 06     ESTUDIANTES   DORIS ANGÉLICA RODRIGUEZ MANFLA YUDY NAYIBE SANABRIA PEÑA TUTOR JAIRO HERNÁN DIAZ   BOGOTA D.C

INTRODUCCIÓN Las siguientes diapositivas se realizan con el fin de darle una mayor comprensión y discernimiento a uno de los pasos a seguir, en el tratamiento del ciclo vital de la documentación siendo el principal tema que nos atañe como es la gestión y el trámite documental, basándonos especialmente en el Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, y a la vez será una útil herramienta para todas aquellas personas interesadas en conocer más de este contenido.

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL - PGD Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Esta política es liderada por el Archivo General de la Nación cuyos lineamientos están articulados con el Programa de Gestión Documental 18 Artículo 21 de la Ley 594 de 2000. Les presentamos un video con términos relacionados a la gestión documental

Enlace ► https://youtu.be/MFDO8005Qb8 Se encuentran establecidos en el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, están incluidos dentro de las etapas de creación, mantenimiento, difusión y administración, se fundamentan especialmente en los principios orientadores de eficiencia, eficacia, economía, transparencia, medio ambiente, cultura archivística, interoperabilidad, neutralidad tecnológica, orientación al ciudadano, entre otros, se caracterizan por no ser lineales e interactuar de manera simultánea y requieren ser desarrollados e implementados por las entidades a partir de su propia realidad y contexto. Enlace ► https://youtu.be/MFDO8005Qb8

OBJETIVOS DEL PGD Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

PROCESO DE GESTIÓN Y TRÁMITE Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción, la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. Es el recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Con las funciones de revisar, registrar, asignar, digitalizar y distribuir. En este proceso se identifican los diferentes trámites de acuerdo con la competencia de cada dependencia y las funciones designadas que a su vez se establecen tiempos de respuesta y vigencia de los trámites. Como producto de esta actividad se encuentran los flujos documentales. Cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales.

En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. Y de acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.

FINALIDAD Realizar el conjunto de acciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones de los documentos así como la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta, el control y seguimiento a los trámites hasta la resolución de los asuntos que gestiona el archivo General de la Nación.

BENEFICIOS Disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados . Al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinando documento. Se estandariza la documentación emitida. Todo se realiza legal y organizada.

IMPORTANCIA La relevancia de este proceso abarca desde el registro de los documentos del sistema hasta la resolución de los asuntos del archivo general de la nación. El curso de este procedimiento implica las siguientes actividades:

ACTIVIDADES DEL PROCESO RECEPCIÓN DE SOLICITUD O TRÁMITE Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los periodos de vigencia y tiempo de respuesta.

Registro, vinculación a un trámite y distribución de documentos. Articular y promover la difusión, los instrumentos que facilitan la información pública, señalados en la Ley de 1712 de 2014. Consulta de documentos de archivo incluye, difusión, disponibilidad, canales de acceso y recuperación de información Control y seguimiento a la atención en tiempos de respuesta a los trámites hasta que estén finalizados. http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/PGD%20AGN%2029-12-2014.pdf

RESPUESTA Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. 

Seguimiento y control a la atención de comunicaciones oficiales. Difusión de uso de trámites y servicios en sede electrónica para usuarios externos. Seguimiento y control a la atención de comunicaciones oficiales. Seguimiento, control y disponibilidad de expedientes en archivos de gestión. Normalización de asuntos institucionales, que permita la parametrización de sistemas de información y el lenguaje más accesible y claro al ciudadano. Se complementa con las acciones programadas por el plan institucional de archivos PINAR. http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/PGD%20AGN%2029-12-2014.pdf

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA ARTÍCULO 74 Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable. LEY 527 DE 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE 2000 Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. LEY 1266 DE 2008 Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones. LEY 1581 DE 2012 Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Resolución 089 de 2013. Por medio de la cual se adopta el nuevo Reglamento Interno de Archivo y Gestión Documental del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Ley 1437 de enero 18 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. Ley 19 de enero 10 de 2012. Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO Orfeo es un sistema de Gestión Documental y de procesos desarrollado inicialmente por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creación colectiva. Orfeo permite incorporar la gestión de los documentos a los procesos de cualquier organización, automatizando procedimientos, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como tóner de impresora, papel, fotocopias, entre otros, así como el control sobre los documentos. Además de la SSPD, Orfeo está siendo utilizado y/o implementado en un sin numero de entidades tanto públicas como privadas que reúnen ya más de 15000 usuarios y está siendo estudiado su uso por parte de entidades y organizaciones en otras partes del mundo, gracias a su filosofía de Software Libre . Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (GNU/Linux, Unix, Windows, ...), con diferentes bases de datos (PostgreSQL, Oracle y MS SQL Server), además maneja múltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando así obtener independencia de plataforma tecnológica y reducción de costos en la implementación.

ORFEO Video relacionado a este Sistema integrado de Gestión

Procedimientos : Al momento de la recepción se debe verificar que estén completos los documentos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En esta etapa cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. Los invitamos a ver el siguiente video relacionado al trámite documentario

comunicaciones oficiales El desarrollo de estos procedimientos está relacionado con los siguientes documentos del Sistema Integrado de Gestión (SIG): GDO-P-01 Gestión de las comunicaciones oficiales Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Constitución Política de Colombia 1991. Artículo 15, Artículo 20, Artículo 23, Artículo 74 y Artículo 94. Ley 1474 de julio 12 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Circular externa 005 de 2012. Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel. Directiva presidencial 004 de 2012. Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública. Acuerdo 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Artículos relacionados a las unidades de correspondencia, radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Decreto 229 de 1995. Presidencia de la república Norma Técnica de Calidad NTC-GP 1000:2009. Manual Imagen Corporativa del AGN. Por medio del cual se reglamenta el servicio postal. Decreto 2150 de 1995. Ministerio de Justicia y del Derecho. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 056 Consulta de documentos Es la acción que se realiza para acceder al contenido de la información de uno o varios documentos con el fin de conocer la información que contienen. Actividades Cada responsable del archivo de gestión de la dependencia encargada, es quien puede gestionar el préstamo de los documentos y el control de los mismos. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y hasta obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para cada caso). Para el cumplimiento de este fin, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, escrita, por correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes (control de préstamos). La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal. Acuerdo 056 del 5 de Julio del año 2000.

Acuerdo 016 Derechos de petición, quejas y reclamos Requisitos legales y constitucionales Constitución política de Colombia Ley 80 de 1989 Ley 99 de 1993 Ley 190 de 1995 Ley 388 de 1997 Ley 489 de 1998 Ley 594 de 2000 Ley 734 de 2002 Ley 812 de 2003 Ley 962 de 2005 Ley 1098 de 2006 Código Contencioso Administrativo NTC GP 1000:2009 NTC ISO 9001:2008 Demás normas concordantes. Tramitar y responder dentro del término legal, los derechos de petición, quejas y reclamos que son presentados al AGN.

Resolución 352 del 24 de julio de 2013 políticas de seguridad http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/PGD%20AGN%2029-12-2014.pdf

La recepción de documentos Es un proceso donde se realiza la admisión de los documentos remitidos por las diferentes dependencias, organismos del distrito, de otras entidades públicas o privadas y de la ciudadanía en general.

Es necesario saber que: Cada comunicación oficial que ingrese debe tener un radicado que lo identifica y Se clasifican como comunicaciones: internas, recibidas o enviadas.

Esencial que: Los documentos anexos a las comunicaciones oficiales deben venir bien foliadas y cumpliendo con los requerimientos normativos Según el acuerdo 060 en el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las Entidades públicas y las privadas que cumplen con funciones públicas.

La sección de correspondencia tramita de manera organizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones colaborando integralmente a los archivos de gestión, centrales e históricos. Deben contar con personal suficiente y debidamente capacitado y con los recursos necesarios que puedan recibir, enviar, y controlar debidamente el trámite de las comunicaciones, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico etc, que permitan la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que aportan al cumplimiento de los principios que conducen la administración pública. Ojo Ninguna comunicación oficial puede salir de la entidad por un modo diferente a la de la unidad de correspondencia.

Las dependencias deben examinar los tiempos de los recorridos para que den prioridad a las comunicaciones que deben enviar, según el vencimiento de los términos y otros factores que permitan una ágil entrega. Las dependencias no deben radicar comunicaciones fuera de los recorridos. Una vez la información ha sido ingresada dentro del sistema se puede consultar en línea del mismo aplicativo por usuario de ventanilla.

Los servidores que radican las comunicaciones oficiales deben revisar los documentos, proporcionar la información pertinente y orientar a las personas cuando las comunicaciones no cumplen según el instructivo que se esté manejando en el momento, con los lineamientos y certificación de logos sobre trámites o asuntos que se requieren en las dependencias, se devuelven este es el primer filtro de verificación Para el ingreso de las diferentes comunicaciones se realizan actividades y tareas que se detallan en el procedimiento. Recepción y revisión Radicación Ingreso de la información Digitalización de los documentos Organización de la correspondencia para distribuir

La distribución tiene que ver, con las actividades que aseguran y respaldan: que los documentos que sean entregados a sus destinatarios deben cumplir con los procedimientos, como guías de embalaje, correo certificado o los datos en archivo electrónico.   

Siempre debe haber una constancia del recibo de las comunicaciones Siempre debe haber una constancia del recibo de las comunicaciones. Se puede verificar que la dirección es la correcta consultando con la dependencia que la envía para hacer la entrega en la dirección que corresponda. Se ingresa la dirección de la dependencia al aplicativo radicar y éste automáticamente registra en que dependencia que se encuentra las comunicaciones o los documentos. Las comunicaciones son enviadas con el personal de la empresa externa contratada para esta actividad.

  Los documentos producidos y recibidos por las dependencias son objeto de trámites administrativos, en concordancia con la normatividad vigente. Se debe evaluar si merece o no el trámite: Cuando se deba entregar el documento al funcionario competente, se registra en el aplicativo radicar que corresponde, al reparto para el trámite correspondiente, Cuando se presente una petición de un ciudadano, entidad pública o privada. Para obedecer a requerimientos de diferentes sistemas. Otros que sean de competencia de cada dependencia. 

IMPORTANTE ! El funcionario de la Dependencia apoyado en el derecho de turno y los tiempos de respuesta, analiza la solicitud. Cuando la solicitud no sea clara se debe ampliar y/o precisar la petición. Se debe hacer recopilación de la información necesaria para planear la respuesta y entregar a quien corresponda para su siguiente revisión. El documento y la respuesta debe archivarse de acuerdo a la serie, subserie o tipo documental al que pertenezca, siempre y cuando sea un documento de archivo.

Gestión del documento electrónico: Hace referencia a la aplicación de los principios de la gestión documental al manejo del documento electrónico. Aquí el documento se gestiona completamente en ambientes electrónicos sin transcribir en papel. Hoy en día se realiza la gestión electrónica de los documentos soportados en aplicativos como por ejemplo: ATHENTO, MORFEO, SINCO,SIDERMAIL, SISAD, SINAE; Sistemas de Gestión de Calidad con las herramientas ofimáticas a disposición de los servidores.

PROYECTOS en relación al trámite documental Visualización de la información: Integración de sistema de información que faciliten la búsqueda, recuperación y consulta de documentos a través de: Recursos para identificar información (metabuscador). Sistemas de información, de georeferencia y desarrollo de aplicativos móviles.

Integrar sistemas de información que conduzca a realizar un sistema de inteligencia empresarial.

El desarrollo de La gestión y el trámite en el Archivo General de la Nación en cuanto a la atención del ciudadano implica las siguientes actividades: Elaborar documento de oportunidad para la creación de la oficina de atención al ciudadano:

Elaborar las evaluaciones técnicas que permitan mejorar el acceso físico y consulta de información a través de sistemas de información y canales de atención para los ciudadanos que tiene contacto con el Archivo General de la Nación, para ello se realizará:

Evaluación de accesibilidad en espacios físicos de atención al ciudadano e implementar las mejoras en cumplimiento de los lineamientos normativos.

Evaluación de accesibilidad y usabilidad de la información para la atención al ciudadano, incluyen acceso de información a las personas ciegas y con baja visión.

Evaluación para diversificar canales de atención al ciudadano, usuarios o grupos de interés e implementar las mejoras en la prestación de los servicios.

Mapa táctil Seguimiento, control y ampliación de canales de atención, difusión, acceso e información para facilitar la consulta de los documentos de archivos administrativos de los usuarios del AGN incluye usuarios en situación de discapacidad visual y auditiva.

Actualizar periódicamente el contenido de la página web institucional en las secciones asignadas al grupo de archivo y gestión documental.

Actualizar el contenido del audio institucional del número de teléfono fijo (+57+1+3282888), indicando información relacionada con la prestación de los servicios más frecuentes, canales y horarios de atención. Actualizar periódicamente el contenido de preguntas frecuentes y publicar en la página institucional. Elaborar, aplicar la encuesta de opinión para servicios usuarios internos y externos, hacer divulgación y seguimiento a los resultados adoptando medidas de mejoramiento.

Proyectos relacionados a la atención del ciudadano Completar el ciclo de primera caracterización de usuarios internos y externos de todos los trámites, servicios y procedimientos, dar continuidad a su actualización según necesidad. Identificar e implementar mejoras en la prestación de los servicios y acceso a la información y a los trámites, teniendo en cuenta los resultados de la caracterización de usuarios.

En CONCLUSIÓN: La etapa de Trámite o Gestión es la razón de ser del ciclo de vida del documento una vez que se ha incorporado al sistema, interactúa con todas las demás etapas en forma directa y una vez que la información ha circulado a través de los procesos organizacionales, es obligatorio que el resultado de cada proceso sea entregado a quien requiere la información ya sea como el insumo de un nuevo proceso o simplemente para dar cumplimiento a su conservación y con la posibilidad de asignar información de diferentes maneras, entre las que tenemos publicaciones Web, correos electrónicos, integraciones con sistemas, incluso la impresión de nuevos documentos con el fin de optimizar el servicio al usuario.

Reflexión Finalmente este avance nos concientiza de que el desconocimiento y la desinformación con respecto a los procesos de gestión documental pueden llevar a las sociedades y empresas a un caos de desorganización y aportar una deficiente calidad en atención al usuario o cliente. Los invitamos a reflexionar con el siguiente video para comprender a fondo la importancia y la responsabilidad que tiene el profesional de la información a capacitarse continuamente, a actualizarse en los reglamentos y parámetros, a no caer precisamente en la mediocridad y la falta de ética.

Gracias por su atención Video aquí Buen viento y buena mar

cibergrafía Archivo general de la Nación. (s.f.). Programa de gestión documental. Recuperado el 06 de Mayo de 2015, de http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/PGD%20AGN%2029-12-2014.pdf You tube. Video “Con o sin gestión documental” https://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSE You tube. Video “Sistema documental ORFEO” https://www.youtube.com/watch?v=HtpQ2B9CBbk You tube. Video “Sistema de Trámite Documentario – Introducción https://www.youtube.com/watch?v=tyoIbwJTSak You tube. Video “Términos relacionados a gestión documental” https://www.youtube.com/watch?v=1OZ7cEiPcsU&spfreload=10 T., M.M (s.f.). Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental pdf. Colombia.

Ministerio de Relaciones Exteriores. (s. f. ). Prosperidad para todos Ministerio de Relaciones Exteriores. (s.f.). Prosperidad para todos. Recuperado el 15 de Mayo de 2015, de PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL: http://www.migracioncolombia.gov.co/phocadownload/2013-09-30%20Programa%20de%20Gesti%C3%B3n%20Documental.pdf Imágenes Y fotos relacionadas a Gestión documental, trámites, archivo, tecnología, comunicaciones, conocimiento, sistemas integrados de gestión. https://www.google.com.co/search?q=imagenes+predise%C3%B1adas+para+power+point+gesti%C3%B3n+y+tr%C3%A1mite&espv=2&biw=1366&bih=607&site=webhp&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ei=2f1cVY3OM4WfgwTskICQDg&ved=0CAYQ_AUoAQ Interglot. Sinónimos y definiciones. (s.f.). Recuperado el 15 de Mayo de 2015, de http://www.interglot.es/diccionario/es/es/traducir/muy%20necesario?l=es%7Ces