Clase #3 de Access

Temario Consultas Consultas Creación y manejos de consultas Creación y manejos de consultas Macros Macros Relaciones Relaciones

CONSULTAS Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. TIPOS DE CONSULTAS 1. Consultas de selección. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. 2. Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. 3. Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL.

Creación y manejos de consultas Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana Base de datos. Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra en el lateral izquierdo de la ventana Base de datos. Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta utilizando el asistente. o Hacer doble clic sobre la opción Crear una consulta en vista diseño.

Creando consultas Hacer clic sobre el botón nuevo de la ventana Base de datos. Hacer clic sobre el botón nuevo de la ventana Base de datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo: Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente: Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente: Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar. Seleccionar la tabla de la que queremos sacar datos y hacer clic sobre el botón Agregar.

La vista Diseño. Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta. Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrícula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada columna de la cuadrícula QBE corresponde a un campo. Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación Cada fila tiene un propósito que detallamos brevemente a continuación

Detalles da las filas de una consulta Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: se mostrara o no, si se activa o no la casilla. Mostrar: se mostrara o no, si se activa o no la casilla. Criterios: Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta Criterios: Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta

Añadir campos 1. Hacer doble clic sobre el nombre del campo o 2. Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón del ratón arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo. 3. Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la zona de tablas.

Definir campos calculados Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función. Los campos calculados son campos obtenidos del resultado de una expresión o de una función. Operadores. Operadores. operador +, se utiliza para sumar dos números. operador +, se utiliza para sumar dos números. operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos números. operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos números. operador *, se utiliza para multiplicar dos números. operador *, se utiliza para multiplicar dos números. operador ^, se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^ exponente ) operador ^, se utiliza para elevar un número a la potencia del exponente ( número ^ exponente ) operador /, se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante. operador /, se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado de signo flotante. operador \, se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero. operador \, se utiliza para dividir dos números y obtener un resultado entero. operador Mod, divide dos números y devuelve sólo el resto. operador Mod, divide dos números y devuelve sólo el resto. El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto. El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.

Valores concretos Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas: Los valores concretos se deben escribir siguiendo las siguientes reglas: Los valores numéricos se indican poniendo el número sin más. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el símbolo definido en nuestra configuración de Windows; además los valores numéricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresión correcta no puedo escribir (ventas ) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas ) Los valores numéricos se indican poniendo el número sin más. Se tiene que utilizar para separar la parte entera de los decimales el símbolo definido en nuestra configuración de Windows; además los valores numéricos no se pueden escribir formateados, no podemos escribirlos con separadores de miles. Por ejemplo en una expresión correcta no puedo escribir (ventas ) ni tampoco (ventas + 1,000,000), tengo que escribir (ventas ) Ejemplo: 2 Ejemplo: 2 Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ". Ejemplo: ', ' ó ",", 'VALENCIA' Ejemplo: ', ' ó ",", 'VALENCIA'

Funciones predefinidas. DATE() o fecha() devuelve el día en que estamos DATE() o fecha() devuelve el día en que estamos NOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actual NOW() o Hoy() devuelve el día y la hora actual YEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fecha YEAR(fecha) o Año() devuelve el año de la fecha MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha. DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha. Uso del paréntesis. Uso del paréntesis. Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los paréntesis para delimitar cada expresión. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura ( y uno de cierre ). Cuando combinamos varias expresiones podemos utilizar los paréntesis para delimitar cada expresión. Siempre se tiene que utilizar un paréntesis de apertura ( y uno de cierre ). Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1) Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)

Guardar la consulta y Ejecutar la consulta GUARDAR UNA CONSULTA 1. Seleccionando la opción Guardar del menú Archivo. EJECUTAR UNA CONSULTA 1. Desde la ventana Base de datos: 2. Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella. 3. A continuación hacer clic sobre el botón de la ventana de la base de datos.

Modificar el diseño de una consulta Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta: Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas, Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas, Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella. Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella. Hacer clic sobre el botón. Hacer clic sobre el botón.

Las Macros Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc... Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc... También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos. También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.

Crear una Macro Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte. Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad, en principio, de interacción por nuestra parte. Pasos: Pasos: 1. hacer clic en la ficha Macros en la lista de Objetos de la base de datos 2. Se abrirá la Vista de diseño de Macro. Cuando la Macro está terminada, puede guardarse, ejecutarse y cerrarse.

Relacionar consultas Para ello deberás seguir los mismos pasos de cómo relacionar tablas, en este caso tendrás que elegir consultas en ves de tablas; aunque también se pueden relacionar tablas con consultas. Para ello deberás seguir los mismos pasos de cómo relacionar tablas, en este caso tendrás que elegir consultas en ves de tablas; aunque también se pueden relacionar tablas con consultas.

Formularios Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta. Crear un formulario 1. Dar clic en formulario de la lista de objetos 2. Clic en vista de diseño o en asistente.

Utilizando el asistente Campos a incluir: deberás elegir los campos que se mostraran en el formulario. Campos a incluir: deberás elegir los campos que se mostraran en el formulario. A continuación pulsamos el botón Siguiente

Distribución de Formulario En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato y aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución. En esta pantalla elegimos la distribución de los datos dentro del formulario. Seleccionando un formato y aparece en el dibujo de la izquierda el aspecto que tendrá el formulario con esa distribución.

Estilo del Formulario En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario

Título Del Formulario En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario. En esta ventana el asistente nos pregunta el título del formulario, este título también será el nombre asignado al formulario.

Antes de Finalizar Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre: Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre: 1. Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo: 2. Modificar el diseño del formulario, si seleccionamos esta opción aparecerá la vista Diseño de formulario donde podremos modificar el aspecto del formulario, por ejemplo: