Gestión Electrónica Documental (GED) La gestión documental es una tarea muy antigua, que nació debido a la necesidad de "documentar" las actividades, los hechos y la historia de la humanidad por escrito para dar fe de ellos. Pero esta gestión se fue día a día haciendo cada vez más confusa debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los fondos documentales. Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos en formato electrónico.

Definición De ahí que surge el termino Gestión Electrónica Documental que se define como el proceso de transformación de cualquier documento en formato físico a un documento electrónico o digital, en otras palabras la GED es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Categorías Las tecnologías para la gestión de documentos electrónicos se clasifican en: Gestión de documentos: los software para la GD están orientados a resolver el problema de recuperar y gestionar información de manera eficiente, independientemente del formato donde fue formado, permite asociar índices a los documentos para describir características fundamentales como: autor, tipo de documento, etc. Gestión de conocimiento: es un proceso, una forma de relacionar la información y la experiencia, y de colocar el producto obtenido a disposición de otros. Consiste en gestionar y compartir el capital que representa el conocimiento de los miembros de la empresa. Pero es muy difícil distinguir entre la información valiosa y la que no lo es. Imaging: se utiliza para definir el hecho de crear imágenes en formato digital a partir de documentos impresos. Convertir documentos de papel en documentos digitales.

Categorías Flujos de trabajo: se utiliza para automatizar ciertos procesos de trabajo interno de la empresa. Los sistemas se apoyan en versiones del documento que se mueve por los departamentos para su consulta y modificaciones. Esto es diferente al imaging, es crear documentos electrónicos y no imágenes de un documento en papel. Almacenamiento y gestión de información: todos los sistemas necesitan formas eficientes para archivar documentos y datos y coloca los disposición de los usuarios. Se necesitan mecanismos para insertar, recuperar o eliminar documentos para cuando estos se conviertan en registros. Gestión de archivos: es la manipulación de los registros.

Ventajas de los sistemas para GED La aparición de la GED a través de las tecnologías ha permitido: Reducir el espacio físico del archivo. Mantener un único conjunto de información contenida en documentos. Se puede tener acceso a documentos en construcción. Almacenamiento digital de la información. Preservar documentos originales y evitar el deterioro por el uso. Integrar la documentación en procesos de trabajo. Controlar versiones. Eliminar copias incontroladas. Distinguir papel en circulación. Controlar el acceso al archivo. Eliminar perdida de documentación. Mejorar el manejo de información. Evitar redundancia en la documentación. Asociar información a usuarios . Inmediata localización y búsqueda precisa de documentos.

Arquitectura GED Base de datos documental Digitalización y captura de información Aplicación de consulta Documentación Digitalización y captura de la información, pasar la información a un soporte electrónico. S.G.B.D. (Sistema Gestor de Base de Datos) para guardar la información y facilitar su consulta. Aplicación Cliente/Servidor que permita la organización y la consulta de la documentación y la manipulación de la información (modificación, copia, impresión, etc.)

Glosario Archivos automatizados: Es un banco de datos en los que cada registro contiene el texto completo de documentos de carácter numérico (datos de encuesta, tablas estadísticas, listas de precios, importaciones o exportaciones) o textual, que se presentan generalmente en forma de tablas o series temporales Publicaciones Electrónicas: Es aquella que se inicia en formato electrónico, es decir, su planeamiento, edición y procesamiento se realizan mediante programas y computadoras. Para ellos, estas publicaciones se editan exclusivamente en forma de sitios web. Una gran parte de las publicaciones electrónicas tiene como antecedente una publicación impresa Existen diferentes formas de publicaciones electrónicas como las revistas digitales, periódicos y boletines electrónicos, libros y colecciones de ellas, llamadas comúnmente bibliotecas electrónicas.

Glosario Gestión de la Información: se define como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar adecuadamente la información producida, recibida o retenida por cualquier organización en el desarrollo de su actividades. En el centro de la gestión de la información se encuentra la gestión de la documentación (la información que queda plasmada en documentos) y que pude ser de tres tipos: Interna Externa Pública Medio de Almacenamiento: es una tecnología (incluidos los aparatos y materiales) utilizados para colocar, guardar y recuperar datos. Aunque el término de almacenamiento incluye tanto el almacenamiento primario ( memoria ), un medio de almacenamiento por lo general, un lugar para mantener el almacenamiento secundario como el que en un disco duro o una cinta. Formato digital: todos los archivos, carpetas o documentos que se han generado por computador. Ej: fotografía digita, video digital, audio digital, etc.

Glosario Dispositivos Electrónicos: se define como un artefacto o producto fabricado con componentes electrónicos y diseñado para cumplir tareas especificas que satisfagan las necesidades del consumo humano . Como por ejemplo los MP3, GPS, computadoras portátiles, televisores, celulares, calculadoras, etc. Documentos Electrónicos: es cualquier archivo de computadora que tenga un contenido válido para el trabajo de un grupos de usuarios, en otras palabras, es un documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido. Registro: todo documento que se utilice en una empresa. Ej: formularios, correspondencia, puede ser físico o electrónico, con un contenido, una estructura y un contexto determinado. El contenido es la información implícita en el documento. La estructura es la apariencia física o el tipo carta, memo, etc.) y el contexto lo determina el uso y sus propósitos. Un registro se puede categorizar de acuerdo a algún criterio (formato, tipo, etc.) retener por un tiempo y distribuirlo cuando no se necesite mas.