Repositorios para la preservación de documentos archivísticos digitales Claudia Lacombe Rocha

Avance de las tecnologías de comunicación y información Iniciativas de gobierno electrónico Producción cresciente de documentos archivisticos digitales ¿ Como garantizar la autenticidad y el acceso a largo plazo a los documentos digitales? Sistemas de información fiables Repositorios digitales fiables Contexto

Repositorio Digital Sistema informático utilizado para almacenar colecciones de una biblioteca digital y distribuirla a los usuarios. “Repositorios digitales son colecciones de informacion digital, que se puede construiur de diferentes maneras y para diferentes propósitos.” Ana Bela Martins “… un conjunto de servicios que ofrece la institución a los miembros de su comunidad para la gestión y difusion de la producción técnica y científica en los medios digitales.” Clifford A. Lynch e Joan K. Lippincott (2005) ¿qué es?

… ambiente para almacenamiento y la gestión de materiales digitales … una solución computarizada en la que se captura, almacena, preserva y se accede a los objetos de información digitales. Repositorio Digital

Dispositivo de almacenamiento Aplicación informática (programa) Colección de información digital Metadatos Conjunto de servicios para apoyar la gestión de los objetos de información digitales por el tiempo necesario Solución computarizada Repositorio Digital

Ejemplos de uso Repositorio Digital

Es un repositorio digital capaz de mantener los objetos de información digital auténticos, de preservalos y facilitar el acceso a ellos el tiempo necesario. Repositorio Digital Fiable

Referencias básicas: Trusted Digital Repositories: atributes and responsabilities (RLG/OCLC: 2002) Open Archival Information System – OAIS (ISO nº 14721:2003) Trustworthy Repository Audit & Certification: Criteria and Checklist – TRAC (RLG/NARA: 2007) Digital Repository Audit Method Based on Risk Assessment – DRAMBORA (Unión Europea) Criteria for Trusted Digital Long-Term Preservation Repositories – (Nestor group 2006) Repositorio Digital Fiable

Trusted Digital Repositories: atributes and responsabilities (RLG/OCLC: 2002) el cumplimiento del modelo de referencia OAIS; responsabilidad administrativa; viablidad organizacional; respaldo finaceiro; adecuación tecnológica; sistema de seguridad; procedimientos transparentes para rendición de cuentas del propio repositorio. (RLG/OCLC, 2002) Repositorio Digital Fiable

Open Archival Information System Model – OAIS (ISO nº 14721:2003) Comité Consultivo de Sistema de Datos Especiales – CCSDS – de la NASA Modelo funcional & Modelo de información Repositorio Digital Fiable Paquete de información Documento + Metadatos

Gestión es la base de un repositorio digital fiable. La autenticidad de los documentos se “apoya” a través de:  Procedimientos y politicas  Recursos tecnológicos  Metadatos Repositorio Digital Fiable Trustworthy Repository Audit & Certification: Criteria and Checklist – TRAC (RLG/NARA: 2007)

Procedimientos y politicas se requiere de un repositorio digital fiable:  Tener políticas, procedimientos y desempeño que puedan ser mensurables y auditables.  Garantizar la sostenibilidad y viabilidad a largo plazo del repositório y la disponibilidad do los documentos. (estructura oraganizacional, recursos financeiros, recursos humanos, sucesión)  Demostrar que los sistemas cumplen con las expectativas de fiabilidad de su comunidad de usuarios.  Tener en cuenta las necesidades de productores y consumidores (plazos de mantenimiento, formas de acceso, formato de archivo, tamaño de archivos)  Planear la preservación digital. Repositorio Digital Fiable

Metadatos y modelo de datos se requiere de un repositorio digital fiable:  Adoptar modelo de información del OAIS: documento + metadatos  Metadatos: – información descriptiva – apoyo a la preservación Repositorio Digital Fiable

Recursos tecnológicos respecto a la gestión, acceso y seguridad se requiere de un repositorio digital fiable:  Tecnología apropiada: hardware y software.  sistema conforme a las normas y convenciones comúnmente aceptadas.  Monitoreo y reparación de las perdidas y corrupción → garantizar la integridad.  Control de acceso, backup.  Estrategias de preservación digital. Repositorio Digital Fiable

Repositorio Digital Fiable para Documentos Arquivísticos Debe cumplir con ciertos requisitos: Salvaguardar las cualidades del documento archivístico – en particular: vínculo archivístico (organicidad) y autenticidad. Administrar los documentos y implementar metadatos en conformidad com las prácticas y normas de Archivo – en particular: descripción multinivel e gestión documental. – Organizacíon de documentos – ISAD(G)

Consideraciones y Recomendaciones Creación de repositorios digitales fiables - diseñados especificamente para los documentos archivísticos producidos por el gobierno. Las autoridades archivísticas nacionales deben definir los requisitos de estos repositorios. Los Archivos Nacionales deben actuar como un repositório digital fiable de los documentos de valor permanente. Los Archivos Nacionales deben liderar la planificación de la infraestructura para atender a los documentos activos y semiactivos. Desarrollo de un programa de certificación para proporcionar una base de confianza a los repositorios digitales.

Muchas Gracias Claudia Lacombe Rocha