1 LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

2 Gestión de la información Optimización De los recursos Gestión eficaz y eficiente Cumplimiento de los objetivos Éxito empresarial

3 SISTEMA DE INFORMACION »Máquinas »Procesos »Personas »Documentos

4 IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y TELCOMUNICACIÓN IMPACTO DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y TELCOMUNICACIÓN Automatización: reemplazo de las tareas rutinarias Multiplicación de nuestras capacidades intelectuales

5 EFICIENCIA DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS  Buen uso por la personas  Diseño adecuado de los procesos  Diálogo entre diseñadores y usuarios

6 PROBLEMAS QUE DIFICULTAN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES “La información no es un producto, es un proceso” “La información es poder” “Preferencia de los medios informales de transmisión de la información”

7 FASES DE LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Obtención de la información Estructuración y tratamiento de la información Difusión de la información

8 OBTENCIÓN DE LA INFORMACIÓN Auditoria de la información –Qué información necesita una empresa para cumplir sus objetivos Inteligencia empresarial: –Anticipar cambios en el mercado –Prever las acciones de los competidores –Descubrir nuevos productos y procesos –Aprender de la experiencia de otras empresas

9 Estructura y tratamiento de la información TIPOS DE INFORMACIÓN A)Según su estructura: Estructurada (bases de datos) No estructurada: gran contenido informativo B)Según soporte: Papel Magnético Óptico Digital

10 SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Alfabético Numérico Alfanumérico

11 ANÁLISIS DE CONTENIDO Objetivo: “saber qué información contiene un documento” Proceso: Examen de documento Extracción de los conceptos Traducción a un lenguaje documental

12 Lenguaje documental Vocabulario normalizado. Objetivo: eliminar la ambigüedad del lenguaje natural. Portero, vigilante= use conserje parque, jardín, zona de juegos = use parque infantil Luz, farola= use alumbrado

13 Palabras clave del acta de una junta de comunidad Estatutos Parque infantil Vivienda del portero Portero Sueldo Servicio de seguridad Rehabilitación de vivienda Proceso judicial Club social Fondo de reserva Piscina Alumbrado Vivienda de protección oficial

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15 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Ventajas Acceso inmediato a la información Integración con los sistemas informáticos Ahorro de espacio Posibilidad de acceso a la información en espacios geográficamente distintos Transmisión de los datos a través de las líneas de comunicación Almacenamiento de la documentación en soportes digitales, DC-Rom, disco magneto-óptico, DVD, etc. Conservación de los documentos.

16 DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

17 Regulación legal –LSSI, Ley 34/2002 de Servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico. –Ley 59 de 2003 que regula la firma electrónica –La factura electrónica aprobada por la agencia tributaria (febrero 2003).

18 Distribución de la información Correo electrónico Intranet Extranet

19 INTRANET Contenidos –Información interna –Información externa –Comunicación Objetivos –Medio de comunicación –Facilitar el acceso a la información –Transformarse en un vehículo de capacitación –Permitir el trabajo en colaboración –Obtener información precisa y a tiempo

20 Factores que nos indican que un sistema de información es bueno Usabilidad “facilidad con la que lo puede utilizar el usuario”. Utilidad “el grado de cumplimiento de las funcionalidades para las que fue diseñado”

21 USABILIDADUTILIDAD CULTURA DE LA INFORMACIÓN