Francisco Javier Sánchez García Instituto Geográfico Nacional La intranet del IGN Francisco Javier Sánchez García Instituto Geográfico Nacional Resaltar los conceptos ya mencionados ilustrándolos con el ejemplo de una implantación en un departamento concreto

Índice Introducción ECM´s, portales, Intranets Alternativa tecnológica escogida La implantación de la intranet Apéndice 20/04/2017 La intranet del IGN

Objetivos de la presentación Poner de manifiesto el papel de una intranet en las organizaciones. Mostrar el papel de un CMS dentro de una intranet. Presentación de la alternativa tecnológica escogida para la intranet del IGN. Mostrar la evolución de la intranet en base a los objetivos cubiertos. Antes de entrar en el área técnica resaltaremos los objetivos estratégicos de las organizaciones que serán resueltos por la implantación de una intranet Veremos como los objetivos de la intranet son resueltos por los CMS… 20/04/2017 La intranet del IGN

Introducción Uso creciente de internet como instrumento de comunicación y distribución de información. Necesidad de gestionar grandes volúmenes de datos Necesidad de proporcionar mecanismos de comunicación eficiente y efectiva en el interior de las organizaciones. El marco en el que nos venimos desenvolviendo está caracterizado por… A nivel empresarial implica la necesidad de … 20/04/2017 La intranet del IGN

Introducción Objetivos que se desean cubrir: Concentrar el acceso a la Información Dotar de eficiencia la comunicación Favorecer la interacción entre miembros de un grupo de trabajo Posibilitar el control de las actividades de un departamento a través de los flujos de trabajo (workflows) Mas que los objetivos de una intranet serían los objetivos deseables por la dirección de cualquier departamento 20/04/2017 La intranet del IGN

Introducción La respuesta del mercado a estas necesidades son un tipo de soluciones que se conocen como Enterprise Content Management (ECM). Si a esto le añadimos una gestión de usuarios y herramientas para la colaboración entre estos tendremos las líneas maestras de lo que implica una intranet. 20/04/2017 La intranet del IGN

Introducción Una implementación típica de una intranet distingue dos elementos: Gestor de portales Gestor de contenidos empresariales (ECM) 20/04/2017 La intranet del IGN

Portales Un portal es el punto de acceso de los usuarios a los servicios ofrecidos por una organización a través de internet y/ó de su intranet Es la imagen de la organización 20/04/2017 La intranet del IGN

¿Qué nos aporta un portal? Un aspecto uniforme a todos los contenidos y aplicaciones Gestión de usuarios. Posibilidad de restringir el acceso a ciertos contenidos. Personalización de los contenidos para distintos grupos de usuarios. Herramientas de colaboración (foros, wikis, chat, etc) 20/04/2017 La intranet del IGN

ECM Gestión de Contenidos Empresariales es la tecnología empleada para Capturar, Gestionar, Almacenar, Conservar y Distribuir los contenidos y documentos relacionados con los procesos de las organizaciones. 20/04/2017 La intranet del IGN

¿Qué nos aporta un ECM? Disponer de un Repositorio centralizado de contenidos, lo cual facilita la gestión de los mismos (almacenamiento, políticas de copia de seguridad, control del acceso a los datos). 20/04/2017 La intranet del IGN

¿Qué nos aporta un ECM? Metainformación Accesibilidad Motor de búsqueda potente Workflows 20/04/2017 La intranet del IGN

Alternativa tecnológica escogida Liferay+Alfresco: una apuesta al alza Amplia implantación Nivel de integración A nivel de usuarios A nivel de estructura organizativa 20/04/2017 La intranet del IGN

Alternativa tecnológica escogida Integración a nivel de usuarios Gestor de portales Liferay ECM Alfresco Central Authentication Service (CAS) 20/04/2017 La intranet del IGN 14

Alternativa tecnológica escogida Formas de agrupar usuarios Dirección General X Subdirección General A Subdirección General B Subdirección General N Comunidad de interés 1 Comunidad de interés 2 Comunidad de interés N 20/04/2017 La intranet del IGN 15

ECM: Alfresco Entorno JAVA. Software de código abierto con soporte comercial (en su versión Enterprise), proporcionado por empresas especializadas españolas. Funcionalidad comparable a la proporcionada por los ECMs de software propietario analizados. Basado en estándares abiertos (JSR-170). Proporciona acceso al repositorio mediante CIFS, FTP y WEBDAV. Utiliza componentes de software libre ampliamente difundidos (Hibernate,Lucene,...) Posibilidad de instalación en cluster. 20/04/2017 La intranet del IGN

Gestor de portales: Liferay Software libre. Ampliamente implantado. Basado en el estándar Java JSR-168 (actualmente JSR-286) Facilidad para su integración con Alfresco. Existen numerosos portlets ya desarrollados para el mismo. Proporciona herramientas de colaboración 20/04/2017 La intranet del IGN

La evolución de la intranet del IGN Fase Inicial: La intranet como repositorio de información corporativa Siguiente paso: El impulso del trabajo colaborativo Objetivo final: Automatización de flujos de trabajo 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 1: Repositorio de información La intranet como repositorio de documentación actualizada. Corresponde a una fase inicial de la intranet, la cual funciona como un “kiosco” Se garantiza la veracidad y validez de los contenidos 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 1: Repositorio de información MDT25 Restitución fotogramétrica Vuelo fotogramétrico MTN50 MTN25 Ortofotos Mosaicos BCN25 20/04/2017 La intranet del IGN

Fase inicial: Repositorio de información Modelo que se pretende evitar (“Islas de información”, modelo al que se tiende debido a la naturaleza estanca de los distintos departamentos) Elaboración de mapa Web del IGN Aplicaciones geográficas Repositorio de contenidos 1 Repositorio de contenidos 2 Repositorio de contenidos 3 20/04/2017 La intranet del IGN

Fase inicial: Repositorio de información Problemas que se evitan tras esta primera fase: Información redundante Dificultad de mantener la información debidamente actualizada en todos los repositorios 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 2: Trabajo Colaborativo La intranet como groupware (el impulso del trabajo colaborativo) Groupware se refiere al conjunto de programas que integran el trabajo de usuarios con un objetivo común. Es lo que llamamos “comunidades de interés” 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 2: Trabajo Colaborativo La intranet debe aportar funcionalidades útiles a aquellos equipos de trabajo que funcionan de modo cooperativo. Ventajas Repositorio de documentación Sistema centralizado de avisos Foros, hilos de discusión 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 2: Trabajo Colaborativo Factores críticos La organización Los usuarios 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 2: Trabajo Colaborativo La organización Fuertemente jerarquizada y burocratizada. Se ajusta al modelo “Catedral” mientras que los CMS pretenden optimizar las ventajas de un modelo “Bazar” (La Catedral y el Bazar es un ensayo a favor del software de código abierto escrito por el Eric S. Raymond en 1997) El “Bazar” precisa de usuarios, si no comprometidos, al menos no abiertamente hostiles. 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 2: Trabajo Colaborativo Los usuarios Tener en cuenta la media de edad/grado de motivación Preguntas a las que debemos dar respuesta ¿Qué es esto? ¿Qué gano yo con esto? 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 3: Flujos de trabajo Un proceso de gestión documental no es más que un conjunto de pasos o tareas ordenados en una secuencia. Cada una de las tareas está asignada a una persona o grupo de personas y el sistema sabe qué tiene que hacer cuando se termine la tarea (por supuesto, puede hacer cosas distintas en función del resultado de la tarea) 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 3: Flujos de trabajo Supone un paso importante desde el punto de vista de la dirección de un departamento. El CMS pasa a ser una pieza clave el día a día del departamento ya que es un auténtico controlador de los procesos que en el se definan. 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 3: Flujos de trabajo Ejemplo de workflow 20/04/2017 La intranet del IGN

Paso 3: Flujos de trabajo Entrega Recibido Plot 1 OK Plot 1 FME OK FME Revisión Temática Revisión Toponimia Revisión Comunicaciones Revisión General Envío Delegaciones Recepción Delegaciones 1 Ejemplo de workflow 20/04/2017 La intranet del IGN 31

Apéndice 1 Tendencias actuales El estandar CMIS Integración con las webs sociales Desarrollos en la nube (cloud computing) 20/04/2017 La intranet del IGN

Apéndice 1: El estandar CMIS Apostar por la interoperabilidad (El estandar CMIS) Content Management Interoperability Services (CMIS) es una especificación para mejorar la interoperabilidad entre CMS . Ha sido aprobada por OASIS (OASIS Specification on May 1, 2010). Define un conjunto de metadatos y servicios genéricos que deben proveer los CMS que adopten este estandar 20/04/2017 La intranet del IGN

Apéndice 1: Redes sociales Integración con webs sociales Muchos empleados ya están involucrados en una cultura 2.0 que adquieren fuera y quieren introducir en las empresas. Publicación de contenidos en redes sociales, integración de usuarios de facebook, twitter 20/04/2017 La intranet del IGN

Apéndice 1: Cloud computing ¿Es adecuada para la administración? Responsabilidad de custodia Ley 11/2007. Artículo 31. Archivo electrónico de documentos. 3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos 20/04/2017 La intranet del IGN

Conclusiones El alcance de los ECM´s va mas allá de ofrecer un repositorio centralizado de documentos. Combinado con un gestor de portales ofrece la infraestructura para facilitar el trabajo colaborativo En última instancia puede incluso llegar a ser el instrumento que coordine los procesos de un departamento a través de los workflows 20/04/2017 La intranet del IGN

Conclusiones El éxito de un CMS se va a medir en la medida en que es utilizada por los usuarios. Esto precisa de un estímulo constante por parte de la dirección del departamento 20/04/2017 La intranet del IGN 37