NIVELES DE ARCHIVO Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIÓN. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
NIVELES DE ARCHIVO ARCHIVO CENTRAL En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente
CLASES DE ARCHIVO Dependiendo de donde se guardan y localizan los documentos, podemos tener diferentes clases de archivo. ARCHIVO CENTRALIZADO En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable. Ventajas de tener un archivo centralizado Economía en espacio, equipamiento y personal. Información accesible a todo el personal. Responsabilidad definida y localizada, permitiendo un control en su utilización. La centralización se puede realizar sólo con documentos definitivos.
CLASES DE ARCHIVO ARCHIVO DESCENTRALIZADO A diferencia del archivo centralizado, toda la documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente. Ventajas de tener un archivo descentralizado Cada departamento tiene su propio archivo. Permite mantener la confidencialidad de los documentos (puede ser conveniente que otro departamento no tenga acceso a ellos). Rapidez en el acceso a documentos de uso inmediato. Todo el personal del departamento tiene acceso al archivo, aunque deba existir una persona con responsabilidad directa sobre el mismo.