1. Unidad 1: Introducción a la teoría de sistemas 2. Salida. HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias Guía de clase

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Definición de Sistema “Un sistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a un fin determinado” Un sistema es eficaz si con el funcionamiento de sus interacciones logra alcanzar sus objetivos Se puede conceptualizar como:  Un conjunto de elementos  Dinámicamente relacionados  Representan una actividad  Para alcanzar un objetivo  Operando sobre datos/energía/Materia (insumos)  Para proveer información/energía/materia (resultados)

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas En su forma más básica, un sistema se representa en forma gráfica como: Un sistema debe ser alimentado mediante el ingreso de un recurso (entrada), para poner en actividad sus elementos (proceso) y así ofrecer los resultados esperados (salida). Entrada Salida Proceso

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Características de este modelo (E/P/S) Con base en este modelo se hace representación intuitiva de una infinidad de actividades y se modelan organizaciones. Una organización se puede ver como un sistema, subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque que se le de a la magnitud de sus actividades. Uno o varios sistemas pueden interactuar entre sí y pueden operar en forma serial o paralela.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Clasificación por Tipo de Sistema Por la forma en que están constituidos, los sistemas pueden ser físicos o abstractos. Sistemas Físicos: son sistemas compuestos por equipos, maquinaria, objetos o cosas reales. (ejemplo: el hardware de un computador) Sistemas abstractos: son los sistemas compuestos por conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas (ejemplo: el diseño de un software particular para un computador).

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Clasificación por Naturaleza de Sistema Por su naturaleza, los sistemas se pueden clasificar como abiertos o cerrados. Sistemas abiertos: son los sistemas que permiten el intercambio de elementos con su entorno, a través de sus entradas y salidas. Son sistemas que se adaptan al ambiente en que operan en un proceso continuo de retroalimentación, autoaprendizaje y reorganización. Su naturaleza consiste en funcionamiento integrado con otros sistemas. La mayoría de los sistema son abiertos y un ejemplo típico aplicable a estos son las organizaciones sociales. Sistemas cerrados: son los sistemas que no ofrecen intercambio con el entorno que los rodea. Son sistemas herméticos a su ambiente. Se aplica el término a los sistemas completamente estructurados, donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y rígida produciendo una salida invariable. Un ejemplo de estos sistemas son las máquinas.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Por su concepción, podemos clasificar los sistemas en: Sistemas naturales: nacen una respuesta de fenómenos físicos, químicos y biológicos creados por la naturaleza. Sistemas artificiales: son aquellos que fueron logrados por la intervención directa del ser humano, quien participa de manera activa en su diseño, manejo, control y ejecución. A estos sistemas se les puede llamar sistemas humanos. Sistemas compuestos: se tienen cuando en un sistemas natural existe la participación de una fuerza externa manipulada por el ser humano de forma directa o indirecta. Como ejemplos concretos tenemos: manipulación del sistema inmunológico, cambio de las condiciones ambientales.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Armonización en Sistemas Los sistemas actúan armónicamente cuando sus entradas sean las adecuadas El proceso no sea afectado negativamente en alguno de sus elementos. Una falla en el sistema conllevará a una salida no deseada que no cumple con el objetivo planeado.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas El funcionamiento óptimo de los sistemas se da si: Poseen un objetivo general claramente definido Existe interrelación entre sus elementos, con orientación enfocada al mismo objetivo Se cumplen pasos lógicos y funcionales que permiten diferenciar las entradas, el proceso y las salidas del sistema. Los sistemas pueden subdividirse en otros sistemas más pequeños diferenciables llamados subsistemas. Una salida de un subsistema puede convertirse en la entrada de otro sistema.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Elementos claves en el funcionamiento de un sistema son : Las actividades: que son los procedimientos o funciones que se deben realizar con los recursos para alcanzar un objetivo del sistema (insumos, capital humano, costos, tiempos). Las secuencias: Es el orden lógico y sistemático en el que se realizan las actividades (prerrequisitos de cada actividad). Los métodos: Se define como un conjunto de pasos ordenados que permiten alcanzar una meta u objetivo de una forma determinada.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Elementos claves en el funcionamiento de un sistema son : Los procedimientos: que son métodos específicos para la solución de problemas. Los recursos: Son los insumos y suministros que un sistema necesita para poder funcionar. Recursos en las entrada (recursos primarios: energía, diseño, materiales, información, datos) y recursso de procesos (maquinaria, recurso humano, capital monetario, tecnología, tiempo). Los controles: Son las acciones que permiten verificar los pasos seguidos por el procesos, desde sus entradas hasta la consecución del objetivo. Gracias a los controles se puede realizar una retroalimentación, de manera que se mejore la eficiencia y eficacia. Sin los controles, un sistema no puede garantizar una producción de resultados acordes a su objetivo.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Entrada insumos Salida productos Proceso retroalimentación Entrada – Insumos Se desarrollan actividades, se tienen secuencias de entrada, se utilizan recursos, y se controlan las entradas Proceso Se ejecutan secuencias de procesos, se aplican métodos y procedimientos controlados Salidas Representan nuevos recursos y se controlan como resultados o como entrada a nuevos procesos

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas EJEMPLO DE UN SISTEMA DE LA VIDA REAL (EL COMPUTADOR) Datos ingresados por un usuario (Humano u otro Sistema) Datos transformados resutantes (para Humano u otro Sistema) Procesamient o de los datos ingresados en el CPU Entrada de datos: Mediante dispositivos especializados (teclado, mouse, puesto de comunicación, etc) se ingresa los datos que provienen de un usuario Proceso: Gracias a una serie de operaciones, los datos ingresados se almacen, relacionan, analizan, consolidan. Salida de datos: Es el resultado obtenido en el proceso, que puede ser a su vez datos e información

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas de uso general Sistemas de Información de uso general: Son los Sistemas de información comunmente utilizados para el apoyo a las actividades institucionales o de negocio y que por medio de los guales se produce y gestiona información electrónica (documentos) Son conocidos también como sistemas transaccionales, pues por medio de ellos hace registro y control de la información que respalde las transacciones que conlleve una actividad o un proceso.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas de uso general Sistemas Transaccionales Ejemplos de sistemas transaccionales son: Sistemas financiero-contables Sistemas de Administración de Recursos Humanos Sistemas de información bancarios (Crédito, Cobro, Ahorros, Certificados, etc) Sistemas de administración de expedientes médicos Sistemas de control de Tomógrafo axial Sistemas para el análisis de líquidos en muestras Todos estos sistemas gestionan información electrónica y crean documentos, tanto en formato electrónico como en el tradicional

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística Dentro del desarrollo de las Tecnologías de Información y Comunicación, aunque en menor grado que en otros campos, también se han dado avances en lo que compete a la Gestión Documental. El desarrollo de aplicaciones tecnológicas orientadas a la archivística se han presentado por iniciativas de: Empresas desarrolladoras de software Organismos Internacionales relacionados con este campo Iniciativas Institucionales

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística Estas iniciativas se han desarrollado en forma paulatina y según se conceptualizaba el apoyo tecnológico a las actividades del momento. De esta manera, los sistemas de información resultantes de la aplicación del apoyo de las TI en el campo archivístico se desarollaron en el siguiente orden: o Sistemas electrónicos de registro de información descriptiva o Sistemas electrónicos de flujo de documentos o Sistemas electrónicos de gestión documental

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística o Sistemas electrónicos de registro de información descriptiva MicroIsis Patrocinado por la Unesco Se desarrolló como sistema gratuito multilingue, que facilita el intercambio de información y la cooperación a nivel Internacional Se inició como un plan de apoyo a la informatización de Bibliotecas Aplicable al registro de información descriptiva Se adoptó como sistema de registro electrónico de información descriptiva en el ámbito archivístico

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística o Sistemas electrónicos de registro de información descriptiva MicroIsis: Composición del sistema - Modulo multilingue - Modulo de creación de bases de datos a medida del usuario - Modulo de diseño de entrada de datos - Modulo de búsqueda - Modulo de impresión - Modulo de intercambio - Modulo de herramientas

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística o Sistemas electrónicos de registro de información descriptiva WinIsis Patrocinado por la Unesco Versión gráfica del MicroIsis Bases de datos 100 % compatibles Iniciativas de países como Brasil en el desarrollo de esta herramienta

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística o Sistemas electrónicos de registro de información descriptiva XIsis La plataforma XISIS está compuesta por un conjunto de aplicaciones para operar Fuentes de Información El componente central xisis es un servidor de documentos XML (Repositorio) Opera basado en sólo 7 funciones:

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística o Sistemas electrónicos de registro de información descriptiva xisis_listLista un conjunto de documentos siguiendo el orden de ingreso xisis_searchEntrega un conjunto de documentos que cumplen con una expresión de búsqueda xisis_indexMuestra las llaves de uno o más índices en orden alfabética xisis_editBloquea un registro para edición xisis_writeAgrega un nuevo documento o actualiza uno existente xisis_deleteElimina lógicamente un documento xisis_controlEjecuta diversas tareas de control y/o administración de la Colección xisisTools

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística o Sistemas electrónicos de flujo de documentos Sistemas desarrollados para los conceptos de automatización de oficinas, oficina sin papeles, flujo de dcoumentos. Se desarrollan sistemas de flujo de documentos digitales como por ejemplo epo WorkFlow de ICM, Lotus Notes de IBM, VirtualDesk de Imadigi.com El software incluye gestión documental y almacenamiento y servicio de búsqueda

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística o Sistemas electrónicos de gestión documental Sistemas desarrollados para la gestión de documnentos de archivo, que incluyen la normativa archivísitca generalmente aceptada Su desarrollo incluye el tratamiento archivistico que se debe dar a los documentos durante su ciclo de vida Se toma en cuenta el criterio de especialistas y profesionales de los campos de la bibliotecología y la archivística

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística Sistemas electrónicos de Gestión documental Deben incluir el conjunto de funciones que permitan: Administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización Permitir la recuperación de información desde los documentos almacenados Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse Eliminar los que ya no sirven Aasegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

HA-2094 Bases de datos documentales LECCION 01 Jorge Arias 1. Introducción a la teoría de sistemas Sistemas aplicables a la archivística Sistemas electrónicos de Gestión documental Específicamente, un sistema electrónico de gestión documental es: El conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos, ya sea, creados mediante escaneo de de documentos originalmente soportados en papel o digitados directamente con la ayuda de editores electrónicos de texto.