8 de agosto de 2014 Documento preliminar sobre los preparativos del XLV Período Ordinario de Sesiones de la Asamblea General, Pétion-Ville, República de Haití, 7, 8 y 9 de junio de 2015 (Presentación preparada por la Oficina de la Jefatura de Gabinete del Secretario General Adjunto)

Preparativos Asamblea General 1.Estructura de los órganos políticosEstructura de los órganos políticos 2.Aspectos sustantivosAspectos sustantivos 3.Aspectos logísticos Aspectos importantes Etapas de los preparativos logísticos 4.Estructura del equipo de la OEA encargado de los preparativos para la Asamblea GeneralEstructura del equipo de la OEA encargado de los preparativos para la Asamblea General 5.Información de referencia Calendario de actividades (XLIII período ordinario de sesiones de la Asamblea General) Números de participantes (Asambleas 2007 – 2013) Costos (Asambleas 2007 – 2013) 6.Preguntas y respuestas

Estructura Índice

Actividades antes y durante la AG Asamblea General Plenaria de la Asamblea General Comisión Preparatoria Consejo Permanente Comisión General Índice Aspectos Sustantivos

Preparativos Asamblea General (Aspectos Sustantivos) 1.Actividades antes y durante una Asamblea GeneralActividades antes y durante una Asamblea General Consejo Permanente Comisión Preparatoria de la Asamblea General Comisión General de la Asamblea General Sesiones Plenarias 2.Diagramas de flujoDiagramas de flujo Consejo Permanente Comisión Preparatoria de la Asamblea General Índice

Actividades del CP en preparación a la AG Índice Aspectos Sustantivos

Actividades de la AG/CP en preparación a la AG ÍndiceAspectos Sustantivos

Actividades de la AG/CG durante la AG ÍndiceAspectos Sustantivos

Plenaria de la AG (Resoluciones, Declaraciones, Temario, Calendario, y Procedimientos) Aspectos SustantivosÍndice

Diagramas de flujo preparativos AG – CP y AG/CP ÍndiceAspectos Sustantivos

Diagrama de flujo - CP ÍndiceAspectos Sustantivos

Diagrama de flujo - AG/CP ÍndiceAspectos Sustantivos

Preparativos Asamblea General (Aspectos Logísticos) Índice  Logo  Presupuesto  Acuerdo  Boletines informativos para delegaciones y funcionarios de la OEA  Cronograma  Hotel  Sedes  Transporte  Seguridad  Sitio Web  Calendario de actividades  IT  Prensa  Inscripciones/acre ditaciones  Protocolo  Actividades turísticas para acompañantes

Preparativos Asamblea General (Aspectos Logísticos – etapas) Negociación y pre-planificación Planificación Logística Implementación Logística Ejecución – XLIV Asamblea General Índice

Negociación y Pre-planificación 1.Primera visita preliminar 2.Pre-planificación OEA 3.Proyecto de acuerdo 4.Designación coordinadores 5.Proyecto de presupuesto 6.Hoteles 7.Distribución de espaciosDistribución de espacios 8.Acuerdo y segunda visita preliminar 9.Deposito contribución del país sede Aspectos logísticosÍndice

Planificación Logística 1.Contratación de servicios 2.Espacios 3.Infraestructura 4.Servicios de transporte 5.Servicios de seguridad 6.Otros servicios 7.Tercera visita preliminar ÍndiceAspectos logísticos

Implementación Logística 1.Lista de personal 2.Compra de materiales 3.Procedimientos varios 4.Distribución del boletín informativo para delegados 5.Acreditación de participantes 6.Distribución del boletín informativo para el Staff 7.Envío de material ÍndiceAspectos logísticos

Ejecución – XLIV Asamblea General 1.Instalación de redes, 2.Oficinas (La Antigua, Guatemala),Oficinas 3.Salones de reuniones, y 4.Acreditaciones ÍndiceAspectos logísticos

Espacios (La Antigua, Guatemala) Conversatorio con el SG y la Sociedad CivilConversatorio con el SG y la Sociedad Civil Conferencia Prensa Diálogos Sesión Inaugural Programa Cultural Recepción país sede a Jefes Delegación Grupo de Trabajo (de ser necesario) Salón Plenaria Salón Comisión General Almuerzo Privado y Diálogo Foto Oficial Almuerzo + 1 Desayuno ó Almuerzo SICA (p/d) Desayuno ó Almuerzo CARICOM (p/d) Conferencia Prensa Salón de Delegados (Permanente)Salón de Delegados Comedor Delegados (Permanente) VIP Lounge (Jefes Delegacion) (Permanente) Holding Room y Bilaterales Regionales (Permanente) ÍndiceAspectos logísticos

Distribución de oficinas (La Antigua, Guatemala) Oficinas MRE, SG y SGA Oficina Protocolo Acreditacionesdelegaciones Acreditacionesdelegaciones Acreditaciones Prensa Imprenta Centro de Medios Índice Aspectos logísticos

Estructura del equipo de trabajo - Preparación AG Índice  SGA como Secretario de la CP.  Jefe de Gabinete del SGA, Coordinación Ejecutiva.  Director del Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones.  Grupo de trabajo, encabezado por el SGA, con representantes de todas las áreas prioritarias y técnicas. Secretaría de Relaciones Externas Departamento de Prensa y Comunicación Departamento de Asuntos Internacionales Departamento de Servicios de Información y Tecnología Oficina de Protocolo

Ejemplo de calendario – Actividades previas (Guatemala) 1.Foro del sector privado (31 de mayo 2013) 2.TIC Américas 2013 –YABT (2 y 3 de junio de 2013) 3.Conversación entre el SG, el SGA y la Sociedad Civil (3 de junio de 2013) 4.Conferencia de Prensa del Ministro de Relaciones Exteriores de Guatemala, SG y SGA (3 de junio de 2013) 5.Diálogo de los Jefes de Delegación, el Secretario General y el Secretario General Adjunto con los representantes de la sociedad civil, de los trabajadores, del sector privado y otros actores sociales (4 de junio de 2013) 6.Diálogo de los Jefes de Delegación y el Secretario General con los Jefes de Delegación de los países observadores permanentes (4 de junio de 2013) Índice Siguiente

Ejemplo de calendario – Martes 4 y miércoles 5 de junio (Guatemala) 1.4 de junio de 2013: Sesión inagural Cena ofrecida por Su Excelencia señor Otto Pérez Molina, Presidente de la República de Guatemala 2.5 de junio de 2012: Primera y segunda sesión plenaria Primera y segunda reunión de la Comisión General Fotografía oficial de los Jefes de Delegación Almuerzo Privado de Jefes de Delegación con el Secretario General y el Secretario General Adjunto Almuerzo de los Subjefes de Delegación Diálogo Privado de Jefes de Delegación, acompañados por un delegado, con el Secretario General y el Secretario General Adjunto Recepción ofrecida por el Secretario General y el Secretario General Adjunto Índice Siguiente

Ejemplo de calendario – Jueves 6 de junio (Guatemala) Reunión del Grupo de Revisión de Implementación de Cumbres (GRIC) Tercera y cuarta sesión plenaria Tercera reunión de la Comisión General Almuerzo ofrecido por el Ministro de Relaciones Exteriores de Guatemala, Embajador Luis Fernando Carrera Castro, en honor de las delegaciones Sesión de clausura Conferencia de Prensa de clausura Índice

Número de participantes Asambleas anteriores (2007 – 2013) Índice Sociedad Civil PANAMACOLOMBIAHONDURASPERUEl SALVADORBOLIVIAGUATEMALA Cancilleres Staff OEA Personal contratado Participantes* Prensa Totales *Delegados, Observadores Permanentes, Organismos e Invitados Especiales (Organizaciones de la Sociedad Civil, Organizaciones de los Trabajadores y Organizaciones del Sector Privado)

Número de participantes – Sociedad Civil Asambleas anteriores (2009 – 2013) Índice HONDURASPERUEl SALVADORBOLIVIAGUATEMALA Organizaciones de la Sociedad Civil 98 (147 representantes) 98 (170 representantes) 142 (244 representantes) 91 (130 representantes) 168 (275 representantes) Organizaciones de trabajadores 4 (28 representantes) 2 (36 representantes) 2 (41 representantes) 2 (14 representantes) 2 (8 representantes) Organizaciones del sector privado 3 (6 representantes) 5 (12 representantes) 6 (17 representantes) 6 (8 representantes) 8 (15 representantes) Organismos internacionales no gubernamental 3 (8 representantes) 1 (2 representantes) Otros invitados416

Costos Asambleas anteriores (2007 – 2013) Índice AñoPa í s SedeContribución SG/OEA Contribución Pa í s Sede Costo Total Estimado 2007Ciudad de Panam á - Panam á $ 157, $ 399, $ 557, Medell í n - Colombia $ 165, $ 489, $ 654, San Pedro Sula - Honduras $ 168, $ 499, $ 668, Lima - Per ú $ 168, $ 648, $ 816, San Salvador - El Salvador $ 168, $ 396, $ 565, Cochabamba - Bolivia $ 168, $ 462, $ 630, La Antigua - Guatemala $ 168, $ 366, $ 534,226.00

Preguntas y respuestas