PRESERVACION DOCUMENTAL A LARGO PLAZO ANGELICA BAUTISTA

¿QUE ES PRESERVACION ? Es la organización y programación de toda clase de actividades relacionadas con la conservación de las colecciones en general. Por tanto, la preservación involucra a todas aquellas acciones preventivas que contribuyan al buen estado del acervo documental.

¿QUE HACE LA PRESERVACION? Se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro, cuya mayoría son de carácter extrínseco, o sea que se ciernen en el medio que rodea al documento. En consecuencia, la preservación busca eliminar el daño ocasionable, no el ocasionado.

DEFINICION Preservación se define como el conjunto de principios políticas, medidas, planes y estrategias de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental en todas sus dimensiones.

Preservación Es decir, la aplicación de acciones y estándares antes de que ocurra una alteración o deterioro en el medio físico u ocurran cambios técnicos o tecnológicos en el mismo que impidan el acceso a su contenido.

A LARGO PLAZO La Preservación a Largo Plazo, aplica al documento electrónico de archivo y documentos digitales (independiente del formato) con su medio correspondiente en cualquier etapa de su ciclo vital.

PLAN DE PESERVACION A LARGO PLAZO Un “Plan de Preservación a Largo Plazo”, es un plan documentado de las acciones que deben darse en el marco del documento electrónico de archivo o documentos digitales para garantizar su preservación, acceso y disponibilidad a largo plazo. Tiene como finalidad garantizar la preservación de los documentos electrónicos de archivo, manteniendo sus atributos tales como, unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad, accesibilidad, precisión y suficiencia, para que éstos puedan constituirse en testimonio que dé cuenta del funcionamiento de las entidades.

PROBLEMÁTICA A LARGO PLAZO La problemática que atiende la preservación a largo plazo, es crear y mantener los documentos activos y preservar los documentos inactivos auténticos por sus valores secundarios, así como garantizar la conservación de los soportes como la legibilidad de su contenido.

LEGIBILIDAD El problema de la legibilidad está asociado a la obsolescencia tecnológica, tanto de hardware como de software, así como a la degradación del medio. Para ello en el marco de un Plan de preservación se hablan de diferentes estrategias como son preservación tecnológica, migración de la información, conversión y emulación.

PLAN ESTRATEGICO Cada una de las estrategias con sus pros y contras, pero dependiendo de la elección así mismo será el impacto y la garantía de acceso a la información de acuerdo a los atributos definidos para el documento electrónico archivo.

DOCUMENTO ELECTRONICO Es importante recordar que los documentos electrónicos están ligados a los sistemas informáticos que los generan, los cuales a su vez están ligados a los procesos de una organización. La preservación del documento electrónico de archivo no depende de una unidad de trabajo, sino de un grupo interdisciplinario, el cual debe analizar y atender permanentemente tanto a la evolución terminológica como a las mejores prácticas internacionales, y adaptar sus recomendaciones a las necesidades y estándares del país y de las organizaciones, así como a la valoración documental.

PRESERVACION DIGITAL Si bien se han propuesto muchas estrategias de preservación digital, ninguna de ellas es apropiada para todos los tipos de datos, situaciones o instituciones. A continuación hacemos una descripción de los puntos básicos a seguir, comenzando por un vocabulario de términos a tener en cuenta.  * Conservación. Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay un acuerdo en cuanto a la definición de qué se considera conservación a largo plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la tecnología como en la comunidad de usuarios.

Estrategias Copias de seguridad: Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de preservación, las copias de seguridad en sí mismas no son una técnica de mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestión de pérdida de datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas normales, bien a desastres naturales bien a destrucción malintencionada. * Actualización: Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).

MICROFILMACION Después de conservar los documentos en un lugar que no pueda maltratarlos o dañarlos, y viendo el estado en que se encuentran, tomamos medidas practicas para poder preservar dichos documentos, una de ellas es la microfilmación donde digitalizamos los documentos para un mayor uso y cuidado.

QUE ES MICROFILMACION La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.

EN QUE CONSISTE LA MICROFILMACION De esta reducción o miniaturización de los documentos, se derivan todas las aplicaciones y, por consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con maquinas especiales, que básicamente funcionan como cámaras fotográficas, y que son manejadas por personal especializado que, continuamente están controlando toda la operación. De esta manera se tiene un producto de altísima calidad archivística. Existen normativas internacionales muy precisas para el control de la calidad del microfilm, y que muchas legislaciones exigen su aplicación para conservación de documentos

DIGITALIZACION Digitalizar un documento es la representación de un documento por un conjunto de sus puntos o muestras, el resultado se denomina imagen digital del documento. El proceso de digitalización de documentos se obtiene al capturar las "esquinas" donde terminan las líneas o cambio de dirección de los trazos del documento (letras, números, imágenes, ...) También los documentos de texto que tienen algún valor histórico o de investigación están siendo digitalizados por las bibliotecas, en estos casos se sustituyen los microfilms por la digitalización como medio de preservar y facilitar el acceso a los documentos únicos.

PROCESO DE DIGITALIZACION En el proceso de digitalización de documentos, los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales. En el caso específico de digitalizar documentos con origen en formato papel el proceso tiene que realizar: Captura con Escáner del documento físico. Indexado de la información extraída del documento. Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda

Por largo tiempo, la función de los archivos ha estado centrada en la organización y recuperación de los documentos, producto del que hacer de las Entidades en cumplimiento de sus funciones. La preservación – conservación en su sentido tradicional, ha estado enfocada a la forma física cuando existe evidencia de ella y cuando por el juicio de valoración, es necesario mantenerla por un largo periodo de tiempo o a veces de forma permanente.