Introducción a FM

Agenda Introducción a FM Capítulo 1: Objetivo Capítulo 2: Conceptos Generales Capítulo 3: Estructura Presupuestal Capítulo 4: Clases de Movimientos Capítulo 5: Control de Disponibilidad Capítulo 6: Mensajes Capítulo 7: Reportes

Objetivo del Taller ADMINISTRAR EL PRESUPUESTO, CON EL FIN DE EVITAR EL SOBREGIRO EN LOS EGRESOS AUTORIZADOS POR AREAS DE RESPONSABILIDAD. EL CONTROL PRESUPUESTAL ES UN SUBMODULO DE SAP-FI QUE PERMITE LLEVAR UN CONTROL DETALLADO DE LOS GASTOS. EL CONTROL PRESUPUESTAL SE ORIENTA A GENERAR INFORMACION UTIL PARA CONOCER EL PRESUPUESTO DE INGRESOS.(VARIACIONES ENTRE EL PRESUPUESTO ORIGINAL Y EL ACTUAL). LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LOS MODULOS DE FI, ACTIVO FIJO Y MM VAN A REFLEJARSE EN EL CONTROL PRESUPUESTAL, CUANDO AFECTEN CTAS. DE GASTOS. EL MODULO DE FM NO CALCULA PRESUPUESTOS , ADMINISTRA EL PRESUPUESTO EN BASE A LA CARGA QUE SE HAYA HECHO CON LOS INDICADORES ,METRICAS Y POLITICAS QUE TENGA ESTABLECIDO PARA DICHO CALCULO

Agenda Introducción a FM Capítulo 2: Objetivo Capítulo 2: Conceptos Generales Capítulo 3: Estructura Presupuestal Capítulo 4: Clases de Movimientos Capítulo 5: Control de Disponibilidad Capítulo 6: Mensajes Capítulo 7: Reportes

Conceptos Generales CONTROL PRESUPUESTAL ENTIDAD CP CENTRO GESTOR POSICIONES FINANCIERAS -IMPUTACION -INTEGRACION PLAN DE ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA

Definiciones Control Presupuestal : FM El control presupuestal es un sub modulo de SAP-FI que permite llevar un control detallado de los gastos y de los ingresos, se orienta a generar información útil para conocer el presupuesto disponible Entidad CP: Es el área de mas alto nivel en donde se controla la Gestión Presupuestaria. Centros gestores: Son las áreas responsables dentro de la empresa, encargadas de ejercer el presupuesto. Y pueden representar a un Centro de Costo o agrupación de centros de costos que integran un área determinada, en función de la estructura organizacional. Posiciones financieras de imputación: Agrupación de cuentas de gastos homogéneas de diferentes especialidades, susceptibles de afectar contablemente. Posiciones financiera de integración: Agrupación de posiciones financieras de imputación, con la característica de no ser afectables por ser agrupadoras.

(Su equivalente son los centros de Costo o Grupo ) CENTRO GESTOR CENTRO COSTOS 909401250 SIST ADMON. 909201110 GCIATECNOL. 909401300 GCIA SIST. INF. CENTRO GESTOR SISTEMAS CENTRO COSTOS 909401250 SISTEMAS ADMION 909201110 GCIA TECNOLOGIAS 909401300 GCIA SISTEMAS INF CEGE SISTEMAS ASIGNACION (Su equivalente son los centros de Costo o Grupo )

(Su equivalente son las cuentas de Mayor) POSICION FINANCIERA Posición Financiera : Reflejan los conceptos de egresos que presupuesta y controla la empresa. Y pueden ser la agrupación de varias cuentas de mayor o representar solo una de ellas. G=Gastos 63002305 = Cuenta de Mayor POSICION PRESUPUESTARIA G63002305 CTA. MAYOR 63002305 Papelería ASIGNACION (Su equivalente son las cuentas de Mayor)

POSICIONES FINANCIERAS Imputación Integración

ASIGANCION DE POSICIONES FINANCIERAS

Agenda Introducción a FM Capítulo 1: Objetivo General Capítulo 2: Conceptos Generales Capítulo 3: Estructura Presupuestal Capítulo 4: Clases de Movimientos Capítulo 5: Control de Disponibilidad Capítulo 6: Mensajes Capítulo 7: Reportes

Entidad CP LA ENTIDAD CP ES UNA UNIDAD ORGANIZATIVA EN LA CUAL SE LLEVARA EL CONTROL PRESUPUESTAL.

ESTRUCTURA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO ENTIDAD CP CENTROS GESTORES POSICIONES FINANCIERAS

JERARQUIA DE CENTROS GESTORES

JERARQUIA DE POSICIONES

Integración Centros Gestores y Posiciones Presupuestarias

Derivaciones Uso: Las derivaciones minimizan las entradas manuales del elemento de imputación de gestión presupuestaria (centro gestor, posición financiera, fondos ). Esto significa que no es necesario introducir el elemento de imputación presupuestario manualmente, al realizar contabilizaciones en otros componentes como Gestión financiera y Recursos humanos).

Agenda Introducción a FM Capítulo 1: Objetivo Capítulo 2: Conceptos Generales Capítulo 3: Estructura Presupuestal Capítulo 4: Clases de Movimientos Capítulo 5: Control de Disponibilidad Capítulo 6: Mensajes Capítulo 7: Reportes

Clases de Movimientos Control Presupuestal permite realizar modificaciones al presupuesto creando un documento por cada uno de los movimientos, permitiendo llevar así un control y registro sobre los mismos. SE TIENEN TRES TIPOS DE OPERACIONES SUPLEMENTOS DEVOLUCIONES TRASLADOS Puede aprovechar los suplementos y devoluciones para aumentar o disminuir el presupuesto. Aparte de estas actualizaciones de presupuesto más orientadas hacia el exterior, el tercer proceso (traslados) está pensado para trasladar fondos de presupuesto de manera interna.

(El presupuesto Original no se afecta) Clases de Movimientos EL MODULO DE CONTROL PRESUPUESTAL PERMITE REALIZAR MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO. (El presupuesto Original no se afecta)

Clases de Movimientos / Liberaciones En muchas empresas, distribuir un presupuesto no equivale a liberar los fondos. Por esta razón, el Control presupuestario incluye una opción de liberación, que puede utilizarse para liberar el presupuesto poco a poco. Esta liberación se basa en el presupuesto actual, es decir, el presupuesto original corregido mediante suplementos, devoluciones y traslados.

LIBERACIONES Una vez cargado el presupuesto original se procede a liberar mensualmente dicho disponible, con el propósito de poder ejercer el gasto que les corresponda. Las liberaciones se deberán realizar el último día hábil de cada mes, liberando exclusivamente lo relacionado con el mes siguiente, a continuación se presenta el calendario de liberaciones como ejemplo: En tanto no se liberen el monto disponible cargado por la Gerencia del Presupuesto, no será posible realizar ningún registro contable, Sap enviará mensajes de error sin permitir contabilizaciones.

Clases de Movimientos LIBERACIONES DEL PRESUPUESTO. AUTORIZAR CIERTO MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA SU APLICACIÓN (CENTRO GESTOR - POSICION FINANCIERA). Liberación $ 600.00 Pedido $ 300.00 Pres. Actual $ 1,000.00 Pedido $ 400.00 · ERROR Sol. Liberación de presupuesto por $100.00 Disponible Pres. Lib$ 300.00 ·

Clases de Movimientos SUPLEMENTOS DEL PRESUPUESTO. INCREMENTAR EL MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL MODIFICANDO EL TOTAL ORIGINAL (CENTRO GESTOR - POSICION FINANCIERA). Liberación $ 600.00 Pedido $ 300.00 Pres. Actual $ 1,000.00 Pedido $ 800.00 · ERROR Sol.Liberación de presupuesto por $400.00 y $100.00 un suplemento Disponible Pres. Lib$ 300.00 ·

Principales Movimientos TRASLADOS DEL PRESUPUESTO. TRANSFERIR DE UN CENTRO GESTOR Y UNA POS. FINANCIERA ,HACIA OTRO CENTRO GESTOR Y UNA POSICION FINANCIERA EMISOR DISMINUYE RECEPTOR INCREMENTA

Agenda Introducción a FM Capítulo 1: Objetivo Capítulo 2: Conceptos Generales Capítulo 3: Estructura Presupuestal Capítulo 4: Clases de movimiento Capítulo 5: Control de Disponibilidad Capítulo 6: Mensajes Capítulo 7: Reportes

Control de Disponibilidad Objetivo Este componente ayuda a supervisar los fondos disponibles. Cuando se ejecuta el presupuesto, verifica los recursos asignados para gastos Las contabilizaciones del sistema de gestión presupuestaria relativas a estos recursos establecen comprometidos (tales como pedidos) y se crean los datos reales (tales como facturas y pagos). Funcionalidad Con este componente, se puede poner a punto el control de presupuesto: ·        Control de disponibilidad para ingresos y gastos ·        Control de disponibilidad contra liberaciones (únicamente para gastos) ·        Control de disponibilidad a partir del presupuesto anual o presupuesto global ·        Límites de tolerancia

Control de Disponibilidad

Control de Disponibilidad Control a nivel Centro Gestor / Flexible

Control de Disponibilidad Control a nivel Centro Gestor - Posición Presupuestaria / Rígido

Control de Disponibilidad Qué operaciones serán controladas por el presupuesto:   Compras.- Requisión y ordenes de compra Almacenes.- Movimientos de mercancía Cuentas por pagar.- Facturas y anticipos GL.- Documentos contables. Reclasificaciones de gastos. Ingreso.- Diferencia entre lo Real y Lo presupuestado

Agenda Introducción a FM Capítulo 1: Objetivo Capítulo 2: Conceptos Generales Capítulo 3: Estructura Presupuestal Capítulo 4: Clases de movimiento Capítulo 5: Control de Disponibilidad Capítulo 6: Mensajes del Sistema Capítulo 7: Reportes

Mensajes que Envía el Sistema CONTROL DE DISPONIBILIDAD En el registro de Gastos, Compras, Nomina , Anticipos, Almacenes. El sistema Verifica los limites de Tolerancia definidos y Enviará Mensajes de Advertencia (W), Y Error (E) PERMITE CONTINUAR CON LA OPERACION LIMITES DE TOLERANCIA W: ADVERTENCIA 80% SI W: ADVERTENCIA Y MAIL INTERNO 90% SI E: MENSAJE DE ERROR 100% NO

W: Mensaje de Advertencia (Menor 100 %) Diagnóstico La utilización del presupuesto actual es 45,000.00 MXN (CP Pr/P control disponibilidad) menor que el presupuesto anual para la posición de documento 00001. La gestión de presupuestos para importes de salida ( clase de restricción Gastos) ha lanzado este mensaje  para la siguiente combinación de ledger de control de disponibilidad, ejercicio

W: Advertencia y Mail SAP al Responsable

E:MENSAJE DE ERROR 100%

Agenda Introducción a FM Capítulo 1: Objetivo Capítulo 2: Conceptos Generales Capítulo 3: Estructura Presupuestal Capítulo 4: Clases de movimiento Capítulo 5: Control de Disponibilidad Capítulo 6: Mensajes del Sistema Capítulo 7: Reportes

Comparativos Entre el Presupuesto Real,Comprometido, Disponible Reportes SAP Presupuesto Anual Comprometido Anual Disponible Real Comparativos Entre el Presupuesto Real,Comprometido, Disponible

Reportes SAP

Reportes SAP

Reportes SAP