PRESENTACION DE SURAD UNIDAD DE COORDINACION DE BIBLIOTECAS 1

PRESENTACION DE SURAD INDICE Qué es SURAD A quién da servicio Objetivos de SURAD SURAD y ALEPH SURAD para centros sin biblioteca SURAD como servicio de último recurso SURAD para biblioteca adheridas Bibliotecas y SURAD; proceso de trabajo Bibliotecas adheridas; gestión económica delegada Adhesión a SURAD Cierre del antiguo SACD Apéndice 1; Centros adheridos Apéndice 2; Bibliotecas adheridas 2

¿Qué es SURAD? SURAD es el Servicio de Último Recurso de Acceso al Documento para la red de bibliotecas del CSIC. 3

A quién da servicio SURAD SURAD da servicio exclusivamente a Centros y Bibliotecas del CSIC. SURAD no da servicio a terceros y sólo sustituye en parte al SACD del antiguo CINDOC. 4

Objetivos de SURAD Ser el servicio de acceso a documentos localizados fuera de su centro o biblioteca para los centros CSIC que o bien no tienen servicio de biblioteca o bien está cerrada temporalmente. Requiere firma de adhesión. 5

Objetivos de SURAD Suministrar documentos difíciles de localizar a bibliotecas de la red, que pueden usar este servicio de forma esporádica y como último recurso. No es necesario estar adherido, basta enviar la petición al proveedor SURAD. 6

Objetivos de SURAD Servir de intermediario con proveedores externos y/o dar apoyo en aquella gestión del PI a bibliotecas de la red, que justificadamente no puedan realizar. Es necesario adherirse a SURAD para recibir los diferentes servicios de forma habitual. 7

SURAD Y ALEPH SURAD recibe y tramita las solicitudes a través de ALEPH. Tramita las solicitudes de los usuarios de centros sin biblioteca (ligados a M-GRANADO), bien a bibliotecas del CSIC o a externas. Tramita las que recibe de Bibliotecas CSIC para que actúe de intermediario ante proveedores externos. SURAD busca y reenvía a proveedores externos las solicitudes recibidas de las bibliotecas. 8

SURAD Y ALEPH SURAD utiliza forms y cartas específicos de ALEPH, para que, en lugar de llevar los datos de la biblioteca del usuario, lleve sus datos administrativos. Todos ellos contienen la palabra “Intermediación” –Form 08 (de envío de solicitud), de uso exclusivo de SURAD. Si lo utilizan el resto de las bibliotecas, la información es errónea. –Cartas diversas de intermediación. No usarlas, los datos conducen a error. Las bibliotecas adheridas usan el form 09 de solicitud a proveedor externo que incluye los datos de facturación de SURAD. 9

SURAD para centros sin biblioteca SURAD es el servicio de PI de estos centros. En ALEPH estos usuarios en sus carnés tienen como biblioteca de PI, GD (M-Granado). Se tramitan todo tipo de peticiones a las bibliotecas de la red para estos usuarios. A bibliotecas externas y extranjeras sólo se tramitan peticiones de fotocopias, no de originales. Requiere firma de documento de adhesión. 10

SURAD para centros sin biblioteca MEMBRETE PETICIÓN DE USUARIO SIN BIBLIOTECA Ill-print-letter-08 Solicitud de Préstamo Interbibliotecario/ILL Request SURAD (CSIC) Servicio de Último Recurso de Acceso al Documento c/Joaquín Costa 22, Planta Baja Madrid Tfno.: , Fax: Facturar a: Sistema de Información Científica (CSIC) VAT ES Q D C/Joaquín Costa 22 Planta Baja Madrid 11

SURAD para centros sin biblioteca Solicitudes de usuarios sin biblioteca –A través del OPAC/WEB CIRBIC accesible en: – Identificación: mediante nº de carné y contraseña (PIN), mejor previo a la consulta al catálogo, desde las casillas de “Acceso lector”. –Una vez localizado el documento de su interés, si está, pulsar en el rótulo de “Pedir este documento”. 12

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Solicitudes de usuarios sin biblioteca Si el documento no está en el catálogo, pulsarán el rótulo de: “Pedir documentos”, y en el formulario apropiado cumplimentarán todos los datos necesarios para que SURAD pueda tramitar su solicitud a un proveedor externo. 15

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SURAD como servicio de último recurso Todas las bibliotecas del CSIC pueden usar SURAD esporádicamente cuando –No localicen un documento. –No puedan contratar determinado proveedor extranjero. 17

SURAD como servicio de último recurso Se orientará a qué proveedor nacional solicitarlo. Se solicitará al extranjero, si así lo indican en nota al proveedor. Se facturará a precio de coste, tres veces al año. No es necesario firmar documento de adhesión. 18

SURAD para bibliotecas adheridas Si tiene aprobado este tipo de servicio podrán –Pedir intermediación a proveedor nacional. –Solicitar documentación de forma esporádica a proveedor extranjero, indicándolo en nota. –Delegar sus cobros y pagos en SURAD. –Es necesario firmar documento de adhesión. 19

SURAD para bibliotecas adheridas Se orientará a qué proveedor nacional solicitarlo o se tramitará la intermediación según el tipo de adhesión. Se solicitará al extranjero si lo indican en nota. Facturará tres veces al año, SURAD pagará y cobrará su PI nacional a proveedores. Pagará su PI extranjero esporádico a proveedores. Hará, a fin de año, balance y facturará el 15 % del PI extranjero ya servido. 20

Bibliotecas y SURAD: Proceso de trabajo El proceso de solicitud se hará a través del módulo de PI de Aleph. La biblioteca CSIC pondrá en su solicitud de PI el proveedor con ID: SURAD y nombre Madrid- SURAD, que sustituye en el servicio al proveedor DT (Madrid-IEDCYT), marcado claramente con NO USAR. 21

Usará el formato estándar (00) de envío de la petición. Si desea extranjero debe indicarlo claramente en Nota al proveedor. 22

Bibliotecas y SURAD: proceso de trabajo SURAD tramitará esta misma solicitud a su proveedor externo (envío, comunicación, llegada, etc.), usando los forms de intermediación, de uso exclusivo del personal de SURAD, por llevar sus datos administrativos. 23

Bibliotecas y SURAD: proceso de trabajo 24

Bibliotecas y SURAD: proceso de trabajo La biblioteca cuando reciba el documento dará la Llegada en la línea de su proveedor SURAD. Si el material recibido son copias, la solicitud quedará cerrada (CLS). Si el documento recibido es un original la biblioteca marcará igualmente Llegada en la línea de su proveedor SURAD, y el sistema le dará un código de barras ficticio con el que registrará el préstamo a su usuario personal. 25

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Bibliotecas adheridas a SURAD: gestión económica delegada Todas las bibliotecas adheridas tienen como condición indispensable delegar la gestión económica de su PI nacional, y/o extranjero. SURAD subvenciona el PI nacional al 100% y el PI extranjero esporádico hasta el 85%, pero factura e ingresa el PI servido a proveedores externos que deberá registrase en ALEPH. 27

Bibliotecas adheridas a SURAD: gestión económica delegada PI nacional: para enviar solicitudes de documentación a proveedores externos (no CSIC) deben usar el form 09 (solicitud adheridas) que recoge los datos para la facturación, el proveedor remitirá la factura a SURAD, que la pagará sin coste para la biblioteca. 28

Bibliotecas adheridas a SURAD: gestión económica delegada Nº administrativo: Nº petición: CSIC74542 Material solicitado: Revista (Copia) Fecha de petición: 22/02/11 Nº páginas: 000 ID del usuario: Facturar a: Sistema de Información Científica (CSIC) VAT ES Q D C/Joaquín Costa 22 Planta Baja Madrid 29

Bibliotecas adheridas a SURAD: gestión económica delegada Biblioteca adherida recibe petición de documentación de biblioteca externa, SURAD se hará cargo del cobro de esa transacción, para ello la transacción debe registrarse en ALEPH, ya que no es posible su control económico si no se hace. Las instrucciones están en la intranet de la red: es.htm 30

Bibliotecas adheridas a SURAD: gestión económica delegada Desde el módulo de circulación con el carné del tipo 08 del peticionario. Crear la petición recibida por otra vía en –Circulación/Solicitudes/Solicitudes de fotocopias/Crear solicitud de fotocopia. 31

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Bibliotecas adheridas a SURAD: gestión económica delegada Enviar junto con el artículo albarán con datos de facturación, modificar el modelo con los datos propios; ( ) ALBARÁN DE ENTREGA DE DOCUMENTO Datos de facturación Total a pagar: 5.90 Euros (IVA incluido) Se enviará factura emitida por: SISTEMA DE INFORMACIÓN CIENTÍFICA CSIC NIF: Q D C/ Joaquín Costa, Madrid Tfno.: , Fax:

Bibliotecas adheridas a SURAD: gestión económica delegada Incidencias frecuentes: Que envíen el albarán a nombre del peticionario. No hay problema porque no es una factura, si lo fuera, remitidla a SURAD. Que nos envíen el documento a SURAD, se lo remitimos al peticionario. 34

Bibliotecas adheridas a SURAD: gestión económica delegada Uso del form equivocado –Si se usa el 08 (uso exclusivo SURAD), ven como peticionario a SURAD y nos enviarán los documentos. –Si las bibliotecas adheridas usan el form 00 en lugar del 09, los proveedores externos no reciben los datos de facturación. 35

Adhesión a SURAD El plazo de adhesión a SURAD para bibliotecas ha estado abierto un mes. Si alguna biblioteca quiere adherirse fuera de plazo, puede hacerlo y se valorará su solicitud. Los Centros e Institutos sin biblioteca o temporalmente sin bibliotecario pueden solicitar este servicio y se valorará su adhesión sin plazo según sus circunstancias. 36

Adhesión a SURAD Las solicitudes han sido valoradas por la Unidad de Coordinación, una por una teniendo en cuenta los siguientes criterios –Necesidad de apoyo de la biblioteca. –Personal. –Número de transacciones de PI. –Historial de uso del antiguo SACD. –Requerimientos de apoyo de la propia biblioteca. 37

Adhesión a SURAD SURAD debe ser un servicio sostenible. Parte de un presupuesto reducido del SACD del antiguo CINDOC y se tiene que ajustar a éste. Su presupuesto, junto con los ingresos devengados del PI externo de las bibliotecas adheridas, deberán permitir subvencionar al 100% el PI nacional y al 85% el PI extranjero esporádico. SURAD no ofrece asumir los costes de PI extranjero de cuentas existentes ni tampoco asume el coste de peticiones masivas a proveedores extranjeros ya que tiene que ser autosuficiente. 38

Adhesión a SURAD: resultados (ver apéndices 1 y 2): 15 Centros adheridos. 33 bibliotecas adheridas –22 reciben servicio de PI extranjero y gestión administrativa de cobros y pagos del PI nacional. –4 gestión administrativa de cobros y pagos del PI nacional. –7 y sólo temporalmente PI nacional, PI extranjero y gestión de cobros y pagos. 39

Cierre del antiguo SACD Se está cerrando definitivamente, a falta de agotar los saldos remanentes en cuentas de depósito. Las bibliotecas de la red seguirán un tiempo recibiendo peticiones de documentación del SACD, por favor atendedlas. Los saldos de cuentas del CSIC se compensarán en las facturaciones. DT ya no acepta peticiones CSIC, usad siempre SURAD. 40

Cierre del antiguo SACD Las peticiones de documentación siguen llegando por correo electrónico con este remitente –CINDOC (CSIC) Servicio de Acceso al Documento C/ Joaquín Costa, MADRID Tfno.: Fax: No es necesario registrarlas en ALEPH. 41

Cierre del antiguo SACD 42

Apéndice 1: Centros sin biblioteca adheridos a SURAD Centro Andaluz de Biología del Desarrollo (CABD), Sevilla Centro de Estudios Avanzados de Blanes (CEAB), Gerona Centro de Física de Materiales (CFM), San Sebastián Instituto de Acuicultura Torre de la Sal (IATS) Castellón Instituto de Biología Molecular y Celular del Cáncer de Salamanca (IBMCC) Instituto de Biomedicina (IBIS), Sevilla Instituto de Ciencias de la Vid y del Vino (ICVV), La Rioja Instituto de Ciencias de los Materiales de Aragón (ICMA) Instituto de Investigación en Recursos Cinegéticos (IREC), Ciudad Real Instituto de Neurociencias (IN), Alicante Instituto Mediterráneo de Estudios Avanzados (IMEDEA), Islas Baleares Unidad de Biofísica de Vizcaya (UBF) Instituto de Productos Lácteos (IPLA), Oviedo Instituto de Ciencias del Espacio (ICE), Barcelona Instituto de Arqueología de Mérida (IAM) 43

Apéndice 2: Bibliotecas adheridas a SURAD Estación Experimental de Zonas Áridas (AL-EEZA), Almería Institut Botànic (B-IBB), Barcelona Institución Milá y Fontanals (B-IMF), Barcelona Instituto de Agricultura Sostenible (CO-IAS), Córdoba Estación Experimental del Zaidín (GR-EEZ), Granada Instituto de Astrofísica de Andalucía (GR-IAA), Granada Instituto de Parasitología y Biomedicina "López Neyra" ( GR-IPBLN), Granada Instituto de Ganadería de Montaña (LE-IGM), León Estación Experimental "La Mayora" (MA-EEML), Málaga Centro de Automática y Robótica (M-CAR). Madrid Centro de Química Orgánica "Lora Tamayo" (M-CENQUIOR), Madrid Centro de Tecnologías Físicas "L. Torres Quevedo" (M-CETEF), Madrid Instituto de Ciencias Agrarias (M-ICA), Madrid 44

Bibliotecas adheridas a SURAD Instituto de Catálisis y Petróleo (M-ICP), Madrid Instituto de Ciencia y Tecnología de Alimentos y Nutrición (M-ICTAN), Madrid Instituto de Cerámica y Vidrio (M-ICV), Madrid Instituto de Investigaciones Biomédicas "Alberto Sols" (M-IIB), Madrid Centro de Física "Miguel A. Catalán" (M-IMAFF/IO), Madrid Instituto de Microelectrónica (M-IMM), Madrid Museo Nacional de Ciencias Naturales (M-MNCN), Madrid Centro de Edafología y Biología Aplicada (MU-CEBAS), Murcia Instituto de Investigaciones Marinas (PO-IIM), Vigo Misión Biológica de Galicia, (PO-MBG), Pontevedra Centro de Investigaciones Científicas Isla de la Cartuja (SE-CICIC), Sevilla 45

Bibliotecas adheridas a SURAD Instituto de Recursos Naturales y Agrobiología (SE-IRNAS), Sevilla Instituto de Recursos Naturales y Agrobiología (SA-IRNASA), Salamanca Centro de Investigaciones sobre Desertificación (V-CIDE), Valencia Instituto de Agroquímica y Tecnología de los Alimentos (V-IATA), Valencia Instituto de Biomedicina (V-IBV), Valencia Instituto de Gestión de la Innovación y del Conocimiento (V-INGENIO, Valencia) Instituto de Tecnología Química (V-ITQ), Valencia Estación Experimental "Aula Dei" (Z-EEAD, Zaragoza) Instituto de Carboquímica (Z-ICB), Zaragoza 46