CONTRALORIA Plan de Mejoramiento Oficina de Planeación

METODOLOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO

OBJETIVOS Que las acciones correspondientes sean una respuesta adecuada a los hallazgos y que sean fácilmente cuantificables : Especificando su tiempo de duración Con metas concretas

LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE: LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE: Entregar la información lo más homogénea posible. Consolidar la evaluación sobre el avance de los planes de mejoramiento de los sujetos de control.

Hacer análisis comparativos sobre la situación de los hallazgos por sectores o ramas de la actividad del Estado. Relacionar ordenadamente los hallazgos de auditoría e identificar las acciones para subsanarlos. LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE: LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:

Determinar un inventario de los hallazgos debidamente sistematizados y clasificados que permita hacer análisis transversales. Definir claramente las actividades de los planes de mejoramiento como respuesta a los hallazgos presentados determinando la meta y el plazo de cumplimiento, para permitir la debida evaluación de su avance. LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE: LA METODOLOGÍA ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:

CONTENIDO DE LA METODOLOGÍA I. Elementos esenciales de la metodología : 1.Clasificación y codificación de los hallazgos. 2.Presentación del plan de mejoramiento 3.Evaluación del plan de mejoramiento 4.Consolidación.

1. CLASIFICACIÓN y CODIFICACIÓN DE LOS HALLAZGOS CODIGO HALLAZGO Corresponde a la clasificación establecida por la CGR, según la naturaleza del hallazgo y su origen en las diferentes áreas de la administración. Conformada por siete digitos

Dirección y planeación corporativa. Gestiones Misionales. Estructura orgánica y funcional. Contratación. Gestión de talento humano. Manejo de recursos físicos. Manejo financiero Hallazgos clasificados por las áreas comunes de las actividades de las organizaciones

Manejo contable y presupuestal. Control Interno Control Social. Gestión Ambiental. Otros. Hallazgos clasificados por las áreas comunes de las actividades de las organizaciones

Presentación de los hallazgos Para efectos de la elaboración de los planes de mejoramiento, los equipos de auditoría relacionarán los hallazgos en el siguiente cuadro:

Cuadro para la presentación de los hallazgos

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

ACCIÓN CORRECTIVA Es la acción o decisión que adopta la entidad para subsanar o corregir la situación plasmada en el hallazgo

OBJETIVO Refleja el propósito que tiene el cumplir con la acción emprendida para corregir las situaciones que se deriven de los hallazgos

Descripción de las Metas Cada acción correctiva debe tener plasmados unos pasos o metas cuantificables que permitan medir su avance y cumplimiento Se pueden incluir tantas filas como metas o pasos sean necesarios

Unidad de medida de las Metas Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene cada acción con el fin de poder medir el grado de avance

Dimensión de la meta Se debe consignar el volumen o tamaño de la meta propuesta en las unidades de medida establecidas para ella (Lo que se va a Hacer)

Fechas de iniciación y terminación de las Metas Se consigna la fecha programada para la iniciación de cada paso o meta Establece el plazo o y finalización de cada una de las metas

Columnas para la Evaluación de cumplimiento La hoja calcula automáticamente el plazo en semanas de la acción Se consigna el numero de unidades ejecutadas por cada una de las metas Calcula el avance porcentual de la meta dividiendo la ejecución informada en la columna K sobre la columna G

2. PRESENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad auditada al formular el plan deberá presentar las acciones correctivas correpondientes a los hallazgos indicando tres elementos claves: Plazo de la acción correctiva Metas, es decir resultados cuantitativos esperados Objetivos, o sea resultados cualitativos esperados

Resolución 5580

3. Evaluación de los planes Se hará sobre el cumplimiento del plan de mejoramiento vigente a la fecha de evaluación. Evaluaciones realizadas con base en los informes enviados por las Oficinas de Control Interno de los sujetos de control, en el Formato 2 del Anexo 1 de la Resolución 5580 con corte a junio 30 y diciembre 31, Plazo de 15 días hábiles posteriores a esta fecha,

Fines de la evaluación La evaluación semestral determina el grado de cumplimiento y de avance de los planes. Tiene por objeto determinar el grado de compromiso de la administración. Permite a la Contraloría General de la República la elaboración de un informe semestral sobre el cumplimiento y grado de avance de los planes de mejoramiento. La Contraloría General de la República, podrá hacer verificaciones para corroborar la calidad y veracidad de la información en desarrollo de la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral

Metodo de evaluación En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas cuyo plazo de ejecución se encuentre vencido a la fecha de evaluación. La duración en semanas de cada meta, es el factor ponderador de la importancia específica de cada meta, dentro del plan de mejoramiento, Se atribuye un punto a cada una de las metas propuestas por cada semana de duración de las mismas.

Variables de evaluación Para efectos de la comprensión de las fórmulas y métodos de calificación, a continuación se definen las siguientes variables: MPi= Meta i Propuesta en el plan de mejoramiento en unidades físicas. MLi= Meta i Lograda en unidades físicas al momento de la evaluación. CMi=Cumplimiento de la Meta i.

PAMi=Puntaje Atribuido a la meta i, igual a las semanas de duración propuestas para la meta i. PAMVi=Puntaje Atribuido a la meta i cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido, igual a las semanas de duración propuestas para la meta i. Variables de evaluación

PBEA= Puntaje base de evaluación del avance global del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas del plan PBEC= Puntaje base de evaluación de cumplimiento del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación..

Variables de evaluación POMi= Puntaje obtenido por la meta i. POMVi = Puntaje obtenido por la meta i cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido. CPM= Cumplimiento del plan de mejoramiento. AP= Avance del plan de mejoramiento

Fórmulas para la evaluación : :: :

PUNTAJE BASE DE EVALUACIÓN DEL AVANCE DEL PLAN Puntaje base para la evaluación del avance es la sumatoria de los puntajes atribuidos a todas las metas que comprenden dicho plan, de acuerdo con la siguiente fórmula

PUNTAJE BASE DE EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN El puntaje base para la evaluación del cumplimiento del plan a la fecha de evaluación, es la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación

CUMPLIMIENTO INDIVIDUAL DE LAS METAS Es el resultado de dividir cada meta lograda por la respectiva meta propuesta en unidades físicas (dimensión de la meta), multiplicado por 100,

PUNTAJE OBTENIDO POR CADA META Para determinar el puntaje obtenido por cada una de las metas, se multiplica el porcentaje de cumplimiento de cada una de ellas por el puntaje atribuido a cada una de las metas y dividido por 100.

CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Se calcula como el cociente resultante de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido dividido por el puntaje base para la evaluación del cumplimiento del plan multiplicado por 100,

GRADO DE AVANCE DEL PLAN A LA FECHA DE EVALUACIÓN Se calcula como el cociente de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas del plan dividido por el puntaje base para la evaluación del avance.

4. CONSOLIDACIÓN Las contralorías delegadas sectoriales harán una consolidación de los planes de mejoramiento de sus sujetos de control. La oficina de planeación realizará el consolidado general.