Tema: 8. Gestión de la correspondencia Mireya Bonilla Osuna Comunicación y atención al cliente 1º Curso Grado Superior de Administración y finanzas

1. La recepción de la correspondencia. Podemos definir el correo de entrada como todo aquel que se recibe en la empresa, tanto a través del servicio tradicional de Correos, como mediante fax, mensajería, Internet… El tratamiento que recibe la correspondencia al entrar en la empresa se resume en los siguientes pasos: Recepción y clasificación. Numeración y registro. Distribución.

1.1Recepción y clasificación. El primer filtro de la correspondencia lo realiza la persona encargada de recibir, rechazando la correspondencia equivocada y separando la propaganda, que tendrá un tratamiento distinto. Esta persona puede pasar toda la correspondencia a un subalterno que se encarga de distribuirla. Antes de abrir el correo debe tenerse en cuenta que existen comunicaciones privadas, lo que vendrá indicado. El siguiente paso consiste en comprobar que en el sobre se encuentran todos los documentos que se indican en el texto.

1.2Numeración y registro. AL numeración consiste en asignar números correlativos a cada carta de entrada. Normalmente se pone un sello, con los datos básicos del registro de entrada. Cuando se haya numerado la correspondencia se procederá a su registro en el libro de registros de entrada.

1.3Distribuciones. Una vez que la correspondencia se ha registrado se deberá distribuir entre los destinatarios, teniendo en cuenta que primero se entrega la correspondencia “urgente” y después el resto. Además, las comunicaciones privadas deben entregarse en mano.

Libro de registro de entrada. Número de orden o de registro. Fecha. Remitente. Destinatario. Asunto. Clase de documento. Anexos.

1.4 Informatización de la recepción de la correspondencia. Recepción: En el momento de apertura y clasificación de la correspondencia se integran los programas informáticos de gestión documental que, a través de la digitalización, convierten los documentos en papel en archivos informáticos que son los que posteriormente serán manipulados. Numeración y registro: En esta fase del proceso, las nuevas tecnologías aportan soluciones que la hacen mucho más cómoda. Distribución: Si los documentos se han digitalizado, la distribución será muy simple, pues los documentos se envían a los destinatarios mediante avisos automáticos que advierten de la recepción, que queda almacenada en la red y puede consultarse on-line.

2. La salida de la correspondencia de la empresa

2.1 Plegado y ensobrado. Las cartas se suelen doblar en tres partes, si se utiliza el tamaño A4, y siempre con el texto o el contenido hacia dentro. Las notas breves y demás escritos cortos, se doblan por la mitad con el texto hacia dentro. Sobre de “ventana”, se caracteriza por tener una ventana transparente, que permite ver la dirección del destinatario. La medida de sobre más utilizada es la de 22x11.5 cm. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo.

2.2 Numeración y registro. El registro de la correspondencia se llevará a cabo en el libro de registros de salida. Antes de la anotación, se estampa un sello fechador que contiene los siguientes datos: Salida. Sección, departamento o unidad de registro. Número de registro. Fecha de asiento.

Libro de registro de salida de correspondencia. Número de orden o d

Libro de registro de salida de correspondencia. Número de orden o de registro. Fecha de salida. Remitente. Destinatario. Asunto. Clase de documento. Anexos.

2.3 Envío. Una vez que la correspondencia ha sido registrada, el último paso será pesar y franquear. El pesado es necesario, dado que la mayoría de las tarifas postales toman como indicador el peso de envío. El franqueo consiste en pagar el precio correspondiente al envío, el cual puede realizarse mediante distintas formas: Sellos. Tu sello. Franqueo pagado. Franqueo en destino.

2.4 Información del envío de correspondencia. Redacción: Prácticamente todas las cartas se escriben a partir de un programa procesador de textos. Numeración y registro: Es muy habitual el uso de las aplicaciones informáticas para llevar el registro de la correspondencia de salida, reproduciendo en formato digital la estructura de las tablas del libro. Franqueo: Cada vez se usan más las llamadas máquinas flanqueadoras, con tecnología digital, que pesan, cierran y franquean el correo saliente y simplifica enormemente el proceso de franqueado, con la actualización automática de tarifas, sistema de gestión de datos y personalización de los mensajes publicitarios.

3. Servicio de Correos. La Red Postal Pública permite: La recogida de los envíos postales amparados por una obligación de servicio universal en los puntos de acceso en todo el territorio. La expedición y el tratamiento de estos envíos desde el punto de acceso a red postal hasta el centro de distribución. La distribución a las direcciones indicadas en los envíos.

3.1 Cartas y documentos. Carta ordinaria: El ámbito de entrega es nacional e internacional. Carta certificada: Se garantiza la recepción mediante la firma del destinatario o una persona autorizada. Si no pudiera entregarse, dispone de 15 días para recoger. Carta certificada urgente: Envíos más urgentes. Entrega en 24 horas para correo nacional. Postal Exprés: Correo urgente y entrega registrada. Entrega en 24 horas, correo nacional. Carta urgente: Llegarán en un día hábil en el caso de España. Notificaciones administrativas: Es un servicio indicado exclusivamente para entidades administrativas y judiciales. Correo digital: Permite enviar una carta o tarjeta postal desde el ordenador.

3.2 Telegramas. Telegrama nacional: Documentos breves con carácter urgente y entrega registrada. Telegrama internacional: Ordinarios o urgentes. Pueden cursarse por medio del teléfono, sin necesidad de personarse en las oficinas de correos. Telegrama online: Permite preparar el contenido de un telegrama, subir un fichero con múltiples destinatarios y enviarlo a través del Internet.

3.3 Fax y burofax. Correos permite el envío desde oficinas de Correos de documentos a terminales de fax situados en cualquier lugar del mundo. EL burofax es un servicio para enviar de forma urgente y bajo firma documentos relevantes que tienen carácter de prueba frente a terceros.

3.4 Envío de paquetería. Paquetería urgente: Sistema de envío para paquetes que necesitan ser enviados con carácter urgente y bajo firma. Paquetería nacional. Paquete azul: Sistema de envío de paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra. Paquetería internacional. EMS Postal Exprés: Mayor calidad y garantía. Reembolso, prueba de entrega y seguro. Paquete internacional prioritario: Completa garantía por pérdida o extravío. Valijas: Correspondencia periódica entre un punto y varios destinos de España.

4. Servicios privados de paquetería y mensajería. Los servicios que prestan los podemos dividir en tres grupos: Servicio nacional. Servicio internacional. Servicios complementarios.

4.1 Servicio nacional. Servicio inmediato. Mensajería urbana. De hoy para hoy. De hoy para mañana, entrega antes de 8:30 h. De hoy para mañana, entrega antes de las 10 h. Entrega antes de las 13:00 h. Servicio día de la semana.

4.2 Servicios internacionales. La forma más rápida y fable para la entrega de documentos y paquetes en cualquier lugar del mundo a través de servicio aéreo. Las agencias agrupan los países por zonas, dando un orden alfabético a las mismas.

4.3 Servicios complementarios. Las agencias de mensajería prestan otros servicios añadidos a los clientes, como: Reembolso. Comprobante o confirmación de entrega. Valor declarado. Servicio de buzón. Agencia- agencia.

5. Seguridad y confidencialidad de la información. 5.1 Protección legal. La correspondencia no puede ser abierta y leída salvo por su destinatario: únicamente podrá ser leída por otras personas, con consentimiento de este, o con autorización de un juez o tribunal.

5.2 Procedimientos de seguridad y confidencialidad en la información. En cumplimiento de la normativa existen, las empresas deben aplicar en el tratamiento de su correspondencia procedimientos que aseguren el respeto a la confidencialidad de los datos incluidos en la misma y que impidan el acceso a los mismos por personal o autorizado.

5.3 Protección de datos de carácter personal. La ley Orgánica 15/1999 regula todo lo referente al tratamiento de información referente a personas físicas. Los datos de carácter personal son cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.