Administración de los Ingresos y Egresos Escolares. Noviembre 2014

Acuerdo secretarial número 015/2012 Este material es un extracto con los puntos más importantes contenidos en el Lineamiento de Ingresos y Egresos Escolares de las Instituciones Educativas de la Secretaría de Educación de Guanajuato, (Acuerdo secretarial número 015/2012) por lo cual no lo sustituye. Acuerdo secretarial número 015/2012

Responsabilidad administrativa Artículo 3. Las disposiciones de los presentes Lineamientos son de observancia obligatoria para todos los servidores públicos de la SEG. El incumplimiento de las disposiciones previstas en estos Lineamientos dará lugar a la responsabilidad de los servidores públicos en los términos de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios. “El desconocimiento de la Ley no exime de responsabilidad”

Objeto del Lineamiento Artículo 1. Las disposiciones de los presentes Lineamientos son de orden público e interés social y tienen por objeto regular: Los procedimientos utilizados por las instituciones educativas para la captación de las aportaciones económicas y demás ingresos que se obtengan. La planeación, organización, dirección y control de las erogaciones realizadas por las instituciones educativas. y La transparencia en el manejo y la aplicación de los recursos económicos e ingresos de las instituciones educativas.

Administradores de los ingresos escolares El director o encargado de la institución educativa. El contralor escolar o el encargado de ingresos y egresos escolares.

Programa Anual de Trabajo Priorizar las acciones a desarrollar, los bienes y los servicios requeridos. Deberá realizarse en el SIEE en los tiempos establecidos. Elaborarse de acuerdo a las necesidades particulares de la escuela y de forma congruente con el PEE. Para su elaboración debe tomar en cuenta al consejo de participación social y así como a los padres de familia. Realizarse con el cuidado pertinente, debido a que en base a esta planeación se ejecutarán los gastos. Para cuantificarlo se debe tomar en cuenta la experiencia de ciclos anteriores y prever necesidades futuras. Considerar todos los gastos que se pretendan realizar en el ciclo escolar. Resguardarse en un sitio seguro e ir marcando lo adquirido para evitar compras duplicadas. Ser específico en cantidad y características de los bienes a adquirir. Debidamente requisitado y firmado por los responsables de ingresos propios y por el supervisor escolar.

Programa Anual de Trabajo Las modificaciones se harán mediante oficio de solicitud de acuerdo al formato preestablecido. Los supervisores deberán autorizar y, en su caso, reorientar justificadamente las acciones establecidas del programa anual de trabajo, así como dar seguimiento a todas las operaciones financieras que realicen las instituciones educativas por medio del SIEE.

Ingresos escolares Artículo 2. Para los efectos de los presentes lineamientos, se entiende por: Ingresos Escolares: las percepciones o cooperaciones en numerario, bienes, servicios o cualquier otra prestación en dinero o especie que reciban las instituciones educativas.

Son ingresos escolares los que se obtengan por: El uso y la administración de la tienda escolar, a excepción del depósito en garantía Los fondos sociales de las cooperativas escolares de consumo y producción, así como los fondos de reserva cuando se disuelvan. Las aportaciones en dinero, especie y servicios, incluyendo aquellos que reciban las instituciones educativas de los niveles inicial y preescolar.

Ingresos escolares Artículo 5. Los ingresos escolares deberán ser administrados en apego a los principios de legalidad, honradez, austeridad, disciplina presupuestal, transparencia, eficiencia y eficacia. El jefe de la USAE, los supervisores y los administradores de los ingresos escolares son corresponsables de la correcta captación, aplicación y de la transparencia de los ingresos escolares. Artículo 7. Los ingresos escolares son considerados públicos y fiscalizables, así como inversiones de interés social.

Recibo oficial de cobro Por cada ingreso que reciba la escuela, se emitirá por el SIEE un recibo y se entregará firmado y sellado por la institución educativa a la persona que aporta dicho ingreso.

Cancelación de recibos En los casos de cancelación de recibos, la escuela: Deberá realizar el movimiento en el SIEE. Para la cancelación física se plasmarán en el recibo dos líneas diagonales en paralelo, anotando la causa de cancelación y la leyenda: “cancelado”. así como la rúbrica del director de la institución educativa. El documento cancelado deberá conservarse en original. La escuela deberá mantener un archivo con todos los recibos ordenados en forma consecutiva y conservar el expediente.

Recibo deducible de impuestos Artículo 10. La SEG deberá entregar un recibo deducible de impuestos a las personas físicas o morales que realicen aportaciones en dinero, bienes o servicios a las instituciones educativas.

Egresos escolares Artículo 2. Para los efectos de los presentes lineamientos, se entiende por: Egresos Escolares: los gastos realizados por las instituciones educativas en cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en el proyecto educativo escolar y el plan anual de trabajo durante un ciclo escolar determinado.

Conceptos de egresos Componente 1 Material didáctico y de apoyo informativo. Equipo de cómputo, accesorios y programas. Equipo audiovisual. Mobiliario y equipo de oficina. Instalación de sistemas de seguridad. Mantenimiento, rehabilitación y construcción de obra de la infraestructura física educativa. Materiales, accesorios, suministros y herramientas menores. Mantenimiento y conservación del mobiliario y equipo. Componente 1 Materiales de apoyo educativo e infraestructura física educativa

Conceptos de egresos COMPONENTE 2 Fortalecimiento del proceso enseñanza-aprendizaje. Realización de recorridos, visitas, excursiones y campamentos educativos. Organización de eventos deportivos (Excluye la compra de uniformes) Capacitación.

Componente 3: Servicios Generales. Conceptos de egresos Componente 3: Servicios Generales. Servicio de agua potable. Pasajes. Teléfono. Fotocopiado. Gastos de operación. (materiales de limpieza, material y útiles de oficina) Fumigación. Servicio de seguridad y vigilancia.

Egresos no autorizados Alimentación del personal de la institución educativa. Pago de viáticos o viajes al extranjero. Contrataciones de personal para cubrir las necesidades de personal de la institución educativa. Carreras técnicas, licenciaturas, especialidades, maestrías, doctorados, diplomados u otros análogos. Adquisición o compra de uniformes. Compra de accesorios personalizados como plumas, portafolios, pines; eventos especiales, de convivios o de navidad o fin de año. Artículos no incluidos en el PAT. Comprobantes que no reúnen los requisitos fiscales. Viajes didácticos sin autorización del supervisor o jefe de sector. Acciones de infraestructura sin validación y apego a los procesos que establece el INIFEG. Gastos efectuados fuera del ciclo escolar. Aquéllos que determine la Subsecretaría de Recursos Financieros y Materiales de la SEG.

Requisitos de los comprobantes fiscales digitales Los comprobantes Fiscales Digitales deberán contener los siguientes requisitos: RFC del Gobierno del Estado de Guanajuato: GEG-850101-FQ2 El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria, así como el sello digital del contribuyente que lo expide. El lugar y fecha de expedición. La clave del registro federal de contribuyentes de quien lo expide y el régimen fiscal. La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción del servicio o del uso o goce que amparen. El valor unitario consignado en número. El importe total consignado en número o letra. Señalar la forma en que se realizó el pago, ya sea en efectivo, transferencias electrónicas de fondos, cheques nominativos o tarjetas de débito, de crédito. Los contenidos en las disposiciones fiscales, que sean requeridos y dé a conocer el Servicio de Administración Tributaria, mediante reglas de carácter general.

Validación del CFDI en el portal del SAT Los administradores de los ingresos escolares validarán que el comprobante fiscal digital se encuentre vigente través del portal del SAT, el cual deberán imprimir y anexarlo al expediente escolar. https://verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx Factura de ejemplo

Validar Comprobante Fiscal Digital

Requisitos de la cuenta bancaria: Todos los ingresos escolares en dinero se administrarán a través de una cuenta bancaria, con la finalidad de garantizar y transparentar la rendición de cuentas de los mismos Requisitos de la cuenta bancaria: Estar a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato, Secretaría de Educación, clave del Centro de Trabajo. La tarjeta de registro de firmas deberán requisitarla los administradores de los ingresos escolares y el secretario técnico del Órgano Colegiado en Materia Técnico-Pedagógica de Escuela. Los fondos deberán administrarse mediante una chequera. La emisión de los cheques será invariablemente con firmas mancomunadas.

Fondo revolvente Artículo 2. Para los efectos de los presentes lineamientos, se entiende por: Fondo revolvente: el mecanismo presupuestal que la SEG autoriza a las instituciones educativas para cubrir compromisos de carácter urgente y de poca cuantía derivado de sus funciones.

Cuantía del fondo revolvente Las instituciones educativas podrán crear un fondo revolvente por una cantidad que no excederá de veinticinco salarios mínimos diarios vigentes en el estado. (25 x $63.77= $1,594.25) Las erogaciones que realicen con cargo al fondo revolvente, deberán quedar soportadas con el comprobante correspondiente, conforme a lo establecido en estos Lineamientos. La reposición del fondo revolvente podrá realizarse cada vez que se requiera y previa comprobación de la aplicación de por lo menos el ochenta porciento del mismo o, en su caso, mensualmente.

Remanentes del fondo revolvente Artículo 35. Al finalizar el ciclo escolar correspondiente, el fondo revolvente deberá ser cancelado, reintegrando los remanentes a la cuenta bancaria. En caso de que las instituciones educativas cuenten con autorización para no manejar una cuenta bancaria, al finalizar el ciclo escolar, el sobrante en efectivo, quedará bajo la posesión, resguardo y responsabilidad del director o encargado de la institución educativa.

Comprobación del gasto Artículo 38. En caso de existir alguna posible irregularidad en la información presentada, los administradores de los ingresos escolares, contarán con diez días hábiles, a partir de la fecha en que se haya notificado presunta irregularidad y enviará los informes corregidos a la USAE. Si la irregularidad antes mencionada no es atendida, será turnada a la instancia competente de la SEG.

Registro en el Sistema de Ingresos y Egresos Escolares El registro, control y dirección de los ingresos y egresos escolares, deberán realizarse en el SIEE. Para lo cual deberá ingresar por internet en la siguiente dirección: http://sitios2.seg.guanajuato.gob.mx/wie

Reportes La USAE analizará los reportes, a fin de verificar el cumplimiento de lo establecido. Los reportes deberán entregarse a los supervisores y a la USAE, dentro de los primeros quince días hábiles siguientes al cierre de cada período, anexando copia de los estados de cuenta. Las instituciones educativas emitirán dos reportes semestrales. El primero de julio a diciembre y, el segundo, de enero a junio.

Documentación inicial. Expediente Cada escuela deberá tener una carpeta que contenga los siguientes documentos en original. PEE incluyendo el PAT. Documentación inicial. Contratos y documentación relacionada con la tienda escolar. Seguimientos y reportes del SIEE. Oficio de solicitud y autorización de modificación al PAT. Consecutivo de ingresos, deducibles, fichas de depósito. Acta de entrega-recepción de documentación. Documentación requerida de las parcelas escolares, cooperativas, etc.

Expediente Póliza de cheque impresa del SIEE. Comprobante Fiscal Digital por Internet. Cotizaciones y orden de compra. Egresos Expediente Técnico y acta entrega-recepción de obra. Garantía de los bienes adquiridos. Cualquier otra documentación establecida en el Lineamiento o control interno que sea útil para dar transparencia y comprobación del gasto. Posteriormente se archivarán los egresos ordenados cronológicamente y engrapados según corresponda.

Expediente Documentos finales Estados de cuenta bancario y chequeras. Conciliaciones bancarias. Reporte de Ingresos y Egresos Escolares. Oficios de autorización de disminución o suspensión fortuita de la tienda escolar.

Obligaciones de los administradores de los ingresos escolares Entregar a los supervisores el proyecto educativo escolar y el programa anual de trabajo, dentro de la segunda semana de septiembre de cada año. Llevar un registro diario de las percepciones y las erogaciones de los recursos económicos. Verificar que la aplicación de los ingresos escolares esté apegada a lo establecido en el programa anual de trabajo y el proyecto educativo escolar. Administrar y controlar los ingresos y los egresos escolares. Vigilar el registro oportuno y veraz de las operaciones en el SIEE. Informar trimestralmente a la mesa directiva de la Asociación Escolar de Padres de Familia sobre la aplicación de sus aportaciones. Vigilar el uso y manejo de los recursos del fondo revolvente. Presentar al Órgano Colegiado en Materia Técnico-Pedagógica de la institución educativa, al término de cada ciclo escolar, un informe financiero del estado que guardan los ingresos y los egresos escolares, emitidos por el SIEE, o en los formatos que establezca la Dirección General de Tesorería de la SEG

Obligaciones de los administradores de los ingresos escolares Depositar los ingresos escolares, en el caso de montos menores a veinte salarios mínimos diarios vigentes en el Estado de Guanajuato, en la cuenta bancaria que corresponde a la institución educativa, el último día hábil de la semana. Tratándose de montos superiores se efectuará el depósito diariamente. El jefe de la USAE, considerando los montos de los ingresos captados y la ubicación geográfica de las instituciones educativas, podrá prorrogar los plazos establecidos en el párrafo anterior. Entregar los recibos emitidos por el SIEE a quienes hayan aportado a la institución educativa dinero, bienes o servicios. Acudir a la USAE a las revisiones financieras al término del ciclo escolar y solventar en tiempo y forma las observaciones que se presenten. Abrir una cuenta bancaria, con las instituciones autorizadas por la Subsecretaría de Recursos Financieros y Materiales de la SEG, a nombre de Gobierno del Estado de Guanajuato. Mantener actualizado el registro de las firmas de los funcionarios de la institución educativa facultados por el jefe de la USAE para el manejo de la cuenta bancaria. Abstenerse de recibir cualquier clase de aportación proveniente de operaciones ilícitas. Emitir y firmar los reportes de los ingresos y los egresos del SIEE.

Conservación de la documentación Artículo 44. Las instituciones educativas conservarán en sus archivos la documentación comprobatoria de los ingresos y los egresos escolares, por un periodo de 10 años, contados a partir de la fecha de su expedición. Transcurrido ese plazo la institución educativa remitirá la documentación comprobatoria a la USAE para efectos de su resguardo o trámites administrativos

Entrega-Recepción Artículo 45. En el supuesto de que por cualquier motivo exista cambio de administrador de los ingresos escolares, éstos deberán realizar el procedimiento de entrega-recepción de los documentos, recursos y asuntos en trámite en los formatos establecidos para tal efecto y de conformidad con las disposiciones normativas aplicables, remitiendo una copia a la USAE en los primeros cinco días hábiles, posteriores a la fecha de la entrega.

Aportaciones en especie Artículo 21. Las aportaciones que en bienes muebles realicen las Asociaciones Escolares de Padres de Familia a las instituciones educativas, pasaran a formar parte del inventario de activo fijo de las mismas. Los administradores de los ingresos escolares deberán acudir a la USAE y registrar en el inventario las aportaciones en especie, dentro de los treinta días hábiles siguientes a la donación. Las Asociaciones Escolares de Padres de Familia podrán verificar el registro con la finalidad de controlar y actualizar el inventario de los planteles escolares

Prohibiciones Artículo 19. Está prohibido a los maestros, a los administradores de los ingresos escolares o a cualquier servidor público, lo siguiente: Condicionar la inscripción o reinscripción a los educandos. Negar la entrega de documentación oficial o escolar. Suspender la prestación de Servicios educativos. y Negar el acceso a la educación pública.

Situaciones no previstas Artículo 11. Las situaciones no previstas en los presentes Lineamientos serán resueltas por la Subsecretaría de Recursos Financieros y Materiales de la SEG de conformidad con las demás disposiciones normativas aplicables.