Dra. Edith Huancauqui Rodríguez EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Dra. Edith Huancauqui Rodríguez

FASES DE LA CONTRATACIÓN ESTATAL Desde la convocatoria Hasta antes de la suscripción del contrato Ejecución contractual Programación y Actos Preparatorios Etapa de Selección - PAC - Expediente de Contratación - Comité Especial - Bases 2

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN ¿Qué entendemos por Expediente de Contratación? En sentido amplio: es el conjunto de actuaciones referidas al proceso de contratación, desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato. En sentido estricto: Expediente que reúne la información necesaria para la contratación de un objeto determinado (RTM, VR, etc), el que una vez aprobado es remitido al CE para el inicio de sus labores (fase inicial).

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN ¿Cuándo se inicia? Se inicia con el requerimiento del área usuaria. Progresivamente y en forma cronológica y ordenada se va adjuntando toda la documentación correspondiente a cada fase. Debe incluir las ofertas no ganadoras. Concluye con la conformidad de recepción de la última prestación, o con la liquidación, en caso de obras, y con el pago. Permanecer en custodia del OEC, salvo en el periodo en que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN ¿Por qué es necesario contar con un expediente de contratación? ¿Cuál es su Finalidad? Contar con la información técnica, económica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con la calidad requerida o mejorada y a precio adecuado. Reunir todas las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. Debe estar bajo custodia del OEC.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN FASE INICIAL Requisitos mínimos para su aprobación: Requerimientos Técnicos Mínimos (RTM) debidamente definidos Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado Certificación de Crédito Presupuestario

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS EXCEPCION: ESTANDARIZACION El ÁREA USUARIA es responsable de definir con precisión las características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras a contratar, las que deben encontrarse descritas en las especificaciones técnicas, términos de referencia o expediente técnico. Asimismo, debe señalar la finalidad pública de la contratación. En la determinación de las características técnicas NO debe aludirse a marcas o nombres comerciales, diseños, fabricantes, ni descripción que oriente la adquisición o contratación de marca, fabricante o tipo de producto específico. EXCEPCION: ESTANDARIZACION

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS Comprenden: Características técnicas (la propia Entidad las establece): Bienes: Especificaciones Técnicas Servicios: Términos de Referencia Obras: Expediente Técnico Normas Reglamentarias: Reglamentos técnicos (DISCAMEC) Normas Metrológicas (INDECOPI) Normas Sanitarias (Salud) Reglamentos sectoriales Otros requisitos: Normas técnicas nacionales e internacionales (tienen por fin prever la calidad de procesos de producción, etc).

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS Deben ser congruentes, proporcionales y razonables en función al mercado. Deben incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de los bienes, servicios u obras. Deben cumplir con las normas nacionales aprobadas por autoridades competentes. Ejemplo: El certificado de calidad ISO no puede ser considerado RTM

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS ¿Hay grados de discrecionalidad en la determinación de características técnicas? ¿Cuál es el grado de discrecionalidad del área usuaria, del OEC, inclusive del órgano especializado para la determinación de las características técnicas?

1. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS El expediente de contratación en la fase inicial debe incluir, lo siguiente: Sistema de contratación Modalidad de Selección Modalidad de ejecución contractual Disponibilidad Presupuestal Tipo de proceso Resumen ejecutivo En obras y actividades derivadas de proyectos de inversión : Declaración de viabilidad del SNIP Expediente Técnico Disponibilidad del terreno

2. ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO Para: - Determinar valor referencial - Pluralidad de marcas y postores - Ajuste a características - Propuesta de factores - Distribución de la buena pro.

VALOR REFERENCIAL El valor referencial es el costo estimado aprobado por la Entidad para la contratación de bienes, servicios u obras sobre la base de los precios de mercado. El OEC debe determinar el valor referencial. El OEC puede solicitar apoyo que requiera del Área Usuaria, este último está obligado a dar apoyo bajo responsabilidad.

Presupuestos y cotizaciones actualizadas VALOR REFERENCIAL Para su determinación, el OEC debe emplear como mínimo dos (02) fuentes: Presupuestos y cotizaciones actualizadas Precios Históricos Estructura de Costos Precios SEACE, etc.

EL ESTUDIO DEBE CONSIDERAR TAMBIÉN LOS SIGUIENTES ASPECTOS: VALOR REFERENCIAL EL ESTUDIO DEBE CONSIDERAR TAMBIÉN LOS SIGUIENTES ASPECTOS: Alternativas existentes según el nivel de comercialización Descuentos por volúmenes Disponibilidad inmediata Mejoras en las condiciones de venta Garantías Costo total de propiedad

VALOR REFERENCIAL Las cotizaciones que se efectúan en el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, requieren como condición básica: Que exista un mercado competitivo. Que el proveedor que hace la cotización NO conozca que ésta servirá para estimar un VR. En muchos casos, es difícil que se cumplan estas características. Por ello se generan distorsiones en la estimación del VR.

VALOR REFERENCIAL ¿QUÉ DEBE INCLUIR ? El costo del Bien o Servicio, además de su margen de comercialización o utilidad. Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto. En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales. Valor referencial en la AMAZONIA

CARACTERISTICAS ESPECIALES VALOR REFERENCIAL CARACTERISTICAS ESPECIALES El VR es de carácter PÚBLICO. Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la naturaleza de la contratación lo haga necesario, cuando se trate de bienes, servicios u obras que revisten complejidad o cuando conlleven innovaciones tecnológicas (justificación debida). El VR siempre será informado al SEACE

VALOR REFERENCIAL ANTIGÜEDAD: BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobación del Expediente de Contratación. CONSULTORÍA DE OBRA: 06 meses desde aprobación del expediente de contratación. OBRAS: 06 meses desde la fecha de determinación del presupuesto de obra consignada en el expediente técnico.

VALOR REFERENCIAL LÍMITES: Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR serán devueltas, sin límite mínimo Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor al 90% Consultoría: No menor del 90%

VALOR REFERENCIAL Errores Frecuentes: Se determina en base a estudio desactualizado o en función a pocas cotizaciones. No se sustenta el procedimiento seguido para su cálculo. Si el valor referencial está en moneda extranjera, no se indica el tipo de cambio que debe emplearse para efectuar el pago. Para su determinación no se toma en cuenta los precios históricos (contratos). Para suministros de combustible, alimentos, entre otros, no se indica el procedimiento a seguir para el reajuste.

3. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Contenido de la Certificación Presupuestal: Fuente de Financiamiento Cadena Funcional Programática y del gasto Monto al cual asciende la certificación con las anotaciones del caso 22

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN En su fase inicial, será aprobado por el Titular de la Entidad u órgano competente (por delegación). En proceso declarado desierto: Sólo si se ha modificado algún extremo del expediente de contratación, la siguiente convocatoria contará con nueva aprobación del expediente. 23

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN NO OLVIDAR: Aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán todas las actuaciones que se realicen desde la designación del Comité Especial hasta la culminación del contrato. Los contratos de bienes y servicios culminan con la conformidad de recepción de la última prestación y el pago correspondiente. Los contratos de ejecución o consultoría de obras culminan con la liquidación y pago correspondiente.

EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN COMITE ESPECIAL Expediente de Contratación APROBACION Formulación: área usuaria, OEC, Presupuesto (funcionario competente) Nota: Cada Entidad debe definir los procedimientos y plazos para la determinación y aprobación del Exp. Contrat. y designación del Comité Especial (Directivas, Instructivos).

INQUIETUDES “¿Es posible que la aprobación de expediente de contratación y las Bases de una AMC que deriva de otro proceso de selección por declaratoria de desierto (licitación pública, concurso público o adjudicación directa) sean aprobados por quien haya sido facultado para dicha aprobación; o debe ser aprobado por la instancia que aprobó el expediente de contratación y las Bases del proceso de selección original?” Referencia: OPINIÓN Nº 094-2011/DTN

INQUIETUDES En los procesos de selección a convocarse en la Amazonía, ¿es legalmente correcto que las bases deben establecer un valor referencial considerando el IGV, y otro valor referencial sin considerar el IGV? Referencia: OPINIÓN Nº 007-2012/DTN

FUNCIONARIOS Y ÓRGANOS RESPONSABLES

FUNCIONARIOS Y ÓRGANOS RESPONSABLES Art. 5 del Reglamento: Titular de la Entidad Área usuaria Órgano encargado de las contrataciones Comité Especial 29

TITULAR DE LA ENTIDAD Es la más alta autoridad ejecutiva de la Entidad. Aprueba, autoriza y supervisa los procesos de contrataciones. Ejemplos: Congreso de la República: Presidente Poder Judicial: Presidente Empresas del Estado: Gerente General Gobierno Regional: Presidente Gobierno Local: Alcalde

DELEGACIÓN TITULAR DE LA ENTIDAD El Titular de la Entidad puede delegar facultades que le concede la norma de contrataciones, siendo indelegables los siguientes: Autorización de exoneraciones. Declaración de nulidad de oficio. Aprobación de prestaciones adicionales de obra. Emisión de pronunciamientos sobre las observaciones a las Bases Administrativas. Decisión de encargar procesos a entidad privada nacional o internacional 31

AREA USUARIA y OEC Área Usuaria: Realiza el requerimiento (determina necesidades, características técnicas y la cantidad de lo que se va a adquirir o contratar). Indica Finalidad Pública de la Contratación Estudio de las posibilidades que ofrece el Mercado Definición: C.T. Características Técnicas V.R. Valor referencial OEC NECESIDAD Consolidar en el PAC Determinación del tipo de proceso de selección: LP, CP, ADP, ADS, AMC. Responsable del Fraccionamiento: No se debe dividir una contratación para dar lugar al cambio del tipo de proceso de selección.

FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL OEC Directiva N° 001-2011-OSCE/CD A PARTIR DEL 2013: Obligatoriamente deberán ser profesionales y/o técnicos debidamente certificados. REQUISITOS: Capacitación técnica en contrataciones públicas o gestión logística: no < 80 horas lectivas (5 últimos años) 2. Experiencia laboral general: no < a 3 años 3. Experiencia laboral en materia de contrataciones públicas o en logística privada: no <1 año 33

FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES DEL OEC PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION VIRTUAL OSCE: www.seace.gob.pe/ www.osce.gob.pe

EL COMITÉ ESPECIAL

COMITÉ ESPECIAL DESIGNACIÓN: A través del funcionario competente: según niveles de competencia Se realiza: Por escrito En función a las personas ¿Existe jerarquía entre los miembros del comité?

COMITÉ ESPECIAL TIPOS: Comité Especial (ad hoc): Para cada proceso de selección, se da en cualquier tipo de proceso, salvo menor cuantía (opcional). Comité Especial Permanente: Para varios procesos de selección; solo está permitido en las Adjudicaciones Directas y las Menores Cuantías. ¿Cuándo no es necesario conformar Comité Especial? Para procesos de menor cuantía y en las contrataciones exoneradas.

COMITÉ ESPECIAL Tres miembros: uno del área usuaria y otro del OEC. Por lo menos 01 debe conocer técnicamente el objeto de la contratación. La designación debe cuidar que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente (efecto espejo). Debe instalarse al día siguiente de la designación, notificada junto con el Expediente de Contratación. NO OLVIDAR: En la conformación del Comité Especial Permanente sólo se exige que 01 sea representante del OEC.

NO PUEDEN SER MIEMBROS: COMITÉ ESPECIAL NO PUEDEN SER MIEMBROS: Titular de la Entidad Funcionarios: Control y fiscalización Funcionarios que aprobaron el expediente, Bases, Comité Especial Funcionarios, servidores o expertos independientes sancionados.

COMITÉ ESPECIAL INTERVENCIÓN DE MIEMBROS SUPLENTES: Si el titular está ausente, su suplente lo reemplazará, respetándose la conformación. La Entidad evaluará motivo de ausencia, sin impedir participación de su suplente. El miembro titular reemplazado, podrá reincorporarse al comité como miembro suplente, previa autorización posterior a la evaluación señalada. 40

COMITÉ ESPECIAL COMPETENCIAS: Elaborar las Bases Convocar al proceso Absolver Consultas y Observaciones Evaluar propuestas Otorgar la Buena Pro Declarar desierto el proceso Consultar o proponer las modificaciones de características técnicas o del valor referencial Otros actos necesarios

COMITÉ ESPECIAL EL COMITE ESPECIAL NO TIENE COMPETENCIA DIRECTA PARA MODIFICAR: Cantidad, plano o dimensión de bien, servicio u obra. Características y especificaciones Valor referencial Fuente de Financiamiento Tipo de proceso

COMITÉ ESPECIAL Colegialidad Especialidad Solidaridad Autonomía PRINCIPIOS QUE INSPIRAN LA ACTUACIÓN DEL COMITÉ ESPECIAL: Colegialidad Especialidad Solidaridad Autonomía Confidencialidad

COMITÉ ESPECIAL ¿Cómo se toman las decisiones? Para procesos en general Para Sesionar: Todos Para Adoptar Acuerdos: Unanimidad Mayoría Nota: Los actos deberán figurar en actas suscritas, con las votaciones y la fundamentación de los votos en contra.

COMITÉ ESPECIAL El colegiado tomará en cuenta que: 1. Si duda sobre exactitud de un documento, informará a la OEC para la inmediata fiscalización posterior. 2. No suspenderá el proceso. Comunicará, en su caso, al Tribunal de Contrataciones del Estado. 3. Hay responsabilidad solidaria por cualquier irregularidad imputable por dolo, negligencia o culpa inexcusable. 45

¿Los miembros del Comité pueden declinar, renunciar su designación ? COMITÉ ESPECIAL CAUSALES DE REMOCIÓN: Caso Fortuito o Fuerza Mayor (Art. 1315 del Código Civil) Cese en el servicio declarado con documento motivado ¿Los miembros del Comité pueden declinar, renunciar su designación ?

COMITÉ ESPECIAL Cuándo cesan las funciones del Comité Especial? Con la Buena Pro consentida Cancelación del proceso ¿En el supuesto previsto en el art. 148, numeral 2) del Reglamento, declarado desierto el proceso, quién debe efectuar la nueva convocatoria?

INQUIETUDES Se designó un Comité Especial Permanente para llevar a cabo los procesos de selección de Adjudicaciones Directas de la Entidad, para el actual ejercicio presupuestal. Uno de los miembros titulares de dicho Comité (contratado bajo el régimen del D. Leg. 728), hace uso de su periodo vacacional, debidamente autorizado, la consulta es si a su retorno ¿le corresponde de forma automática asumir sus funciones en calidad de titular en el Comité Especial para los nuevos procesos de selección a convocarse, aún cuando el miembro reemplazante continúa laborando normalmente?   Referencia: OPINIÓN Nº 004-2011/DTN

INQUIETUDES “¿Cómo subsanar la participación del Comité Especial si al final quedan dos miembros y los demás no quieren participar?” Referencia: OPINIÓN Nº 048-2011/DTN

RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS Y/O SERVIDORES Administrativa, civil, penal Administrativa: Amonestación escrita. Suspensión sin goce de remuneraciones de 30 a 90 días. Cese temporal hasta 12 meses. Destitución. Según régimen laboral o contractual. NOTA: D.S. N° 023-2011-PCM (Reglamento de Infracciones y Sanciones para la responsabilidad administrativa funcional derivada de los informes emitidos por los órganos del SNC)

BASES ADMINISTRATIVAS

BASES Se elaboran en función a la información técnica y económica contenida en el expediente de contratación. Sólo serán aprobados los originales visados en todas sus páginas por miembros del Comité o del órgano a cargo. Podrán ser prepublicadas en el SEACE y en el portal institucional.

¿QUÉ ASPECTOS REGULAN LAS BASES? Requerimiento del bien, servicio u obra materia de la contratación. Reglas de procedimiento. Derechos y obligaciones de las partes. NO OLVIDAR: Uso obligatorio de Bases Estandarizadas (www.osce.gob.pe)

APROBACIÓN DE LAS BASES Titular de la Entidad - Nunca quien elabora las Bases Por escrito Delegación

METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Para Subasta Inversa Se solicitarán los documentos estrictamente necesarios. EVITAR: copias legalizadas, licencia de funcionamiento, etc. Según el objeto de contratación y conforme a los parámetros establecidos por la normativa. NO se aplicará factores de evaluación ni bonificación alguna en la evaluación de propuestas. Para Factores de Evaluación Para acreditar cumplimiento de RTM 56

METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN ¿Qué implica una buena elección? Criterios Puntaje 5, 10, 15, 20, .... Factores de Evaluación Documentos Sustentatorios Los factores deben guardar criterios de objetividad, congruencia, razonabilidad y proporcionalidad

FACTORES DE EVALUACIÓN BIENES Las mismas que en el anterior Reglamento, así como: Mejoras a las características técnicas y condiciones previstas en las Bases. Experiencia del Postor: monto acumulado en 08 años, hasta 5 veces el VR, con máx. 20 contrataciones, sin importar número de documentos que las sustenten. Cumplimiento de la Prestación: Certificados o constancias de prestaciones sin incurrir en penalidades. NO mayor a 20 contrataciones. 58 58

FACTORES DE EVALUACIÓN CUMPLIMIENTO DE LA PRESTACIÓN: Ojo: para asignación de puntaje tomar en consideración fórmula sugerida por OSCE: PCP= PF x CBC NC Donde: PCP=Puntaje a otorgarse al postor PF=Puntaje máximo del Factor NC=Número de contrataciones presentadas para acreditar la experiencia del postor CBC=Número de constancias de buen cumplimento de la prestación 59 59

FACTORES DE EVALUACIÓN SERVICIOS EN GENERAL: Factores Referidos al Postor Experiencia: Monto facturado en un período de hasta 08 años No mayor a 5 Veces el Valor Referencial Máximo 10 servicios Cumplimiento del servicio: Certificados o constancias que acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en penalidades. Máximo 10. Factores Referidos al Personal Mejoras a las condiciones previstas en las Bases Otros, tales como: equipamiento, infraestructura 60 60

Servicios de consultoría FACTORES DE EVALUACIÓN Servicios de consultoría Experiencia en la actividad * Hasta 15 años * Hasta 5 Veces el Valor Referencial * Máximo 10 servicios Experiencia en la Especialidad * Hasta 10 años * Hasta 2 Veces el Valor Referencial Personal Propuesto Mejoras a las condiciones previstas en las Bases Factores Referidos al Objeto de la convocatoria Cumplimiento del Servicio: Certificados o constancias que acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en penalidades. Máx 10 servicios 61 61

Factores de Obras (LP y ADP) FACTORES DE EVALUACIÓN Factores de Obras (LP y ADP) Experiencia en obras en general: Ejecutados hasta en los últimos 10 años Hasta 5 Veces el Valor Referencial Experiencia en obras similares: Por un máximo acumulado equivalente al Valor Referencial. Cada obra 15% del VR Factores Referidos al Personal Propuesto Cumplimiento de ejecución de Obras: Certificados o constancias por ejecución de obras sin penalidad. Máximo 10 62 62

INQUIETUDES “CONSIDERANDO QUE LA EXPERIENCIA DE POSTOR NO ES CONDICION TECNICA MINIMA, SOLICITO A OSCE SE SIRVA CONFIRMAR SI ES POSIBLE ACREDITAR DICHA LA EXPERIENCIA, TRATÁNDOSE DE CONTRATACION DE BIENES, DE MANERA DISTINTA QUE LA ESTABLECIDA POR EL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO. CONCRETAMENTE, A TRAVÉS DE LA PRESENTACION DE UNA DECLARACION JURADA QUE PRECISE TANTO EL BIEN OBJETO DE VENTA COMO LO FACTURADO Y COBRADO POR ESTA, SIN OBSERVACIONES NI CUESTIONAMIENTOS POR PARTE DEL ADQUIRIENTE. ” Referencia: OPINIÓN Nº 010-2012/DTN

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION ! ! ! ! !