EL PAC COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN LOGÍSTICA

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1 EL PAC COMO INSTRUMENTO DE GESTIÓN LOGÍSTICA
Finalidades: Programar Difundir Evaluar Características: Obligatorio Integral Público Formal

2 PROGRAMACIÓN Identificación de Áreas usuarias (ROF, MOF)
Metas y Objetivos (PEI, POI, PIA). Catalogación de bienes, servicios y obras. Requerimiento de Necesidades. Consolidación de cuadros de necesidades. Evaluación y Valorización de Necesidades. Para la valorización de necesidades en esta fase, ¿se debe efectuar indagaciones o estudio de Mercado?

3 PROGRAMACIÓN RESULTADO FINAL: PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES
Identificación de gastos que no van al PAC. Determinación de Procesos de Selección. Indicación de Fuentes de Financiamiento. RESULTADO FINAL: PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES

4 ELABORACIÓN DEL PAC 1° momento: 2° momento:
La elaboración comprende 2 momentos: 1° momento: En la programación y formulación presupuestal. RESULTADO: Proyecto de PAC 2° momento: Aprobado el Presupuesto Institucional, el OEC revisará, evaluará y actualizará el proyecto del PAC, de acuerdo a montos del Presupuesto Institucional.

5 PASOS CONCRETOS A SEGUIR:
ESQUEMA DE FORMULACIÓN DEL PAC PASOS CONCRETOS A SEGUIR: Identificación área usuaria Identificación de metas especificas por área usuaria Requerimiento de B, S y O por cada meta especifica Valorización según indagaciones Determinación de procesos de selección Asignación de Fuente Financiamiento. Conciliación con el PIA

6 Elaboración del PAC y su relación con el PIA
Segundo Momento (15 días hábiles siguientes) Aprobación de PIA Aprobación Plan Anual Consolidación de cuadro de necesidades SEACE Primer Momento Difundir: Dentro de los 5 días hábiles de aprobado LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD Usuarios definen requerimientos

7 MODIFICACIÓN DEL PAC Causas de modificación:
1. Asignación presupuestal 2. Reprogramación de las metas institucionales Formas: Cuando se tenga que incluir o excluir procesos de selección Cuando el valor referencial difiera en más del 25% del valor estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección. Aprobación y difusión de las modificaciones se hará en la forma prevista para su aprobación inicial.

8 EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PAC
El Titular de la Entidad evaluará semestralmente ejecución del PAC. Podrá adoptar medidas correctivas para alcanzar metas y objetivos del POI y, también disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas.

9 ERRORES FRECUENTES Aprobación del Plan Anual fuera de plazo o sin publicación. No precisa si se trata de procesos años anteriores (Ej. Procesos desiertos). No se determina correctamente el objeto de contratación ni el tipo del proceso de selección. Indicios de fraccionamiento El Plan Anual no representa en la praxis el requerimiento anual, apreciándose que los usuarios presenten requerimientos sucesivos durante todos los meses del año.

10 Contenido Objeto de la contratación.
Descripción de los bienes, servicios u obras a contratar con su respectivo código según Catálogo Único. Valor estimado de la contratación. Tipo de proceso, valor estimado, modalidad de selección. Tipo de moneda. Niveles de centralización o desconcentración de la facultad de contratar. Fecha prevista de la convocatoria No es obligatorio incluir las AMC no programables.

11 Modificación del Plan Anual
De conformidad con la asignación presupuestal, reprogramación de metas o variación de las compras y/o contrataciones. Se podrá: Incluir Excluir Cuando el Valor Referencial difiere en más del 25% del Valor Estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.

12 Evaluación del Plan Anual
A cargo del Titular de la Entidad. Se efectúa SEMESTRALMENTE. Busca adoptar medidas correctivas para alcanzar metas del POI.

13 Ejemplo PLAN ANUAL DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES N° REF
Objeto del Proceso Especificación Técnica Tipo Moneda Valor Estimado Fuente de Financiamiento Fecha Tentat. Proceso Nivel de Centr. Y Desconc. Observ.

14 EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN

15 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
Programación y Actos Preparatorios Bases PAC Expediente de Contratación Comité Especial VALOR REFERENCIAL

16 EL EXPEDIENTE DE CONTRATACION
Se inicia con el requerimiento del área usuaria. Debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar, el estudio de las posibilidades que ofrece el mercado, el valor referencial, la disponibilidad presupuestal, el tipo de proceso de selección, la modalidad de selección, el sistema de contratación, la modalidad de contratación a utilizarse y la fórmula de reajuste de ser el caso. Es responsabilidad de la Entidad: Que los proyectos hayan sido declarados viables, en el marco del SNIP. Que se respeten los parámetros bajo los cuales fue declarado viable el proyecto, incluyendo costos, cronograma, diseño u otros factores que pudieran afectar la viabilidad del mismo. Tratándose de obras, se adjuntará el Expediente Técnico respectivo y, cuando corresponda, la declaratoria de viabilidad conforme al SNIP. En la modalidad de concurso oferta no se requerirá el Expediente Técnico, debiéndose anexar el estudio de preinversión y el informe técnico que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al Sistema Nacional de Inversión Pública.

17 EL EXPEDIENTE DE CONTRATACION
En el caso de obras bajo la modalidad de llave en mano, si éstas incluyen la elaboración del Expediente Técnico, se deberá anexar el estudio de preinversión y el informe técnico que sustentó la declaratoria de viabilidad, conforme al SNIP. Una vez aprobado el Expediente de Contratación, se incorporarán todas las actuaciones que se realicen desde la designación del Comité Especial hasta la culminación del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. El órgano encargado de las contrataciones tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratación, salvo en el período en el que dicha custodia esté a cargo del Comité Especial. También es responsable de remitir el Expediente de Contratación al funcionario competente para su aprobación, de acuerdo a sus normas de organización interna. En el caso que un proceso de selección sea declarado desierto, la nueva convocatoria deberá contar con una nueva aprobación del Expediente de Contratación sólo en caso que haya sido modificado en algún extremo.

18 ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO
Sobre la base de las características técnicas definidas por el área usuaria, el órgano encargado de las contrataciones evalúa las posibilidades que ofrece el mercado para determinar: El valor referencial; La existencia de pluralidad de marcas y/o postores; La posibilidad de distribuir la Buena Pro; Información que pueda utilizarse para la determinación de los factores de evaluación, de ser el caso; La pertinencia de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a contratar, de ser necesario; Otros aspectos necesarios que tengan incidencia en la eficiencia de la contratación.

19 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
PLAN ANUAL Valor estimado Valor que se considera en el PAC, para registrar la información. Valor referencial Valor que se determina de las posibilidades que ofrece el mercado.

20 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
CONTENIDO DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN: Requerimiento de área usuaria (características técnicas y cantidad) Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado: a) Valor Referencial, b) Tipo de proceso de selección, c) Modalidad de Selección y contratación d) Sistema de Contratación, e) Fórmula de Reajuste Resumen Ejecutivo Disponibilidad Presupuestal Aprobación del Expediente de Contratación

21 OEC ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO
Estudio de las Posibilidades que ofrece el mercado OEC Ajuste de características técnicas (C.T.) y determinación del valor referencial (V.R.) Establece el tipo de proceso de selección: LP, CP, AD, AMC. - Proveedor único RESUMEN EJECUTIVO

22 ESTUDIO DE LAS POSIBILIDADES DE MERCADO
Como mínimo dos fuentes Presupuestos y cotizaciones actualizadas Precios históricos Estructura de costos Descuentos por volúmenes Alternativas existentes según nivel de comercialización Disponibilidad inmediata Mejoras en las condiciones de venta Garantías, vigencia tecnológica y otros beneficios

23 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
COSTOS INVOLUCRADOS EN LOS CONTRATOS DEL ESTADO: Costos del producto Niveles de comercialización y precios del agente Tributos Costos de transacción Profusión normativa Costos de oportunidad (plazos, mercados) Costos financieros (garantías) Solución de controversias (plazos, legalidad) Externalidades Idiosincrasia del Estado (oportunidad de pago) Incertidumbre (cumplimiento real de los contratos)

24 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
COSTOS DEL PRODUCTO Costos de inversión directo. Costo de operación y mantenimiento. Costo de capital. NIVELES DE COMERCIALIZACIÓN Y PRECIOS DEL AGENTE

25 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
FUENTES DE INFORMACIÓN DE PRECIOS Presupuestos y cotizaciones actualizados Estructura de costos Precios históricos Precios SEACE

26 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
Servicios de Cobranzas o Recuperaciones Honorarios de éxito: El V.R. es la suma del honorario fijo más el honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría como honorario de éxito.

27 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
ANTIGÜEDAD: En caso de BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobación del Expediente de Contratación. En caso de CONSULTORÍA DE OBRA: 06 meses desde aprobación del expediente de contratación. En caso de OBRAS: 06 meses contados desde fecha de determinación del presupuesto de obra consignada en el expediente técnico. No hay límite INFERIOR para las ofertas económicas, salvo para ejecución y consultoría de obras: 90% El límite SUPERIOR de las ofertas económicas, será el valor referencial, salvo en el caso de ejecución de obras: 110%

28 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
ASPECTOS A CONSIDERAR: Alternativas existentes según nivel de comercialización Disponibilidad inmediata Descuento por volúmenes, de ser el caso Mejora en las condiciones de contratación. Beneficios adicionales, así como la vigencia tecnológica del objeto de la contratación. FUENTES: Presupuestos y Cotizaciones actualizados Precios SEACE Folletos, catálogos especializados Precios en Internet Valor Histórico Estructura de costos

29 FUENTE: Valor Histórico
Precio contratado por la Entidad respecto del requerimiento del bien, servicio u obra de igual o similar características técnicas. Se recomienda considerar como valor histórico las contrataciones del ejercicio presupuestal anterior, salvo que abarquen más de un ejercicio dada la naturaleza de su ejecución: Arrendamiento, suministros, etc.

30 FUENTE: Cotizaciones Las cotizaciones (dos o más) constituyen una sola fuente. Se recomiendan las de fechas recientes a fin que el V.R. se determine sobre precios actuales. Cuando sea necesario, la OEC podrá solicitar al área usuaria o técnica de la Entidad el apoyo para verificar las características técnicas de las cotizaciones. - El área usuaria o técnica podrá recomendar justificadamente se revise el Valor Referencial. También, el Comité Especial puede solicitar la revisión del mismo.

31 FUENTE: Precios de consultas SEACE
Las consultas realizadas en el SEACE se harán respecto de valores adjudicados (con buena pro consentida) por otras entidades distintas al requiriente. Son de bienes, servicios u obras de iguales o similares objeto de contratación, debiendo descartarse aquellas de inferiores características.

32 FUENTE: Estructura de costos
Lo determinará la Entidad en virtud de los costos de cada componente o partida del bien, servicio u obra a contratar (incluir utilidades, tributos y todos costo que incida en el precio – ART. 13 RLC). En el caso de obras, la estructura de costos tiene dos componentes: * Costos directos (metrados por precios unitarios) y * Costo indirectos (gastos generales y utilidad) Ejemplo: Servicio de limpieza, transportes, seguridad, etc.

33 DETERMINACIÓN DEL VALOR REFERENCIAL
CONCLUSIONES Valor estimado es diferente al valor referencial (V.R.). El V.R. se determina en la Fase de actos preparatorios; forma parte del expediente de contratación. 3.Una de las finalidades del estudio de posibilidades que ofrece el mercado es determinar el VR.

34 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Una vez que se determine el valor referencial de la contratación, se debe solicitar a la Oficina de Presupuesto, la disponibilidad presupuestal a fin de garantizar que se cuenta con el crédito presupuestario suficiente para comprometer un gasto en el año fiscal correspondiente. Para su solicitud, deberá señalarse el período de contratación programado. Para otorgar la disponibilidad presupuestal debe observarse lo señalado en el artículo 71º de la Ley Nº 28411, Ley del Sistema Nacional de Presupuesto «Las Entidades, para la elaboración de sus Planes Operativos Institucionales y Presupuestos Institucionales, deben tomar en cuenta su Plan Estratégico Institucional (PEI) que debe ser concordante con el Plan Estratégico de Desarrollo Nacional (PEDN), los Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales (PESEM), los Planes de Desarrollo Regional Concertados (PDRC), y los Planes de Desarrollo Local Concertados (PDLC), según sea el caso.»

35 EL COMITÉ ESPECIAL Lo designa: Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado. Conjuntamente con la notificación de designación, se entregará al presidente del Comité Especial el Expediente de Contratación aprobado. El presidente del Comité Especial, a más tardar al día siguiente hábil de recibida la notificación, deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva, dejando constancia en actas. El Comité Especial elaborará las Bases y las elevará para la aprobación. Luego de aprobadas, el Comité Especial dispondrá la convocatoria del proceso. Los acuerdos que adopte el Comité Especial deberán constar en actas, cuyas copias deberán incorporarse al Expediente de Contratación. Toda Entidad contará con un libro de actas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podrá ser llevado en hojas mecanizadas. Facultativamente, también podrá incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuantía. El órgano encargado de las contrataciones será el responsable de la custodia de los indicados libros.

36 EL COMITÉ ESPECIAL Impedimentos para ser miembro del Comité Especial
El Titular de la Entidad. Los funcionarios que tengan atribuciones de control o fiscalización tales como regidores, consejeros regionales, directores de empresas, auditores, entre otros, salvo que el Órgano de Control Institucional de la Entidad sea el área usuaria. Los funcionarios que por delegación hayan aprobado el Expediente de Contratación, designado el Comité Especial, aprobado las Bases o tengan facultades para resolver el recurso de apelación. Los funcionarios o servidores que hayan sido sancionados por su actuación como integrantes de un Comité Especial, mediante decisión debidamente motivada y consentida o administrativamente firme, con suspensión o cese temporal, mientras se encuentre vigente; o hayan sido sancionados con destitución o despido.

37 EL COMITÉ ESPECIAL Competencias
El Comité Especial conducirá el proceso encargándose de su organización, conducción y ejecución, desde la preparación de las Bases hasta la culminación del proceso. El Comité Especial es competente para: Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de Contratación y sugerir, las modificaciones que considere pertinentes. Elaborar las Bases. Convocar el proceso. Absolver las consultas y observaciones. Integrar las Bases. Evaluar las propuestas. Adjudicar la Buena Pro. Declarar desierto. Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el consentimiento de la Buena Pro. Comité Especial no podrá de oficio modificar las Bases aprobadas.

38 EL COMITÉ ESPECIAL Quórum y acuerdos
El quórum para el funcionamiento del Comité Especial se da con la presencia del número total de miembros titulares. En caso de ausencia de alguno de éstos, se procederá conforme a lo dispuesto en los artículos 33° y 34°. Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros. Los actos del Comité Especial constan en actas que, debidamente suscritas, quedan en poder de la Entidad. La fundamentación de los acuerdos y de los votos discrepantes se hará constar en el acta. Intervención de los miembros suplentes En caso de ausencia de un titular, éste deberá ser reemplazado por su correspondiente suplente, respetándose la conformación establecida. La Entidad evaluará el motivo de la ausencia del titular, a efectos de determinar responsabilidad, si la hubiere, sin que ello impida la participación del suplente.

39 EL COMITÉ ESPECIAL Responsabilidad, remoción e irrenunciabilidad
El Comité Especial actúa en forma colegiada y es autónomo en sus decisiones, las cuales no requieren ratificación alguna de la Entidad. Todos los miembros del Comité Especial gozan de las mismas facultades, no existiendo jerarquía entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuación, salvo el caso de aquellos que hayan señalado en el acta correspondiente su voto discrepante. Los integrantes del Comité Especial sólo podrán ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento podrá designarse al nuevo integrante. Los integrantes del Comité Especial no podrán renunciar al cargo encomendado.

40 EL COMITÉ ESPECIAL Comité Especial Permanente
Tratándose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, podrá designarse uno o más Comités Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines, excepto en el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía Derivada, los que serán conducidos por el mismo Comité Especial designado inicialmente. En la conformación del Comité Especial Permanente sólo será exigible que uno de sus integrantes sea representante del órgano encargado de las contrataciones.

41 MUCHAS GRACIAS