1 “Los autores, el autoarchivo y los depósitos institucionales” Alice Keefer profesora colaboradora, Univ.de Barcelona Fac.de Biblioteconomia i Documentació Jornadas científicas: Repositorios institucionales: una vía hacia el acceso, la visibilidad y la preservación de la producción científica Zaragoza, 14 diciembre 2006

2 Open Access: Acceso libre a la literatura científica, sin barreras  económicas,  legales  tecnológicas Beneficios: mayor acceso mayor visibilidad para los autores Introducción

3 Open access no es revolucionario: es lo que siempre se hacía: For hundreds of years now, academics have been sharing ideas openly and building on each others’ work. Newton’s laws were open source.... Openness is the original way of doing things, not a transient innovation. Ross Anderson, 6 Abril 2006 Introducción

4 3 declaraciones que echan los cimientos de OA: Budapest Open Access Initiative (2/2002) Bethesda Statement on Open Access Publishing (6/2003) Berlin Declaration on Open Access to Knowledge in the Sciences and Humanities (10/2003) Introducción

5 Budapest Open Access Initiative -- “Open Access” mayor acceso para los lectores (i.e., investigadores) mayor visibilidad e impacto para los autores Se facilita el acceso a información Open Access mediante: Publicaciones Open Access (método Gold) Autoarchivo (método Green) (a menudo paralelamente a la publicación de los mismos artículos en revistas de pago). Introducción

6 Bethesda: Promueve “la transición rápida y eficiente a la publicación en acceso abierto”. Los autores tienen que explicar exactamente qué derechos están dispuestos a ceder a priori a todos los usuarios potenciales Introducción

7 Contratos de autor: Licencia Creative Commons Sparc author’s addendum to publication agreement Licence to publish doc doc Introducción

8 Berlin: Las instituciones tienen que establecer políticas como: implementar una política requiriendo que los investigadores archiven sus trabajos en un archivo Open Access animar a los investigadores para que publiquen sus artículos—cuando sea posible—en revistas Open Access dar apoyo para facilitar este proceso Introducción

9 El autor/lector: ¿ Un caso del Dr. Jekyll y Mr. Hyde? Según la perspectiva, la actitud puede variar: Los investigadores / autores: exigen controles, se resisten a autoarchivar sus trabajos, rechazan la imposición de la selección de la revista y de autoarchivar sus trabajos Los investigadores / lectores: están a favor de OA, del autoarchivo, etc. Introducción

10 Pero el é xito del movimiento OA depende de su plena colaboraci ó n: “ Of all the groups that want open access to scientific and scholarly research literature, only one is in a position to deliver it: Authors. ” Peter Suber (2004) Introducción

11 Autoarchivo (self-archiving) El autor archiva su trabajo en un archivo fiable institucional o temático (Budapest) explica exactamente qué derechos está dispuesto a ceder a priori a todos los usuarios potenciales (Bethesda) Los depósitos digitales y el autoarchivo

12 E-prints: documentos cient í ficos o t é cnicos distribuidos electr ó nicamente para facilitar la comunicaci ó n cient í fica ejemplos: versi ó n original del autor (sin las correcciones de los referees) (pre-prints) versi ó n pasada por el peer review (post-prints) versi ó n definitiva de la editorial (publisher ’ s PDF) Los depósitos digitales y el autoarchivo

13 Depósitos digitales (digital repositories)  El “archivo fiable” puede ser:  institucional  temático  pero NO una página web departamental o personal  Hubo un crecimiento del 100 % de los depósitos institucionales y de un 60 % de los temáticos entre los años 2003 y (Swan, Brown, 2004).  Ejemplos de políticas: Los depósitos digitales y el autoarchivo

14 Depósitos institucionales – ejemplos de políticas: Universitaet Hamburg Our policy for providing open access to scientific information produced within our university is built on three methods that are detailed below: 1. Open Access publication in Hamburg University Press (GOLD) 2. Supporting the GAP cooperation model (German Academic Open Access Publishers) (GOLD) 3. Building of an open institutional content repository* (GREEN) *We are currently working to make this platform operational, and once this is achieved we will invite scientists from our university to use it for open access self-archiving of their scientific work. Los depósitos digitales y el autoarchivo

15 Depósitos institucionales – ejemplos de políticas: Dept. Animal Physiology & Livestock, INRA, France We will adopt the policy that all departmental research output (full- text) is to be self-archived in the departmental …EPrint Archive. This policy is compatible with publishers' copyright agreements: The copyright for the unrefereed preprint resides entirely with the author before it is submitted for peer-reviewed publication, hence it can be self-archived irrespective of the copyright policy of the journal to which it is eventually submitted. Unrefereed preprints will stay confidential in our archive, till the publication, if the authors wish it. The copyright for the peer-reviewed postprint will depend on the specific wording of the copyright agreement that the author signs with the publisher. The copyright transfer agreement will either specify this right explicitly or the author can inquire about it directly. Los depósitos digitales y el autoarchivo

16 ¿Qué dicen las editoriales sobre el autoarchivo? El sistema de colores ROMEO: Blanco: no permite el self-archiving Amarillo: se puede archivar la versión pre-print (ie pre-refereeing) Azul: se puede archivar la versión post-print (ie final draft post- refereeing) Verde: se pueden archivar las dos versiones Los depósitos digitales y el autoarchivo

17 También hay discrepancias entre lo que permiten las editoriales en cuanto a: qué versión que se puede autoarchivar cuándo se puede autoarchivar dónde se puede autoarchivar Los autores demuestran un desconocimiento de cuestiones relacionadas al copyright Los depósitos digitales y el autoarchivo

18 Ejemplos de política editorial sobre el autoarchivo recogida por el proyecto Sherpa/Romeo: Editorial: American Association for the Advancement of Science (AAAS) Los depósitos digitales y el autoarchivo

19 Ejemplos de las condiciones editoriales -- Qué: se puede archivar la versión pre-print; es decir, anterior al proceso de evaluación (peer review) se puede archivar la versión post-print; es decir, posterior al proceso de evaluación se pueden archivar las dos versiones se puede archivar el PDF del editor Los depósitos digitales y el autoarchivo

20 ¿Qué? AAAS Pre-print: Author cannot archive pre-print (i.e. pre- refereeing) Post-print: Subject to Restrictions below, author can archive post-print (i.e. final draft post-refereeing) Restrictions: May be posted at the time of publication in Science, but not sooner Conditions: On author's personal web site Author's own version of accepted paper Must link to publisher version Published source must be acknowledged ROMEO:This is a ROMEO blue publisher Los depósitos digitales y el autoarchivo

21 Ejemplos de las condiciones editoriales -- Cuándo: antes de presentarlo para peer review después de la incorporación de los cambios sugeridos por los referees en el momento de publicación después de un período de embargo Los depósitos digitales y el autoarchivo

22 ¿Cuándo? AAAS Pre-print: Author cannot archive pre-print (i.e. prior to peer review) Post-print: Subject to Restrictions below, author can archive post-print (i.e. final draft, post peer review) Restrictions: May be posted at the time of publication in Science, but not sooner Conditions: On author's personal web site Author's own version of accepted paper Must link to publisher version Published source must be acknowledged ROMEO:This is a ROMEO blue publisher Los depósitos digitales y el autoarchivo

23 Ejemplos de las condiciones editoriales -- Dónde: En la página web del autor En la página web de la institución del autor En un depósito temático En un depósito institucional Los depósitos digitales y el autoarchivo

24 ¿Dónde? AAAS Pre-print: Author cannot archive pre-print (i.e. pre- refereeing) Post-print: Subject to Restrictions below, author can archive post-print (i.e. final draft post-refereeing) Restrictions: May be posted at the time of publication in Science, but not sooner Conditions: On author's personal web site Author's own version of accepted paper Must link to publisher version Published source must be acknowledged ROMEO:This is a ROMEO blue publisher Los depósitos digitales y el autoarchivo

25 ¿ Qui é nes son los titulares de los derechos de autor? ¡Muchos autores lo desconocen!  La mayoría tuvo una comprensión muy baja de las cuestiones relativas a derechos de autor. (Rowlands, Nicholas, & Huntingdon, 2004).  En el momento de elegir la revista, los autores no dan mucha importancia a la política de los derechos de autor; por ejemplo, no se informan mucho sobre si pueden retener la titularidad ni si el editor les dar permiso para depositar su e-print en la web. (Rowlands & Nicholas, 2005). Los depósitos digitales y el autoarchivo

26 ¿ Qui é nes son los titulares de los derechos de autor? ¡Muchos autores lo desconocen! (cont.)  Mas del 50% no conocían las condiciones sobre el uso impuestas por los editores que habían publicado artículos suyos. (R.M. Miller, Readers attitudes to self- archiving in the UK. 2006).  A la mayoría les faltaba información sobre sus derechos. (K.Vézina, “Libre accès à la recherche scientifique: opinions et practiques des chercheurs au Quèbec”, Partnership: the Canadian journal of library and information practice and research, 1:1 2006). Los depósitos digitales y el autoarchivo

27 Un obstáculo importante: la resistencia o inercia de los autores debido a: desconocimiento de OA / procedimientos indiferencia falta de tiempo/medios resistencia (a los cambios de procedimiento, a la obligación de aprender un nuevo sistema y de archivar el trabajo) miedo (perdida del control, conflicto con el editor, plagio) desacuerdo (con el propósito de OA, con compartir abiertamente su trabajo) Los depósitos digitales y el autoarchivo

28 Para luchar contra esta inercia se requiere: un aumento de los esfuerzos de márqueting para atraer y convencer a los autores de las ventajas del autoarchivo el establecimiento de políticas institucionales para promover el autoarchivo: palo o zanahoria la introducción de actividades y mecanismos para formar y ayudar a los autores Los depósitos digitales y el autoarchivo

29 Para luchar contra esta inercia se requiere … M á rqueting: La experiencia muestra que el márketing más efectivo suele ser el realizado por autores que ya han experimentado las ventajas, como por ejemplo el aumento de citas. Los depósitos digitales y el autoarchivo

30 Política institucional: ¿palo o zanahoria? Instituciones que exigen a sus investigadores el depósito de sus trabajos (palo):  CERN  Queensland University of Technology  University of Southampton Institucionales: Los depósitos digitales y el autoarchivo

31 Política institucional: ¿palo o zanahoria? Agencias de subvenciones que exigen o recomiendan el depósito de los trabajos subvencionados:  National Institutes of Health (US) -- zanahoria  Wellcome Trust (UK) – palo s/ Los depósitos digitales y el autoarchivo

32 El autoarchivo obligatorio: La reacción de los autores (discrepancia entre los resultados de Swan y Rowlands): Swan: 81% - lo aceptaría 13% - resistiría la orden 5% - rechazaría la orden Rowlands: 38% - resistiría la orden. Los depósitos digitales y el autoarchivo

33 Estudios comparativos: instituciones australianas: E-prints: No Australian university with a voluntary policy collects significantly more than 15 percent of the DEST reportable content and most much less. This is consistent with international data for which 15 percent is accepted as an average limit. Tesis: Voluntary... deposition results in repositories collecting less than 12% of the available theses, whereas mandatory policies are well accepted and cause deposit rates to rise towards 100%. Arthur Sale, 2006 Los depósitos digitales y el autoarchivo

34 A.Sale. “ Comparison of content policies for institutional repositories in Australia ”, First Monday, 11:4 (April 2006). Los depósitos digitales y el autoarchivo

35 ¿Cómo empezar sin el apoyo institucional? Posible modelo: el Patchwork Mandate: Sale, Arthur. “The patchwork mandate: working paper”. 11 Nov Steps: Do not use a “scatter-gun” approach Work towards getting departmental mandates one by one. Faster and easier than university-wide mandates Fewer people involved, Researchers tend to trust their leaders Policy requiring the deposit of all post-prints. La biblioteca y la promoción de OA

36 ¿Cómo empezar sin el apoyo institucional? (cont) Choose senior people open to persuasion: high research profile disciplines where online access is widespread areas in which a funding body is requiring compliance Provide information and assistance Show benefits Provide support Run seminars Provide monthly deposit data summaries Publicize successes across institution Move on to other target departments. La biblioteca y la promoción de OA

37 ¿Cómo se informan los autores sobre el autoarchivo? A través de: la institución/biblioteca/departamento – 25% los colegas profesionales – 22% el debate sobre OA -- 21% los co-autores – 9% También: por trabajar en un campo con un depósito temático -- 14% Swan, La biblioteca y la promoción de OA

38 Los servicios que puede prestar la biblioteca para facilitar el autoarchivo: Averiguar el estado de los derechos de autor Gestionar los permisos necesarios Informar de las ventajas de OA Creaci ó n e/o introducci ó n de los metadatos Introducci ó n del trabajo en el dep ó sito La biblioteca y la promoción de OA

39 Ejemplo: Los servicios ofrecidos por la biblioteca de la Univ. of Oregon “Scholar’s Bank” : Identificar y adquirir contenido institucional de valor Hacer disponible el contenido de forma sistem á tica y estandarizada Preservar el contenido Informar sobre los derechos de autor y la propiedad intelectual Prestar ayuda para la edici ó n electr ó nica interna Ofrecer formaci ó n en la b ú squeda y la citaci ó n del contenido La biblioteca y la promoción de OA

40 JISC Disciplinary Differences Report (2005). %20and%20Needs.doc Un estudio comparativo de los conocimientos de los docentes/investigadores de los dep ó sitos digitales. 780 respuestas recibidas de acad é micos en el UK.. La biblioteca y la promoción de OA

41 Does your university have an institutional repository? Answer: “ Don ’ t know ” 80% -- Medical and biological sciences 67% -- Physical sciences & engineering 68% -- Social sciences 64% -- Languages and area studies 71% -- Arts and humanities. La biblioteca y la promoción de OA

42 Do you routinely deposit your research in the institutional repository? Answer: “ No ” 82% -- Medical and biological sciences 50% -- Physical sciences & engineering 78% -- Social sciences 67% -- Languages and area studies 62% -- Arts and humanities. La biblioteca y la promoción de OA

43 Do you routinely deposit your research in an open archive [subject repository]? Answer: “ No ” 69% -- Medical and biological sciences 56% -- Physical sciences & engineering 67% -- Social sciences 61% -- Languages and area studies 84% -- Arts and humanities. La biblioteca y la promoción de OA

44 El peligro actual: Son pocos los autores que autoarchivan sus trabajos en los depósitos digitales. Los depósitos institucionales no se consultarán si no hay material depositado. Los responsables de los depósitos no podrán demostrar el valor o justificar el presupuesto del depósito si no se utilizan. La biblioteca y la promoción de OA

45 Factores favorables actuales: Los siguientes factores favorecen e incentivan el autoarchivo: el movimiento Open Access (la “ruta verda” de la BOAI) la creación de depósitos digitales institucionales y temáticos en muchas instituciones la flexibilización de las políticas por parte de las editoriales el requerimiento de algunas agencias subvencionadoras para que los autores depositen sus trabajos. La biblioteca y la promoción de OA

46 Muchas gracias Alice Keefer,