Access una vista rápida Víctor Manuel Martínez Martínez Mayo 2006

La estructura de funcionamiento de servicios  Hacer una cosa y hacerla bien.  No intentar hacer muchas cosas y medio hacerlas.  Evitar el crecimiento con funciones innecesarias o redundantes.  Ínter conectividad.  Estandarización (portabilidad).

El caso de Access  Tiene una interfase grafica. Oracle, DB2, Sybase, PostgreSQL, MySQL, la ofrecen pero no es indispensable.  Usa una aproximación visual. Es decir creamos nuestras tablas creamos nuestra presentación de los datos (formularios), y nuestros informes, arrastrando elemento o con asistentes, el peor caso es el asistente, no nos permite aprender a hacer las cosas simplemente nos deja en el caso de aprender a solucionar todo con un martillo.  “cuando lo único que sabes usar es un martillo, todos los problemas parecen clavos”

El caso de Access (2)  No hace énfasis en el diseño de la estructura de datos.  Mucho menos nos menciona que esto es casi un “arte” que se obtiene con la experiencia y con el estudio, no nada mas con la teoría.  !Quiere ser todo e incluye hasta el lavabo!

Que incluye Access  El diseño de las tablas.  El diseño de las consultas.  El diseño de los formularios.  El diseño de los informes.  El diseño de las paginas Web.  El diseño de macros.

¿Que es cada una de estas cosas?

Tablas  Es donde están contenidos los datos es lo que nos va a permitir construir nuestra base de datos, debe de ser bastante pensada y debe tener un buen diseño que permita crecer o que al menos contemple que después se le puedan añadir opciones.

Consultas  Esta es la parte fuerte de una base de datos, las consultas nos permiten extraer la información que nosotros almacenamos en la base de datos y a la vez nos permite que sean presentadas como una base de datos “virtual” (tabla) o como únicamente el resumen de los datos que estamos pidiendo (aunque tenemos que delimitar un filtro primero).

Formularios  Aquí podemos construir la interfase para el usuario final, y podríamos decir que la función principal es construir un espacio para la captura de datos.  Claro esto no nos limita que podamos eliminar datos, desde ahí condicionar aspectos de la base de datos, presentar mas pantallas, informes sobre nuestros datos, imprimir, exportar, etc.

Informes  A grandes rasgos aquí presentamos una vista previa de cómo se puede imprimir es decir aquí es donde realmente presentamos la información que es lo mas importante en nuestra base de datos.

Pagina web  Esta opción seria realmente la mejor, puesto que nos permite crear una pagina web que funcione como nuestros formularios y en teoría que pudiera estar en Internet, en la práctica la cosa es diferente.

Macros  Permiten asignar a tareas repetitivas un nombre y usarlo para aumentar la eficiencia (si estuvieran mejor documentadas y no llevara el mismo trabajo construir un macro que resolver el problema que lo necesita, seria una excelente opción).

Módulos  Aquí si no puedo opinar puesto que NUNCA los he usado y no estaban en versiones anteriores (¡necesito ponerme al día!).

Por que Access no es una Base de datos de “verdad”  Estándares, para las bases de datos se diseño un lenguaje llamado SQL (Estándar Query Language) es decir Lenguaje Estándar de Peticiones, el cual en Access, como en muchos otros programas no es estándar, pero a diferencia de los otros ¡aquí ni siquiera esta documentado!, Microsoft tiene la política de si el estándar dice una cosa y mi programa lo hace diferente la forma correcta es la mía.  Algún tonto alguna vez dijo “Lo bueno de los estándares es que hay muchos para elegir.”

Por que Access no es una Base de datos de “verdad” (2)  ¡Por que incluye la parte de la presentación de los datos dentro de si! Es decir intenta hacer mas de una cosa, y desgraciadamente no muy bien.  ¡Por que permite y alienta al usuario a realizar operaciones matemáticas dentro de la Base de datos!, lo cual agrega complejidad (y de paso no cumple con estándares).  Por que para datos de verdad, es decir datos que se encuentran en la vida real, del orden de millones, se alenta, se traba o simplemente pierde los datos.  Por que no incluye revisión y mantenimiento de integridad (y no me refiero a la moral). Un archivo de Access, es decir una Base de datos creada en Access, si se llega a dañar, es necesario comprar un producto a un tercero puesto que Microsoft provee de herramientas limitadas para esto.

Por que NO me gusta “Access”  Inter operatividad, si bueno suena muy rimbombante, pero lo importante aquí es que Access esta pensado para funcionar en Windows, y solo allí, si se quisiera usar en un servidor Unix por ejemplo, no se podría hacer  Licencia, al comprar Microsoft Access, se compra una licencia de por vida de uso… pero no se esta comprando el programa, si este no nos funciona, la licencia dice que nosotros lo aceptamos así, si el mismo falla y perdemos nuestros datos, en la licencia de uso aceptamos que no llevaremos acabo ninguna acción contra Microsoft y mejor aún que renunciamos a cualquier derecho que tuviéramos de hacerlo. Aun mas importante, en el momento que recibimos Access preinstalado en una computadora (y aplica también para Windows) con el solo hecho de prender la computadora para leer la licencia esto implica aceptar la misma.  Para que realmente una base de datos nos sea útil necesitamos conectarla con algo mas, en este caso un servidor de Internet para mostrar paginas, una Terminal de punto de venta, etc., en el caso de Access da la impresión de que YA contiene todo lo necesario para hacer esto, lo cual, ciertamente no es el caso.

Entonces ¿Por qué vemos Access?  Tenemos un tiempo limitado para enseñar lo que es una base de datos  Requerimos que al crear una base de datos el estudiante pueda ver los resultados en un tiempo razonable.  No podemos darnos el lujo de explicar como se diseña una tabla de datos, en teoría, después en papel y luego en la computadora, y en todo ese tiempo ni siquiera mostrar nada en funcionamiento.  Si usamos otra base de datos, generalmente tenemos que localizar primero un IDE (Integrated Development Environment) es decir un Ambiente de Desarrollo Integrado (algo así como la interfase de Access), después la base de datos en si (de la cual tendríamos que enseñar a administrarla lo cual en si ya es una materia a estudiarse por si misma) y finalmente un programa para presentar los resultados (ya fuera que escribiéramos uno, para lo cual necesitaríamos saber un lenguaje de programación) o elegir un servidor de paginas ya escrito (en el caso de Windows, comprar otro producto).  Finalmente que digamos que es lo menos peor. Access nos da una idea de cómo funciona una base de datos, nos permite construirlas, y hasta permite que construyamos cosas útiles.  ¡También Access esta incluido en nuestro Campus Agrement (contrato con Microsoft) así que tenemos que aprovecharlo!

Recapitulando  Nuestra materia plantea ser un acercamiento a la computadora como una herramienta en nuestro quehacer profesional, no nuestro fin en si.  Por lo mismo tratamos de encontrar usos provechosos para los programas que disponemos y más aun intentamos que nuestros alumnos se pregunten ¿y que más puedo hacer?  También la idea de esta clase es familiarizarse con la computadora y darse cuenta que se le pueden dar usos a los programas para los que no fueron pensados.

 ¿Opciones?, ¿Modificaciones al temario?  ¿Dudas, comentarios, quejas, sugerencias?