LAS REUNIONES 15 No exijamos de más al Presiente de Debates! El Presidente de Debates: No es el que sabe más No es el que debe decidir qué es lo correcto, y qué es incorrecto! No es el que debe contestar a nuestras preguntas No es el que debe cargar con las tareas No es el encargado de informar de la reunión de Coordinadores No es el que debe hablar más. En resumen, ¿Qué debe hacer el Presidente de Debates? Con muy buen estilo debe: Hacer que todos participen y se sientan a gusto. Cuidar que no se repitan mucho las opiniones Evitar las discusiones entre dos personas nada más. Hacer que no participe demasiado un solo compañero o compañera. Señalar cuando alguien se ha salido del tema. Presentar a las personas desconocidas para los demás. Escribir en el pizarrón el orden del día, y a veces alguna palabra que resuma lo que alguien haya dicho al opinar. Contar las manos en alto, cuando se esté haciendo una votación. Estar seguro de que todos hayan comprendido los acuerdos a los que llegaron. Hacer que se fije el lugar, la fecha y la hora de la próxima reunión. LAS REUNIONES María Teresa Cervantes Loredo Cd. Guadalupe, N. L. Abril de 1980 15

En cambio, el Presidente de Debates debe cambiar en cada reunión, sin que sea necesario que todos se vayan rolando. Pero no es un puesto fijo. Todos vamos aprendiendo con la práctica. Nadie nació sabiendo dirigir una reunión. Por eso, cuando nos nombren Presidente de Debates o Secretario (a), no le saquemos al bulto. Rápidamente vamos a aprender. Las reuniones o asambleas son muy importantes para el buen funcionamiento de nuestra organización porque en ellas se reflexiona, se ven las opiniones y el sentir de cada uno, y se toman acuerdos de interés para todos. En ellas, aprendemos VER la realidad que vivimos, a PENSAR sobre ella, para luego ACTUAR haciendo que las cosas cambien y se transformen. Y mientras las cosas cambian (por nuestro trabajo y organización) también nosotros vamos cambiando y nos vamos transformando en hombres nuevos. Por eso es importante que aprendamos a promover, organizar y desarrollar bien nuestras reuniones. 14 1

13 2 Por eso es importante que aprendamos a Todos han de respetar al Presidente de Debates en sus funciones. Aunque también, con buen estilo, podemos hacerle ver sus fallas, cuando no esté coordinando bien. Todo el desarrollo de la Reunión debe quedar por escrito en un Libro de Actas. Toma nota el Secretario, que debe ser una persona que cumpla con ese encargo en todas las reuniones, al menos por algún tiempo razonable. Por eso es importante que aprendamos a promover, organizar y desarrollar bien nuestras reuniones. Lo primero es INVITAR a todos los interesados, a que asistan y participen. Hay que fijar bien el día, la hora, el lugar y el motivo de la reunión para que no haya confusiones. Todo el desarrollo de la Reunión debe quedar por escrito en un Libro de Actas. Toma nota el Secretario, que debe ser una persona que cumpla con ese encargo en todas las reuniones, al menos por algún tiempo razonable. 13 2

Ya que todos hayan participado en el primer punto, el Presidente de Debates debe decir en dos o tres palabras lo que todos han dicho; a eso se le llama “resumir las opiniones” o “hacer un resumen de las proposiciones” o “sintetizar lo que todos han dicho”. Eso aclara mucho las cosas. Por eso, el Presidente de Debates debe estar muy agusado, y tener claro qué ha dicho cada quien. Cuando considera que el primer punto está tratado totalmente, se pregunta a los participantes si se puede pasar al segundo punto. Y así con los demás. Cuando la reunión va a ser de poca gente, la invitación puede hacerse personalmente; pero cuando va a ser de mucha gente, es conveniente que invitemos por medio de volantes, sonido, carteles, etc…. La reunión debe iniciarse ala hora fijada, por respeto a todos. Pero lo mismo, los que asistan deben tener en cuenta a los demás, llegando a tiempo. Es malo no discutir los puntos, irse a la carrera; pero igualmente malo es tardarse demasiado, porque dejamos de poner atención y nos aburrimos, y no nos quedan ganas para volver la próxima semana. 3 12

11 4 Tampoco es correcto que una persona hable mucho, mientras otros nada más escuchan. Siempre hay Alguien más aventado que los demás; pero el Presidente de Debates se encargará de moderar a los que hablan mucho, y motivar a los que poco participan con sus opiniones. La reunión se inicia nombrando a una persona para que se encargue de que nuestra reunión sea ordenada y efectiva. Se puede proponer a dos personas y luego por mayoría de votos, el que resulte elegido, toma a su cargo la reunión. Le llamamos “Presidente de Debates” o “Moderador”. 11 4

5 10 El que resulte elegido debe en primer lugar, proponer que se haga el orden del día. Es decir, deben quedar escritos todos los puntos que se vayan a tratar en esa reunión. Los puntos a tratar no deben ser muchos, y en caso de serlo, entre todos deberán escogerse por orden de importancia. Un ejemplo de ORDEN DEL DIA podría ser: El que habla debe dirigirse a todos los que están reunidos. Cuando la reunión se haga “diálogo entre dos personas”, la cosa va mal, y el Presidente de Debates deberá hacerlo notar. Debe quedar escrito para que a la hora de la hora no nos perdamos en mil asuntos; y si hay pizarrón, es mejor que quede a la vista de todos. 5 10

Cada punto debe ser tratado, discutido, y si es necesario, votado y totalmente agotado, antes de pasar a otro punto. Al principio caso todos nos sentimos con miedo para hablar, para decir lo que pensamos; pero cuando vamos sintiendo que hay ambiente de amor y comprensión, cuando vamos viendo que se aprecia y se toma en cuenta toda opinión y cualquier idea, por más sencilla que pueda parecer, entonces, vamos perdiendo el miedo y empezamos a participar en todo. Al estar discutiendo un tema o problema pueden empalmarse o contradecirse las opiniones y las personas. No hay que asustarse. La diferencia de puntos de vista es normal, y nos hace crecer; además nos ayuda a pensar por nuestra cuenta. Lo que sí hemos de evitar, es que nos “personalicemos”, es decir, que agarremos bronca personal, con alguien que piensa diferente. Siempre que tengamos opinión distinta, hemos de hacerlo saber, pero sin tratar de imponer nuestra idea. Las opiniones enriquecen. Las imposiciones nos dividen. 9 6

7 8 Antes de hablar se pide la palabra al Presidente de Debates, levantando la mano. Si hay varios que Quieran hablar en un determinado momento, el Presidente de Debates dará la palabra a uno por uno. Suele suceder que al estar hablando de un tema, algunos se desvían y agarran el hilo por otro lado. En ese caso, el Presidente de Debates debe hacer una “moción”, es decir, debe decirle a esa persona que se centre sobre el tema. No debemos sentirnos ofendidos cuando se nos llama la atención. Todos estamos aprendiendo, y nos ayudará a ordenar nuestro pensamiento poco a poco. Por supuesto, que el Presidente de Debates debe ejercer su oficio de ese día, con muy buen estilo y paciencia. Mientras alguien expresa su opinión, debemos escuchar con atención. Hablar mientras otro tiene la palabra, es una falta de respeto: La palabra, es para ser escuchada. Por eso, no deben hablar dos a la vez. 7 8