MIPP Modelo Informacional de Procesos de Negocio Profesor Alejandro Covacevich Vieira Complemento del Libro Información, Procesos de Negocio y Decisiones

I Introducción a los Procesos

Visión del Jefe de Producción Materia PrimaProducto terminado Fabricar Visión del Inversionista $ $ Visión del Medioambientalista Calor Ruido Desechos Un proceso puede tener muchas entradas y salidas, pero en general se representan sólo los flujos que interesan a quien lo está estudiando. Llamaremos proceso a las acciones destinadas a alcanzar un objetivo. Por ejemplo: Fabricar un producto.

Arbol de Objetivos Tocar la 5ta sinfonía de Beethoven Tocar violín Tocar trombón Tocar flauta Procesos ejecutores su producto se incorpora en forma directa al objetivo principal Responsable: violinista Recurso: violín Procedimiento: partitura Organizar Planificar Dirigir Procesos administrativos su producto incide en forma indirecta sobre el objetivo principal Objetivo principal Subobjetivos

Ciclo de Administración Planificar Plan Recursos Genéricos por ej.: un tractor Organizar Dirigir Programa Recursos Específicos el tractor pat. XX-128 Ejecutar Controlar Diagnósticos Instrucción Producto Un Diagnóstico establece la brecha entre lo real y lo proyectado y es recogido por el proceso responsable

Transformar Simular Inferir Decidir Materia prima Producto Datos Producto Datos Información Señal 2 Señal 1 Ciclo de Gestión

Transformar Simular Inferir Decidir Materia prima Producto Datos Información Ente externo Producto Datos Información Acción 1 Acción 2 Materia Prima se transforma en producto Del producto se obtienen datos De los datos se obtiene información De la información se desprenden acciones 1 y 2 Ciclo de Gestión

MÉTODOS ARTESANAL Y FUNCIONAL CASO DE UNA FÁBRICA DE BORRADORES

Método artesanal 1Cortar madera 2 Lijar trozos 4Armar Borrador 3Cortar Fieltro Borradores Madera Trozos Trozos Lijados Fieltro cortado Fieltro Pegamento G1 E1 Método funcional E2 E3 E4 Procedimiento Un mismo generalista (G1) hace todo el proceso Varios especialistas (E) hacen cada uno una parte

Fabricar Borradores A 1 Madera Fieltro Pegamento Borradores Si un Empresario quiere producir Borradores en cantidad, puede contratar a varios Artesanos (digamos 4), y cada uno se encarga del proceso completo Fabricar Borradores A 2 Madera Fieltro Pegamento Borradores Fabricar Borradores A 3 Madera Fieltro Pegamento Borradores Fabricar Borradores A4 Madera Fieltro Pegamento Borradores

O bien, puede contratar a 4 especialistas de modo que cada uno se haga cargo de una función Fabricar Borradores E1, E2, E3, E4 Materia PrimaProducto Terminado

Comparación entre el método Funcional y el Artesanal, desde el punto de vista del Empresario VentajasDesventajas 1 Mayor Producción 2 Menor costo 3 Abundancia de Mano de obra 4 Calidad homogénea 1 La línea opera al ritmo del proceso más lento 2 Necesidad de una infraestructura 3 Necesidad de una estructura jerárquica 4 Baja versatilidad de la línea de producción Aún con sus problemas, el método funcional se convirtió en el paradigma de la industria durante 3 siglos

CÓMO MEJORAR LA EFICIENCIA DEL SISTEMA 1 AGREGAR BODEGAS INTERMEDIAS 3 TECNIFICAR 4 REDISEÑAR EL SISTEMA 5 AUTOMATIZAR 2 AGREGAR PROCESO DIRIGIR 6 TÉCNICA DE MEJORAMIENTO CONTINUO

1 AGREGAR BODEGAS INTERMEDIAS 1Cortar Madera E1 2 Lijar Madera E3 4 Armar Borrador E4 3Cortar Fieltro E2 Borradores Madera Trozos Trozos lijados Fieltro cortado Fieltro Pegamento Dirigir Capataz Fieltro cortado Almacenes intermedios 2 AGREGAR PROCESO DIRIGIR Trozos Trozos lijados Instrucciones

3 TECNIFICAR EL SISTEMA 1Cortar Madera 2 Lijar Madera 4Armar Borrador 3Cortar Fieltro Borradores Madera Trozos Trozos Lijados Fieltro cortado Fieltro Pegamento Dirigir I Sierra eléctrica I II II Lijadora automática III III Guillotina IV IV Máquina armadora En lugar del ejecutor representamos la herramienta

El Procedimiento 1 era: 1Cortar madera 2 Lijar trozos 4Armar Borrador 3Cortar Fieltro Borradores Madera Trozos Trozos Lijados Fieltro cortado Fieltro Pegamento 4 REDISEÑAR EL SISTEMA

OperaciónMinutosCantidadTotal Cortar Madera Lijar Madera Cortar fieltro 818 Pegar31030 Total 68 minutos => 6,8 min. por unidad Tiempos del Procedimiento 1

1Pegar Planchas Madera Fieltro Pegamento Plancha Mixta 2 Cortar 3 Lijar Trozos Borradores Procedimiento 2 (alternativo) Trozos

OperaciónMinutosCantidadTotal Pegar planchas 515 Cortar plancha mixta Lijar21020 Total 37 minutos => 3,7 min. por unidad Tiempos del Procedimiento 2

5 AUTOMATIZAR Fabricar Borrador I Madera Fieltro Pegamento Borrador I : Máquina automática para fabricar borradores

Estructura Tradicional de Producción Proveedor Externo MP 1 Recibir MP 2 Proceso A PTE 3 Proceso B PSE Control de Calidad Cliente Externo Cambios MEJORAMIENTO CONTINUO Producto apto Producto defectuoso MP: Materia prima PSE: Producto semielaborado PTE: Producto Terminado MP Producto apto Diagnósticos de Calidad

Burocracia Administrativa 1 Verificar Rut Solicitud 2 Verificar Domicilio n ResolverResolución I I: Programa verificador de RUT II II: Programa verificador de Domicilio III III: Programa Emisor de Resolución Solicitud

Problemas del método funcional en caso de productos diferenciados 1. Cada producto pasa más tiempo en los almacenes intermedios que en los procesos 2. Dilución de la responsabilidad 3. Falta de información al público

Resolver solicitudes I I : Programa verificador de Rut II II : Programa verificador de Domicilio Pregunta: ¿Cuál sería el problema? Otra opción SolicitudResolución Respuesta - Exceso de poder - Posible corrupción - No se detectarían los errores

II Modelamiento de Procesos Productivos

Normas Básicas 1. Los Procesos son impersonales 2. En el diagrama no se representan las excepciones ni las decisiones 3. Los elementos del Diagrama son: Proceso Almacén Magnético Almacén de Papel Flujo de Documento Flujo Físico Entidad Externa Almacén Físico

4. Los procesos se identifican mediante un número (que no indica necesariamente secuencia) y se rotulan mediante un verbo en modo infinitivo. Por ejemplo:1 Fabricar 5. En la parte inferior del círculo se indican en números romanos las herramientas que apoyan el proceso (si es que las hay) 1 Fabricar I, III, V Las herramientas de software deben describirse separadamente

6. Los flujos de información se rotulan con el nombre del documento que fluye. Por Ejemplo. Factura Llamado telefónico Los flujos físicos, se rotulan con el nombre de lo que fluye. Por ejemplo: Madera 7. Los almacenes, se rotulan con el nombre del archivo respectivo. Clientes 8. Las entidades externas, se rotulan mediante el nombre de la entidad. ClienteDepartamento contable

9. Si un flujo de información está destinado a crear un nuevo registro en un almacén, entonces no se rotula Clientes 10. En cambio, si el flujo sólo va a modificar o eliminar un registro ya existente, entonces debe llevar rótulo: Clientes Fecha de última compra Clientes Eliminación 11. Los flujos sincrónicos (que conectan directamente a 2 procesos) Siempre se rotulan 4 Obtener Nombre 7 Digitar Nombre Nombre

13. Un flujo no puede conectar directamente a 2 almacenes. MovimientosClientes Por ejemplo, para actualizar los saldos se requiere un proceso MovimientosClientes 5 Actuali- zar Saldos III III: Programa actualizador de saldos Valor del Movimiento 12. Un flujo que va desde un almacén a un proceso indica que el proceso está sólo consultando el almacén y no modifica los datos. Movimientos 3 emitir cartola

15. Si una burbuja es muy compleja ésta se expande a otro diagrama. Por ejemplo: 4 Vender Sol_cot Cotización Aceptación Producto Factura 4.1 Cotizar Lista de precios Sol_cot Aceptación 4.2 Cerrar Negocio Cotización Producto Factura Aceptación

15. Los flujos que entran y salen del nuevo diagrama deben ser los mismos que los que entran y salen de la burbuja original. En el caso anterior: 4 Vender Sol_cot Cotizació n Aceptación Producto Factura 4.1 Cotizar Lista de precios Sol_cot Aceptación 4.2 Cerrar Negocio Cotización Producto Factura Aceptación

17. Para empezar, todo el sistema se muestra como una sola burbuja mostrando sólo los flujos que lo conectan a las entidades externas. Entidad externa 2 Entidad externa 1 Sistema Diagrama de Contexto: 18. No se representan flujos entre entidades externas Entidad externa 2 Entidad externa 1 Sistema Cómo se construye el modelo Flujo 1 Flujo 2 Flujo 3 Flujo 4

19. Luego, el diagrama de contexto (o a nivel 0) se abre a un diagrama (a nivel 1) que muestra los sub-procesos que lo conforman. Cada diagrama corresponde a una lámina. 20. Cada burbuja de nivel 1 se puede abrir a un diagrama a nivel 2 y así sucesivamente hasta llegar a un nivel de simplicidad tal que el proceso se pueda describir en palabras. En esta miniespecificación se indicarán las excepciones y decisiones que se excluyeron del gráfico. 21. En cada lámina o diagrama no debe haber más de 9 o 10 burbujas.

III Casos Resueltos

Caso de la Biblioteca En una biblioteca, los lectores deben inscribirse antes de solicitar un libro en préstamo. Cuando solicitan un préstamo se debe verificar que: a) El lector esté inscrito b) El libro esté disponible en los estantes c). El lector no tenga préstamos morosos Cuando se presta un libro, se registra el préstamo indicando en él fecha pactada de devolución (FPD). Cuando el libro es devuelto, el préstamo se cancela, indicando la fecha real de devolución (FRD). Una vez al mes se debe llamar por teléfono a los lectores morosos,

Diagrama de Contexto Sistema de Préstamo de libros Lectores Datos_lector Solicitud Libro_p Libro_d Llamado Datos_lector: Datos del lector Solicitud: Solicitud de préstamo Libro_p: Libro prestado Libro_d: Libro devuelto Llamado: Llamado telefónico a morosos Estantes Libro_p Libro_d Bibliotecaria Informe morosos Sistema de Préstamo de libros Lectores Datos_lector Solicitud Libro_p Libro_d Llamado Centrémoslo un poco… Probaremos otra forma Esta nueva forma no aporta nada. La bibliotecaria y los estantes son parte deñ Sistema

Diagrama de Flujo de Documentos a nivel 1 Datos_lector 1 Inscribir lectores Lectores 2 Prestar LibrosPréstamos Solicitud 3 Recibir devolución Libro_p Libro_d FRD 4 Llamar morosos Llamado

Descomposición (eventual) de la burbuja “Prestar” Lectores 2.1 Verificar inscripción Solicitud Libros 2.2 Verificar libro 2.3 Verificar no morosidad Préstamos 2.4 Entregar libro Solicitud Libro_p

Datos_lector 1 Inscribir lectoresI Lectores 2 Prestar LibrosPréstamos Solicitud 3 Recibir devolución Libro_p Libro_d FRD 4 Llamar morosos Llamado Asignación de Herramientas I: Mantenedor de Lectores II: Mantenedor de Libros III: Mantenedor de Préstamos I I, II, III IIII, II, III

X XXX X XXX I IIIII Procesos Herramientas Tabla de Procesos versus Herramientas

Datos_lector 1 Inscribir lectoresI Lectores 2 Prestar LibrosPréstamos Solicitud 3 Recibir devolución Libro_p Libro_d FRD 4 Llamar morosos Llamado Restricciones a las Herramientas I: Mantenedor de Lectores II: Mantenedor de Libros III: Mantenedor de Préstamos I I, II, III IIII, II, III I(1), II, III Restricciones: (1): Solo consulta I(1), II(1), III III(2) (2): Solo permite ingresar FRD I(1), II(1), III(1)

X (1)(1)X (2) (1)(1)(1) I IIIII Procesos Herramientas Nueva tabla de Procesos versus Herramientas

Tabla de Permisos Los procesos 1 y 4 quedan a cargo de una Secretaria, y los procesos 2 y 3, a cargo de una bibliotecaria. Asignación de personas a los procesos X(1)(1) (1)(1)X IIIIII Secretaria (1,4) Bibliotecaria (2,3)

Datos_lector 1 Inscribir lectores Lectores 2 Prestar LibrosPréstamos Solicitud 3 Recibir devolución Libro_p Libro_d FRD 4 Llamar morosos Llamado Mejorar las Herramientas I: Mantenedor de Lectores II: Mantenedor de Libros III: Mantenedor de Préstamos I Restricciones: (1): Solo consulta I(1), II(1), III III(2) (2): Solo permite ingresar FRD I(1), II(1), III(1) II, III II: Programa verificador IV IV: Listador de morosos

Nueva tabla de Permisos IIIIII Secretaria (1,4) Bibliotecaria (2,3) XX XX IV

Equipos de Radiotrasmisión Mensualmente el dueño del negocio requiere saber cuántos equipos se vendieron de cada modelo. Se desea crear una empresa que venda y repare equipos de Radiotrasmisión (RT). Hay equipos de diferentes modelos en stock. Los equipos nuevos que se vendan y/o reparen tendrán garantía de un año contra toda falla a contar de la fecha de entrega. Cuando un equipo llegue a reparación se debe verificar si está o no en garantía Por cada reparación se confecciona un informe de reparación. Si el equipo no tenía garantía, este informe se toma como base para emitir la factura de reparación correspondiente.

Diagrama de Contexto Sistema de venta y Reparación RT Clientes Dueño OC Eq. nuevo Factura vta. Eq. dañado Si/No Eq, reparado Factura rep. Informe vtas.

DFD 1 para principios del siglo XX 1 Vender Lista precios Eq. nuevo Factura vta, Equipos Fecha vta. OC 2 Recibir equipo Eq. dañado Si/No Eq. a reparar 3 Reparar equipo 4 Entregar equipo Eq, reparado Informe rep. Eq. reparado Factura rep. 5 Emitir Inf. vtas. Inf. Vtas. Fecha. Rep.

DFD 1 para principios del siglo XX 1 Vender Lista precios Eq. nuevo Factura vta, Equipos Fecha vta. OC 2 Recibir equipo Eq. dañado Si/No Eq. a reparar 3 Reparar equipo 4 Entregar equipo Eq, reparado Informe rep. Eq. reparado Factura rep. 5 Emitir Inf. vtas. Inf. Vtas. I I : Facturador ventas III: Mantenedor tabla de equipos II II: Verificador de Garantía IV: Facturador reparaciones III (1), IV V V: Emisor informe ventas DFD 1 para mediados del siglo XX Fecha rep. Fallas (1): Sólo informa fecha reparación

I II III IV V X X (1)X X Tabla de Procesos vs Herramientas

I II III IV V X X(1)X X Mesón de ventas (1) Mesón de Reparaciones (2,4) Dueño (5) Tabla de permisos

III Modelos de Datos

Biblioteca Lectores [RUT] Nombre Teléfono Libros [Id. Libro] Título Autor Stock Préstamos (RUT) (Id. Libro) Fecha FPD FRD

Equipos de Radiotrasmisión Equipos [(Modelo) Serie] Fecha venta Fecha últ. Rep. Modelos [Modelo] Descripción Precio Fallas [Id. Falla] Descripción Precio Reparaciones (Modelo Serie) (Id. Falla) Fecha

IV Definición de Herramientas

Caso de la biblioteca I Mantenedor de Lectores Lectores Préstamos Permite: - Visualizar lectores - Incorporar nuevos lectores - Modificar y eliminar lectores cautelando Integridad Referencial vs Préstamos

O bien: I Mantenedor de Lectores y Préstamos. Lectores Préstamos Permite: - Visualizar lectores (form. Principal) y préstamos (sub form) verificando Integridad referencial vs Libros - Incorporar nuevos lectores y préstamos - Modificar y eliminar lectores y préstamos Libros

II Programa Verificador RUT lector Id. Libro Lectores Préstamos Libros Sí o No A partir de RUT lector e Id. Libro, verifica: a)Que el lector está inscrito b)Que no tenga préstamos morosos c)Que el libro está disponible Muestra en pantalla si es o no posible prestar el libro y porqué Caso Biblioteca

IV Listador de Morosos PréstamosLectores Libros Morosos

Listado de Morosos TeléfonoNombre Fec_ pres TítuloFPD Fecha; XX/XX/XX

V Casos a Resolver

1 Taller de Autos En un Garage, cada tipo de intervención tiene un valor fijo. Al llegar un auto a reparación, primero se hace un diagnóstico que se entrega al dueño junto con el presupuesto correspondiente,. Si el dueño acepta, se asignan los mecánicos. Luego se repara el auto. Las intervenciones y los repuestos pueden diferir de los presupuestados. El auto reparado se entrega al cliente junto con la factura correspondiente, A los mecánicos se les paga semanalmente de acuerdo a las intervenciones efectuadas. Se requiere un sistema que apoye esta gestión.

2 Cuentas Corrientes Bancarias En un Banco, los clientes pueden: a) Abrir una cuenta corriente b) Retirar talonarios de cheques c) Depositar d) Girar e) Dar aviso de pérdida de un talonario para que los cheques no sean pagados Además deben recibir una vez al mes la cartola correspondiente Se requiere un Sistema que apoye la Gestión del Banco..