Evaluación de sistemas de cómputo Temas VIII Costos de operación Costo de personal y servicios durante la operación del software de aplicación Edna Martha Miranda Chavez Sergio Fuenlabrada Velázquez Actualización Abr 2010

VIII. Costos de operación Evaluación de selección VIII. Costos de operación Definición de costos de operación del sistema de cómputo Gastos pre-operativos Costos de operación del sistema de cómputo Costos del personal Costos operacionales Tabla resumen Gastos operativos Estado de resultados

Definición de costos de operación del sistema de cómputo El análisis de costos de operación determina la posibilidad de poder cubrir los gastos una vez que el sistema de computo este funcionamiento. Los financieros proyectan los costos a 10 años; sin embargo como se estima que su tiempo de vida útil del hardware es de 3 años y del software de 5 años, la proyección generalmente para la informáticos se realiza a cinco años.

Básicamente se dividen los costos de operación en dos grandes rubros: gastos pre-operativos y gastos operativos Gastos iniciales, pre-operativos o inversión inicial para la operación. Se denomina inversión inicial porque se realizan al inicio de la operación del software de aplicación. En este rubro se engloban todos los costos de (de base, herramientas, de seguridad, o de comunicaciones), y/o hardware (equipo de computo y comunicaciones), o equipo de oficina que son necesarios para dar inicio a la operación del software de aplicación, en otras palabras son requerimientos para poder poner a funcionar el software de aplicación. La compra de software y hardware se puede denominar también gasto técnicos. Gastos Pre-operativos - En este rubro se engloba la contratación de líneas telefónicas, cursos de capacitación a usuarios, etc.

Definición de costos pre - operativos del sistema de cómputo Se denomina inversión porque el cliente va a obtener “algo” de ese gasto, como puede ser aumentar productividad, disminuir costos de producción, aumentar producción, ser más competitivo, etc. Si el software, hardware, equipo de comunicaciones y equipo de oficina puede esta disponible en la empresa, será necesario el asignarlo al área de operación o del usuario Quizá sea necesario el adquirir nuevo software, equipo de cómputo u oficina, para tal actividad será necesario aplicar el análisis de Bench Mark (visto en temas anteriores), y determinar la mejor alternativa y su costo de adquisición Como ya se ha mencionado el gasto por la adquisición de nuevo software, hardware, equipo de comunicaciones y equipo de oficina se considera Inversión A continuación se muestra un ejemplo.

Ejemplo de tabla de Costos pre-operativos Id. Concepto Cantidad Importe Total A. Software, equipo de cómputo y comunicaciones $182,860.00 a.1 Software de Base, herramientas, etc. $52,860.00 a.2 Hardware y equipo de comunicaciones $ 130,000.00 B. Equipo de oficina $ 2,000.00 b.1 Escritorios y sillas 1 $ 1,750.00 b.2 Sillas $ 250.00 C. Cursos de capacitación $10,000.00 c.1 Cursos de capacitación a usuarios 3 personas $ 10,000.00 Total de gastos pre-operativos $194,860.00 La selección del mejor software, hardware, equipo de comunicaciones y de oficina para la operación, se realiza por medio de Bench Mark , (visto en temas anteriores). En ésta lamina sólo se presenta la tabla resumen.

Costos de operación del sistema de cómputo. Siempre existirán costos de operación tales como: Costos por el pago mensual del personal que opera el sistema de cómputo Costos por concepto de luz, agua, servicios sanitarios, seguridad, Mantenimiento y pólizas de seguro A continuación se describe un ejemplo de cómo se representan estos costos.

Ejemplo 1. Costos del personal que operará el sistema de cómputo. El ejemplo parte de la idea que el personal que operará el software de aplicación, se encontrará trabajando todo el tiempo con el sistema. Por lo tanto se tomará en cuenta el total de su sueldo para calcular el costo de operación. Recurso Humano Sueldo base mensual Presta-ciones 30% Sueldo mensual más prestaciones Sueldo anual Año 1 Año 2 Año 3 Año 4   Jefe de Departamento $18,000.00 $5,400.00 $23,400.00 $280,800.00 Usuario 1 $8,000.00 $2,400.00 $10,400.00 $124,800.00 Usuario 2 $7,550.00 $2,265.00 $9,815.00 $117,780.00 Capturista 1 $5,500.00 $1,650.00 $7,150.00 $85,800.00 Capturista 2 $5,000.00 $1,500.00 $6,500.00 $78,000.00 Total $687,180.00 Gastos del personal que opera el sistema de cómputo.

Ejemplo 2. Costos del personal que opera el sistema de cómputo (tiempo de dedicación parcial) Los costos fijos no son reales, se necesita proyectar el dinero a través del tiempo aplicando la formula de valor futuro Si existe personal que no se encuentra al 100% relacionado con el sistema o lo ocupa sólo una parte del día o algunos días de la semana, para calcular su costo, se tendrá que calcular su costo Hora/Hombre (sólo para estas personas) y determinar las horas que utilizan el sistema por mes, y calcular su costo. Una vez que se tenga el costo mensual se debe multiplicar por 12 para obtener el costo anual. Se puede usar el cálculo de Costo hora/hombre se vio en temas anteriores para hacer el calculo de personal. Recurso Humano Sueldo base mensual Presta-ciones 30% Sueldo mensual más prestaciones % de tiempo que dedicara al nuevo sistema Costo anual del personal que operará el sistema Año 2 Año 3 Año 4 Jefe de Departamento   $18,000.00 $5,400.00 $23,400.00 100% $280,800.00 Usuario 1 $8,000.00 $2,400.00 $10,400.00 50% $62,400.00 Usuario 2 $7,550.00 $2,265.00 $9,815.00 25% $29,445.00 Capturista 1 $5,500.00 $1,650.00 $7,150.00 10 $8,580.00 $ 8,580.00 Capturista 2 $5,000.00 $1,500.00 $6,500.00 $7,800.00 $ 7,800.00 Total $389,025.00 Gastos del personal que opera el sistema de cómputo.

Costos del personal que opera el sistema de cómputo El caso del sistema de computo, que Usted esta analizando posiblemente requiera de personal que se dedica al 100% a operar dicho sistema y/o posiblemente también requerirá de personal que se dedique parcialmente. El ejemplo 2 será la mejor opción para representar los costos que generará el personal que operará dicho sistema. En otras palabras el ejemplo 2 le permitirá representar a personal de tiempo completo y también a personal de tiempo parcial o ambos. Gastos del personal que opera el sistema de cómputo.

Costos de operación del sistema de cómputo Para que opere el sistema de cómputo forzosamente requerirá de servicios de luz, agua, teléfono, seguridad, mantenimiento de software y hardware, servicios sanitarios, etc. Recuerde que se tiene que proyectar los costos a 5 años para en un paso futuro efectuar el estudio de financiero.

Ejemplo 1. Gastos operativos Mes 1 Año1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5 Luz $ 700.00 $ 8,400.00 Agua (bimestral) $ 200.00 $1,200.00 Renta $3,000.00 $36,000.00 Teléfono $ 900.00 $10,800.00 Internet banda ancha (anual) $ 3,500.00 $3,500.00 Papelería $1,000.00 $12,000.00 Total $9,300.00 $71,900.00 Se determinarán los gastos mensuales, bimestrales, semestrales de los servicios requeridos y se calcularán a un año, se repite los montos por cinco años de vida útil del sistema de computo.

Ejemplo. Tabla resumen Gastos operativos Concepto Año 0 Año 1 Año 2 Año 3 Año 4 Año 5   Gastos pre-operativos Software Hardware Equipo oficina capacitación $194,860.00 Gastos de personal que operará del sistema $687,180.00 Gastos Operativos $ 71,900.00 Total $ 759,080.00 13