Universidad Nacional Autónoma de México Dirección General de Bibliotecas Subdirección Técnica Título: Control de autoridad de NOMBRES personales de la Dirección General de Bibliotecas, UNAM. por Ma. Alejandra Martínez Romero, Esperanza Molina Mercado, Ana B. Rosas Flores, Martìn Sandoval Cortés

Contenido Antecedentes Aclaraciones Objetivos Metodología Generales Específicos Transferencia de registros Registros nuevos Correcciones globales Supervisión Conclusiones Ventajas

Aclaraciones: En la base MX010 se tienen registros que no están completos y carecen de normalización en cuanto a la aplicación de las RCA2 y al formato MARC. Carece de etiqueta 670 porque el sistema hasta antes de Aleph no lo contemplaba.

Aclaraciones: Los registros de autoridad de nombre de la Base MX010 representan lo que se fue trabajando en cuanto a control de autoridad de nombre desde que LIBRUNAM inició en el Departamento de Procesos Técnicos y ese trabajo está rescatado en esta base. La información representada en este tipo de registros es aprovechada en dos casos únicamente, cuando se tiene autores literarios a los cuales ya se les asignó clasificación, número de autor y autores griegos y latinos, de estos dos tipos de asientos anteriormente se había realizado la investigación de las formas y su clasificación.

Aclaraciones: Base de traducciones índices (MX010)

Aclaraciones: Catálogo de autoridades (MX011)

Objetivo general Crear registros de autoridad de nombres personales para el Catálogo de Autoridad de LIBRUNAM (MX011) utilizando el Sistema Aleph y para la base Library of Congress Authorities a través del Programa de Autoridades de Nombres (PCC-NACO).

Registros transferidos y registros nuevos Correcciones globales Supervisión

Objetivos particulares 1. Buscar, identificar y grabar registros de autoridad de nombres de la base Library of Congress Authorities. 2. Transferir a LIBRUNAM los registros grabados de la base Library of Congress Authorities a la base traducciones (MX010), en el Sistema Aleph Realizar las modificaciones a los registros de autoridad de nombres transferidos de acuerdo a las políticas establecidas del departamento de Procesos Técnicos de la DGB y guardarlos en forma local en la base traducciones (MX010).

Objetivo particulares 4. Crear registros de autoridad de nombres originales utilizando la plantilla de autoridad nombres en la base (MX011). 5. Unificar registros de autoridad de nombres para que haya homogeneidad en los índices.

METODOLOGIA Parte I: Modificación de registros de autoridad de nombres transferidos de Library of Congress Authorities a la base de traducciones (MX010) de LIBRUNAM. Parte II: Creación de registros de autoridad de nombres.

Parte I: Modificación de registros de autoridad de nombres transferidos de Library of Congress Authorities a la base de traducciones (MX010) de LIBRUNAM. 1. Búsquedas de registros de autoridad. a. Buscar S i existe registro en la base MX010, MX011. b. Si no existe registro en las bases anteriores, se realiza la busqueda del autor en el catálogo de autoridad de la Library of Congress (LC) en línea, en la siguiente dirección

1. Búsquedas de registros de autoridad. Entrando al catálogo en el enlace Search Authorities.

a. Si el autor no se localizó en la base Authorities, se pasará a la Parte II de la metodología paraParte II la elaboración de un registro de autoridad original. b. Si existe registro de autoridad en la base Authorities se transferirá a la base MX010 y se guardará en forma local. 1. Búsquedas de registros de autoridad.

1.1 Seleccionar la opción Name Authority Headings y teclear el nombre del autor en la caja de diálogo. Si el autor se localizó realizar lo siguiente:

2. Resultados de la búsqueda Desplegar en formato Marc.

En un bloc de notas se guarda el archivo con los siguientes elementos: 3. Guardar el formato de transferencia. Iniciales del catalogador Fecha (ddmmaa) Extensión.dat Ejemplo: RFA dat

4. Importación de registros de autoridad. a. En el módulo de catalogación conectarse a la base traducciones (MX010) de LIBRUNAM. Seleccionar Importar registros.

4. Importación de registros de autoridad. b. Seleccionar en Archivo de entrada el archivo a transferir (es el archivo que se guardó en ConvertIN con las iniciales y fecha) y dar clic en el botón Abrir.

4. Importación de registros de autoridad. c. Seleccionar el programa de conversión 2709 OCLC conversión, dar clic en el botón Convertir y luego en el botón Editar

5. Modificación del registro de autoridad. a. Editar el registro de autoridad para hacer las respectivas modificaciones.

5. Modificación del registro de autoridad. Las modificaciones son las siguientes: Etiqueta 008 Cambiar la fecha de inicio del archivo a la fecha actual de la modificación. Etiqueta 040 Fuente de la catalogación En el código de subcampo b cambiar el código de idioma eng por spa. Añadir el subcampo d y registrar la clave de la UNAM: MXMxUNAM. Etiqueta 053 No. clasificador LC Revisar en el catálogo topográfico de LIBRUNAM para autorizar los números de autor que se utilizan en el Departamento Técnico. Etiqueta 500 Referencias de “véase además” y “véase también” Etiqueta 663 Referencia compleja de “véase además”. Texto explicativo

5. Modificación del registro de autoridad. Etiqueta 670 Fuente en la que se localizaron datos. Traducir las fuentes de información de donde se obtuvo la forma del nombre, en el código de subcampo b (ver anexo de términos de las fuentes para la etiqueta 670).anexo de términos de las fuentes para la etiqueta 670 Traducir información acerca del autor. Etiqueta 675 Fuente en donde no se localizaron datos. Etiqueta 678 Datos biográficos y/o históricos. Etiqueta 902 Registrar en el código de subcampo a las siglas del catalogador que realizó la modificación del registro. Las modificaciones son las siguientes: Etiqueta 667 Nota general sin despliegue al público. Información general acerca de un encabezamiento 1XX.

6. Guardar registros de autoridad en unidad local. a. El registro terminado se guarda en el menú Catalogar, Guardar unidad local y se cierra el registro con el icono

6. Guardar registros de autoridad en unidad local. b. Los registros ya terminados se enviarán por correo electrónico al supervisor indicando los números NEW que el sistema asignó a los registros de autoridad recién modificados.

Parte II. Creación de registros de autoridad de nombres personales originales 1. Investigación sobre el autor. Buscar en LIBRUNAM otras obras del autor, así como en obras de consulta para elegir la forma del nombre y elaborar el registro de autoridad del autor. Justificación Forma impresa del libro: Fotocopias o el libro en sí mismo Forma electrónica del libro: PDF, HTML, XML Word

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2. Plantilla de autoridad de autor. a. Abrir ALEPH en la base traducciones (MX010). b. Seleccionar del menú la opción Catalogar. c. Abrir plantilla o utilizar las teclas (Ctrl+A). d. Seleccionar la plantilla #pers.mrc (MX010) y abrir.

3. Trabajar en la plantilla el registro de autoridad. a. Las etiquetas del formato MARC 21 de autoridades que se consideran son las siguientes:

4. Creación del registro de autoridad. Integrar las siguientes etiquetas, según sea el caso: Etiqueta 008 Ingresar la fecha del registro de autoridad nuevo. Etiqueta 040 Fuente de la catalogación En el código de subcampo a registrar la clave de la UNAM: MXMxUNAM. En el código de subcampo b agregar el código de idioma spa. En el código de subcampo c registrar la clave de la UNAM: MXMxUNAM. Etiqueta 663 Referencia compleja de “véase además”. Texto explicativo Etiqueta 400 Referencias, variantes de nombres Etiqueta 500 Referencias de “véase además” y “véase también”

4. Creación del registro de autoridad. Etiqueta 670 Incluir las fuentes de información de donde se obtuvo la forma del nombre. (ver anexo de términos de las fuentes para la etiqueta 670).anexo de términos de las fuentes para la etiqueta 670 Etiqueta 675 Fuente en donde no se localizaron datos. Etiqueta 678 Datos biográficos y/o históricos. Etiqueta 902 Registrar en el código de subcampo a las siglas del catalogador que elabora el registro de autoridad de nombre personal. Etiqueta 667 Nota general sin despliegue al público. Información general acerca de un encabezamiento 1XX. Integrar las siguientes etiquetas, según sea el caso:

5. Guardar registro de autoridad en unidad local. a. El registro terminado se guarda en el menú Catalogar, Guardar unidad local y se cierra el registro con el icono.

5. Guardar registro de autoridad en unidad local. b. Los registros ya terminados se enviarán por correo electrónico al supervisor indicando los números NEW que el sistema asignó a los registros de autoridad.

1. Elaboración del registro de autoridad de nombre (libro electrónico) a. Buscar en la base del libro electrónico al autor, al localizarlo abrir el registro bibliográfico.

1. Elaboración del registro de autoridad de nombre (libro electrónico) b. Seleccionar la pestaña no. 3. (Navegador, Ctrl. + O) y dar click en la liga, el libro electrónico se abre automáticamente.

1. Elaboración del registro de autoridad de nombre (libro electrónico)

2. Trabajar en la plantilla el registro de autoridad.

3. Crear el nuevo registro.

4. Apariencia en el catálogo de autoridad de la Library of Congress

Registros transferidos y registros nuevos Correcciones globales Supervisión

Objetivo particular Unificar registros de autoridad de nombres para que haya homogeneidad en los índices.

METODOLOGIA Correcciones Globales y validación de autores personales en Aleph

Correcciones Globales y validación de autores personales en Aleph a. Las correcciones globales de los autores personales se realizan a través del índice de nombre de personas.

Correcciones Globales y validación de autores personales en Aleph b. Se revisa la mención de responsabilidad para ver si se trata del mismo autor. Esto se hace con cada uno de los registros bibliográficos.

Correcciones Globales y validación de autores personales en Aleph c. Se corrige en la caja de diálogo y se da clic en el botón Encab correcto

Correcciones Globales y validación de autores personales en Aleph d. Nos devuelve la siguiente pantalla que parece que no ha tenido ningún cambio.

Correcciones Globales y validación de autores personales en Aleph f. Podemos revisar en los registros y nos damos cuenta que si han cambiado y que además aparece el nombre de quien realizó la corrección.

Correcciones globales y validación de autores personales en Aleph h. Corregir la siguiente línea para que se unifique

Correcciones Globales y validación de autores personales en Aleph ANTES DESPUES,

Registros transferidos y registros nuevos Correcciones globales Supervisión

1. Revisar los registros de autoridad de nombre para mantener el control de calidad del catálogo de autoridad (MX011), y que este interactué de forma correcta con los catálogos Librunam (MX001) y Libeunam (MX004) 2. Revisar los registros de autoridad de nombre transferidos de la base Authorities para mantener la uniformidad y normalización en la adaptación de los registros Objetivos particulares

3. Revisar los registros de autoridad de nombres creados en forma original para mantener la normalización de la información. 4. Contribuir con registros de autoridad de nombres personales al programa NACO. Objetivos particulares

Supervisión de Registros de Autoridad de Autor Transferidos de la Base Authorities de La Biblioteca del Congreso de Estados Unidos (LC Authorities) METODOLOGIA

1. Trabajar en la base de autoridades en Aleph a. En Aleph se conecta a la base MX011 Autoridades.

1. Trabajar en la base de autoridades en Aleph b. Borrar los registros de la unidad local anteriores para trabajar con los nuevos.

1. Trabajar en la base de autoridades en Aleph c. Sin registros en la unidad local

2. Registros transferidos y modificados a. Los registros procesados por los catalogadores y enviados a través de correo electrónico se guardan en C:\Aleph500.16\Catalog\Doc

2. Registros transferidos y modificados

3. Abrir los registros de autoridad de nombre a. En Aleph en el menú Catalogar/Abrir registro en unidad local aparecerán todos los registros NEWS trabajados en forma local.

b. Se da clic en el botón duplicar para que se bajen a la base MX011 Autoridades, allí se genera otro NEW y es donde se van a hacer las correcciones finales para poderlos dar de alta en la base de autoridades. 3. Abrir los registros de autoridad de nombre

Buscar este autor en el índice

Antes de dar de alta en la base MX011 Autoridades, se hace una búsqueda en el índice de autores para comprobar que el autor no se encuentre ya sea en la base MX010 Traducciones o en la base MX011 Autoridades

Como se observó en los resultados de la búsqueda, sí existe registro en la base MX010 Traducciones, entonces nos cambiamos a dicha base para recuperar el registro.

Oprimimos el botón Mostrar Dif. y después el botón Catalogar para mostrar el registro en la plantilla.

El registro se borra de la Base MX010 Traducciones porque el nuevo registro va a quedar sólo en la base de autoridades.

El registro de autoridad de nombre se supervisa, se corrobora que la etiqueta 008, 040 y las necesarias se hayan modificado y que estén correctas y se guarda en el servidor, de esta manera se genera el número de sistema dentro de la base MX011 Autoridades. Registros de autoridad supervisados

Control de calidad Una ventaja muy importante es que Aleph nos envía un mensaje de error en caso de que un registro se quiera duplicar y no nos permite guardarlo.

Control de calidad Después de haber guardado el registro en la base MX011 Autoridades, lo podemos buscar nuevamente por el índice de autores y el registro aparecerá con la información de autoridad.

Registros transferidos y registros nuevos Correcciones globales Supervisión OPAC reflejado Saca provecho de éstos elementos Le da diferentes posibilidades de encontrar a un autor en una sola búsqueda sin que tenga que hacer varias veces la misma de búsqueda del mismo autor en diferente forma.

OPAC de la base de datos LIBRUNAM Búsqueda por autor en Lista alfabética

OPAC de la base de datos LIBRUNAM Envía la forma pedida e indica la cantidad de registros bajo el autor

OPAC de la base de datos LIBRUNAM Al pedir los documentos se destaca que el asiento principal se encuentra en la forma establecida

OPAC de la base de datos LIBRUNAM Al pedir un registro completo vemos que es la forma del nombre por la que se hizo la búsqueda se encuentra tanto en título como en la mención resp. Linnaeus, Carl, Linneæi, Karl, Linnaeus, Carolus, Von Linné, Carl, Linnaeus, C., Linneus, Linné, Carolus A, Linné, Charles, Linné, Carl von,

Opac de la Biblioteca Nacional de España

90% Retro. 8% Electro. 2% Impreso De 1 a 9 es el 98.29% De 10 a 100 es el 1.72%

Ventajas Aleph La interacción entre el catálogo de autoridad (MX011) con los catálogos bibliográficos Librunam y Libeunam. Evita la duplicidad de los registros de autoridad de nombres personales. Permite realizar correcciones inmediatas. Trabaja con formato MARC 21. Permite exportar registros de autoridad de nombres personales a WorldCat (OCLC). Permite importar registros de autoridad de nombres personales a través de WorldCat (OCLC) y LC.

Ventajas Aleph Se puede trabajar en forma local los registros de autoridad y enviarlos al supervisor por correo-elecrónico. De igual forma, el supervisor puede reenviarlos con las observaciones si se tiene que hacer alguna corrección antes de darlos de alta en la base de Autoridades. Para unificar las diferentes formas de los asientos se puede trabajar con las correcciones globales a través del índice de autores. La unificación de los autores puede realizarse antes de que los registros de autoridad esten trabajados o cuando ya se tengan autorizados en la base MX011

Conclusiones Creación del catálogo de autoridad (MX011) Permite tener una mayor uniformidad de los puntos de acceso de un autor. Mejora la variedad de recuperación de autores en el catálogo en línea. La recuperación de información es rápida y sencilla Al pertenecer al programa PCC-NACO permite la elaboración de los registros de autoridad de nombres, tener un intercambio de información a nivel mundial.

Conclusiones La parte más importante antes de dar de alta un registro de autoridad de nombre en la base de Autoridades es la supervisión, ya que con lleva al control de calidad. La interacción entre la base bibliográfica y la de autoridad se realiza en forma casi inmediata al subir los registros de autoridad. En Aleph esta actividad que es altamente especializada se realiza en forma satisfactoria ya que el sistema permite estar viendo tanto registros de autoridad como registros bibliográficos y de esta manera determinar si se trata de variantes de un autor o si son diferentes autores.

Gracias