X REUNIÓN DE USUARIOS DE ALEPH Tlaquepaque, Jalisco 2-3 de mayo de 2006.

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1 X REUNIÓN DE USUARIOS DE ALEPH Tlaquepaque, Jalisco 2-3 de mayo de 2006.

2 EL CONTROL DE AUTORIDAD DE NOMBRE Y MATERIA EN LIBRUNAM Aleph version 500.16:02 Presentan: Esperanza Molina Mercado Ricardo Saavedra Saldívar Blanca Estela Sánchez Luna Alejandra Martínez Romero UNAM. Dirección General de Bibliotecas. Subdirección Técnica

3 Resumen La presentación trata sobre aspectos prácticos del proceso de control de autoridades en Aleph 500.16:02 realizado por el personal del Departamento de Procesos Técnicos de la Dirección General de Bibliotecas de la UNAM y sus repercusiones en la optimización del proceso de análisis bibliográfico.

4 Catálogos de autoridad en la DGB : antecedentes 1978 Los catálogos de autoridad de nombre y de materia tienen su antecedente desde esta fecha en catálogos impresos y en tarjetas. 1989 a 1991 se conforma en Dbase el catálogo de autoridad de nombre. 1992 se conforma también en Dbase el catálogo de autoridad de materia.

5 Antecedentes 1997 de la base de datos en dBASE se migran a Aleph 300 77,836 registros de nombre y materia. En la migración a versión 300 de Aleph esta información pasa al módulo de índices en donde se permite crear referencias y corregir de manera global pero sin utilizar el formato MARC.

6 Antecedentes 2004 Se migra de Aleph 300 a la versión 500.14, esta información se deposita en la base MX010 (índices) y se diseña el catálogo de autoridad (base de datos MX011), el cual contendrá tanto los registros de autoridad de materia como de nombres (iniciando con registros de encabezamientos de materia de manera manual y con base a la información de la base MX010 y formato MARC para autoridades)

7 Antecedentes 2005 se migra toda la información a la versión 500.16:02 de Aleph. La información se divide en tres bases de datos: MX001 Catálogo bibliográfico LIBRUNAM MX010 Base de traducciones (índices) MX011 Catálogo de autoridad.

8 Antecedentes LIBRUNAM contiene 911,965 registros bibliográficos (hasta el 19 de abril de 2006). Base de traducciones MX010: Contiene los índices de las referencias inglés-español de los encabezamientos de materia y la información de los registros de nombre con sus referecias de véase. Catálogo de autoridad contiene los registros de autoridad de materia y de nombre (2,382).

9 Antecedentes Cabe aclarar que la base de traducciones MX010 es la que contiene toda la información que se ha venido trabajando desde 1978; en esta base de datos se rescató lo que durante años los catalogadores han investigado para determinar cuáles asientos y cuáles temas serían los autorizados y cuáles los cancelados.

10 Antecedentes En una segunda etapa se inicia formalmente el catálogo de autoridad de nombre en la base MX011 con base a la información contenida en la base de datos MX010.

11 Control de autoridad Objetivo general Desarrollar el catálogo de autoridad de nombres y materias de LIBRUNAM en el Departamento de Procesos Técnicos con las normas y lineamientos que permitan manejar, recuperar y transferir la información a nivel nacional e internacional.

12 Control de autoridad de nombres : objetivos Elaborar registros de autoridad de nombre de manera retrospectiva tomando los asientos de los registros bibliográficos ya existentes en LIBRUNAM. Elaborar registros de autoridad de nombre de manera corriente de los nuevos registros bibliográficos que ingresan a LIBRUNAM. Colaborar en el Programa (NACO), con registros de autoridad de nombre nuevos que no se encuentren en ninguna base de autoridades.

13 Metodología Por necesidades específicas, se han establecido metodologías diferentes para trabajar los catálogos de autoridad de nombres y de materia.

14 Metodología para autoridad de nombre Para crear registros de autoridad de nombre se trabaja de dos maneras: Retrospectivamente los autores que ya se encuentran en LIBRUNAM y que pueden o no tener información en la base de datos MX010. De manera corriente con los autores que que ingresan por primera vez a LIBRUNAM y que no tienen registro en la base MX010.

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20 Metodología para autoridad de nombre Durante la investigación para la creación de un registro de autoridad de nombre se obtiene información de la base maestra de LC Authorities, la cual puede ser transferida y modificada de acuerdo a los lineamientos de nuestro catálogo. Si no se encuentra información se determina la forma del nombre con base en las Reglas de Catalogación Angloamericanas (segunda edición, rev. 2003) y éstos registros también se envían a NACO.

21 Metodología para autoridad de nombre. Búsquedas 1. Se busca el nombre en LIBRUNAM para determinar si está en la base de autoridades MX011. Si no se encuentra, se busca en LC authorities. 2. Los resultados se visualizan en formato MARC

22 Metodología para autoridad de nombre.Resultados de la búsqueda en formato MARC

23 Metodología para autoridad de nombre. Guardar archivo en Aleph500.16:02 3. Se guarda el registro en block de notas en formato de transferencia. 4. Se guarda el block de notas en unidad en Aleph500.16:02 con extensión.dat en la carpeta

24 Metodología para autoridad de nombre. Importación a Aleph500.16:02 5. Conectarse a la base traducciones (MX010) de LIBRUNAM. Seleccionar Importar registros. Archivo de entrada. Seleccionar el programa de conversión 2709 OCLC conversion Convertir Editar

25 Metodología para autoridad de nombre. Importación a Aleph500.16:02

26 Metodología para autoridad de nombre. Modificación del registro en Aleph500.16:02 6. Se modifican las siguientes etiquetas: Etiqueta 008 Etiqueta 040 Etiqueta 670 7. Se guarda en forma local.

27 Metodología para autoridad de nombre. Guardar en Aleph500.16:02

28 Metodología para autoridad de nombre. Apariencia en opac de Aleph500.16

29 Metodología para autoridad de nombre. Apariencia en catalogación Autoridades MX011

30 Metodología para autoridad de nombre. Apariencia en catalogación Autoridades MX011 continuación

31 Metodología para autoridad de nombre. Registro nuevo 1. Investigación sobre el autor. Buscar en LIBRUNAM otras obras del autor, así como en obras de consulta para elegir la forma del nombre y elaborar el registro de autoridad del nombre. 2. Herramientas de consulta. Además de realizar la investigación mencionada en el punto anterior, tomar en cuenta que para crear un registro de autoridad de nombre se deben utilizar las siguientes herramientas: a. Reglas de Catalogación Angloamericanas 2ª. ed., actualización de 2003, capítulos 22 al 26. b. Formato MARC 21 de autoridades. c. Library of Congress Rule Interpretations (LCRIs) Capítulos 22-26.

32 Metodología para autoridad de nombre. Registro nuevo 3. Abrir plantilla. 4. Crear el nuevo registro. 5. Guardar en unidad local.

33 Plantilla para creación de registros de autoridad de nombres originales.

34 Control de autoridad de materia : Antecedentes Adhesión al ya conocido Proyecto Cooperativo de Control de Autoridades de Materia, de cobertura nacional y que es resultado de la cooperación entre cuatro bibliotecas : Colegio de México, ITESM Universidad Iberoamericana UNAM. Dirección General de Bibliotecas.

35 Control de autoridad de materia: Objetivos Elaborar registros de autoridad de materia tomando los encabezamientos de materia de los registros bibliográficos ya existentes en LIBRUNAM. Elaborar registros de autoridad de materia de los nuevos encabezamientos de materia que ingresan a LIBRUNAM. Colaborar en el Programa Cooperativo de control de autoridad de materia (PCCAM) con registros de autoridad de materia nuevos que no se encuentren en ninguna base de autoridades.

36 Metodología para autoridad de materia 1. Elegir el encabezamiento de materia al que se le va a elaborar un registro de autoridad de materia. Esta elección puede estar basada en algún listado preexistente de temas de uso frecuente o bien puede estar basada en los temas nuevos que se generan a partir de la catalogación de monografías.

37 Metodología para autoridad de materia. Materia seleccionada

38 Metodología para autoridad de materia. Base MX010

39 Metodología para autoridad de materia 2. Buscar en LIBRUNAM base MX011 de autoridades que el encabezamiento candidato a registro de autoridad no exista. 3. Localizar el encabezamiento en la lista de autoridades de materia en Validator para verificar que existe en inglés como tal y por lo tanto puede ser elaborado un registro de autoridad en español.

40 Metodología para autoridad de materia. Vista de Validator

41 Metodología para autoridad de materia 4. Buscar en bases Maestra e Intermedia de autoridades de materia, el encabezamiento que será trabajado con la finalidad de verificar que no existe todavía un registro de autoridad en español. Base maestra: http://codex3.colmex.mx/ALEPH/a/start/ecm12 http://codex3.colmex.mx/ALEPH/a/start/ecm12 Base intermedia: http://codex3.colmex.mx/ALEPH/a/start/sob12 http://codex3.colmex.mx/ALEPH/a/start/sob12 La búsqueda se realiza mediante 3 filtros: a) por $ 010 – número de control b) por $150 – Término autorizado c) por término propuesto en español

42 Metodología para autoridad de materia. Base maestra – Tema en inglés

43 Metodología para autoridad de materia. Una vez que ya se ha verificado que no existe un registro de autoridad en español, se procede a realizar el trabajo intelectual de búsqueda en fuentes para establecer la traducción exacta o el equivalente en español del encabezamiento de materia candidato a registro de autoridad.

44 Metodología para autoridad de materia. Las fuentes básicas establecidas para sustentar una etiqueta 670 son las siguientes y en el siguiente orden de preferencia: LEMB, 1998 Bilindex Escamilla Otras fuentes (diccionarios científicos y de términos técnicos, especializados impresos o en línea).

45 Metodología para autoridad de materia. Consulta a especialistas Consulta en web. 6. Una vez terminada la investigación se regresa a Validator para grabar el registro de autoridad y guardar en un archivo con terminación dat.

46 Metodología para autoridad de materia. Grabado de registros en un archivo

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49 Metodología para autoridad de materia. 8. Desde el disco duro de se elige la carpeta de, se busca el nombre del archivo y se procede a abrirlo. 9. Una vez localizado el archivo se da la opción editar, como se muestra en las siguientes pantallas:

50 Metodología para autoridad de materia.

51 Metodología para autoridad de materia

52 Metodología para autoridad de materia. Una vez abierto el archivo, se desplegará la plantilla de catalogación y se podrá iniciar el trabajo de elaboración del registro de autoridad de materia de acuerdo a los lineamientos propuestos en el Proyecto Cooperativo. 11. Una vez concluido el registro de autoridad este se envía a la base maestra para que sea parte de la base cooperativa de registros de autoridad de materia.

53 Metodología para autoridad de materia. Registro de autoridad terminado

54 Conclusiones Con respecto a la versión 500.16:02: Es un ambiente muy amigable y accesible para el usuario. Flexibilidad en la introducción de la información cuando se cataloga. Tiene ayudas de MARC21 aunque se requiere que éstas se mantengan actualizadas por parte de Sistemas Lógicos.

55 Conclusiones La plantilla de catalogación muestra las etiquetas completas con campos, códigos de subcampo e indicadores; lo cual evita errores en la codificación. Salva automáticamente los registros. Tiene un historial de cada registro bibliográfico.

56 Conclusiones Facilita la inserción de autotextos. La interacción entre la base bibliográfica y la de autoridades (nombre y materia) permite la validación de los asientos principales y secundarios así como de los encabezamientos de materia. El trabajo de control de autoridad para nombres y materia agiliza las actividades al permitir importar registros tanto de la base maestra LC Authorities como de Validator.

57 Conclusiones Se puede trabajar sin conexión o de manera local, lo que permite tener un control exacto de lo que se ingresa a la base de autoridades; esto mantiene un alto nivel de uniformidad y calidad de los registros de autoridad de nombre y materia. Y como consecuencia de lo antes mencionado, la garantía en la calidad de los registros bibliográficos de Librunam.

58 GRACIAS POR SU ATENCIÓN