GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN E INDICADORES DE GESTIÓN Diecisieteavo tema de socialización ÁRBOL DE COMUNICACIONES

¿QUÉ ES GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN? Es un proceso que incluye acceso, extracción, manipulación, depuración, conservación, análisis y entrega de la información a través de diferentes fuentes. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA INFORMACIÓN EN EL HOSPITAL? El Hospital definió la información como un recurso, un valor y un activo igual a cualquier otro. Se adquiere a un costo. Posee valores. Tiene ciclo de vida y se puede procesar. Con la información generada se toman decisiones y se elaboran planes de mejora.

¿CÓMO PUEDE PARTICIPAR USTED DE ESTE PROCESO TAN IMPORTANTE? Ingresando al sistema datos reales, verificables y oportunos; tanto clínicos como administrativos Siendo partícipes con los principios de gestión de la información que son: Gradualidad: La información se desarrolla e implementa de forma progresiva. Veracidad: la información debe ser reflejo de la realidad. Oportunidad: generación eficaz y envío de la misma en tiempos determinados. Confidencialidad: uso de la información sólo por el personal autorizado. Pertinencia: Suministro de información de buena calidad y en el momento apropiado RECUERDE: En el Hospital las fuentes de recolección de datos son: Servinte Clínical Suite Bases de datos (RUAF-Servicios-SIVIGILA) Registros físicos

LINEAMIENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN El Hospital impulsa la generación de una “Cultura de información para la calidad” con el propósito de buscar soluciones a los problemas que se enfrenta. Antes de entregar información a personas externas, ésta debe estandarizarse, integrarse, consolidarse, analizarse y retroalimentarse. Todo el personal, asistencial y administrativo, debe cuidar la confidencialidad de la información. Esto implica NO REALIZAR comentarios de diagnóstico, evolución, tratamiento y pronóstico de pacientes en áreas como: pasillos, áreas sociales y medios de transporte. La impresión de la Historia Clínica está definida por perfiles específicos. NO SE DEBEN dejar botadas copias de las historias clínicas, ni usarlas como papel reciclable de circulación. La información a medios de comunicación sobre la condición de algún paciente, solo puede ser suministrada por el personal autorizado por la Dirección General Toda información recolectada para entrega a externos o entes gubernamentales debe tener previo aval del jefe del área al cual pertenece el profesional que la consolida. El jefe de área es el responsable de la calidad de la información y la entrega oportuna para su envío. Los usuarios y las claves asignadas son institucionales y para uso exclusivo personal del funcionario y por consiguiente intransferible, razón por la cual está prohibido prestar o dar a conocer la clave a terceras personas cualquiera que sea la razón

INDICADORES DE GESTIÓN ¿PARA QUÉ SIRVE UN INDICADOR? Todas las actividades pueden medirse, para monitorear la gestión, así se asegura que las actividades vayan en sentido correcto y permitan evaluar los resultados de una gestión frente a sus objetivos, metas y responsabilidades. ¿PARA QUÉ SIRVE UN INDICADOR? Evidenciar tendencias y desviaciones de una actividad sujeta a influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional. Adquirir importancia cuando se les compara con otros indicadores de la misma naturaleza, correspondientes a periodos anteriores o con indicadores preestablecidos que se consideran adecuados. Permitir el control, seguimiento y/o grado de avance del cumplimiento de las metas programadas. Detectar desviaciones y tendencias, identificando causas que nos sirvan como referencia para una eficaz toma de decisiones

¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS INDICADORES QUE TENEMOS EN EL HOSPITAL? Los indicadores de clasifican en dos categorías: Los de notificación obligatoria: Indicadores de alerta temprana y se notifican trimestralmente y de circulación única que se reportan cada 6 meses Los indicadores del TUCI (Tablero Único de Control de Indicadores) se divide en tres niveles Nivel I: Son los INDICADORES ESTRATÉGICOS , pertenecen al TUCI (Tablero Único de Control de Indicadores) y la alta dirección les realiza seguimiento y gestión . Nivel II: Son los INDICADORES MISIONALES. El seguimiento y gestión es realizado por los coordinadores de las unidades funcionales. Nivel III: Son los indicadores que los coordinadores de la unidades funcionales utilizan para realizar seguimiento a sus procesos.

IMPORTANTE DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN La difusión o transmisión de la información correspondiente a Gestión de la información se realiza a través de: Comité de indicadores: Grupo médico, médico-quirúrgico y de apoyo diagnóstico y terapéutico, Comité de Gestión de la Información Intranet Kawak IMPORTANTE Para conocer el comportamiento de los indicadores de primer nivel consulte el boletín virtual de indicadores institucionales que se publica trimestralmente en la Intranet (Icono ubicado en la parte derecha de la Intranet)

RECUERDE: Los planes de mejoramiento deben ser consecuentes con la desviación detectada y debe evaluarse el impacto real en la misma. El Hospital cuenta con un médico epidemiólogo que se puede ubicar en la extensión 1198 El Hospital cuenta con la Unidad de Análisis y Estadísticas en Salud (UAES): Es el centro de la información, ordena el tiempo, ritmo de los datos, su contenido y destinatarios; diseminando y monitorizando la información; garantizando una validación y análisis de la misma. Se implementaron fichas técnicas de indicadores con nuevas variables y nuevos indicadores. Se cuenta con un proyecto para archivo central. Se creó una gestión documentada con guías, procesos, procedimientos, formatos, manuales, instructivos y protocolos, los cuales se pueden consultar en la Intranet a través del MENÚ GESTIÓN DE PROCESOS Se creó el manual de Gerencia de la información -manual de archivo- Manual de Captación de Necesidades de Información- Manual de Consolidación y transmisión de la información administrativa y asistencial.

ESTRATEGIAS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA Las principales estrategias utilizadas en el hospital referentes a la seguridad informática son: Administración de cuentas de Usuario: Ingreso seguro a los sistemas de información y/o aplicativos como Servinte Clinical Suite, Software de Mantenimiento, Software de Gestión de Calidad Kawak, RUAF para el registro en línea de nacimientos y defunciones, entre otros. Perfiles de Acceso definidos a los recursos informáticos acorde al rol de trabajo del usuario Seguridad en estaciones de trabajo mediante el software Antivirus que controla el flujo de información que ingresa al equipo y a través del software Pc secure para controlar las operaciones ejecutadas en las estaciones de trabajo y restringir el uso de USB y/o dispositivos externos. Firewall de la red que provee la seguridad entre la red pública (externa) y nuestra red local. Acceso limitado a Internet Firma Digital

EL PLAZO MÁXIMO PARA DILIGENCIAR LA EVALUACIÓN ES EL INVITACIÓN Recuerde realizar la evaluación del árbol de comunicaciones 2013 (Se evaluarán los 16 temas divulgados y el conocimiento sobre la estrategia) Los pasos que debe seguir para diligenciar esta evaluación son los siguientes: Ingresar a la siguiente dirección:  http://190.25.230.243/encuesta/login.php (El ingreso se puede desde cualquier equipo dentro o fuera del Hospital) Se solicita número identificación y contraseña. En los dos campos se debe escribir el número de la cédula Contestar la evaluación y enviarla EL PLAZO MÁXIMO PARA DILIGENCIAR LA EVALUACIÓN ES EL 25 FEBRERO 2013