Implementación, Control y Cierre Lecciones Aprendidas Tópicos especiales para la administración de proyectos Ing. William Ernest, PMP Mayo, 2011

"El negligente NO aprende de sus errores, el inteligente SÍ lo hace, pero el sabio APRENDE de los errores ajenos." Anónimo ¿Cuentan nuestras instituciones con capacidad organizacional para aprender de los errores de otros?

Gestión del conocimiento ¿Cómo nos aseguramos que el aprendizaje generado es nuestro proyecto sea recordado dentro de 6 meses? ¿Es posible aprender de los errores de otros? En muchas de nuestras organizaciones el conocimiento muchas veces aprendido a golpes con recursos del presupuesto del proyecto no se documenta, la rotación del personal es la principal enemiga de la capitalización del conocimiento. En muchas ocasiones dentro de la misma organización es necesario tropezarse dos veces con la misma piedra.

Lecciones Aprendidas EL PMBoK define las lecciones aprendidas como aquello que se aprende en el proceso de realización del proyecto . Las lecciones aprendidas son consideradas un registro del proyecto, que debe ser incluido en la base de conocimiento de lecciones aprendidas El PMBoK espera que los directores de proyectos utilicen las lecciones aprendidas como herramientas de mejora. PMI, 2008

¿Cuándo documentar las lecciones aprendidas? Las lecciones aprendidas se documentan a lo largo del ciclo de vida del proyecto, pero como mínimo deben documentarse durante el cierre del proyecto. Muchos identifican las lecciones aprendidas como una actividad a llevarse acabo durante el cierre del proyecto, sin embargo más bien deben llevarse a cabo durante todo el proyecto. PMI, 2008

¿Qué es una lección aprendida? Es el conocimiento generado a partir del análisis y la reflexión sobre una experiencia o proceso, o un conjunto de ellos. Algo que podemos compartir con otros, con nuestro organización para prevenir que alguien más deba enfrentarse a las situaciones que hemos enfrentado. BID, 2008

¿Qué es una lección aprendida? Las lecciones aprendidas no deben reflejar únicamente las enseñanzas del proyecto a partir de los errores, también es valido documentar el conocimiento obtenido a partir de los éxitos del proyecto. No necesariamente deben ser negativas, hay muchas posibilidades de aprendizaje en lecciones aprendidas a partir de las cosas que hicimos bien.

¿Para qué sirven las lecciones aprendidas? Su identificación y documentación permiten la transferencia de conocimiento útil relacionado a un contexto específico, el establecimiento de una causa y sus efectos, así como las recomendaciones para resolver problemas, mitigar riesgos o determinar nuevos rumbos. MEJORA CONTINUA BID, 2008

¿Por qué documentar lecciones aprendidas? Identificar factores de éxito (eficacia, eficiencia, sostenibilidad) Identificar deficiencias Resolver problemas a través de nuevos cursos de acción(innovación) Mejorar la toma de decisiones futura Definir modelos para otras intervenciones BID, 2008

Características Surgen de un proceso sistemático de análisis y reflexión colectiva con participación de los involucrados. Pueden ser positivas o negativas Deben ser útiles y pertinentes Requieren de mecanismos de diseminación Son un primer paso para la identificación de buenas prácticas Principales características de una lección aprendida BID, 2008

Características Las lecciones aprendidas responden a las siguientes preguntas: ¿Qué pasó y por qué? ¿Qué funcionó? ¿Qué no funcionó? ¿Qué se pudó haber hecho mejor? ¿Qué se hizó de la mejor manera posible? Las lecciones aprendidas pueden responder alguna de las siguientes interrogantes.

¿Qué debe contener una lección aprendida? Información del proyecto e información de contacto. Una descripción clara de la lección. Los antecedentes de cómo fue aprendida la lección. Beneficios de utilizar la lección y sugerencia de cómo la lección puede ser utilizada en el futuro. Principales espacios de un formulario para la documentación de lecciones aprendidas. CDC, 2006

Buenas Prácticas Identificar lecciones aprendidas. Realizar una sesión de lecciones aprendidas. Compartir lecciones aprendidas con proyectos similares. Incorporar lecciones aprendidas del proyecto dentro de las lecciones aprendidas de la organización. Archivar lecciones aprendidas con información histórica del proyecto Algunas de las mejoras prácticas para la identificación de lecciones aprendidas. CDC, 2006

Cada lección aprendida que no se documenta es una lección que no puede ser aprendida por otros.

Bibliografía Project Management Institute. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® 2008). Fourth Edit. Pennsylvania, Estados Unidos: PMI, 2008. Interamerican Development Bank. Notas de Lecciones Aprendidas. Washington, Estados Unidos, 2008 Centers for Disease Control and Prevention. Lessons Learned Atlanta, Estados Unidos, 2006.