Hourenso Técnica de comunicación que sostiene a las empresas japonesas Julio/Agosto, 2013 9月23日　8:30～10:00　（90分） Asesor Global Management Service Kuniaki KATO 1

¿Qué es HOURENSO? Houkoku (Reporte): Se debe reportar el avance o el resultado a la persona de la que recibió la orden o la consulta. Renraku (Aviso para compartir la información): Se debe comunicar lo que piensa y lo que está haciendo entre los compañeros. Sodan (Consulta): Cuando uno no está seguro, se debe consultar a alguien. Objetivo: Compartir la información para nivelar el conocimiento sobre el cambio de la situación interior y exterior de la empresa, con el fin de poder tomar acciones coordinadas. 報告：命令を受けた上司に対して結果、途中経過を報告する。 連絡：メンバーがお互いの考えていることや行っていることを伝達しあう。 相談：判断と行動に迷いがあるときに他人に相談すること。 目的：組織の内外で起こる状況変化についてメンバーの理解をそろえて、行動の一致を図る情報共有のため。

Puntos claves de HOU (Reporte) Reportar oportunamente. Reportar noticias malas primero Reportar el avance Añadir el análisis, interpretación y acción propia sobre lo que va a reportar. El reporte de buena calidad ayuda al jefe. La evaluación del resultado del trabajo depende del reporte que se presenta. Earlier the better. Bad news first. 中間報告 報告内容についての自分の分析・解釈、アクションを加える。 質の高い報告はボスを助ける。 仕事の成果は報告で決まる。

HOU (Reporte): de parte del jefe Yo soy una persona con muchos defectos. Supongo que lo son ustedes también, El jefe debe suministrar última información para que le reporten oportunamente. El jefe debe crear un ambiente que facilite reportar las malas noticias. Al ordenar e indicar algo a su subalterno, debe explicarle “porqué” (razón u objetivo). Pedir el reporte intermedio. Enseñar a su personal que el trabajo no culmina sin hacer reporte. porque el Dios no ha creado ni una persona perfecta sino imperfectas. Para nosotros, las personas imperfectas, es importante complementarnos a través de la comunicación Por eso, cualquier reporte será bienvenido. タイムリーな報告を得るためには、最新情報を提供すべし。 悪い報告が上がるような話しやすい雰囲気が必要。 指示・命令を出すときに、Whyを教えること。 中間報告を求める。 「報告しなければ仕事をしたことにならない」ことを教える。 Eizaburo Nishibori 1903-1989

Puntos claves de REN (Aviso para compartir la información) Para poder obtener colaboración de sus jefes o sus subalternos, es importante compartir la información siempre. Explicar la coyuntura, el antecedente y el objetivo del trabajo. 上司・部下や仲間の協力を得るためには、ふだんから情報を流しておくことが必要。 背景、経緯、目的を伝えること。

Puntos claves de SO (Consulta) Al consultar al jefe, debe tener su opinión o una propuesta. Es mejor aportar sus conocimientos en lugar de estar pidiendo ayuda siempre. La gente no le presta el dinero fácilmente, pero le da consejo con gusto. Se recomienda anteponerse a la reacción del otro sobre lo planteado. 上司と相談するときは、自分なりの答えあるいは仮説を用意すること。 ただ、助けを頼むよりも、相手のためになる知識を提供するほうがよい。 人は、お金を貸すことは嫌がるけれど、知恵を貸すことは喜んでしてくれる。 とはいえ、相談をするときは自分の知恵も出すこと。Give Give Give (and Take)が必要。 事前に反応を探ることも必要。

Ejemplo Negativo de HOURENSO Vengo de Japón y voy a estar en Colombia durante 2 meses. Mayo 03 OK. Voy a coordinar su visita con el personal de esas empresas. Quiero ir a Cali para visitar nuestros clientes los días 3 y 4 de junio. I came from Japan, and will stay Colombia two months I would like to go to Bucaramanga to visit our customers on June 3 and 4. OK. I will arrange with the company’s staffs. Sato Rico Personal de la Oficina Principal Personal de la filial en Colombia

Ejemplo Negativo de HOURENSO ¿Qué estará pasando? Estoy realmente preocupado por la visita Mayo 20 La visita está programada en dos semanas. ¿Cómo va la coordinación? Ya solicité la coordinación al personal. Creo que esa persona lo está haciendo. So, the visit is in two weeks. How is the preparation? I asked the staff. Staff must be doing. Oh, I need to go to the meeting. See you. Oh, what happened? I really worry about the trip. Tengo que ir a la reunión. Nos vemos.

Ejemplo Negativo de HOURENSO No. ¡La LUNA en el espacio! ¿Li…Lima? Mayo 21 ¿En Peru? Quiero reunirme con Rico para hablar de la visita a Cali. Actualmente él está en la Luna. Regresará el final de este mes. I want to meet Alfonso to talk on my visit to Bucaramanga Oh, he is in Lima, Peru, now. He will maybe come back at the end of the month So, who in your department knows about the trip? I am sorry. Only he is in charge of that. No one here knows. Entonces, ¿quién sabe de la programación de la visita? Lo siento. Solamente él está encargado de ese tema.

Ejemplo Negativo de HOURENSO ¿No le he dicho que no hay concepto de HOURENSO en otros países? En la noche de Mayo 21 Buenas noches, Senpai. Tengo problema sobre la visita… Entiendo. Por eso, siempre trato de confirmar y reconfirmar lo que había pedido. Hello, Senpai. I am in trouble about my business trip….. Didn’t I say that there are no HORENSO in foreign countries? In my case, I do not ask important things to foreign people, including Latin American. If you asked, just wait. They will do, or they will not. En tu caso, solamente espera. Creo que estará haciendo el trabajo que pediste, pero no te lo garantizo tampoco. ¿Verdad?

Ejemplo Negativo de HOURENSO Mayo 30 Hola, ¿cómo está? Regresé a la tierra anoche. La luna estaba… OK. Gracias. Él es muy amable y sí que había preparado para la visita. Recibí el correo del cliente el 25 de mayo. La agenda de su visita es ésta. Oh, hello. I came back last night. Lima was ……. By the way, I received the email from the staff on May 25th. The schedule is this. So, did you arrange the flight and hotel? No?　 OK, I arrange that! Anyway, he is kind, and arranged the schedule. Has reservado el hotel y el vuelo? ¿No? Ok, yo me encargo de eso.

Junio 03 Junio 04

Ejemplo Negativo de HOURENSO Preguntas: 1. En este caso, qué aspecto de HOURENSO falló? 2. ¿Le parece cierto lo que dice Senpai? 　　Si no, por favor, expresa su opinión. Ejemplo Negativo de HOURENSO En la noche de Junio 04 ¿Cómo te fue el viaje? Muy bien. Rico había preparado la visita. Entonces él cumplió con su trabajo. Debes estar contento con el resultado. Recuerda que HOURENSO es un hábito de negocios de Japón.

Ejemplo Negativo de HOURENSO Ellos adquieren el hábito de HOURENSO a través de capacitaciones y experiencias. Me olvidé de HOURENSO. HOURENSO es simple, por eso vale la pena recordarlo y aplicarlo. Buenos días, Sato san. ¿Cómo le fue en el viaje la semana pasada? Me fue muy bien. Muchas gracias. Perdóname por no habértelo comentado antes. Junio 07 ¡Estoy completamente de acuerdo! No creo que el Senpai tenga razón. En Japón el personal nuevo no tiene hábito de HOURENSO. ¡¡HATT!! Como no tenía noticia, estaba preocupado durante el fin de semana. Si difundiéramos más el hábito de HOURENSO en las filiales en otros países, nuestra compañía crecerá más.

Para que el HOURENSO se convierta en la cultura de su empresa Explicar el concepto de HOURENSO a los trabajadores, usando la palabra “HOURENSO”. El jefe debe mostrar el ejemplo de HOURENSO. Al enseñar algo a los trabajadores, debe confirmar que él haya entendido verdaderamente hasta llegar el nivel de”Estoy de acuerdo.” Debe pedir el reporte siempre. Reconocer y elogiar al trabajador que aplica el HOURENSO.

HORENSO es un método para facilitar el negocio. Ahora entiendo el significado de una vida simple. Miren mi casa. ¿No les parece simple? ¡¡5S!! ¡HOURENSO! HORENSO es un método para facilitar el negocio.

Sembré HOURENSO en toda mi finca.

HOURENSO es un concepto japonés. Pero creo que HOURENSO crecerá en Colombia también. La base de HOURENSO es muy simple, así que podrás difundirlo en tu empresa. Los productos agrícolas más representativos de Colombia son café y flores. El tercero será Difundiremos HOURENSO en toda Colombia. HOURENSO.

¡Gracias!