Integración de proyectos de mejora Octubre, 2011Subsecretaría de la Función Pública

Objetivos del módulo En este módulo, los participantes: Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación con el Programa de Mejora de la Gestión. Aprenderán a identificar los elementos necesarios para integrar un proyecto de mejora. Aplicarán el conocimiento adquirido para delinear proyectos de mejora factibles de instrumentar en sus instituciones. Dinámica Sesión teórico - práctica 15 minutos de exposición. 120 minutos de trabajo en equipo.

Implementación del PMG Sistemas PMG Calidad Efectividad Costos Objetivos PMG Proyectos de Mejora (PIMG) Institucionales (individuales) Inter-institucionales (varias instituciones) Indicadores PMG Indicadores de proyectos Categorías de proyecto

Integración de proyectos de mejora Paso 1Paso 2Paso 3Paso 4Paso 5Paso 6Paso 7 Identificar acciones de mejora Definir propuestas de proyectos de mejora Definir el impacto Seleccionar la categoría Estimar el costo Definir la factibilidad Clasificar las propuestas de proyectos de mejora 7 pasos Metodología para Integrar Proyectos de Mejora

Paso 1. Identificar acciones de mejora 1. Cuestionario para identificar acciones de mejora. Integra preguntas de análisis, agrupadas en siete categorías: 1.Trámites y servicios 2.Normatividad 3.Quejas y denuncias 4.Proyectos transversales 5.Procesos 6.Proyectos de mejora en marcha Como resultado de su aplicación, la institución podrá identificar temática sobre la cual desarrollará proyectos de mejora.

Paso 2. Definir un proyecto de mejora La definición de un proyecto de mejora incluye la siguiente información: El nombre de la institución. El nombre del proyecto de mejora Las fechas de inicio y fin El objetivo del proyecto La descripción del proyecto Los beneficios que se pretenden obtener El alcance del proyecto Los participantes (patrocinador, responsable, integrantes del equipo de trabajo). Los indicadores de proyecto asociados a los objetivos del PMG. La categoría de proyecto El costo de inversión estimado.

Paso 3. Definir el impacto del proyecto de mejora Para identificar el impacto del proyecto, se aplica el Cuestionario para definir el impacto del proyecto de mejora: Conformado por preguntas (cada una corresponde a un indicador de proyecto) Una pregunta contestada afirmativamente significa que el indicador aplica al proyecto. La suma de respuestas afirmativas define el impacto del proyecto

Paso 4. Seleccionar la categoría del proyecto de mejora En el PMG se establecen 10 categorías de proyecto de mejora A mayor categoría, mayor será el nivel de esfuerzo requerido para ejecutar el proyecto. Cada categoría tiene asociadas las actividades a realizar. Además de las actividades propias, cada categoría integra las de las categorías anteriores que le apliquen.

…Paso 4. Seleccionar la categoría del proyecto de mejora 1.Análisis de situación 2.Regulación base cero en normas 3.Regulación base cero en trámites y servicios 4.Mejora de procesos, trámites y servicios 5.Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares 6.Uso de herramientas TIC 7.Atención ciudadana integral en una oficina 8.Procesos y trámites 100% en línea 9.Reingeniería 10.Proyectos transversales

Paso 5. Estimar el costo del proyecto de mejora La estimación del costo del proyecto de mejora, se plasma en el Formato para estimar el costo de inversión del proyecto de mejora

Paso 5. Definir el nivel de costo del proyecto de mejora Con base al costo estimado del proyecto, se define el nivel de costo asociado al proyecto, con base en la siguiente clasificación: Nivel de costo del proyecto de mejora Rango de costo del proyecto Mayor o igual aMenor que Nivel 1 01 millón de pesos Nivel 2 1 millón de pesos10 millones de pesos Nivel 3 10 millones de pesos100 millones de pesos Nivel millones de pesos1,000 millones de pesos Nivel 5 1,000 millones de pesos Sin límite

Paso 6. Definir la factibilidad del proyecto de mejora Cuestionario para definir la factibilidad del proyecto de mejora. Integra 10 preguntas de análisis, en cada una de las cuales se deben registrar acciones a desarrollar para asegurar el éxito del proyecto: 1Capacidad normativa 1.1 ¿ El marco normativo interno vigente permite la operaci ó n de la mejora que ser á desarrollada? 2Capacidad t é cnica 2.1 ¿ La instituci ó n cuenta con los recursos humanos y materiales que el proyecto de mejora requiere? 2.2 ¿ El equipo tiene la experiencia t é cnica necesaria para realizar el proyecto de mejora? 2.3 ¿ La instituci ó n cuenta con la infraestructura tecnol ó gica que el proyecto de mejora requiere? 2.4 ¿ La instituci ó n cuenta con una estrategia para la administraci ó n del cambio para asegurar entre los servidores p ú blicos el é xito de la mejora? 3Capacidad financiera 3.1 ¿ La instituci ó n cuenta con los recursos econ ó micos que el proyecto de mejora requiere? 3.2 ¿ Se cuenta con el plazo de tiempo suficiente para la realizaci ó n del proyecto de mejora? 4Capacidad de gesti ó n 4.1 ¿ La instituci ó n cuenta con la capacidad para administrar el proyecto de mejora? 4.2 ¿ El proyecto de mejora cuenta con un patrocinador del proyecto para respaldar su ejecuci ó n? 5Colaboraci ó n interinstitucional 5.1En caso de un proyecto de mejora interinstitucional ¿ existe apoyo de las instituciones participantes?

Paso 7. Clasificar los proyectos de mejora Cuadrantes Cuadrante 1: Proyectos de mejora de alto impacto que requieren menor esfuerzo de ejecución. Cuadrante 2: Proyectos de mejora de alto impacto que requieren mayor esfuerzo de ejecución. Cuadrante 3: Proyectos de mejora de bajo impacto que requieren menor esfuerzo de ejecución. Cuadrante 4: Proyectos de mejora de bajo impacto que requieren mayor esfuerzo de ejecución. Categoría de proyecto Impacto

Trabajo en equipo Instrucciones 1.Identificar acciones de mejora aplicando el “1. Cuestionario para identificar acciones de mejora” (20 min) 2.Definir un proyecto y llenar la “2. Ficha de proyecto de mejora” (numerales 1 a 11) (20 min) 3.Identificar el impacto del proyecto utilizando el “3. Cuestionario para definir el impacto del proyecto de mejora” y documentar el resultado en el numeral 12 de la Ficha de proyecto de mejora. (20 min) 4.Identificar la categoría de proyecto según la “4. Tabla para seleccionar la categoría de proyecto de mejora” y documentar el resultado en el numeral 13 de la Ficha de proyecto de mejora. (15 min) 5.Realizar la estimación de costos utilizando el “5. Formato para estimar el costo de inversión del proyecto de mejora” y documentar el resultado en el numeral 14 de la Ficha de proyecto de mejora. (15 min) 6.Realizar el análisis de factibilidad, utilizando el “6. Cuestionario para definir la factibilidad del proyecto de mejora” (15 min) 7.Clasificar el proyecto de mejora en la “7. Gráfica para clasificar proyectos de mejora” (10 min) Los resultados se compartirán con el grupo en la presentación de las conclusiones de cada una de las mesas de trabajo, el día de mañana.