UNIDAD 1 NOMBRE DE LA UNIDAD DE TRABAJO “Procesos y Subprocesos” L.A Aurora Rosa Alfaro del Castillo

¿QUÉ ES UN PROCESO? Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio)

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

Empresas funcionales vs Empresas por procesos ¿POR QUÉ POR PROCESOS? Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia. Empresas funcionales vs Empresas por procesos

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

SE HABLA REALMENTE DE PROCESO SI CUMPLE LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS O CONDICIONES:

SE HABLA REALMENTE DE PROCESO SI CUMPLE LAS SIGUIENTES CARACTERÍSTICAS O CONDICIONES:

ENTONCES, ¿QUÉ ES UN PROCESO? Un conjunto de operaciones que transforman y dan valor a un producto Es repetible en el tiempo Tiene un responsable Se relaciona con otros procesos

ELEMENTOS DE UN PROCESO

EL MODELO DE LA TRANSFORMACIÓN Toda operación produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformación. Transformación: es el uso de recursos para modificar un estado o condición de algo para obtener un servicio o producto Materiales Información Clientes Recursos Transformados Proceso Productivo Productos y servicios OUTPUT INPUT Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformación Transformación física Cambio de Dueño Cambio de Lugar Acomodación/Almacenamiento

MACROPROCESO INPUT OUTPUT Dividir el macroproceso en procesos y subprocesos Subroceso 1 2 Subproceso 3 4 MACROPROCESO INPUT OUTPUT Mapear y entender el macroproceso RECURSOS PROCESO Identificar los recursos y los productos que requiere cada subproceso Definir el inicio y fin de cada subproceso

HAY QUE ENTENDER LOS MACROPROCESOS Subprocesos Actividades Tareas

EJEMPLO DE MACROPROCESOS MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES Faenamiento (Sacrificio e higienización) Productos Recepción Despacho Empaque Despresado (Separar en piezas) Pollo Vivo SUBPROCESOS

MACROPROCESO DE COMERCIALIZACIÓN ELÉCTRICA Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones

CADENA DE VALOR (MICHAEL PORTER) La metodología del análisis de la cadena de valor para crear y sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter. Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa. El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los procesos del negocio con el propósito de organizar y enfocar los programas de mejoramiento. Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume. Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto indirecto en los clientes.

CADENA DE VALOR DE UNA INDUSTRIA Mercadeo Desarrollo de Productos y Servicios Producción de Productos y Servicios Administración De la distribución y la logística Ventas y Servicio al cliente

DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas SIMBOLO FUNCION Terminal. Representa el inicio y final de un programa, puede representar también una parada o interrupción que sea necesario realizar en un programa. Entrada/Salida Cualquier tipo de introducción de datos. Proceso. Cualquier tipo de operación que pueda originar cambio de valor, formato o posición de la información almacenada en memoria, u operaciones asimétricas Decisión. Indica operaciones lógicas o de comparación de datos y en función del resultado determina cual de los distintos caminos alternativos del programa se debe seguir

SIMBOLO FUNCION Decisión múltiple. En función del resultado, se seguirá uno de los diferentes caminos de acuerdo con uno de los diferentes caminos de acuerdo con dicho resultado. Conector. Sirve como enlace entre dos partes cualquiera de un organigrama, a través de un conector en la salda y otro en la entrada Indicador de dirección. Indica el sentido de ejecución de las operaciones. Línea conectora. Sirve de unión entre dos símbolos. Conector. Conexión entre dos puntos del organigrama. Subrutina. Módulo independiente del programa.

MAPA DE PROCESOS

HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas: Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios. Eliminación de la duplicación. Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella

HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE PROCESOS - Reducción del tiempo de ciclo del proceso - Prueba de errores - Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas - Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos - Estandarización - Alianzas con los proveedores - Mejoramiento de situaciones importantes - Automatización y/o mecanización - Identificación de los principales problemas y riesgos

ANÁLISIS DEL VALOR AGREGADO Actividad ¿Necesaria para generar el output? ¿Contribuye a las funciones de la empresa? Sin valor agregado ¿Contribuye a los requerimientos del cliente? Valor Agregado real Valor agregado para la empresa Si No Registrar la orden Completar la póliza Investigar los datos Registrar la fecha de recibo Formato de pedidos Preparar informes financieros Revisión y aprobación Transporte y movimiento Archivo y almacenamiento Repetición de trabajo Demoras Actividades discrecionales Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son: Actividades en serie vs. actividades en paralelo Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el número de interrupciones Mejorar políticas de tiempo de procesamiento Reducir el movimiento del output (salida) Analizar la localización Establecer prioridades