Accounting Principles, 6e Weygandt, Kieso, & Kimmel Prepared by Marianne Bradford, Ph. D. Bryant College John Wiley & Sons, Inc.

CHAPTER 5 ACCOUNTING FOR MERCHANDISING OPERATIONS After studying this chapter, you should be able to: 1 Identify the differences between a service enterprise and a merchandising company. 2 Explain the entries for purchases under a perpetual inventory system. 3 Explain the entries for sales revenues under a perpetual inventory system. 4Explain the steps in the accounting cycle for a merchandising company.

CHAPTER 5 ACCOUNTING FOR MERCHANDISING OPERATIONS After studying this chapter, you should be able to: 5 Distinguish between a multiple-step and a single-step income statement. 6 Explain the computation and importance of gross profit.

PREVIEW OF CHAPTER 5 Accounting for Merchandising Operations Operating cycles Inventory Systems Recording Purchases of Merchandise Purchase returns and allowances Freight costs Purchase discounts

PREVIEW OF CHAPTER 5 Accounting for Merchandising Operations Completing the Accounting Cycle Recording Sales of Merchandise Sales returns and allowances Sales Discounts Adjusting entries Closing entries Summary of entries

Accounting for Merchandising Operations Forms of Financial Statements PREVIEW OF CHAPTER 5 Accounting for Merchandising Operations Forms of Financial Statements Multiple-step income statement Single-step income statement Classified balance sheet

STUDY OBJECTIVE 1 Identificar las diferencias entre una empresa de servicio y una empresa de ventas.

Compania de ventas Una compania de ventas es una empresa que compra y vende bienes para obtener una ganancia. 1) Mayoristas venden a los detallistas 2) detallistas venden a los consumidores La fuente primaria de ingresos son las Ventas.

Medidas del ingreso Neto Gastos para una compania de ventas se dividen en dos categorias: 1) Costo de los bienes vendidos (cost of goods sold) 2) Gastos operacionales (operating expenses) Cost of goods sold es el total de costos de la mercancia vendida durante el periodo. Operating expenses son gastos incurridos en el proceso de ganar ingreso por ventas. Ejemplo son los gastos de salario y gastos de seguro. Ganancia Bruta (Gross profit) es igual al ingreso de ventasmenos el costo de los bienes vendidos.

Costo de los Bienes Vendidos ILLUSTRATION 5-1 INCOME MEASUREMENT PROCESS FOR A MERCHANDISING COMPANY Menos Ingreso de Ventas Iguala Costo de los Bienes Vendidos Cost of Good Sold Ganancia Bruta Gross Profit Menos Igual Gastos Operacionales Operational Expense Ingreso Neto o Perdida Net Income (loss)

Inventario de Mercancia ILLUSTRATION 5-2 OPERATING CYCLES FOR A SERVICE COMPANY AND A MERCHANDISING COMPANY Compania de Servicio Efectivo Realiza el Servicio Recibe Efectivo Cuentas por Cobrar Compania de Ventas Recibe Efectivo Compra Inventario Efectivo Vende inventario Cuentas por Cobrar Inventario de Mercancia

Sistema de Inventarios Entidades comerciales pueden usar cualquiera de los siguientes sistemas de inventario: 1) Perpetuo Record detallados del costo de cada articulo se mantiene, y el costo de cada articulo vendido es determinado de los records cuando la venta ocurre 2) Periodico Cost of goods sold se determina solo al final de un periodo de contabilidad

Costo de los bienes Vendidos COST OF GOODS SOLD El cost of goods sold ase puede determinar cada vez que una venta ocurre o al final de un periodo de contabilidad. Para hacer esta determinacion cuando la venta ocurre, una compania usa un sistema de inventario perpetuo Cuando el cost of goods sold es determinado solo cuando al final de cada periodo, decimos que la compania esta utilizando un sistema de inventario periodico is determined .

COST OF GOODS SOLD Para determinar el “cost of goods sold” bajo el sistema periodico, es necesario: Determinar el cost of goods a mano al principio de cada periodo de contabilidad Anadirle el costo de los bienes COMPRADOS. Restarle el costo de los bienes a la mano al final de cada periodo de contabilidad

STUDY OBJECTIVE 2 Explain the entries for purchases under a perpetual inventory system.

Compra de Mercancia Cuando se compra la mercancia para re-vender a los consumidores, las cuentas, Merchandise Inventory, es DEBITADA por el costo de los bienes. Tal y como las ventas, las compras se pueden hacer en efectivo, o a credit. Las compras normalmente son registradas por el comprador cuando los bienes se reciben del vendedor. Cada compra a credito, debe tener una factura de compra.

Compras de Mercancia 3,800 Para compras a credito se DEBITA, Merchandise Inventory Y SE ACREDITA Accounts Payable

DEVOLUCIONES DE COMPRAS Y CONCESIONES PURCHASE RETURNS AND ALLOWANCES Un comprador puede no estar satisfecho con la compra ya que los bienes 1) Estan danados o defectuosos, 2) De inferior calidad 3) No estan deacuerdo a las especificaciones del comprador. El comprador inicia una requisicion para la reduccion de su balance por medio de una nota de debito (debit memorandum). La nota de debito es un documento emitido por el comprador al vendedor informandole al vendedor que su cuenta ha sido debitada por mercancia no satisfactoria.

PURCHASE RETURNS AND ALLOWANCES 300 Para devoluciones de compra DEBITO Accounts Payable y acreditas Merchandise Inventory

FREE ON BOARD Los acuerdos de ventas deben indicar si los vendedores o los compradores van a pagar los costos de transportar los bienes al lugar de negocio del comprador. FOB Shipping Point 1) Goods placed free on board the carrier by seller 2) Comprador paga los costos de flete FOB Destination 1) Goods placed free on board at buyer’s business 2) Vendedor paga los costos de flete

Contabilidad para costo de flete Se debita Merchandise Inventory si el comprador paga el flete Freight-out (or Delivery Expense) se debita si el vendedor paga el flete .

Contabilidad para costo de flete 150 Cuando el comprador directamente incurre en los costos de flete, la cuenta de Merchandise Inventory se debitan y Cash se acredita .

ACCOUNTING FOR FREIGHT COSTS 150 Freight costs incurred by the seller on outgoing merchandise are debited to Freight-out (or Delivery Expense) and Cash is credited.

Desctuentos de compra Terminos a credito puede permitir al comprador reclamar algun descuento en efectivo por el pronto pago de los balances adeudados. El comprador llama a estos descuentos descuentos de compras purchase discount. Como un descuento de ventas un descuento de compra esta basado en el costo de la factura menos cualquier devolucion

PURCHASE DISCOUNTS 3,500 3,430 70 Si los pagos se hacen dentro del periodo de descuento, Accounts Payable se debita, Cash se acredita, y Merchandise inventory se acredita por los descuentos tomados.

PURCHASE DISCOUNTS 3,500 Si los pagos fueron despues del periodo de descuento Accounts Payable se debita y se acredita Cash por la cantidad completa

SAVINGS OBTAINED BY TAKING PURCHASE DISCOUNT Un comprador debe tomar los descuentos disponibles. Si Chelsea Video toma el descuento pagara $70 menos en efectivo. Si no toma el descuento e invierte los $3,500 por 20 days a 10% interes, este ganara solo $19.06 en interes. Los ahorros obtenidos por tomar este descuento se computan de la siguiente manera :

STUDY OBJECTIVE 3 Explain the entries for sales revenues under a perpetual inventory system.

Transacciones de Ventas Ingresos son reportados cuando se ganan de acuerdo al principio de reconocimiento de ingresos y en una compania de ventas, los ingresos son ganados cuando los bienes se transfieren del vendedor al comprador . Todas las ventas deben terner un documento como la cinta de la caja registradora o una factura de ventas.

RECORDING CASH SALES 2,200 1,400 Para ventas en efectivo, Cash se debita y Ventas se Acredita. Para cost of goods sold for cash, Cost of Goods Sold is debited and Merchandise Inventory is credited.

RECORDING CREDIT SALES 3,800 2,400 For credit sales, Accounts Receivable is debited and Sales is credited. For the cost of goods sold on account, Cost of Goods Sold is debited and Merchandise Inventory is credited.

Devoluciones de ventas Sales Returns resultan cuando los compradores no estan contentos con la mercancia y se le permite devolver al vendedor los bienes para un credito o una devolucion. Sales Allowances resultan cuando los clientes no estan satisfechos con la mercancia y el vendedor les da un descuento del precio de venta

SALES RETURNS AND ALLOWANCES Para garantizar una devolucion o una concesionel vendedor prepara una nota de credito (credit memorandum) para informar al cliente que el credito esta disponible a la cuenta del comprador. Sales Returns and Allowances es una cuenta contra revenue account a la cuenta de venta. El balance normal de Sales Returns and Allowances es un DEBITO.

RECORDING SALES RETURNS AND ALLOWANCES 300 140 The seller’s entry to record a credit memorandum involves a debit to the Sales Returns and Allowances account and a credit to Accounts Receivable. The entry to record the cost of the returned goods involves a debit to Merchandise Inventory and a credit to Cost Goods Sold.

SALES DISCOUNTS Un descuento de venta es ofrecer un descuento en efectivo a un comprador por el pago pronto de un balance Example: Si una venta a credito tiene los terminos 3/10, n/30, un descuento de un 3% se permite si el pago se hace dentro de 10 dias. Luego de 10 days no hay descuento, y el balance se vence en 30 days. Sales Discounts is a contra revenue account Su balance normal es DEBITO

Terminos de Credito Credit terms especifican la cantidad y el periodo de tiempo para el descuento. Estos tambien indican la cantidad de tiempo en el cual el comprador debera pagar el total de su factura. 2/10, n/30 Un 2% descuento puede tomarse si el pago se hace dentro de 10 dias de la fecha de factura. 1/10 EOM Un 1% descuento esta disponible si el pago se hace dentro del 10th del prximo mes.

RECORDING SALES DISCOUNTS 3,430 70 3,500 When cash discounts are taken by customers, the seller debits Sales Discounts.

STUDY OBJECTIVE 4 Explain the steps in the accounting cycle for a merchandising company.

CLOSING ENTRIES Adjusting entries are journalized from the adjustment columns of the work sheet. All accounts that affect the determination of net income are closed to Income Summary. Data for the preparation of closing entries may be obtained from the income statement columns of the work sheet. 480,000

CLOSING ENTRIES Cost of Goods Sold is a new account that must be closed to Income Summary. 140,000 12,000 8,000 316,000 45,000 19,000 7,000 16,000 17,000 2,000

CLOSING ENTRIES 30,000 15,000 After the closing entries are posted, all temporary accounts have zero balances. It addition, R. A. Lamb, Capital has a credit balance of $98,000 ($83,000 + $30,000 - $15,000).

STUDY OBJECTIVE 5 Distinguish between a multiple-step and a single-step income statement.

MULTIPLE-STEP INCOME STATEMENT Incluye el ingreso de ventas, costo de los bienes vendidos y la seccion de ganancia bruta Secciones adicionales de no operacion se pueden anadir por: 1) Ingresos y gastos de operaciones secundarias o auxiliares 2) Ganancia y perdidas no relacionadas a la operacion

MULTIPLE-STEP INCOME STATEMENT Secciones nooperacionales son reportadas luego del ingreso de operacion y son clasificadas como : 1) Otros ingresos y ganancias 2) Otros gastos y perdidas 3) Gastos de operacion puede dividirse en: a) Gastos de Venta b) Gastos Administrativos

ILLUSTRATION 5-11 SINGLE-STEP INCOME STATEMENT All data are classified under two categories: 1 Revenues 2 Expenses Only one step is required in determining net income or net loss.

STUDY OBJECTIVE 6 Explain the computation and importance of gross profit.

ILLUSTRATION 5-7 COMPUTATION OF GROSS PROFIT Ganancia Bruta se determina de la siguiente manera: Venta Neta $ 460,000 Cost of goods sold 316,000 Gross profit $ 144,000

ILLUSTRATION 5-9 OPERATING EXPENSES IN COMPUTING NET INCOME Ingreso neto se determina : Gross profit $ 144,000 Operating expenses 114,000 Net income $ 30,000

STUDY OBJECTIVE 7 Prepare a worksheet for a merchandiser

ILLUSTRATION 5-A1 WORK SHEET FOR A MERCHANDISING COMPANY

USING A WORK SHEET Trial Balance Columns 1 Data from the trial balance are obtained from the ledger balances of Sellers Electronic at December 31. 2 The amount shown for Merchandise Inventory, $40,500, is the year-end inventory amount which results from the application of a perpetual inventory system.

USING A WORK SHEET Adjustments Columns 1 A merchandising company usually has the same types of adjustments as a service company. 2 Work sheet adjustments b, c, and d are for insurance, depreciation, and salaries. Adjusted Trial Balance - The adjusted trial balance shows the balance of all accounts after adjustment at the end of the accounting period.

ILLUSTRATION 5-11 WORK SHEET FOR A MERCHANDISING COMPANY

USING A WORK SHEET Income Statement Columns 1 The accounts and balances that affect the income statement are transferred from the adjusted trial balance columns to the income statement columns for Sellers Electronic at December 31. 2 All of the amounts in the income statement credit column should be totaled and compared to the total of the amounts in the income statement debit column.

USING A WORK SHEET Balance Sheet Columns 1 The major difference between the balance sheets of a service company and a merchandising company is inventory. 2 For Sellers Electronic, the ending Merchandise Inventory amount of $40,000 is shown in the balance sheet debit column. 3 The information to prepare the owner’s equity statement is also found in these columns.

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CHAPTER 5 ACCOUNTING FOR MERCHANDISING OPERATIONS