INSTRUCTIVO PARA EL Control de correspondencia SGI-I04 INSTRUCTIVO PARA EL Control de correspondencia

RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA OBJETIVO Establecer los lineamientos para la emisión, recepción, control y archivo de la correspondencia emitida y recibida por la empresa, con el fin de mantener y controlar adecuadamente las comunicaciones internas y externas. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA Recibida por la persona encargada en la obra o en la oficina quién deberá colocar y diligenciar un sello húmedo en el documento original y en la copia con la siguiente información La correspondencia recibida vía fax ingresa a cada destinatario por el correo electrónico, debido a esto esta correspondencia no cuenta con este sello húmedo.

Número de consecutivo de la carta con que fue contestada Al reverso de la comunicación, se coloca un sello húmedo con la siguiente información: Número de consecutivo de la carta con que fue contestada Si en la observación se define que la persona a enterar debe dar respuesta, el encargado de la distribución, entregará una copia del mismo y archivará el original. Semanalmente el líder del proceso deberá hacer seguimiento al SGI-R19, con el fin de verificar que las comunicaciones que ameriten respuesta, efectivamente hayan sido contestadas. Los comunicados que requieran respuesta, deberán se contestadas en un lapso no superior a 15 días calendario

RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA La correspondencia interna se manejara de la misma manera que la correspondencia externa pero no se utilizarán sellos. EMISIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA Se manejará un solo consecutivo de correspondencia externa en la oficina principal este será controlado por quien designe la Dirección Administrativa. Primeras tres letras del área o proceso en mayúscula Primeras tres letras de la Ciudad Guion – Consecutivo de tres dígitos XXX por proceso Últimos dos dígitos del año     Ejemplo: SAINCBOG-001-09

Sobre la primera página se debe aplicar un sello húmedo con la siguiente información: La persona que recibe debe diligenciar la información requerida por el sello, debido a que es la evidencia de recibida la información en su totalidad. Quien entrega debe verificar que la información registrada en el sello coincide con los documentos entregados.

EMISIÓN DE CORRESPONDENCIA INTERNA La correspondencia interna generada por cada proceso debe ser controlada con este y registrada en el SGI-R19. El consecutivo será el siguiente Primeras tres letras del área o proceso en mayúscula Primeras tres letras de la Ciudad Guion – Consecutivo de tres dígitos XXX por proceso Últimos dos dígitos del año     Ejemplo: SGICBOG-001-09 EQUBOG-001-09 COMBOG-001-09

CONTENIDO DE CORRESPONDENCIA EXTERNA Consecutivo Fecha Referencia: Nombre del proyecto y número de contrato si aplica. Asunto: Que especifique clara y concisamente el tema principal del documento; si la comunicación responde otra comunicación, se debe citar el consecutivo y fecha del documento al cual se da respuesta. El mensaje a trasmitir en el texto de la comunicación debe ser claro, preciso y detallado, si es necesario hacer alusión a reuniones o comités anteriores, registrar la fecha y en lo posible los asistentes. Si la correspondencia lleva anexos se debe detallar: el número de folios, número de medios magnéticos, esquemas, programaciones de obra, planos, especificaciones u otros, e indicar la versión y fecha de emisión. La copia de la correspondencia con la constancia del recibido de la misma se debe archivar con los mismos anexos enviados.

Toda la correspondencia, incluyendo la recibida vía fax debe ser registrada en el SGI-R19, para su control

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