Gestión administrativa Vamos a conocer... La gestión administrativa en la empresa El proceso de compraventa en la empresa Documentos relacionados con el proceso de compraventa Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro PRÁCTICA PROFESIONAL Cómo cumplimentar una letra de cambio ACTUALIDAD EMPRESARIAL Encuentra tu papel: Hábitos saludables en la gestión de la documentación administrativa

La gestión administrativa en la empresa Toda empresa necesita en su funcionamiento diario, ya sea por exigencias legales o bien por propia organización interna, llevar a cabo una serie de procesos que se reflejan en la documentación administrativa. a conseguir un beneficio económico. caso práctico inicial Requisitos de una eficaz gestión administrativa: El proceso ha de ser oportuno El proceso ha de minimizar los costes El proceso ha de ser riguroso y seguro

El proceso de compraventa en la empresa . Dentro de las relaciones comerciales de la empresa, tanto con sus clientes como con sus proveedores, las empresas han de utilizar una serie de documentos relacionados con la compraventa de bienes y servicios, así como con la forma de pago y cobro de los mismos. Este proceso se repite múltiples veces a lo largo del día a día de cualquier empresa, por lo que generalmente estas establecen unos modelos de cada uno de estos documentos administrativos, lo que les permite una mayor agilidad en su tratamiento. También, para una adecuada gestión administrativa, se estandarizan los procesos de orden y conservación de todos estos documentos, siempre teniendo en cuenta las exigencias legales, tanto para su cumplimentación como para su conservación. caso práctico inicial

El flujo del proceso administrativo en la empresa El proceso administrativo seguirá en general el siguiente flujo: Se detecta la necesidad por parte del cliente que realiza el correspondiente pedido que envía al vendedor. El vendedor entrega la mercancía solicitada por el cliente en el lugar acordado junto con el albarán de entrega. El vendedor presenta la factura de la entrega realizada y el comprador abona su importe en el plazo estipulado y mediante el medio de pago convenido. El vendedor, una vez recibido el importe de la venta, emite un recibo justificante del pago

Documentos relacionados con el p. de compraventa El proceso de compraventa en una empresa, ya sea en relación con los proveedores o con sus clientes, genera los siguientes documentos: Factura Pedido Albarán e-procurement - es la compra y venta de productos y servicios entre empresas a través de internet. e-business o e-commerce - es la compra y venta de productos y servicios a través de internet, redes internas de empresas, etc..

El pedido. . El pedido es una petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le suministre los bienes o servicios solicitados. El pedido en firme se produce una vez que el vendedor acepta la propuesta de pedido por parte del comprador. No existe un modelo legal estandarizado de pedido, por lo que la mayoría de las empresas realiza uno propio adecuándolo a sus necesidades y a la forma en la que se envía dicho pedido al cliente : fax correo electrónico a través de la página web del comprador correo...

El pedido II Independientemente de la inexistencia de un modelo estandarizado, es necesario que todo pedido conste, como mínimo, de los siguientes elementos: Número del pedido, lugar y fecha en que se efectúa. Identificación de la empresa que efectúa el pedido. Identificación de la empresa a la que se formula el pedido . Condiciones del pedido (dirección de envío, fecha y forma de pago, gastos de envío, etc.). Descripción de los artículos solicitados en el pedido (número de referencia, cantidad, importe unitario e importe total). Firma de la persona que formula el pedido

El pedido: ejemplo I .

El pedido: ejemplo II .

El albarán I El albarán es un documento que detalla y justifica la entrega de mercancías que se efectúa al cliente. En él se relacionen la mercancías correspondientes a un determinado pedido y lo acompañan con la finalidad de acreditar su entrega. El albarán, firmado en el momento en que se ha hecho la entrega, es el documento clave que permite la emisión de la factura y su posterior cobro. No existe un modelo legal estandarizado de albarán, por lo que la mayoría de las empresas realizan uno adecuándolo a sus necesidades : caso práctico inicial

El albarán II . Independientemente de la inexistencia de un modelo estandarizado, es necesario que todo pedido tenga como mínimo los siguientes elementos: Identificación de la empresa vendedora y la compradora. Datos del documento Identificación de la mercancía Condiciones de entrega: pago , lugar y fecha de entrega Fecha y firma de la persona que recibe la mercancía

Copias del albarán Se emitirán el original y tres copias del albarán: • El original para el comprador. • Una copia para el almacén como justificante de salida de la mercancía. • Una copia para el departamento comercial. • Una copia que el comprador debe firmar dando su conformidad y que entrega al transportista que lleva la mercancía.

El albarán: ejemplo I .

El albarán: ejemplo II .

La factura La factura es el documento legal expedido por el vendedor, a cargo del comprador, que acredita jurídicamente la compraventa de bienes o la prestación de servicios. Está regulada por el Código de Comercio, la Ley 37/1992, del IVA y el Real Decreto 1496/2003, sobre obligaciones de facturación Por imperativo legal los empresarios deben conservar las copias de las facturas, tiques o vales emitidos por ellos, así como los recibidos de sus proveedores durante un tiempo de 6 años. Las facturas correspondientes a compras de bienes de inversión deberán conservarse durante 10 años; cuando se trate de adquisiciones de terrenos o edificaciones el plazo será de 15 años.: La administración tributaria no exige la expedición de factura siempre y cuando el importe de esta no exceda de 3.005,06 euros. En estos casos, es suficiente un vale numerado o un tique de una máquina registradora. caso práctico inicial

Contenido de la factura Aunque el modelo de factura es libre, su contenido está regulado legalmente y siempre ha de contener la siguiente información: Número de factura. Identificación del emisor y del destinatario. Descripción de los bienes o servicios objeto de la factura. Cuantía de la operación y datos para el cálculo de la base imponible: tipo de IVA y cuota Lugar y fecha de emisión En caso de que el emisor o el destinatario sean una sociedad deberán hacer constar en la factura los datos identificativos de su inscripción en el R- Mercantil.

El cálculo del IVA en la factura Para calcular el importe total de la factura, debemos considerar los siguientes elementos: Resultado de multiplicar la cantidad de cada artículo solicitado por el precio. Importe bruto Bonificaciones o rebajas que los proveedores aplican sobre el valor de los productos.. Descuentos en factura Portes, seguros Gastos en factura Una vez aplicados al importe bruto los descuentos en factura y los gastos, se aplicará el tipo de IVA correspondiente, con lo que obtendremos la cuota de IVA. Impuestos Esta cuota se sumará a la base imponible y se obtendrá el importe total de la factura.

La factura: ejemplo .

Documentos relacionados con el proceso de pago y cobro El pago de la cantidad estipulada en la factura se puede realizar de dos formas: se paga el precio en el momento en que se recibe la mercancía. Pago al contado Pago aplazado o a crédito se paga el precio en un momento posterior a la recepción de la mercancía. Tipos de instrumentos de pago Pago en efectivo y en cheque Transferencia y domiciliación bancaria Tarjeta de débito o de crédito Letra de cambio Pagaré

El documento, que suele utilizarse en talonarios, El recibo El recibo es un documento que expide la persona que recibe una determinada cantidad (el vendedor) para que sirva al que paga (el comprador) como justificante de que realiza la entrega de dinero y que detalla todos los elementos básicos relativos al pago efectuado. El documento, que suele utilizarse en talonarios, consta de dos partes: Matriz Es la parte que está sujeta al talonario y que queda en poder de quien expide el recibo como elemento de control. Recibo propiamente dicho Es el resguardo que entrega firmado como justificante de pago.

Modelo de recibo

Domiciliación bancaria Instrumentos de pago I Pago en efectivo El pago en efectivo se realizará mediante la entrega de billetes o moneda de curso legal, sea en moneda nacional o en moneda extranjera. Transferencia Mediante la transferencia bancaria, el comprador ordena a su banco que transfiera fondos a una cuenta bancaria del vendedor. Domiciliación bancaria El vendedor presenta el recibo en un banco al que el comprador ha autorizado a pagar. Las entidades bancarias ofrecen a sus clientes una posibilidad de pago, pudiendo ser únicamente utilizadas cuando el cliente tiene fondos depositados en alguna cuenta de la entidad bancaria. Tarjeta de débito Tarjeta de crédito Para poder pagar con una tarjeta de crédito, no es necesario tener fondos, ya que implican la concesión de un préstamo hasta una cantidad límite en un plazo breve (generalmente un mes).

El cheque: tipos . El cheque es un documento mercantil por el que un banco o entidad de crédito se obliga al pago de una determinada cantidad por orden de uno de sus clientes y con cargo a su cuenta bancaria. caso práctico inicial

Sujetos que intervienen en la vida del cheque: Librador Persona que emite el cheque y que ordena el pago.. Entidad bancaria que recibe la orden de pago con los fondos que el librador tiene a su disposición. Librado Persona que se encuentra en posesión del título. Al primer tenedor se le denomina tomador. Tenedor Persona distinta del librador que transmite el cheque mediante endoso. Endosante Persona que garantiza el pago del cheque si no lo hace el principal obligado al que él avala. Avalista

El flujo de la vida del cheque

Modelo de cheque

Flujo de la vida de una letra de cambio: La letra de cambio La letra de cambio es un documento mercantil por el que una persona (el librador) ordena a otra (el librado) el pago de una determinada cantidad de dinero en una fecha determinada o con un vencimiento concreto. El pago de la letra de cambio se puede realizar al librador o a un tercero, llamado beneficiario, tomador o tenedor, a quien el librador ha transmitido o endosado la letra de cambio. Flujo de la vida de una letra de cambio:

Sujetos que intervienen en la vida de la letra de cambio: Librador Persona que emite la letra de cambio y que ordena el pago. Librado Persona que recibe la orden de pago. Persona que legítimamente se encuentra en posesión del título. Al primer tenedor también se le denomina tomador. Tenedor Persona que transmite la letra mediante endoso. Endosante Persona que garantiza el pago de la letra de cambio si no lo hace el principal obligado, al que avala. Avalista

La letra de cambio: conceptos relevantes Aceptación Acto en virtud del cual el librado se compromete al pago de la letra a su vencimiento. Es un compromiso que adquiere una tercera persona de pagar en caso de no hacerlo el librado. El avalista garantiza que la letra se pagará a su tenedor legitimo. Aval Cláusula por la que el tomador puede ceder la propiedad de la letra de cambio a otra persona transmitiendo así todos los derechos resultantes de la misma. Endoso Mecanismo legal para exigir el pago de una letra si esta no es aceptada o pagada por el librado. El protesto tendrá un plazo de cinco días hábiles después del vencimiento. Protesto

Modelo de letra de cambio La letra de cambio se ha de extender en el modelo oficial que presentamos a continuación, que cumple, a su vez, la función de liquidación del impuesto de transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.

El pagaré : modelo El pagaré es un título que contiene la promesa de pagar una determinada cantidad de dinero, por parte de la persona que lo emite (el firmante) a otra que se denomina beneficiario o tenedor. El pagaré, a diferencia de la letra de cambio, supone una promesa incondicional de pagar una suma de dinero en moneda nacional o su equivalente internacional, no una orden de pago. El pagaré puede ser endosado de forma similar a la letra de cambio y avalado por parte de un tercero diferente al firmante o persona que promete realizar el pago de la cantidad determinada. caso práctico inicial

Gestión administrativa Al finalizar esta unidad Diseñarás el flujo administrativo de una empresa estándar del sector al que pertenece tu ciclo formativo. Distinguirás entre los diferentes documentos administrativos que intervienen en el proceso de compraventa dentro de la empresa. Cumplimentarás, teniendo en cuenta las exigencias legales correspondientes, pedidos, albaranes y facturas. Elegirás de entre los diferentes medios de cobro y pago aquel que más se adecue a las necesidades de la empresa. Cumplimentarás, teniendo en cuenta las exigencias legales correspondientes, recibos, cheques, letras de cambio y pagarés. Valorarás la importancia de una correcta gestión y archivo de la documentación administrativa de la empresa y el ahorro de costes que ello supone.