Gestión de recursos electrónicos en la Biblioteca de la Universidad Complutense de Madrid Inmaculada Fernández Ángeles Morillas Servicio de Tecnologías de la Información y Sistemas Bibliotecarios Universidad Complutense de Madrid. Biblioteca

2 BUC: situación actual (1)

3 BUC: situación actual (2)

4 BUC: situación actual (3) Automatización de la gestión y el acceso a los recursos electrónicos: FICERO: aplicación basada en MySQL y PERL para el seguimiento y control de los trámites de las revistas electrónicas.FICERO Dos aplicaciones internas basadas en Microsoft SQL y ASP para la descripción y consulta pública de revistas electrónicas y bases de datos.aplicaciones internas Millennium: módulo de adquisiciones y control de publicaciones periódicas, para la gestión, y el opac para el acceso.

5 BUC: situación actual (4) Papel Millennium Bases de datos Agendas Biblioteca Datos de licencias Adquisición Datos financieros Datos de recursos Contactos Información al usuario

6 BUC: situación actual (5) Servicios implicados en la gestión y el mantenimiento de los recursos electrónicos: Servicio de Gestión de las Colecciones: adquisición de recursos en Millennium y mantenimiento de FICERO. Servicio de Tecnologías de la Información y Sistemas Bibliotecarios: mantenimiento de las bases de datos en SQL. Servicio de Normalización y Proceso Técnico: mantenimiento de los recursos en Millennium.

7 BUC: situación actual (6) GESTIÓN DE LAS COLECCIONES FICERO Da de alta y activa el recurso TECNOLOGÍA Y SISTEMAS Aplicaciones SQL Consulta NORMALIZACIÓN Y PROCESO TÉCNICO Consulta Millennium ConsultaActualiza Gestiona los pedidos

8 BUC: problemas (1) Duplicación de tareas: introducción de los mismos datos en las distintas aplicaciones por parte de los distintos servicios. Dificultad en el mantenimiento de todas las aplicaciones. Carga innecesaria de trabajo.

9 BUC: problemas (2) Duplicación de las formas de acceso a los recursos para los usuarios. Disparidad en los resultados obtenidos en función de la forma de acceso a los recursos. En resumen: falta de integración de la gestión de los recursos electrónicos en las colecciones y servicios de la biblioteca.

Gestor de recursos electrónicos Millennium

11 GRE: ventajas (1) Gestiona los recursos electr ó nicos y est á integrado en el sistema de gesti ó n de bibliotecas Millennium. Optimiza el flujo de trabajo de los servicios implicados. Posibilita realizar en un único sistema todas las tareas de selección, adquisición, control de licencias, eliminando la necesidad de mantener aplicaciones locales separadas.

12 GRE: ventajas (2) Facilita el mantenimiento del catálogo mediante cargas de datos de cobertura, que, al mismo tiempo, permiten la creación automática de registros bibliográficos y de fondos. Proporciona una total transparencia informativa a los usuarios.

13 GRE Millennium: rasgos principales 1.Estructura de la base de datos y configuración. 2.Mantenimiento del catálogo mediante la carga de datos de cobertura. 3.Visualización en el opac web.

14 GRE: estructura de la base de datos (1) Tipos de registros: Registro de recurso: información sobre el periodo en pruebas, periodo de cobertura, dirección url, información sobre el acceso, tipo de recurso, requerimientos de hardware y software, enlace a datos estadísticos de uso. Registro de recurso Registro de licencia: información detallada sobre las condiciones del contrato (número de usuarios simultáneos, método de validación, permisos y restricciones de uso) y datos que permiten su seguimiento. Registro de licencia

15 GRE: estructura de la base de datos (2) Registro de contacto: datos de cualquier institución o empresa que pueda estar relacionada con los recursos electrónicos (proveedores de accesos electrónicos, propietarios de los derechos, proveedores de datos, editores, consorcio a través del cual se ha adquirido el recurso). Otros registros: a su vez, todos los anteriores están relacionados con otros tipos de registros de Millennium: bibliográficos, fondos y pedidos (que pueden estar asociados a un bibliográfico o directamente al recurso).

16 GRE: estructura de la base de datos (2) Registro bibliográfico Circulation Registro bibliográfico Advances in Nursing Science Registro de fondos Registro de fondos Registro de fondos 1976 – 2005 Registro bibliográfico Nature Registro de fondos Recurso Ebsco. Academic Search Premier Registro de licencia Datos Registro de contacto Datos Recurso Ovid Registro de pedido Pagos Proveedor

17 GRE: configuración (1) Facilidad de adaptación del módulo a las necesidades de cada institución. Idénticas posibilidades de configuración que el resto de los módulos de Millennium. Creación en campos de longitud variable de listas de valores posibles que podrán seleccionarse de un menú desplegable. Posibilidad de proteger con usuario y contraseña campos de longitud variable contra la modificación o la visualización.

18 GRE: configuración (2) Generación y envío automáticos de avisos de alerta que facilitan el seguimiento del estado de los contratos, las licencias, los periodos de prueba. Creación de registros de contactos, necesarios para aportar la información de ciertos campos del recurso. El contenido de algunos campos de longitud variable está estructurado en varias líneas etiquetadas para organizar la información que se introduce en ellos.

Datos de cobertura

20 Gestión de datos de cobertura (1) Utilización de los datos con distintos objetivos: Actualización únicamente de datos de cobertura: WebBridge. Actualización en el catálogo tanto de datos de cobertura como de registros bibliográficos y de fondos. Obtención de los datos: Proporcionados por los proveedores. Mediante un tratamiento previo en aplicaciones locales. Los datos deben tener un formato compatible, lo cual puede conseguirse gracias a la tabla de reglas de conversión.reglas de conversión Para que los registros de fondos sean actualizados, el contenido del campo Proveedor del fichero de entrada debe coincidir con el campo “Resource ID” de los registros de fondos.

21 Utilización de plantillas definidas por la biblioteca para la creación de registros nuevos. Plantilla para registros bibliográficos Plantilla para registros de fondos Gestión de datos de cobertura (2) Posibilidad de definir el contenido de distintos campos como valores de coincidencia.

22 Posibilidad de proteger diversos campos (ISSN, título, etc.) para que no sean modificados durante la actualización. Gestión de datos de cobertura (3) Aunque los datos de distintos proveedores estén almacenados en un único fichero, se pueden cargar los de cada proveedor individualmente.

23 Registros gestionados en GRE Registro de recurso Carga de datos (1) Datos proporcionados por el proveedor ISSN Título de revista-e Datos de cobertura URL De: Proveedor (recurso) Registro bibliográfico Registro de fondos

24 Datos poveedor Advances in Nursing Science V. 21, 1999 – Vol. 26, search.epnet.com/NP De: EBSCO. Academic Search Premier Nature Vol. 385, 1997 – De: EBSCO. Academic Search Premier Carga de datos (2) GRE Advances in Nursing Science Vol. 21, 1999 – Vol. 25, 2003 EBSCOhost : EJS Vol. 385, 1997 – Nature Vol. 21, 1999 – Vol. 26, 2004

25 Resultado del proceso de carga (1) Creación de registros bibliográficos básicos y de fondos si es necesario. Enlace de los registros de fondos a los recursos. Actualización de los datos de cobertura y de direcciones url. Información sobre operaciones realizadas

26 Identificación mediante un fichero de revisión de los registros susceptibles de ser eliminados del catálogo. Especificación de los registros no actualizados, que podrán ser borrados de la base de datos de cobertura. Resultado del proceso de carga (2)

27 EBSCO. Academic Search Premier Registros MARC (ISO 2709) Fichero Excel Aplicación en SQL Registros MARC bibliográficos CISNE Registros bibliográficos nuevos / modificados Tabla de carga. Valor de coincidencia: ISSN Introducción de la etiqueta MARC 035 con un identificador del título, distinto del ISSN Fichero de texto con datos de cobertura y URL CISNE Registros de fondos nuevos / modificados Procesamiento a través de GRE, con el contenido de la etiqueta MARC 035 como valor de coincidencia Carga de datos en la BUC

28 Los datos de cobertura que se cargan en los registros de fondos no pueden modificarse desde dichos registros. Estos datos sólo pueden modificarse desde la opción Editar Cobertura. Gestión de datos de cobertura (4)

Visualización en el opac

30 Visualización en el opac (1) Desde el registro bibliográfico se puede acceder al registro de recurso y a las condiciones de uso contenidas en la licencia. registro de recurso La biblioteca decide qué campos del recurso y de la licencia deben mostrarse al público.campos del recurso y de la licencia Se puede establecer una denominación de los campos visibles de la licencia que sea comprensible para el usuario.denominación de los campos Es posible mantener al usuario al tanto de cualquier problema relacionado con el acceso al recurso electrónico.al tanto de cualquier problema

31 La biblioteca puede crear una página de búsqueda de recursos electrónicos en la que éstos se pueden recuperar por nombre o por materia. Visualización en el opac (7)

Muchas gracias Inmaculada Fernández Ángeles Morillas

33 Visualización en el opac (2) Datos del bibliográfico Datos del recurso

34 Campos del recursoCampos de la licencia Visualización en el opac (3)

35 Visualización en el opac (4)

36 Visualización en el opac (5)

37 Visualización en el opac (6)

38 FICERO Campos del bibliográfico Campos de pedido y de fondos Campos de la licencia Campos del recurso y los contactos

39 Aplicación en SQL Campos del bibliográfico Campos de fondos Campos de licencia y contacto

40 GRE: registro de recurso Campos de longitud variable Campos de longitud fija

41 GRE: registro de licencia Campos de longitud variable Campos de longitud fija

42 Tabla de reglas de conversión (1) PROVIDER|ISSN|TITLE|START_DATE|END_DATE|URL

43 Tabla de reglas de conversión (2)