Facultad de Ingeniería Universidad Autónoma de Querétaro Ma. Teresa García Ramírez

 Introducción  Crear una Tabla  Modificar los Datos de una Tabla  Modificar la Estructura de una Tabla  Estilo de una Tabla  Ordenar una Tabla de Datos  Filtrar una Tabla  Funciones de Bases de Datos  Crear un resumen de Datos  Criterios de Filtrado

 Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados.  Es como una tabla de base de datos, donde cada fila es un registro de entrada, por tanto se pueden componer como máximo una lista con 255 campos y registros.

 Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma sencilla.  Ordenar los registros.  Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.  Utilizar formulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.  Crear un resumen de los datos.  Aplicar formatos a todos los datos.

 Para crear una tabla se selecciona el rango de celdas (con datos o vacías) que se van a incluir en la tabla. Seleccionar del menú insertar->tablas, la opción Tabla. Cuadro de Diálogo Crear Tabla

 Si no se seleccionaron celdas previamente se pueden seleccionar en este momento.  Si en el rango seleccionado se incluyó la fila de cabeceras (recomendado), se activa la casilla de verificación “La tabla tiene encabezados”.  Al cerrarse el cuadro de dialogo, aparece la pestaña de Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla.

 Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla se pueden teclear directamente los nuevos valores sobre las celdas, o bien utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien si la lista es muy grande.  Un formulario de datos es un cuadro de dialogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

 Para abrir el formulario de datos, se tiene que posicionar en la lista para que este se active, y pulsar en el icono Formulario..  Si no está la opción activarlo desde Botón Office > Opciones de Excel > Personalizar, y Agregar el icono Formulario..., en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones.

Icono de Formulario

 Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, se puede seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que solo se pueden aumentar y disminuir filas.  Se pueden modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.

 Se pueden insertar nuevas columnas y renglones a la tabla.  Se pueden eliminar columnas, renglones o celdas de la tabla.  Para eliminar la estructura de la tabla y conservar los datos se selecciona de menú Diseño->Convertir en Rango.

 Existe una variedad de estilos para seleccionar.  Se puede personalizar el estilo de la tabla, seleccionando de Opciones de estilo de la tabla, y marcar o desmarcar otros aspectos, como que las columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna.

 Se puede ordenar por un solo campo de datos o por varios.  En el caso de tablas solo se selecciona el campo a ordenar y automáticamente considera todo el registro.  Para ordenar por más de un criterio se solicita el primer criterio de ordenación, posteriormente se selecciona agregar nivel para incluir los demás criterios de ordenación.

 En ordenar el botón de opciones permite distinguir entre mayúsculas y minúsculas, así como la orientación al momento de ordenar.

 Filtrar una tabla es seleccionar aquellos registros que se correspondan con algún criterio fijado por el usuario.  Excel ofrece dos formas de filtrar una lista.  Utilizando el Filtro (autofiltro).  Utilizando filtros avanzados.  Para utilizar el autofiltro se utilizan las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos, se puede mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos marcando o desmarcando el botón Filtro.

 En cualquier opción, de filtro de números o de texto se muestra una ventana donde se pueden elegir dos condiciones de filtro:  Exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con la tabla, y si se cumple, mostrará la fila.  Para texto se usa el caracter ? para determinar que en esa posición habrá un caracter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

 Por ejemplo:  En el ejemplo de la imagen, solo se mostraran los registros cuyo Apellido tenga una ‘o’ en el segundo  caracter y no contenga la letra z.

 Estas funciones se utilizan cuando se requiere realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entraran en el calculo, es decir aplicando previamente un filtro.  Si se desea sumar solo las calificaciones aprobatorias del primer parcial, se utilizaría la función BDsuma.

 Para utilizar las funciones de base de datos es necesario definir los encabezados de nuestra tabla y crear los filtros, por ejemplo Área de filtros o restricciones Encabezados idénticos Tabla

 Todas las funciones de base de datos de Excel llevan tres argumentos:  El rango de datos que define la tabla o base de datos.  El nombre del campo que se utiliza en la función,  Un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el calculo de la función (el filtro).

 Cómo se forman las condiciones?  Para formar las condiciones que se van a utilizar en el parámetro rango_criterios, se debe reservar una zona en nuestra hoja de calculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos).  En esta zona se escribe en una fila los nombres de los campos de la hoja de calculo.  Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, se introduce una línea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios.

 Rango de criterios, cómo se forman los filtros?  Si se quieren filtrar los registros cuyo nombre empiece con R*, en la zona de criterios debajo de la celda Nombre se escribe R*, esto equivale a definir la condición Nombre="R*".  Cuando la condición es una igualdad no es necesario poner el signo = delante del valor, se pone directamente el valor R*, ahora si se quieren los registros cuya calificación parcial 1 sea superior a 70 se debe escribir en la celda inferior a la cabecera Parcial1, >70 para formar la condición Parcial1 > 70.

 Rango de criterios, cómo se forman los filtros?  Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.  En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en la misma fila, estarán unidas por el operador Y, para que el registro aparezca se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo parcial1 > 59 y parcial1 < 100, aparecen los registros cuya calificación esta comprendida entre 60 y 99.

 Rango de criterios, cómo se forman los filtros?  Para combinar varias condiciones se emplean los operadores Y y O.  En un criterio de filtrado, si las condiciones están escritas en distintas filas, estarán unidas por el operador O, el registro aparecerá en el resultado del filtrado si cumple al menos una de las condiciones. Por ejemplo, con la condición nombre="R*" O nombre=“B*", aparecen los registros cuyo nombre empieza con R o B.

 BDCONTARA(rango_datos;nombre_campo;rang o_criterios)  Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.  Ejemplo:  =BDCONTAR(A6:I29,"Parcial1",A2:I3)

 BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_crit erios)  Devuelve el valor máximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.  Ejemplo:  =BDMAX(A6:I29,"Parcial1",A2:I3)

 BDPRODUCTO(rango_datos;nombre_campo;ran go_criterios)  Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.  Ejemplo:  =BDPRODUCTO(A6:I29,"Parcial1",A2:I3)

 BDPROMEDIO(rango_datos;nombre_campo;rango _criterios)  Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición  Ejemplo:  =BDPROMEDIO(A6:I28,"Parcial1",A2:I3)  =BDPROMEDIO(A6:I28,"Parcial1",A2:I4), ¿porqué el resultado?

 BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_c riterios)  Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.  Ejemplo:  =BDSUMA(A6:I28,"Parcial1",A2:I3)

 BDEXTRAER(rango_datos;nombre_campo;rang o_criterios)  Extrae de la base de datos un único valor que contiene el campo indicado y la fila que cumple la condición establecida mediante el rango de criterios.  Ejemplo:  =BDEXTRAER(A6:I28,"Parcial1",E2:E4)  Si no encuentra el valor regresa un error.

 BDVAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterio s)  Calcula la varianza basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.  BDDESVEST(rango_datos;nombre_campo;rango_c riterios)  Calcula la desviación estándar basándose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.

 Excel permite crear totales de manera automática, solo hay que seleccionar en Herramientas de Tabla->Diseño->opciones de estilo marcar fila de totales y con ello se inserta al final de la tabla una fila donde se tienen las siguientes opciones.

 Utilizando la función BDCONTAR calcula la cantidad de ventas realizadas por los vendedores Jorge y María.  Usando BDExtraer, obtener la fecha de nacimiento de Mónica.  Utilizando la función BDDESVEST calcular el desvío estándar de las ventas de los sectores Alimentos y Electrónica.

 Utilizando la función BDPROMEDIO calcula el promedio de las ventas de los vendedores Juan y Luis.  Utilizando la función BDSUMA calcula la suma de ventas de los vendedores Juan y Ana  Utilizando la función BDDESVEST calcula la varianza de las ventas de los sectores Electrónica y Alimentos.

 Utilizando la función BUSCARV obtiene el concepto de masa corporal para los pesos indicados, inserta la función en la celda de buscar y cópiala hasta el final de la tabla.  Utilizando la función BDSUMA calcula la suma de ventas de los vendedores Juan y Ana  Utilizando la función BDDESVEST calcula la varianza de las ventas de los sectores Electrónica y Alimentos.

 Es una herramienta que simplifica los reportes en Excel ya que permite elegir diferentes filtros para mostrar la información deseada.