INFORMATICA EDUCATIVA Y NUEVAS TECNOLOGIAS SECCION DE POST-GRADO INFORMATICA EDUCATIVA Y NUEVAS TECNOLOGIAS SOFTWARE DE APLICACIÓN I Ing. Eddye Sánchez Castillo SEMANA 02 esanchez_spg@yahoo.com

TEMARIO Ancho de Celda, Centrar y Ajustar Texto Validación de datos Formato Condicional La Funciones Graficos Trabajar con Gráficos

VALIDACIÓN DE DATOS La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

VALIDACIÓN DE DATOS La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos. En este artículo se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validación que se pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.

EJEMPLO PRÁCTICO

Desarrollaremos la siguiente práctica: EJEMPLO PRÁCTICO Desarrollaremos la siguiente práctica:

EJEMPLO PRÁCTICO La siguiente hoja la encontrara en el File: “Registro de Notas.Xlsx” (descargar de la Pagina Web)

EJEMPLO PRÁCTICO 1. Seleccionar las Celdas donde vas colocar las notas para darle un ancho de celda. 2. Luego pulsa Clic derecho y en cualquier celda seleccionada y aparece un menú contextual En el menú contextual dar clic a la opción <<Ancho de Columna>>

EJEMPLO PRÁCTICO A continuación aparece la siguiente ventana, que nos pide poner el Ancho de la columna. Para este ejemplo pondremos el numero 6, que quiere decir que nuestro ancho de las columnas seleccionadas será de 6. OJO: en la figura aparece el numero 4 (solo es un ejemplo), para nuestro caso debemos pone el numero 6.

EJEMPLO PRÁCTICO 1. Nuestra hoja de trabajo debe quedar de la siguiente manera

EJEMPLO PRÁCTICO Para el ancho de la columna alumnos, solo ponemos el curso en la línea derecha de la columna B, y cuando cambie la figura del cursor, arrastramos hasta el 16.57, soltamos y listo.

EJEMPLO PRÁCTICO SELECCIONA LA OPCION COMBINAR Y CENTRAR Y PULSA CLIC SELECCIONAR LAS CELDAS C2,D2 Y E2

EJEMPLO PRÁCTICO SELECCIONA LAS CELDAS G2,H2 Y I2 Y COMBINALAS LAS CELDAS C2,D2 Y E2 SE COMBINARON Y SON UNA SOLA Y ADEMAS CENTRO EL TEXTO

EJEMPLO PRÁCTICO SELECCIONA LAS CELDAS F2 Y F3 Y COMBINALAS LUEGO AJUSTA EL TEXTO DESARROLLA EL RESTO DEL TITULO Y QUEDE COMO LA IMAGEN QUE SIGUE A CONTINUACIÓN.

EJEMPLO PRÁCTICO

EJEMPLO PRÁCTICO DAR CLIC AQUI SELECCIONA LAS CELDAS A4 HASTA A18 AUMENTALE LOS CEROS QUE NECESITES DAR CLIC AQUI DAR CLIC A CERO SELECIONA PERSONALIZADA

EJEMPLO PRÁCTICO POR ULTIMO CENTRE EL TEXTO DAR CLIC AQUI SELECCIONAR TODOS LOS BORDES SELECCIONA LAS CELDAS A2 HASTA N3

EJEMPLO PRÁCTICO DAR CLIC AQUI SELECCIONA LAS CELDAS A4 HASTA N18

EJEMPLO PRÁCTICO DAR CLIC AQUI SELECCIONA LAS CELDAS A1 HASTA N18

EJEMPLO PRÁCTICO EL RESULTADO HASTA EL MOMENTO

EJEMPLO PRÁCTICO

VALIDACIÓN DE DATOS La validación de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuación por letras con sólo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validación de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no válidos o permitir su entrada y comprobarlos tras finalizar el usuario. También se pueden proporcionar mensajes que definan la entrada que se espera en la celda así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores. Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

VALIDACIÓN DE DATOS La validación de datos resulta especialmente útil al diseñar formularios u hojas de cálculo que otras personas utilizarán para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos. En este artículo se describe cómo configurar la validación de datos, incluidos los tipos de datos que se pueden validar y los mensajes que se pueden mostrar, además de proporcionar un libro que se puede descargar para obtener ejemplos de validación que se pueden modificar y utilizar en hojas de cálculo propias.

VALIDACIÓN DE DATOS Los tipos de errores pueden modificar el comportamiento a la hora de introducir los datos: Detener: si se inserta un dato no valido, nos obliga a que insertemos un dato valido para la celda. Advertencia: si se inserta un dato no valido, nos informa de que no es valido, pero no nos obliga a que insertemos un dato valido.

VALIDACIÓN DE DATOS Información: si se inserta un dato no valido, nos  informa del dato no es valido, es como el anterior pero algo mas simple.

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS Continuando con el archivo anterior vamos a ingresar las notas de los alumnos. Las Notas son Vigesimal (0….20) Entonces al ingresar los datos vamos a validarlos, quiere decir que no me debe aceptar ningún otro dato que no sea los numero comprendidos entre 0 y 20.

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS Primero seleccionamos la celda C4 luego hacemos lo siguiente: DAR CLIC AQUI DAR CLIC AQUI POR ULTIMO DAR CLIC A “VALIDACION DE DATOS”

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS Luego te debe aparecer esta ventana: DAR CLIC AQUÍ Y SELECCIONA “NUMERO ENTERO”

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS Luego te debe aparecer esta ventana: DEJALO CON “ENTRE” COLOCA CERO COMO NOTA MINIMA COLOCA VEINTE COMO NOTA MAXIMA CLIC AQUI

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS El Mensaje que aparece antes que ingreses los datos CLIC AQUI ESCRIBA EL TITULO ESCRIBA EL MENSAJE

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS El Mensaje que aparece si ingresas un dato errado ESCRIBA EL TITULO ESCRIBA EL MENSAJE CLIC AQUI

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS DIGITE UN NUMERO

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS PARA QUE TODAS LAS CELDAS CONTENGAN LA MISMA VALUIDACION DE DATOS COPIE (CTRL + C) LA CELDA C4, LUEGO SELECCIONE EL RESTO DE CELDAS DONDE SE VA A INGRESAR NOTAS (MENOS LOS PROMEDIOS), LUEGO PONER PEGAR (CRTL + V) Y LISTO A TRABAJAR.

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS SE DIGITO UN NUMERO VALIDO Y NO DIO NINGUN ERROR SE DIGITO UN NUMERO ERRADO (>20) Y NOS DIO EL SIGUIENTE MENSAJE DE ERROR

EJEMPLOS DE VALIDACIÓN DE DATOS SE DIGITO UN NUMERO VALIDO Y NO DIO NINGUN ERROR SE DIGITO UN NUMERO ERRADO (>20) Y NOS DIO EL SIGUIENTE MENSAJE DE ERROR

EJEMPLO PRÁCTICO

FUNCIONES Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

FUNCIONES Siguen las siguientes reglas: Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.

FUNCIONES Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+ B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

FUNCIONES Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

FUNCIONES Ejercicio paso a paso. Si no tienes abierto Excel2010, ábrelo para realizar el ejercicio. Sitúate en la celda A1 y pulsa sobre , selecciona la categoría de fecha y hora y elige la función AHORA(). Pulsa el botón Aceptar. Aparece un cuadro de diálogo indicando que la función no tiene argumentos. Pulsa de nuevo sobre Aceptar. Sitúate en la celda B2 y escribe el día de hoy en número. Por ejemplo: 13 Sitúate en la celda B3 y escribe el mes actual en número. Por ejemplo: 4 Sitúate en la celda B4 y escribe el año actual en número. Por ejemplo: 2010 Sitúate en la celda C5 y pulsa sobre , escoge la función FECHA() y pulsa el botón Aceptar. Selecciona como argumentos las celdas B4 --> para año, B3 --> para mes y B2 --> para día, pulsa Aceptar. 

FUNCIONES Vamos a calcular nuestra edad. Sitúate en la celda D1 y escribe tu fecha de nacimiento en formato (dia/mes/año) En la celda E1 escribe =HOY() En la celda E2 selecciona la función DIAS360, como fecha inicial la celda D1 (fecha nacimiento), como fecha final E1 (el día de hoy) y en método escribe Verdadero. Como resultado nos aparece los días transcurridos desde la fecha D1 y la fecha E1. Ahora en la celda F3 escribe =E2/360 para obtener los años. El resultado aparece con decimales, para que nos salga solo la parte entera podemos utilizar la función =ENTERO(E2/360). Hemos utilizado cuatro de las funciones más utilizadas y que ofrecen muchas posibilidades. Guarda el libro de trabajo en la carpeta Mis documentos del disco duro con el nombre de Funciones con fechas. Cierra el libro de trabajo.

FUNCIONES

EJEMPLOS DE FUNCIONES EN EL BOTON “AUTOSUMA” DE CLIC AQUI LUEGO PULSE UN CLIC EN LA OPCION “PROMEDIO” DEL MENU PRINCIPAL DE CLIC A “INICIO” SELECCIONE LA CELDA DONDE VA A DESARROLLAR LA FUNCION

EJEMPLOS DE FUNCIONES CELDAS SELECCIONADAS APARECE LA FUNCION SI LA SELECCIÓN DE CELDAS ESTA BIEN PULSE “ENTER” DE LO CONTRARIO ELIJA BIEN Y PULSE “ENTER”

EJEMPLOS DE FUNCIONES APARECE EL RESULTADO DE LA FUNCION PARA COPIAR LA FORMULA A LAS SIGUIENTES CELDAS, LLEVE EL CURSOS A LA PARTE INFERIOR DERECHA DE LA CELDA SELECCIONADA Y DEBE APARECER ESTA CRUZ NEGRA, PULSE CLIC Y ARRASTRE HACIA ABAJO

EJEMPLOS DE FUNCIONES APARECE EL RESULTADO DE LA FUNCION PARA COPIAR LA FORMULA A LAS SIGUIENTES CELDAS, LLEVE EL CURSOS A LA PARTE INFERIOR DERECHA DE LA CELDA SELECCIONADA Y DEBE APARECER ESTA CRUZ NEGRA, PULSE CLIC Y ARRASTRE HACIA ABAJO

EJEMPLOS DE FUNCIONES SELECCIONE LA CELDA Y ESCRIBA LA SIGUIENTE FORMULA Y PULSE “ENTER”

EJEMPLOS DE FUNCIONES SELECCIONE LA CELDA Y ESCRIBA LA SIGUIENTE FORMULA Y PULSE “ENTER”

EJEMPLO PRÁCTICO

FORMATO CONDICIONAL El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

FORMATO CONDICIONAL Cómo aplicar un formato condicional a una celda: Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional. Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio. Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro. Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para aplicar diversos efectos a determinadas celdas. Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas condiciones.

FORMATO CONDICIONAL Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

EJEMPLOS DE FORMATO CONDICIONAL DESCARGAR VIDEO

GRAFICOS Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación. Vamos a crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

GRAFICOS Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo: Gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.

EJEMPLOS DE GRAFICOS SELECCIONE LAS CELDAS DESDE N4 HASTA N18

EJEMPLOS DE GRAFICOS PULSE CLIC A COLUMNA SELECCIONE <<INSERTAR>> DEL MENU ORINCIPAL ELIJA EL GRAFICO QUE DESEE. PARA NUESTRO EJEMPLO ELEJIREMOS EL SIGUIENTE

TENEMOS EL SIGUIENTE GRAFICO EJEMPLOS DE GRAFICOS TENEMOS EL SIGUIENTE GRAFICO

EJEMPLOS DE GRAFICOS LLEVA EL CURSOR AL NUMERO 1 Y PULSA DOBLE CLIC HASTA QUE SELECCIONE LOS NUMEROS COMO SE APRECIA EN LA IMAGEN

EJEMPLOS DE GRAFICOS CLIC A SELECCIONAR DATOS CLIC DERECHO Y APARECE UN MENU CONTEXTUAL

EJEMPLOS DE GRAFICOS CLIC A EDITAR CLIC A AQUÍ PARA SELECCIONAR LOS DATOS

EJEMPLOS DE GRAFICOS CLIC AQUÍ PARA REGRESAR, LUEGO DAR CLIC A ACEPTAR CADA VEZ QUE APARECE SELECCIONAR LOS DATOS

EJEMPLOS DE GRAFICOS LISTO SE ACTUALIZO CON NUEVOS DATOS

CLIC A PRESENTACION LUEGO UN CLIC A ETIQUETA DE DATOS Y POR ULTIMO A MOSTRAR

TABLA DINAMICA Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad. Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

TABLA DINAMICA Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico). Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas.

TABLA DINAMICA

TABLA DINAMICA

GRACIAS