VISION GENERAL DE LOS ARCHIVOS MANUALES Y ELECTRONICO CAPITULO 3

CONSIDERACIONES PARA ESTABLECER UN SISTEMA DE ARCHIVO Sistema de clasificación por utilizar Incorporación del sistema electrónico o manual o combinación de ambos Programas de aplicaciones necesarios en las operaciones del negocio Bases de datos necesarias para dar apoyo al sistema Equipo por comprar o rentar Materiales Plan de retención y medidas de protección por establecer que estén de acuerdo con: - El valor de los documentos - Los requisitos legales - Requimientos de privacidad Ubicación de los archicos manuales y electrónicos que corresponda al: - Tamaño y escritura organizacional - Contenido de naturaleza general, particular o confidencial de los documentos Formularios que se utilizarán para recopilar y procesar la información de naturaleza repetitiva.

SISTEMA PARA LA CLASIFICACION DE DOCUMENTOS Sistema alfabético por los nombres de los corresponsales Sistema alfabético por asunto Sistema alfabético por zonas geográficas Sistema numérico

CARACTERISTICAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ELECTRONICO Y MANUAL Hoy día en las instituciones grandes y en las pequeñas todavía coexisten el sistema de archivo manual y el sistema electrónico, ya que algunos procesos se llevan a cabo en forma manual y otros electrónicamente. Además, en la oficinas con archivos electrónicos hay algunos documentos que se deben conservar en papel por cuestiones legales o para garantizar la conservación de documentos de valor histórico.

IDENTIFICACION DE EXPEDIENTES Sistema de Clasificación Ejemplos de identificación de expedientes Alfabético por el nombre de los corresponsales Los expedientes: se identifican con los nombres de los individuo o las instituciones. CABAN TOLEDO, RAUL EDUARDO FERRETERIA LA ESTRELLA Sistema alfabético por asunto Se identifican con los nombres de los temas. ACTAS DE REUNIONES SOLICITUDES DE EMPLEO CONTABLE Sistema alfabético por zona geográfica Indican los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal. PUERTO RICO TOA ALTA COLMADO EL JOSCO COLOMBIA BOGOTA ALMACENES EL DUQUE Sistema numérico Se identifican con el numero asignado al asunto, al individuo a la organización o a la zona geográfica. 2011-1495-43 580-74-6254

Sistema de archivo electrónico y manual Similitudes entre ambos sistemas Electrónico Manual Básicamente, se siguen los mismos principios y la manera en que se organizan los documentos se similar. La información se conserva en forma digital y se accede por medio de la computadora. La escritura física de la información es invisible. La información se mantiene en medios tangibles como el papel. Su objetivo es mantener la información protegida y organizada para que se pueda localizar tan pronto se necesite. Se considera que en los documentos es mas fácil alterar su contenido y perder la información. Se facilita la localización y manejo de los documentos y de los datos. Se considera que hay mayor garantía de mantener la integridad de los documentos. Localizar la información requiere mas tiempo y esfuerzo. Ambos requieren una inversión en equipo, espacio, materiales y en personal bien cualificado. Componentes necesarios: la computadora, el sistema operativo, los programas de aplicaciones, los medios digitales y el escáner, entre otros. Requiere materiales como guías, carpetas y marbetes para crear los expedientes, y gabinetes de archivo para colocarlos. Se crean expedientes para clasificar los documentos que se reciben y los que se producen internamente. Los expedientes se identifican con el nombre de un individuo, institución, asunto, zona geográfica o número. Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se conservan en formatos digitales. Requieren un escáner para digitalizar los documentos que se reciben en forma tangible para archivarlos en algún formato electrónico. Los documentos se mantienen en carpetas tangible que se archiva en gabinetes de archivo vertical o lateral.

Similitudes entre ambos sistemas Electrónico Manual Los sistemas se organizan por archivos para agrupar los expedientes de una misma naturaleza. Los archivos que se crean se visualizan como carpetas que a su vez se subdividen por temas en otras carpetas virtuales. Los archivos se dividen por secciones por medio de guías que rotulan con letras, números o temas. Requieren bases de datos que provean información de referencia de mucha utilidad y que den apoyo al sistema. Utiliza bases de datos electrónicas para manejar la información que sirve de índice y de apoyo al sistema. Se recomienda combinar con bases de datos manuales alternas para situaciones de emergencia. Utiliza tarjeteros para organizar las bases de datos que dan apoyo al sistema. Se complementa con bases de datos electrónicas para facilitar el manejo de datos. Representan costos para las instituciones. Los costos incluyen el personal. El espacio, el equipo y los materiales. Es mas económico a largo plazo, ya que requiere menos espacio y se facilita su manejo. Es mas costoso, ya que requiere mas tiempo para su manejo y as espacio para los gabinetes de archivo para trabajar en ellos.

Sistema de archivos electrónicos El sistema de archivo electrónicos tiene múltiples ventajas que se pueden resumir en las siguientes: Facilita el flujo de trabajo en la oficina y el manejo de la información. Los empleados pueden ser mas productivos y efectivos al realizar su trabajo. Se facilita la localización de la información si se archiva sistemáticamente. Hay una reducción en los costos de manejo de archivos y de espacio. Los documentos se pueden ver, imprimir y enviar por fax o por correo electrónico. Se pueden hacer anotaciones en el documento directamente desde la computadora. Se facilita la preparación de informes con los datos que se tienen en el sistema. Se reduce el consumo de papel, lo que provee para la conservación de los recursos naturales.

Componentes de un sistema de archivo electrónico Dispositivos Función Entrada: teclado, ratón, micrófono escáner y cámara digital. Salida: monitor, impresora y bocinas Comunicación: tarjetas inalámbricas para internet, tarjeta de red y modem. Recibir y registrar instrucciones, datos e información. Procesar datos e información para que el usuario pueda utilizarla. Conectar en red y comunicar con otras computadoras para intercambiar datos e información. Almacenaje: estaciones que tienen las computadoras para los diferentes medios de almacenaje interno o externo, como el disco duro, discos compactos, discos flexible; tarjetas para computadoras personales de bolsillo, tarjeta para internet y dispositivo de memoria flash y el de identificación por radiofrecuencia, conocido como etiqueta o micrichip. Guarda o archivar las instrucciones, los datos y la información para que se pueda acceder y leer luego.

Programas de aplicaciones mas utilizado Procesamiento de palabras Es una herramienta de mucha utilidad para crear documentos de naturaleza marratiza, como cartas, memorandos, informes y literatura de productos o servicios. Tambien se utiliza para crear tablas. Administración de bases de datos Se utilizan para almacenar datos organizados por filas y columnas. Facilitan la clasificación y obtención de datos de un gran numero de record y hacen mas fácil su organización de diferentes formas de tablas y en informes. Hojas de calculo electrónicas Se utilizan para llevar a cabo tareas financiera como presupuestos, inventarios, nominas y análisis de ventas; para preparar estadísticas y diseñar diferentes tipos de graficas. Esta herramienta facilita hacer cálculos e interpretar los datos numéricos. Esta plantilla se organiza por filas y columnas. Presentaciones y aplicaciones graficas Son de mucha utilidad para preparar material visual de forma atractiva y en color para proyectarlo en una plantilla o monitor en presentaciones orales y en el diseño de publicaciones. Organizador personal Generalmente incluye calendario de citas, libretas de direcciones y telefonos, calculadora, libreta para tomar notas y recordatorios. Se utiliza para guardar datos para organizar la agenda, los compromisos y las actividades de un individuo.

Sistema de archivo manual El sistema de archivo manual se complementa en gran manera con herramientas del sistema de archivo electrónico. Se caracteriza por conservar la mayor parte de los documentos en forma tangible, colocados en carpetas debidamente identificadas que se archivan en gabinetes. También se archivan en forma manual los medios de almacenaje electrónicos externos como los discos compactos y los dispositivos de memoria flash. Los componentes básicos de un sistema de archivo manual son: Las guías para dividir la gaveta en secciones Las carpetas para colocar los documentos clasificados por expedientes Los gabinetes de archivo para guardar los expedientes Las bases de datos que sirven de índice al sistema Los procedimientos sistemáticos que se deben seguir en todas las fases del ciclo de vida de los documentos.

Factores y características de un sistema eficaz Un sistema eficaz de administración de documentos es aquel que puede proveer la información necesaria a la persona indicada en el momento preciso y al menor costo posible. Hay varios factores que, combinados, contribuyen a lograr una tasa optima de exactitud; entre ellos están los siguientes: Personal necesario, bien motivado y con la preparación adecuada. Procedimientos paracitos y factibles para el archivo, acceso, préstamo, transferencia, conservación y disposición de los documentos. Medidas de control adecuadas para asegurar el logro de las metas del sistema y la protección de la información. Espacio disponibles usados adecuadamente.