SECRETARIA ADMINISTRATIVA

El secretario (a) del área administrativa cumple un rol importante dentro de la organización, es un profesional autónomo, que trabaja en base a su iniciativa personal. Se preocupa de coordinar y organizar el trabajo administrativo, su labor es vital para el buen funcionamiento de la oficina. Las actividades que se desarrollan en las secciones del departamento de administración son:

Sección de contabilidad Es la encargada de llevar la contabilidad financiera, así como la confección de balances y la cuenta de resultado.

Tomar la jefatura de la oficina Algunas veces la secretaria Administrativa debe asumir responsabilidades que le corresponden al jefe cuando este se ausenta. En este caso la situación se convierte muy difícil y se caracteriza por la iniciativa que la secretaria tenga para salir del paso; algunas recomendaciones son: -

Durante la ausencia del jefe, llevar un registro de todos los acontecimientos, aunque sean de menor importancia, el detalle de lo sucedido debe ser en absoluto orden cronológico. Resolver personalmente los problemas, si se refieren a sus áreas de trabajo. Dar cuenta al jefe de los problemas acontecidos y de las medidas tomadas, para ver si tiene una objeción o reproche o si ha actuado bien. APLICACIÓN DE TEST

SECRETARIA DEL AREA JURÍDICA

Tiene un interés especial en las leyes, puedes elegir trabajar con abogados, notarios, procuradores, juzgados, etc.

Te verás involucrada en un trabajo con múltiples documentos de orden civil y criminal, elaborando escrituras de constitución o escrituras de propiedad, o mecanografiando acuerdos, poderes, contratos, etc. también tendrás que aprender la terminología concreta relativa al trabajo que deberás desarrollar.

Documentos Legales. Dentro de este grupo se reúnen los documentos que tienen su origen en entidades estatales, privadas, notarias, estudios jurídicos, etc., y cuyo fin es hacer manifestar voluntarias de personas naturales o jurídicas.

Documentación notarial. Son documentos otorgados con modalidades que fija la ley e incorporados al protocolo o registro por el notario competente. El notario es un ministro de fe publica encargado de autorizar y conservar un estricto orden los documentos que ante él se otorguen y de dar a las partes interesadas los testimonios que soliciten debiendo además cumplir las funciones que la ley le encomiende.

Entre los documentos notariales más frecuentes se pueden citar: El poder simple. - El poder especial o mandato especial. - La declaración simple - La declaración jurada. - Los contratos: de trabajo, arrendamiento, etc. - La legalización de documentos.

El Poder Simple:  Es un documento mediante el cual una persona (mandante) confiere a otra (mandatario) la facultad de actuar en su nombre en uno o varios actos determinados. El documento se inicia individualizando con el nombre completo y el número de carnet de identidad del mandante y mandatario. Además en este documento debe registrarse claramente el motivo y la finalidad especifica para la cual fue creado. El documento finaliza con la firma del mandante:

El Poder Especial:  su diferencia fundamental con el poder simple es que este documento se legaliza ante notario.