8 DE JULIO DEL 2014

OBJETIVO DE LA CONFERENCIA Socializar con los gerentes y representantes legales de las empresas socias de la CCQ sobre las últimas actualizaciones y reformas de las principales entidades de control (Superintendencia de Compañías, Ministerio de Trabajo, IESS) para evitar sanciones que podrían implicar una afectación al patrimonio empresarial y al patrimonio personal del Representante Legal.

CONTENIDO DE LA CONFERENCIA SERVICIO DE RENTAS INTERNAS MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL DINARDAP SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS OTRAS PUNTUALES

INTRODUCCIÓN Al momento, las empresas tienen que cumplir obligatoriamente una serie de normas legales (tradicionales y nuevas) Los Representantes Legales deben conocer las obligaciones legales de sus empresas y las de título personal Los Gerentes Generales no tienen tiempo para verificar este cumplimiento detallado de estas normas ni sus impactos Algunos Gerentes Generales y sus empresas han recibido notificaciones de multas y sanciones de organismos de control y recién allí se enteraron su obligación …”si el Contador lo dice, debe estar bien. Total, él es el que sabe”…

CUMPLIMIENTOS TRIBUTARIOS Anexos de compras detallados (ATS) Análisis de tratamiento del ISD Existencia de formularios 104 cruzados con contabilidad y con ATS, Cuadre de formularios REDEP, con el 101, con las planillas del IESS Verificación de aportación integral al IESS de toda la remuneración, Pago de Anticipos de Impuesto a la Renta en Julio Análisis mensual de gastos no deducibles Existencia de notificaciones digitales CUMPLIMIENTOS TRIBUTARIOS TRADICIONALES

NUEVOS ASPECTOS TRIBUTARIOS A CONSIDERAR Aportación integral de los ingresos de los gerentes Facturación Electrónica Débito Automático de las Cuentas Bancarias para pagar tributos Simulaciones tributarias en Junio y Septiembre para planificar el cierre 2014

FACTURACION ELECTRONICA FECHA DE INICIO SUJETOS PASIVOS 1 A partir del 01 de agosto de 2014 Sociedades emisoras y administradoras de tarjetas de crédito 2 A partir del 01 de octubre de 2014 Instituciones financieras bajo el control de la Superintendencia de Bancos y Seguros, excepto mutualistas de ahorro y crédito para la vivienda Contribuyentes especiales que realicen, según su inscripción en el RUC, actividades económicas correspondientes al sector telecomunicaciones y al subsector: televisión pagada. Exportadores calificados por el SRI como contribuyentes especiales. 3 A partir del 01 de enero de 2015 Los demás contribuyentes especiales no señalados en los tres grupos anteriores. Contribuyentes que posean autorización de impresión de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios, a través de sistemas computarizados (autoimpresores). Contribuyentes que realicen ventas a través de internet. Los sujetos pasivos que realicen actividades económicas de exportación.

DEBITO AUTOMATICO Las personas naturales obligadas a llevar contabilidad y las sociedades deben realizar el pago de sus declaraciones de impuestos únicamente mediante débito de sus cuentas corrientes o de ahorros de entidades financieras NOVENO DÍGITO DEL RUC MES DE OBLIGATORIEDAD 1 DESDE AGOSTO 2014 2 DESDE SEPTIEMBRE 2014 3 DESDE OCTUBRE 2014 4 DESDE NOVIEMBRE 2014 5 DESDE DICIEMBRE 2014 6 DESDE ENERO 2015 7 DESDE FEBRERO 2015 8 DESDE MARZO 2015 9 DESDE ABRIL 2015 DESDE MAYO 2015

SIMULACIONES TRIBUTARIAS Junio – Septiembre 2014 Reuniones gerenciales en las que se proyecta el cierre contable de Diciembre del 2014 con el objeto de tomar medidas e implementar estrategias que optimicen el pago de impuestos y se tomen medidas respecto a los gastos no deducibles.

MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES Nómina total de los trabajadores de la Empresa Planillas consolidadas de pagos al IESS Roles de pago firmados de los últimos tres meses Soporte de pago de horas extras (Registro de entrada y de Salida) Contratos laborales debidamente legalizados Formularios de pago de 13er. Sueldo, 14to. Sueldo y utilidades Formulario de Compensación de Salario Digno Contrato de trabajo de personal discapacitado y carnet del CONADIS MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES Contrato de trabajo de >15 años y <18 años con examen de aptitud Reglamento Interno de trabajo legalizado Reglamento de Seguridad y Salud en el trabajo Contrato de servicios complementarios Contrato de Médico Ocupacional Autorización de Horario de Trabajo Declaración juramentada de no tener trabajadores Cumplimiento de disposiciones específicas de la normativa laboral vigente MINISTERIO DE RELACIONES LABORALES

I.E.S.S. APORTACIONES INTEGRALES DE REMUNERACIONES PAGO OPORTUNO DE APORTACIONES EXISTENCIA DE REGLAMENTO DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL APORTACIONES INTEGRALES DE REMUNERACIONES SISTEMA NACIONAL DE LA GESTION DE PREVENCION (SGP) EN CASO DE ENFERMEDAD Y NO EXISTEN MANUALES NOTIFICACIONES DEL IESS

SISTEMA NACIONAL DE GESTION DE LA PREVENCION Autoauditorías en la página WEB del IESS Las empresas con 50 o más trabajadores tienen la obligación de desarrollar el SGP (auto auditarse). Es optativo para empresas de 10 a 49 trabajadores y no es obligatorio para empresas con menos de 10 trabajadores y/o unipersonales

DIRECCION NACIONAL DE REGISTRO DE DATOS PUBLICOS (VENTAS A CREDITO) REGISTRO OFICIAL Nº 112 (30 de octubre del 2013) Resolución No. SC.DSC.G.13.011 Expedir las normas que regulan el envío de la información que las compañías sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, que realizan ventas a crédito, deben reportar a la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP) Quienes presentan el reporte a la DINARDAP Las compañías sujetas a la supervisión y control de la Superintendencia de Compañías que dentro de sus actividades realicen ventas a crédito, con o sin intereses DINARDAP Qué no debo reportar Las operaciones individuales que sean inferiores a 0.15 veces de un salario básico unificado no deberán ser reportadas Empresas del Estado Personas extranjeras Hasta cuándo debo reportar Los 10 primeros días de cada mes en formato PIPE a la DINARDAP

SUPERINTENDENCIA DE COMPANÍAS Quienes presentan el reporte a la Superintendencia Empresas que realizan ventas a crédito y que así lo declararon cuando realizaron la actualización de su información. Hasta cuándo debo reportar El reporte a la Superintendencia se lo realiza trimestralmente y se debe seleccionar el periodo que se declara para ingresar la información El incumplimiento de las disposiciones señaladas en la presente resolución faculta al Superintendente de Compañías para que, …. puedan declarar de oficio o a petición de parte la intervención de las compañías incumplidas … o su disolución y liquidación por las causales previstas en los numerales 11 y 12 del artículo 361 de la misma Ley.

SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS Ingreso completo de la información del 2013 a la WEB de la Superintendencia de Compañías. Existencia de un Manual detallado de Políticas Contables de acuerdo a NIIF Revisión de que la información subida a la WEB en el 2012 cumple con NIIF. Existencia de un expediente de Implementación de NIIF con los respectivos análisis de impactos Estar al día con los documentos societarios (libro de actas, expedientes, etc.) Notificaciones por causales de disolución (30 días para ingresar balances preliminares 2014)

CONCLUSION La Gerencia General debe dedicarse a actividades estratégicas (control de ventas, búsqueda de más clientes, eficiencia en la producción, control de principales indicadores, motivación y control a sus colaboradores, etc.) Las actividades de control normativo pueden ser realizadas con asesoría y capacitación detallada de la Cámara de Comercio de Quito (Auditoría Tributaria y Laboral), de tal manera que la Gerencia esté segura del cumplimiento de los aspectos antes mencionados y se eviten multas

PLAN DE ACCION PARA SUPERVISION NORMATIVA ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA MAXIMA SRI – Auditoría Tributaria (Checklist) del 2013 y 2014 Simulaciones tributarias con los balances de junio y sept. Verificación de cumplimientos con el MRL (Checklist) Verificación de Normas de Salud y Seguridad Ocupacional (Autoauditoría) Verificación de cumplimientos con el IESS (Checklist) DINARDAP - Verificación de reporte de ventas a crédito Verificación de cumplimientos de NIIF con la Super de Cias Verificación de la Existencia de Manuales de Políticas Contables bajo NIIF Libro de actas y expedientes (Checklist) Verificación de otros cumplimientos (INEN, Ambiente, Salud, Registros Sanitarios, etc. )

Wilson Mariño Cinthia Andrade MUCHAS GRACIAS Contactos: Wilson Mariño Cinthia Andrade wmarino@uio.satnet.net candrade@cec.edu.ec 0999 003248 2456705 - 2456712