Reglas de Participación Aplicación práctica Horizonte 2020 Reglas de Participación Aplicación práctica Jornada Informativa Sevilla, 17 de octubre de 2014 Carmen Hormigo Punto de Contacto Nacional Aspectos Legales y Financieros H2020 Fuente: Comisión Europea

Horizonte 2020 Resultados de las convocatorias (2014) Validación de entidades legales y control de viabilidad financiera Evaluación de propuestas Modalidades de financiación y reembolso de costes Especial referencia a costes de personal y terceras partes Sinergias entre H2020 y ESIF(European Structural & Investment Funds) Dudas y consultas Vuestras dudas y consultas….

Resultados de las convocatorias 2014 Horizonte 2020 Resultados de las convocatorias 2014

Horizonte 2020 El Portal del Participante registró más de dos millones de visitas en diciembre de 2013 El Research Enquiry Service recibe más de 1000 solicitudes de información mensuales. A finales de septiembre de 2014 se habían presentado más de 30.000 propuestas Se han contratado más de 5300 expertos para evaluar las propuestas

Horizonte 2020 Análisis de 33 convocatorias finalizadas (una fase): 5239 propuestas elegibles Aproximadamente el 27% de las propuestas que superaron los umbrales han sido financiadas La financiación solicitada fue 8 veces superior al presupuesto de la convocatoria Tasa media de éxito sobre el total de presentadas: 14% Research and Innovation: 10% Marie Skłodowska-Curie:15% Innovation Actions:14%.

Horizonte 2020 Financiación solicitada (datos provisionales)

Horizonte 2020 Tasa de éxito (datos provisionales)

Horizonte 2020 Razones: Exceso de demanda motivado por: Lapso de tiempo entre las últimas convocatorias de FP7 y el lanzamiento de H2020 Interés en ciertas partes de H2020 por parte de la comunidad científica Falta de financiación por parte de los Estados miembro Presupuesto 2014 inferior al esperado en H2020 debido a la crisis financiera (menor que la última anualidad de FP7)

Horizonte 2020 WP 2016-2017: Recomendaciones de los Advisory Groups Adaptar las condiciones de las convocatorias en dos fases que garanticen una tasa de éxito 1:3 en la segunda fase. Mantener el enfoque no prescriptivo basado en los retos pero clarificando las descripciones del tópico y las declaraciones de impacto

Validación de entidades legales y control de viabilidad financiera Horizonte 2020 Validación de entidades legales y control de viabilidad financiera

Horizonte 2020

Horizonte 2020 La validación es única para todas las acciones de H2020. Para la validación de una entidad legal, la REA VS analiza: La existencia legal El estatus del solicitante El mandato del LEAR Si se requiere, la viabilidad financiera Se actualizan en primer lugar los datos de las entidades ya validadas en FP7

Horizonte 2020 Registro de la entidad legal El proceso se realiza desde el Portal del Participante (PP) de H2020: http://ec.europa.eu/research/participants/portal Para acceder a esta función es necesario crear una cuenta en ECAS http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/register.html Para evitar duplicidades: verificar si ya existe la entidad vía búsqueda automática (nombre legal o IVA) http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/organisations/register_sec.html

Horizonte 2020 Página inicial: con existencia previa de la entidad AGENCIA ESTATAL CONSEJO SUPERIOR DE INVESTIGACIONES CIENTIFICAS MADRID, ES VAT : ESQ2818002D VALIDATED PIC 999991722 CONSEJO SUPERIOR DE INVESTIGACIONES CIENTIFICAS MADRID, ES VAT : ESQ2818002D DECLARED PIC 947638203

Horizonte 2020 ¿Por qué es importante seleccionar correctamente el estatus? Derecho a participar en ciertas convocatorias (instrumento para PYMEs) Nivel máximo de financiación (70% vs 100% en acciones de innovación) Exención del control de viabilidad financiera si se es coordinador o >500.000€ de financiación (organismos garantizados por el EM exentos) Si se permite a un auditor público la certificación de costes Si se requerirá responsabilidad financiera solidaria y conjunta a potenciales terceras partes ligadas a una entidad

Horizonte 2020 ¿Por qué es importante seleccionar correctamente el estatus? Fundación CSIC CSIC

Horizonte 2020 Muy importante en H2020

Pero si la entidad no tiene personalidad legal, Horizonte 2020 Cambios con respecto a FP7: Las entidades sin personalidad legal pueden ser elegibles para recibir subvenciones (por ejemplo, una UTE) si se cumplen las condiciones establecidas en el Reglamento Financiero (arts. 131.2 RF y 128 RA): Pero si la entidad no tiene personalidad legal, no reúne los criterios anteriores y está asociada a una entidad legal, debe usar el PIC de esta última.

Horizonte 2020 El papel del LEAR (Legal Entity Appointed Representative) Designación obligatoria por parte de la entidad Notifica a la UE los cambios en los datos legales Remite los documentos de viabilidad financiera, en su caso Designa en el Portal del Participante a las personas que: actúan como representantes legales firman en nombre de la entidad, incluidos quienes firmen los estados financieros accede a las propuestas presentadas y en fase de financiación de su entidad

Evaluación de Propuestas Horizonte 2020 Evaluación de Propuestas

Horizonte 2020 El proceso de evaluación

Horizonte 2020 La base de datos de expertos de la UE contiene unos 60.000 perfiles validados Alrededor del 30% son mujeres El equilibrio de género obliga a que los perfiles femeninos sean doblemente utilizados Los observadores presentes en las evaluaciones no tienen criterios claros de calidad de la evaluación: Es necesario atraer más perfiles femeninos así como con experiencia en innovación y planificación comercial Se necesita una metodología que mida la calidad de las evaluaciones

Horizonte 2020 Los temas propuestos responden a retos = propuestas más innovadoras Las convocatorias son menos prescriptivas = no describen ni el enfoque ni las potenciales soluciones a los problemas Los temas contemplan un ámbito muy amplio = los participantes tienen mayores posibilidades de proponer sus propias soluciones innovadoras Mayor énfasis en el impacto = los participantes deben explicar cómo su trabajo contribuirá a lograr dicho impacto (verificable por los evaluadores) Mayor énfasis en la innovación = ciclo de vida completo, incluyendo la innovación no tecnológica y social y las actividades próximas al mercado. Los evaluadores deben considerarlo tanto en acciones de Investigación e Innovación como de Innovación Las propuestas deben ser interdisciplinares e intersectoriales (verificable por los evaluadores)

¡No hay fase de negociación! Horizonte 2020 ¡No hay fase de negociación! Nuevos plazos: 5 meses para la evaluación + 3 meses para la preparación y firma del Acuerdo de Subvención Impacto en la evaluación: Los expertos evalúan las propuestas tal y como se presentan, NO basándose en su potencial si se introdujeran determinados cambios Si se identifican limitaciones, la puntuación otorgada debe reflejarlas en el criterio correspondiente Los expertos pueden hacer referencia a los aciertos y errores pero no pueden hacer recomendaciones (socios adicionales, nuevos paquetes de trabajo, reducción de recursos,…) Las propuestas que tengan puntos débiles de importancia no pueden recibir puntuaciones por encima de los umbrales Cualquier propuesta con puntuación por encima de los umbrales y para la que exista presupuesto se seleccionará tal y como se haya presentado. Limitaciones: Debilidades que impidan que el proyecto alcance sus objetivos, o recursos que se hayan seriamente sobreestimado

Horizonte 2020 Control de elegibilidad por la Comisión o Agencia, pero los evaluadores pueden informar sobre una presunta inelegibilidad Documentos legibles, de fácil acceso en línea y que puedan imprimirse La propuesta está completa cuando contiene todos los documentos/especificaciones requeridas Plan de explotación y difusión de resultados (a menos que se especifique otra cosa en el WP) Número mínimo de participantes de acuerdo con la convocatoria “Fuera de ámbito” (out-of-scope): los evaluadores pueden decidir que no se ajusta al ámbito requerido pero la propuesta solo se considerará no elegible en casos muy claros Límite de páginas determinado en el sistema electrónico El exceso aparecerá con una marca de agua

Horizonte 2020 Criterios de Evaluación: Acciones de Investigación e Innovación / Innovación / Instrumento para PYMEs (en amarillo los criterios en primera fase)

Capacidad Operativa (solo fase 2 o convocatorias en una fase) Horizonte 2020 Capacidad Operativa (solo fase 2 o convocatorias en una fase) Se evalúa si cada participante tiene la necesaria capacidad operativa para ejecutar las actividades que le corresponden de acuerdo con la información facilitada: CV o descripción del perfil del participante Publicaciones o reconocimientos relacionados con el ámbito de la propuesta Proyectos o actividades previas relacionados con el ámbito de la propuesta Descripción de cualquier infraestructura o equipamiento técnico importante para la ejecución del proyecto El grupo de consenso considera si algún solicitante carece de capacidad operativa básica Si es así, los expertos puntúan la propuesta sin tener en cuenta ni a este/estos solicitante/s ni las actividades que vayan a ejecutar

Horizonte 2020 Puntuación de la propuesta Entre 0 y 5 en cada criterio (se admite 0,5 y todo el rango de puntuación) El umbral se aplica en cada criterio y en el total El umbral mínimo es 3 (a menos que se indique otro en el WP) El umbral mínimo total es 10 (a menos que se indique otro en el WP) En las acciones de Innovación y en el Instrumento para PYMEs, el Impacto tiene un peso de 1,5 puntos en la puntuación total Primera fase de convocatorias en dos fases: Sólo se evalúa la Excelencia y parte del Impacto El umbral mínimo por criterio es 4 (a menos que se indique otro en el WP) El umbral mínimo total es 8 (a menos que se indique otro en el WP) Hasta 5 puntos por criterio. Los umbrales mínimos por criterio y totales se aplican igualmente. En las propuestas por encima de los umbrales el impacto se multiplica por 1,5 con una puntuación total de hasta 17,5. Si hay Innovación + Investigación e Innovación en la misma lista de clasificación es necesario hacer una distribución normalizada

Horizonte 2020 Interpretación de las puntuaciones

Horizonte 2020 Propuestas con idéntica puntuación total Para cada grupo de propuestas el panel considera primero las de tópicos que no estén cubiertos por las que encabezan la lista y las ordena teniendo en cuenta: La puntuación en Excelencia (Impacto en las acciones de Innovación/Instrumento para PYMEs) La puntuación en Impacto (Excelencia en las acciones de Innovación/Instrumento para PYMEs) Si persiste el empate: El presupuesto dedicado a las PYMEs El equilibrio de género del personal que ejecuta las actividades de investigación/innovación Si sigue habiendo empate: El panel acuerda otros factores, por ejemplo: las sinergias entre proyectos o la contribución a los objetivos de la convocatoria o a H2020 Mismo método para las propuestas empatadas de tópicos ya cubiertos por las primeras en puntuación.

Modalidades de financiación y reembolso de gastos Horizonte 2020 Modalidades de financiación y reembolso de gastos

Horizonte 2020 ¡NUEVO! Aceptación más amplia de las prácticas contables habituales de los beneficiarios; Posibilidad de utilizar costes de personal unitarios basados en centros de costes (aconsejable aceptación previa de la metodología por la Comisión); Registro del tiempo de dedicación: no obligatorio para el personal que trabaje exclusivamente en un proyecto de H2020; Costes indirectos cubiertos por un único importe a tanto alzado aplicado al total de los costes directos Porcentaje de reembolso único para todos las organizaciones sin ánimo de lucro y para las actividades de un mismo proyecto

Horizonte 2020 Costes indirectos cubiertos por un único porcentaje fijo del 25% aplicado a la totalidad de los costes directos elegibles Porcentaje único de reembolso de los costes totales elegibles (CD +CI) por acción para todas las actividades financiadas en la misma. La subvención podrá alcanzar un máximo del 100 % del total de los costes totales elegibles, excepto en: a) las acciones próximas al mercado (entidades sin ánimo de lucro 100%) b) las acciones de cofinanciación entre H2020 y los EEMM En estos casos la subvención se limita (máximo) al 70 % del total de los costes totales elegibles.

Horizonte 2020 Costes elegibles Reglas de Participación Las condiciones para la elegibilidad de los costes definidas en el Art. 126 del Reglamento Financiero: Costes elegibles del proyecto: Deben cumplirse todos los criterios: Contraídos en el período de ejecución del proyecto (excepto informes finales y certificados de auditoría) Incluidos en el presupuesto estimado del proyecto (anexo I – programa de trabajo y Anexo III del acuerdo de subvención) Necesarios para la ejecución del proyecto Identificables y verificables e incluidos en los registros contables del beneficiario de acuerdo con su sistema contable, la legislación nacional y sus prácticas habituales Cumplimiento de los requisitos legales en materia fiscal y de SS Razonables, justificados y financieramente rigurosos. Las convocatorias podrán especificar otras categorías, entre ellas: ….costes de depreciación, costes de personal de las administraciones nacionales, IVA (cuando no sea recuperable), ….

Horizonte 2020

La regla “no-profit” se aplica sobre todo el proyecto, Horizonte 2020 Ingresos del proyecto NUEVO La regla “no-profit” se aplica sobre todo el proyecto, no por beneficiario

Horizonte 2020 Certificados Certificate on the financial statements: Sólo en el pago final cuando el total de la contribución financiera de la UE reclamada por el beneficiario sobre los costes reales + los costes unitarios de personal sea igual o mayor a 325.000 €, excluidas lump sums, unit costs o flat rate (25% costes indirectos) Certificate on the methodology: Opcional para costes unitarios de personal Obligatorio para costes directos en grandes instalaciones

Especial referencia a costes de personal y terceras partes Horizonte 2020 Especial referencia a costes de personal y terceras partes

Costes directos de personal Horizonte 2020 Costes directos de personal Salarios + cotizaciones a la seguridad social otros costes incluidos en la remuneración del personal derivados de la legislación nacional y del contrato de trabajo. Remuneraciones adicionales En las entidades sin ánimo de lucro, otros pagos hasta el límite de 8000 €/año por dedicación a tiempo completo del personal asignado a la acción siempre que: forme parte de las prácticas habituales en materia de remuneración del participante y se pague de manera sistemática cuando se requiera el mismo tipo de trabajo o competencia; los criterios utilizados para calcular los pagos complementarios sean objetivos y de aplicación generalizada por parte del participante, independientemente del origen de la financiación que se utilice.

Horizonte 2020 Remuneraciones adicionales: Dedicación exclusiva a la acción: 8000€/persona/año Dedicación NO exclusiva: el límite por hora se calculará dividiendo 8000 euros por el número de horas productivas anuales calculado mediante: Opción a): número fijo de horas productivas anuales (1720/persona a tiempo completo) Opción b) prácticas contables habituales del participante

(FP7: Costes medios de personal) Horizonte 2020 Costes de Personal Costes Unitarios Personal Costes reales Calculados por el beneficiario de acuerdo con sus prácticas contables habituales (FP7: Costes medios de personal) Fijados por la Comisión para los propietarios de PYMEs sin un salario y para las personas naturales

Costes de Personal Horizonte 2020 Calculados por el beneficiario de acuerdo con sus prácticas contables habituales (FP7: Costes medios de personal) Horas productivas: tres alternativas: 1.720 horas /año Nº de horas productivas habituales del centro, como mínimo 90 % 1.720 (1.548) Horas reales trabajadas. En este caso se calculan: + Horas laborables + Horas Extras documentadas - Bajas documentadas Justificación por “reporting periods”, no por anualidades: Reporting period 2014 2015 2016

Horizonte 2020 Costes de Personal

Horizonte 2020 Costes de Personal

Terceras partes legalmente vinculadas Horizonte 2020 Terceras Partes vinculadas Beneficiario Entidades afiliadas Terceras partes legalmente vinculadas Subcontratistas Deben estar identificadas en el GA Los mismos criterios de elegibilidad de costes que los beneficiarios La Comisión/Agencia puede requerir que acepten responsabilidad solidaria y conjunta por la contribución financiera UE Articulo 14 del MGA

Contratos necesarios para la ejecución Contribuciones en especie Horizonte 2020 Otras Terceras Partes Beneficiario Contratos necesarios para la ejecución Contribuciones en especie Para la adquisición de mercancías, obras o servicios Mejor relación calidad-precio Evitar conflictos de intereses Artículo 10 del MGA Gratis o retribuidas son costes elegibles si cumplen los criterios de elegibilidad Identificadas en Anexo 1 Nuevo: si no lo están, la Comisión podría aprobarlos o rechazarlos Artículos 11 y 12 del MGA

Apoyo financiero a terceras partes Horizonte 2020 Otras Terceras Partes Beneficiario Apoyo financiero a terceras partes “Subvenciones en cascada” Premios: otorgados a un beneficiario como parte de la acción Opción utilizada SOLO si está previsto en el Programa de Trabajo Condiciones fijadas en el Anexo 1 Artículo 15 del MGA

Sinergias entre Horizon 2020 y ESIF (European Structural and Horizonte 2020 Sinergias entre Horizon 2020 y ESIF (European Structural and Investment Fund)

Horizonte 2020 Concepto de sinergia

Horizonte 2020 Principios básicos Es posible combinar en un mismo proyecto o un grupo de acciones coordinadas fondos de H2020 y ESIF pero sin financiación doble para el mismo elemento de coste

Horizonte 2020 Principios básicos (2) Qué se financia: Proyectos sucesivos que derivan unos de otros Proyectos en paralelo que se complementan Proyectos de alta calidad en H2020 para los que no existe presupuesto suficiente No puede sustituirse la cofinanciación en proyectos H2020, nacional, regional o privada, por fondos ESIF En estos casos, las normas se unifican (mismo tipo de beneficiarios, costes elegibles, modelos de costes, etc.)

Horizonte 2020 Principios básicos (3)

Horizonte 2020 Principios básicos (4)

Dudas y consultas formuladas a los NCPs Horizonte 2020 Dudas y consultas formuladas a los NCPs

Horizonte 2020 Sujeción a la legislación belga en el MGA Las subvenciones financiadas con cargo a fondos de la UE se regirán por las normas comunitarias aplicables en cada caso y por las normas nacionales de desarrollo o transposición de aquéllas (Artículo 6.1 de la Ley 38/2003 de 17 de noviembre, General de Subvenciones) Convenio marco Centro de investigación-Banco. ¿Sería suficiente para que se pudiera aplicar el Art. 14 (“linked TP”)? La COM rechazaría esta opción por la ausencia de capacidad de control de una entidad sobre la otra. Pero sería posible aplicar el Art. 12 para el personal del centro de investigación adscrito al banco (o viceversa) y si este los asume como propios (necesario convenio de adscripción individual) ¿Son subvencionables los gastos de preparación del acuerdo de consorcio antes de la entrada en vigor del GA? Los gastos derivados de la preparación de la propuesta o de la preparación del GA antes de la entrada en vigor del mismo NO son costes elegibles (Art.16.a MGA y Art. 126 RF).

Horizonte 2020 Costes de la personas naturales que trabajan con un contrato directo para una organización (en FP7 “in-house consultant”). Deben cumplir TODAS las condiciones siguientes: Elegibilidad de costes (Art.6.1(a) y (b) Contrato directo entre la persona y el beneficiario. NO es posible contratar con una tercera parte (ETT) La persona trabaja bajo las instrucciones del beneficiario y en sus instalaciones (es posible el teletrabajo) Los resultados pertenecen al beneficiario Los costes no son significativamente mayores que los de una persona con un contrato laboral del beneficiario. La remuneración debe basarse en el número de horas trabajadas y NO en los resultados o productos.

Horizonte 2020 El Servicio Madrileño de Salud (SERMAS) y dos hospitales de la CAM quieren participar en un mismo proyecto europeo La personalidad jurídica corresponde únicamente al SERMAS (dispone de un sólo PIC) y la Fundación de cada hospital es la tercera parte que gestiona los recursos de cada socio. Si en un proyecto van dos investigadores de diferentes hospitales, cada uno con su fundación y ambos pertenecientes al SERMAS, lo adecuado sería que SERMAS fuera el beneficiario del que colgaran como terceras partes (art 12) sendas fundaciones, una para cada uno de los hospitales. Si alguno de los investigadores de un hospital desarrollara su actividad, por ejemplo, en el IIB, SOLO podría participar como UAM si fuera, al mismo tiempo, Profesor de dicha Universidad y Médico del pertinente Hospital.

Horizonte 2020 Modalidad de participación para personas INDIVIDUALES (autónomos, freelance): Participación DIRECTA Unit costs for SME owners or beneficiaries that are natural persons not receiving a salary Costs for natural persons working under a direct contract (in-house consultants) Participación INDIRECTA Purchase of goods, works or services Subcontractors Compra de software para diseño 3D asistido por ordenador Entra en el epígrafe “Costs of other goods and services” Se aplica la depreciación por tiempo y uso de acuerdo con las prácticas contables del participante Necesario para el proyecto, en otro caso se trataría de costes indirectos

Horizonte 2020 El Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo es un centro público con personal funcionario. Están interesados en participar en propuestas de H2020. ¿Cómo se articula su participación? No existe una figura específica. Participan como cualquier otra entidad legal En H2020 una empresa española cede unos robots (que ya están en venta en el mercado) a cada uno de los socios del consorcio para nuevos desarrollos tecnológicos ¿Cómo y quién imputa este coste? No existe la “cesión” entre socios de un proyecto. Los costes los debe declarar el socio que aporta los robots, atendiendo a las normas habituales para el equipamiento.

Horizonte 2020 No hay variación con respecto a FP7. ¿Cómo debe imputarse el coste de un prototipo? No hay variación con respecto a FP7. ¿Al término del proyecto seguirá siendo utilizado? SI: Se imputa la amortización en función de la vida útil del prototipo NO: ¿Es factible desmontarlo? NO: Todo el gasto es imputable al proyecto SI: Podrá imputarse: Gasto total de los elementos que no puedan ser utilizados Amortización del equipamiento que pueda ser utilizado

Participación de Suiza (desde 15.09.2014 hasta 31.12.2016) Estado asociado: en todas las actividades del Pilar I ERC* MSC FET RI Euratom Spreading Excellence and Widening Participation País Tercero Pilares II y III Puede participar pero no recibe fondos EU Suiza financia directamente la participación a su personal investigador (www.h2020.ch) Desde 2017 Suiza estará: plenamente asociada a H2020 o participará en su totalidad como país tercero * Suiza financiará a sus investigadores en las convocatorias cerradas antes de 15.09.2014 Horizonte 2020

Vuestras dudas y consultas… Horizonte 2020 Vuestras dudas y consultas…

MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN c.hormigo@orgc.csic.es